如何利用_Lotus_Notes_提高工作效率.doc

1、如何利用 Lotus Notes 提高工作效率 级别： 初级 张 思思, 软件工程师 , IBM 范 玉珍, 高级软件工程师 , IBM 孙 悦, 软件工程师, IBM 2009 年 8 月 13 日 Lotus Notes 作为新一代的协作平台，不仅拥有电子邮件的功能，还提供了先进的文档型数据库、办公自动化、Web 服务和开发环境。Notes 85 中更是增加了一些新的人性化的功能。本文主要介绍 Notes 常用的一些技巧以及常见问题的解决，帮助您更好的利用 Notes 来管理日常工作，提高工作效率。 利用 Notes 更好的管理您的日常邮件 邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Note

2、s 邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。 设置邮件规则 打开邮件数据库，如 图 1，选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图 2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的 邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。 图 1. 设置邮件规则（查看大图） 文档选项 打印本页 将此页作为电子邮 件发送 图 2. 新建邮件规则（查看大图） 设置重要邮件提醒 打开 File-Preference-Mail( 如 图 3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。

3、这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被 注意到了。 图 3. 设置邮件背景和字体颜色（查看大图） 备份邮件 当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如 图 4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分邮件。 图 4. 备份邮件（查看大图） 设置邮件回执 如果对某些重要邮件，您很想确认对方

4、是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击“Delivery Options“，在这里勾上“Return receipt“。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。 图 5. 设置邮件回执（查看大图） 设置 Out of Office 当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复“Out of Office“的信息，以免耽误重要事宜。 图 6. 设置 Out of Office（查看大图） 保存 Stationery 如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用 Notes 的 Save as

5、 Stationery 功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等 ，选择“More- Save as Stationery“（如 图 7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的 Tools-Stationery（如 图 8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘 贴了。 图 7. Save as Stationery（查看大图） 图 8. Tools-Stationery（查看大图） 利用 Notes 更好的管理文档数据库 Notes 提供了强大的文档数据库的功能，巧用 Notes 来便捷的管理数据资料能够大

6、大提高工作效率。 创建 Bookmark 通过创建 Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（ 图 9）。 回页首 图 9. 创建 Bookmark（查看大图） 快速查找 Workspace 里的数据库 方法一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test. 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如 图 10）。 图 10. 设置 workspace 页面 方法二：当 workspace 里有很多数据库的时候，可以通过在 OpenL

7、ist 里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在 OpenList 里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如 图 11）。 图 11. 在 OpenList 里查找数据库 方法三：在 workspace 页面上通过 Ctrl+F 来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F 不局限于 workspace 的当前页，而是会遍历 workspace 上的所有数据库名。 创建私有试图 有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在 Create 菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计 ，点击“Save and Customize“（ 图

8、12）。然后在 Design 界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉 Lotus 脚本语言就能够很方便的制作。对于高级用户，还可以通过公式以及 Lotus 脚本语言来创建所需视图。 图 12. 创建私有试图 Replication 当我们在家办公的时候，经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。对于这种情况，我们可以把 常用的数据库通过 Replication 复制到本地，打开 File - Replication - New Replicate，得到 图 13 的对话框。这样在网络不好或者断网的情况下，我们可以先在本地的数据库里工作，等到连

9、上网了再把 本地的数据复制到服务器上。在做 replication 的时候还可以有很多设置，比如可以选择单向复制，只复制某一些视图或文档以减小空间，点击对话框 的“ More Settings”就进入到了配置页面（如 图 14）。 图 13. 创建一个 Replication 图 14. Replication 设置 Homepage 设置好 Homepage 也可以给工作带来方便。Notes 默认的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等几个启动键。如 图 15 所示。点击“Click here for Home Page options”旁边的这个

10、箭头就可以看到一个下拉单，在这个下拉单里提供了多种 Homepage 的样式。在这里比较常用的一种是“My work“（如 图 16）。您可以把您经常用到的数据库都设置在 My work Homepage 上，比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页，等等。点击 My work Homepage 右上角的“Edit this page（ 图 17）” ，就会出现对话框“Page Options”，在这里您就可以在“My Work”这个模版下设计您想要的 Homepage。 图 18 就是设置好的一种 My work Homepage ，这样您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了

11、。当然您也可以不依赖于已存的这些模版，建立一个新的 Home Page 完全根据您自己的想法来设计 Home Page。 图 15. Notes 默认的 Homepage 图 16. 选择 Homepage（查看大图 ） 图 17. 设置 Homepage（查看大图 ） 图 18. My work Homepage（查看大图） 共享 Domino 服务器的连接信息 打开 Contacts 数据库，选择 Advanced-Connections， 通过 File Import/Export 就可以共享 Domino 服务器的连接信息。对于新来的员工，老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件，新员

12、工只要 Import 这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。如果您有多台电脑，也可以通过这个方法来复制连接信 息。 图 19. 导入导出连接（ 查看大图 ） 用 Ctrl 来切换视图 当您选中一篇文档，按住 ctrl 键，再切换视图 ( 比如从 By Author 切换到 By Category)，切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。比较 图 20 和 图 21，可以看到切换前后，视图焦点一直在“test3”这篇文档上。 图 20. 用 Ctrl 来切换视图切换前的视图（ 查看大图） 图 21. 用 Ctrl 来切换视图切换后的视图（ 查看大图） 数据库压缩 很多人可能有这个苦恼，明明已

