外贸单证流程.doc

1、 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 实惠网外贸论坛( )提供外贸新手外贸流程的实际操作，同时论坛 上有大量外贸知识资源可供大家下载。外贸经验心得交流一起分享外贸的酸甜苦辣 另外推荐下载者一个外贸平台-SFYH( )三月新版上线，用户反响 很好，功能更加强大，页面更加友好，是一个很有发展前景的外贸平台 外贸单证流程 1客户询盘： 一般在客户下订 Purchase Order 之前，都会有相关的 Order Inquiry 给业务部，做一 些细节上的了解。 2报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、 港口（空运机场）及柜型等，等和客户确定业务时，

2、 Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 给客户做正式报价。 3得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。 4下生产单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单(工厂自己安排生产计划)，安排生产计划。 5业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽 可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表 要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预 付款和佣金等条款的，

3、要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单，交给部门 跟单员跟进。 6下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的 问题，如有问题应立即请客人修改 L/C。 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是远期 L/C, D/A 等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式)，需经总经理 确认批准。 7验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验

4、货员验货(部门跟单员跟进)。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将 查货日期告知外贸部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公 司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8备制基本文件单证: 在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单, 核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸 箱检验单) 等文件.（应由单证员制作，交给业务跟单员跟进） 。 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 9商检： 如

5、果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一 周之前拿到商检换证凭单/条。 欢迎加入外贸交流 QQ 群： 112301572 与更多外贸人互相讨论， 免费外贸 b2b 平台-实惠网（ ）全新改版上线，整合了 seo 策略，融入在线下单功 能，支持博客口碑营销，嵌入 yahoo im、msn 在想沟通。为广大外贸厂商量身定做的一站式电子商务营 销解决方案，同时完善的电子商务导购流程，亦可使国外厂商更好的了解您企业的商品，是传统外贸企 业涉足电子商务领域的必备平台。最重要的是现在平台注

6、册是完全免费的。 大量外贸技术性文章尽在外贸博客：( ) 10租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公 司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂 的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期 7 天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船 5 天前可拿到进仓单。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸 等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务 员通知客人。如客人不同意时要另选客人

7、认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时， 还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数 量，目的港等内容，以避免差错. 11安排拖柜： (千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠， 价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓 确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地

8、址， 报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份 装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及 司机联系电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、 实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住 封紧锁上. 12委托报关： 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要 给报关留出两天时间（船截关前） 。委托报关时，应提供一份装

9、柜资料，内容包括所装货物 及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的 联系人和电话地址等。 13获得运输文件： 13.1最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或 货运代理。提单补充内容要按照 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些 特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确 认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司 出正本。 13.3及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输

10、文件。支付运费应做登 记。 13.4. 如果客户是做 FOB 条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他. 14准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定 在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都 要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认 证，一般要提前 20 天办理。 14.2FORM A 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需 注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之

11、前办 理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A 证书通 常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货 之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天 办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名， 航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有 时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱

12、单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛 重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和 箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。 15 交单： 15.1采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没 有错误，才交银行议付。 15.2采用 30% deposit,T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付 70%余款， 确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果 100%T/T 收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿 到提单后可立即寄正本提单给客人。 16

13、业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计 等。 17文件存档： 所有的外贸单证、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 18单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助. 无论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求， 相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则，是“单证一致， 单单一致” ，即单证制作符合信用证要求（在信用证操作时） ，同一套的单据间，在相同栏目 的内容一致。比如，货物的数量，无论在发票、装箱单还是其他单据

14、的数量栏中，填写都应 一致，包括计量单位；在提单中显示了唛头（货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号） ， 发票中就不能显示“N/M” （无唛头） 。此外，每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对 各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地，作为收款 用的全套单据，日期以提单上的 ON BOARD DATE 为基准，来确定各单据的日期： 发票（INVOICE）日期一般早于所有单证； 装箱单（PACKING LIST）一般与发票同日，必须在提单日之前； 提单日（ON BOARD DATE）不能超过 L/C 规定的装运期； 保单（INSURANCE POLICY）的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票； 产地证（C/O、FORMA）不早于发票日期，不迟于提单日； 商检证（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日； 受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提单日； 船公司证明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提单日； 汇票（DRAFT）日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于 L/C 的效期。 外销员，报关员，报检员，