行政事务管理办法.doc

1、 1 / 9 行政事务管理办法 【 人事行政部 】 2 / 9 文件名称：行政事务管理办法 文件编号： 拟制单位：人力资源部 审核： 批准发布： 版本： 发布日照： 密级： 发布部门：人力资源部 发送 全体员工 说明 本办法针对公司日常各种行政事务进行管理。 目 录 第一章 总则 第二章 办公环境设施管理 第三章 员工着装要求 第四章 日常办公费用管理 第五章 办公用品的管理 第六章 办公设备的使用管理 第七章 图书资料的管理 第八章 会议与接待 第九章 印章管理 第十章 名片和胸牌管理 第十一章 其他行政事务管理 第十二章 附则 3 / 9 第 一 章 总 则 第一条 为完善公司的行政管理机

2、制，建立规范化的行政管理，提高行政管 理水平和 工作效率，维护良好的办公环境，使公司各项行政工作有章 可循，照章办事， 同时也为员工提供一个良好舒适的办公环境，特 制定本规则。 第二条 行政工作是指公司综合行政事务及内部服务等工作，由行政经理统 一管理， 对公司总经理负责。各区域办事处应指定专人负责行政事 务。 第三条 行政管理职能范围如下： 一、外部事务处理： 1. 与企业协会等社会团体的联系。 2. 与其他单位关联事务处理。 二、公司内部行政事务的处理： 1. 工作场地设施、环境的配置与管理。 2. 设备、固定资产及办公用品的采购、管理与维护。 3. 集体活动的组织与协调。 4. 邮件的收

3、发管理。 5. 其他，办理会务、礼品、票务等。 第 二 章 办 公环 境 设 施 管 理 第四条 办公环境及设施包括工位、通讯、电力、供水、保洁、照明等设施， 由行政 部规划、配置、登记备案，交使用者管理使用。 第五条 办公场地的环境卫生由行政部与保洁公司签订服务协议，确保环境 整洁、卫 生，行政部定期定时卫生巡视。 第六条 办公场地的用电、用水、照明、空调等供给和消防安全管理由行政 部与大厦 物业管理公司建立联络，出现故障时行政部及时联系解决， 在易出现危险场 合，采取应急措施或防护措施，行政部定期巡视，及 时发现事故隐患。 第七条 办公室是公司为职员提供的办公场所，全体员工应爱护公司公物，

4、 节约使用 物品，提高成本意识，反对资源浪费。对无故损坏公司设 备者，将按财务报 价罚款。 4 / 9 第八条 全体员工应保护公司环境卫生。办公场所内禁止吸烟，保持办公室 的整洁卫 生 ,及时清理整顿自己的办公环境，个人使用的办公台下班 前要进行整理，作 到整齐有序。 第九条 工作时间不得闲聊 ,严禁串岗 ,搬弄是非 ,扰乱工作次序。办公室内严 禁大声喧 哗，吵闹 ,打架斗殴 ,不做影响其他员工正常工作的事情。 第十条 在办公室内接打电话，要求文明用语，语气和缓，尽可能不要影响 他人工作。 第十一条 任何时间不得在工作区域超时间会见私人朋友，业务交流尽量在 会议室或洽 谈室进行。 第十二条 员

5、工下班后或上班时外出办事，应及时关闭自己桌 上的电 脑。 最晚离开公司的人员要进行安全检查，做到灯灭、门 锁。 第十三条 办公场地的出入安全管理由行政部与大厦保安部门建立联 系，凡大件物品的出门必须经由行政部出具出门条。 第十四条 在办公室内一律不准做违背公司业务的其它事项。 第 三 章 员 工 着 装 要 求 第十五条 在工作场所及外事活动中要言行得体 ,仪态大方 ,服饰整洁 ,注意工 作礼仪。 第十六条 正装要求：业务人员和部门经理工作时间（周五除外）必 须着正装或商务装 。 第十七条 男员工着装：上班时间可穿衬衣、 T 恤、长裤、皮鞋，但 不能穿圆领衫、圆 领毛衣、短裤、凉鞋等。 第十八

6、条 女员工着装：上班时间不能穿吊带衣、背心、膝上短裤、休闲凉鞋 及凉拖鞋、 超短裙及薄、露、透的服装。 第十九条 所有员工必须着装大方、整洁，会见客户应着正装，参加投标、评 标等商务 活动必须穿西装或套装。 第二十条 所有员工在工作时间（周五除外）不能穿休闲装。 第二十一条 所有员工上班时间必须佩戴胸卡。 第 四 章 日 常 办 公 费 用 管 理 第二十二条 公司日常办公费用由行政部负责管理。 5 / 9 第二十三条 公司统一要求的办公用品（包括：公司印制的信封、信纸、宣传彩 页、胸卡、 纸杯，财务报销单据等）由行政部统筹办理批次采购， 各区域办事处依实际需求量申请，行政部再安排配送。 第二