13、经将自己的邮件数据库清除干净了，系统还是提示没有足够的空间。这 是由于 lotus 数据库是典型的文档型数据库，长期使用后会占用较大硬盘空间，为此我们需要经常对数据库进行压缩 。常用的压缩方法是用鼠标点击 File-Application-Properties（图 22），点击对话框中的第二个属性按钮，并单击“Compact“ 按钮就可以完成。大家可以看一下自己的 数据库属性，如果使用率低于 70% 就可以压缩了。这里的“%used”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用，而不是全部空间您利用了 多少，所以这里的百分比是越高越好，不是越低越好。 图 22. 数据库压缩（ 查看大图） 利用 No

14、tes 的托拽功能 Notes 一直支持文档和数据库链接的托拽，从 85 开始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的将 sametime 联系人托动到收件人列表中，也可以把收发件人通过托拽加入 sametime 联系人列表中（图 23）。 图 23. 托拽 samtime 联系人作为收件人（查看大图） 巧用 Preferences 设置 打开 File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在这里设置。 设置 Basic Notes Client Configuration 1）设置 Auto Save 在 Basic Notes Clientconfigur

15、ation 页面上，勾上 AutoSave 这一项。Notes 就会每隔一定时间自动保存文档，这样就可以避免在编辑文档时候 Notes 意外退出，而丢失未保存的数据。 回页首 图 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave 2) 给选定的邮件设上标记 勾上“Show check marks in margin for selected documents“，如 图 24 所示。这样用空格选定的邮件，就会标记上“”，可以非常方便的选择多个邮件。如 图 25。 图 25. 标记邮件 设置 Windows and Themes 1 ) 使用 Grou

16、p documents 模式 如果打开的文档和数据库太多，可以选择用 Group documents 模式将同一个数据库的文档归为一个 tab（如 图 26）。 图 26. Windows and Themes（查看大图） 2）继承操作系统的主题 如果您希望 Notes 也能拥有操作系统里个性的外表，可以改变 Theme 一项，设置成 Operation System Theme。这样就可以根据个人喜爱给 Notes 换上华丽的外表，可以是绿色，蓝色，粉色， 这个功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一个功能，在这里建议大家给操作系统和 Notes 换上绿色的皮肤，有助于缓解视疲劳。 图

17、 27 就是设置了“Group document”模式以及继承操作系统外表后的 Notes。 图 27 Windows and Themes（查看大图） 设置 Fonts and Colors 在 Fonts and Colors 一页里，可以设置字体大小，比如把字体设得更大一些，让人看得更舒服一点。也可以设置未读邮件的 字体和颜色。默认的设置当中，未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示，如果有人觉得这样看着不显著， 在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。这两个功能也是 Notes 85 的新功能。 图 28. Fonts and Colors 巧用 Notes 快捷键 Notes 中有很多方便使

18、用但可能被人忽略的快捷键，在这里着重列举一些。 Ctrl+Arrow 在一个表格中选中一行或者多行，按住 Ctrl 键，再按 Arrow 的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。 Tab 如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档，只需按 Tab 键就可以跳到下一个未读文档上。 Alt+Enter Alt+Enter 用来调用数据库 / 文档 / 文本等的属性。 Insert Insert 键用来改变文档的未读 / 已读状态。 F2 F2 和 Shift+F2 是分别用来增大和减小字体。 F8 回页首 F8 和 Shift+F8 分别用来增进和缩减段落。 F9 F9 不仅可以用来刷

19、新视图，在最新的 Notes 里还可以用 F9 来刷新文档。 Ctrl+F8 当您的 Notes 打开很多窗口的时候，按 Ctrl+F8 可以方便的切换 Tab。 Ctrl+Shift+L Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷键 (图 29) 。 图 29. 列举快捷键（ 查看大图） 常见问题列表 为什么我不能删除表格中的行或列？ 当表格中有合并的单元格时，删除行或者列就会出错，这个时候需要先拆分一下单元格再做删除操作。 单击鼠标右键，选择 Split Cell。 在使用过程中，当 Notes 异常退出时，如何才能再次运行 Notes ？ 杀死 Notes 相关的进程。 Notes

20、在 Windows,Linux 和 MAC 平台上分别有如下主要进程： Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo 回页首 MAC: Notes, notesmm 为什么有些菜单我找不着？ 检查一下 View-Advanced Menu 是否已经勾上。 图 30. Advanced Menu（查看大图） 为什么我给一个邮件组回复邮件的时候会发不出

21、去？ 因为你回复的这个邮件组是在服务器的 names.nsf 上，你需要把这个邮件组的地址信息拷贝到本地的 names.nsf 上才能使用。 我要在另外一个台机器上重装 Notes，哪些重要数据需要保存呢？ 需要保存以下数据： 文件 目录 用途 bookmark.nsf NotesData 保存 bookmark 和 Home Page 的数据 desktop8.ndk NotesData 保存 workspace 里的所有数据 names.nsf NotesData 保存联系人，网络连接以及位置信息 notes.ini Notes 保存 Preference 的设置 user.dic NotesData 用户自定义的字典 id NotesData 您的 id，有 id 才能使用 Notes 另外，如果您自己创建的数据库包括备份邮件以及 replication 的数据库也放在了 NotesData 下面，也要记得保存一下。但是通常我们建议那些数据库存不要存放在 C 盘。 结束语 本文主要从邮件管理、文档数据库管理、Preference 设置以及快捷键使用这几个方面来介绍 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以帮助您提高工作效率。Notes 功能强大，本文涉及之处非常有限，希望有更多的人一起来挖掘和分享 Notes 的使用技巧。 回页首