外贸单证详细流程.doc

1、 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 实惠网外贸论坛( ) 提供外贸新手外贸流程 的实际操作，同时论坛上有大量外贸知识资源可供大家下载。外贸 经验心得交流一起分享外贸的酸甜苦辣 另外推荐下载者一个外贸平台-SFYH( ) 三月新版上线，用户反响很好，功能更加强大，页面更加友好，是 一个很有发展前景的外贸平台 外贸单证详细流程 1客户询盘： 客户询问相关产品价格。 2报价： 回复客人查询，确定货物品名，型号，数量，交货期，付款方式， 包装规格及柜型等，Peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3确认订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单并确认合同或 P/I。如果是 T/T 付款，

2、需预收 30%订金。 4.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收 到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否 保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 4.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 5安排生产订单： 收到客户的 30%订金后，给工厂下订单，安排生产计划。 具体细节需与工厂沟通，和客户确认。客户确认一切生产细节后才能正式大量 生产（例如 LOGO，包装，条形码，外箱等等）。注意交货时间。 6 验货： 6.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 6.2：如果客户要自己或指定验货人

3、员来验货的，要在交货期一周前，约客户查 货并将查货日期告知计划部。 6.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时 间通知工厂。 欢迎加入外贸交流 QQ 群： 112301572 与更多外贸人互相讨论， 免费外贸 b2b 平台-实惠网（ ）全新改版上线，整合了 seo 策略，融 入在线下单功能，支持博客口碑营销，嵌入 yahoo im、msn 在想沟通。为广大外贸厂商 量身定做的一站式电子商务营销解决方案，同时完善的电子商务导购流程，亦可使国外厂 商更好的了解

4、您企业的商品，是传统外贸企业涉足电子商务领域的必备平台。最重要的是 现在平台注册是完全免费的。 大量外贸技术性文章尽在外贸博客：( ) 7商检安排：如正常报关出口，在发货一周之前安排商检以便到时货物报关通 关。 8订舱： 8.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客户会指定运输代理公司 或船公司。让客户通知货代或船公司联系方式，尽早与货代联系，告知发货意 向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期 至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向 货运公司发出书面定仓通知（BOOKING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓

5、纸。 8.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开 船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并通知客户， 客户确认运费后才可以安排订舱。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。 开船前两周书面定仓，程序同上。 8.4向运输公司订舱时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量， 目的港等内容，以避免差错。 9安排拖柜：截关两天前 9.1货物做好并验货通过（如有验货要求）后，委托拖车公司提柜，装柜。拖 车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准 时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜 委托书，

6、注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如 果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列 明柜号、车牌号、司机及联系电话等 9.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 号以及司机联系电话。 9.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离 厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工 厂装柜后一定要记住上封条。 10委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及 做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报

7、关时，应 提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号， 船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 11 获得运输文件： 11.1 装柜后，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括 要求船公司随同提单出的船证明等。 11.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公 司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得 到确认后再要求船公司出正本。 11.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运 费应做

8、登记。 12 准备其他文件： 12.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日 期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相 同，小写和大写金额都要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示 唛头。12.2FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局 申办。需注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。 未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香 港转运的货物，FORM A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在 港对货物进行再加工。 12.3一

9、般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。 可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和 发票一样要提前 20 天办理。 12.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包 括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头， 目的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等， 注意按客人要求的时间内办理。 12.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量， 每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体 积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装

10、箱单的重量，体积要于提单 相符。 13.1采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单， 确保没有错误，才交银行议付。 13.2采用 T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余 款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 14业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登 记，便于以后查询，统计等。 15文件存档： 所有的文件、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 16平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为处理单证提供帮助。 = 外贸单证的制作 国际贸易单证员指在国际贸易结算业务中，根据销售合约和信用证条款从事审 核、制作各种贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续或委托银行进行收 款等工作的人员。其工作内容主要是对国际贸易结算业务中所应用的单据、证 书和文件包括信用证、汇票、发票、装箱单、提单、保单等进行制作处理。 “进仓单“英语可以说成:“delivery note“ 收货单是 (Mates Receipt) SI=SHIPPING INSTRUCTURE