7、十四条 公司总部房屋租金由行政部统筹办理按期支付。 第二十五条 办公费用的审批权限： 行政部经理 &总经理经理的审批权限：年度预算编制内， 单价 800 元以下的办公用品采购、常规办公费用的出。 年度预算编制外，购置单价 800 元以上的办公用品，必 须报总经理批准 后始得购置。 第二十六条 下列常规事项由行政部审核后即可办理支出。 每月固定支出办公费用：水费、电费、话费、物业管理 费 。 每月非固定支出费用：名片、制作费、印刷费、相片冲 洗费、邮费、快 递费、饮用水、图书资料。 办公用品购置费用：如签字笔、笔记本、胶水、文件夹、 回形针、剪子、 裁纸刀、贴签、擦手纸、清洁用品、茶 包、纸杯、

8、灯管、电池灯等，应 视使用情形，维持一至 二星期的安全存量，以备急需。 第 四 章 办 公 用 品 的 管 理 第二十七条 办公用品的使用本着节约的原则，每一个员工应提高成本意识。 做到用品齐 全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、妥善 保管，注意安全、防 火、防盗、严格按照规章制度办事。 第二十八条 购入的物品必须附有入库清单，当面点清数目，检查包装是否完 好，如发现 短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库 单数量、规格不符时， 保管人员应向交货人提出并通知有关负责人。 第二十九条 对于耐用期限一年以上，且单位价值在 100 元以上的物品须办理入 库手续并 造册登记，使用者办

9、理领用手续。严格管理台帐资料，所 有帐册、帐单要填 写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。 6 / 9 第三十条 共用的耐用物品由行政部负责维护和保管。 第三十一条 办公用品管理员留存每月办公用品领用统计表， 以进行成本核算。 第三十二条 离职人员在离职前须将个人领用的耐用办公用品 返还。 第三十三条 办公用品的领用 第三十四条 电话、传真机、复印机、计算机等均属公司公用办公设备，员工 在使用上必 须遵守公司有关禁止公物私用的规定。 第三十五条 行政部保障公司通讯线路、电话分机及网络的通畅，如 遇故障 须及时通知行政部解决。 第三十六条 公司传真由专人负责，发送与接收均应及时处理。员工将需发送

10、 的传真资料 用公司专用传真格式写好，交与指定人员，员工加班时发 送传真也应自觉做 好登记工作。 第三十七条 员工应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。对设备应按 规范要求操 作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。 第三十八条 使用电话，要语言文明、简洁、清楚，提高效率和节约电话费。原 则上公司 不允许上班时间打私人电话，如有私人电话请尽量简短。 当电话铃响时，听 到的员工均有义务转接电话。 第三十九条 因公使用 168 等收费信息台、国际长途，需填写 收费信息台、国 际长途使 用登记表 ，经部门主管批准后方可在公司指定的电话机 上挂发，同时注意 语言的简洁明了。如发现有人未经

11、审批拨打收 费信息台或长途电话 ,公司将 严肃处理。 第四十条 对员工的月话费，人事行政部保留有查询的权利，员工应主动配 合行政人员 的正常检查工作。 第四十一条 严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外，并视情节轻重 给予罚款处 理，屡教不改者予以除名。 第四十二条 公司所配置的计算机用于设计管理及文书处理工作，由系统管理 员根据各部 门需要统一安装软件，未经允许，不得自行安装其他应 用软件。计算机操作 必须按正常顺序进行，发现问题或病毒时，应 及时报告系统管理员，不得擅 自修改计算机系统配置。 第四十三条 公司计算机硬盘分为 C,D 区 ,其中 C 区用来存放系统软件和应用程序 , D

12、区用 作用户文档存储 .无特殊情况 ,C 区禁止存放公司文档文件。员 工在 D 区根目 录中可建立自己的子目录。 7 / 9 第四十四条 员工必须做好自己文件的备份工作 ,由于疏忽备份工作所造成的 损失由员工 本人承担。系统管理员有责任协助其他员工做好公司重 要文件资料的备份工 作。 第四十五条 所有员工上班时间不得长时间占用电话聊天、工作时间不得浏 览与工作 无关的网页、不得下载与工作无关的内容。在工作时间 内，禁止玩游戏， MSN 、 QQ 只能用于工作联系，禁止用 MSN 、 QQ 进行与工作无 关的聊天。 第 七 章 图 书 资 料 的 管 理 第四十六条 公司的图书资料由行政部负责归

13、档管理，负责归档管理，所有图 书资料必须入库登记后方可报销。 第四十七条 图书资料管理人员应建立各部门的图书资料库，对有使用价值的 图书资料要 登记编号。 第四十八条 属部门专用的图书资料，由部门指定专人负责保管使用，其他的 除某些 供员工随时查阅的图书外，各部门或个人借阅必须办理借阅 手续，借期根据 资料性质的不同而定，员工必须在借期内归还或办 理续借手续，丢失或损坏 由借阅人负责赔偿。 第四十九条 公司绝密性、秘密性文件未经公司主管人员同意，不得借阅、查 阅或复印， 公开性文档资料可以直接借阅，按规定办理借阅手续。 报纸、杂志及某些供 员工随时查阅的工具图书，请员工阅毕及时将 其按分类放回

14、原存放处，并保 持资料摆放整齐、有序。 第五十条 与日常工作紧密相关的资质、文件正本，可以存放于个人处，但 行 政部应与当事人办理必要的签认手续，同时留存复印件归档。 第五十一条 无特别需要，员工不得将公司资料带离公司。 第 八 章 会 议 与 接 待 第五十二条 行政部负责公司主持召开的各种会议的组织和服务工作。 第五十三条 会前准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、 要求出席 人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时 留下通知记录。 第五十四条 会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会 场准备与布 置、会议记录、茶水准备、通讯服务、满足领导临时需

15、8 / 9 求等。 第五十五条 会后清理会场、打扫卫生、编制会议纪要等。 第五十六条 公司来客通常由行政前台人员接待。接待人员应热情大方、遵守 员工文明礼 仪规范、维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及 时引导来客与相关部 门或领导会见。 第 九 章 印 章 管 理 第五十七条 公司的印章由总经理授权的专人保管，使用时须经总经理或授权 经理批准。未经批准，其他人无权动用。 第五十八条 印章必须妥善保管，以防丢失和被人盗用。未经公司主管领导批 准，印章不 得带出公司。 第五十九条 建立印章使用登记表，实行用印登记。 第六十条 如发现非法盗用印章或伪造，仿造印章者，应予以严肃处理，直至 追究刑事

16、 责任。 第 十 章 名 片 和 胸 牌 管 理 第六十一条 员工因业务需要印制名片时，由本人提出申请，经主管审批后交 由行政部 印制。 第六十二条 每月汇总名片印制需求，经部门经理审批后联系印制工 作。 第六十三条 业务人员每人每月限定 2 盒以内的印制数量。 第六十四条 名片信息填写及核对过程应仔细认真、准确无误，若因个人失误 造成的重新 印制由失误者承担相关费用的 50% 。 第六十五条 员工外出办公应随身携带名片，并保正名片的平整。 第六十六条 员工在公司内部应随时配戴胸牌，胸牌一律挂在胸前，不得挂于 腰际或以其 外衣遮盖，其他场合是否配戴胸牌视具体情况确定。 第六十七条 员工离职时应

17、缴回胸牌，有遗失或损坏应及时通知公司补办，若 因个人原因 补办和离职未缴回者，每枚扣缴工本费 20 元。 第六十八条 利用胸牌在外作不正当的事情者，或将胸牌借给外公司人员破坏 本公司名誉 或肇事者，视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办。 第 十 一 章 其 他 行 政 事 务 管 理 第六十九条 行政部各部门收发邮件，对收发的信件、快递货物须 由当事人 9 / 9 登记签字。所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一 封 口，负责寄发。私人邮件、快件，一律实行自费。 第七十条 因工作需要，公司有关订票、订房等事宜由行政部统一负责。 第七十一条 公司礼品的计划与制作、购买、分发、保管、收

18、缴等工作由行政 部负责。应 建立礼品的出入库登记制度 第七十一条 公司礼品的计划与制作、购买、分发、保管、收缴等工作由行政 部负责。应建立礼品的出入库登记制度。 第七十二条 员工因公收受客户或合作方礼品，价值超过 100 元的应上缴公司或由员工折 价购买，所收现金不论金额多少，一律上缴，隐瞒不报者以 违反公司规定论 处。 第 十 二 章 附 则 第七十三条 公司所有员工必须遵循上述各项行政事务管理规定，各部门经 理和行政部 是管理的监督者。若有违反者首次发现将给予口头提 醒，第二次发现将对 该员工罚款 ￥ 50 元，同时处罚该员工所属部门 经理 ￥ 50 元。 第七十四条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要 的，各部门 可提出意见交人事行政部修改。 第七十五条 本规定解释权归人事行政部，本规定从发布之日起生效。