红头文件格式规定、模板.doc

1、公 司 字【20 】号 关于下发 的 通 知 各单位： 正文 公司 二年月 日 主题词： 抄 送： 公司 二年月 日印 共印份 公文排版样式 文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为 1.7 磅 发文字号的字体：四号仿宋体、黑色 标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中 主送机关的字体：四号仿宋体、黑色 正文的字体：四号仿宋体、黑色、首行缩进 2 个字符、1.5 倍行距 附件的字体：四号仿宋体、黑色、首行缩进 2 个字符、1.5 倍行距 作者的字体：四号仿宋体、黑色、右对齐 日期的字体：四号仿宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“” 注释的字体：小四号仿宋体、黑色 主题词的字体：三号黑

2、体、黑色、加粗 抄送机关的字体：四号仿宋体、黑色 印发说明的字体：四号仿宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置 选择“文件”“页面设置”选择“页边距”附签，上：37 厘米 下：35 厘米 左：28 厘米 右： 26 厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同” ，在该选项前打“” 。选择“文档网格” 附签， “字体设置” ， “中文字体”设置为“仿宋” ；“字号”设置成“三号” ，单击“确定”按钮，选中“指定行网 格和字符网格” ；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将 版心设置成了以三

3、号字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。 2、插入页号 选择“插入”“页码” ， “位置”设置为“页面底端（页脚） ”， “对齐方式”设置为“外侧” 。然后单击 “格式”按钮， “数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。 双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号” ；字体任意；奇数页的页码设置 成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3、发文机关标识制作 选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“” ，在 Word 2000 版面上单击鼠标左键， 出现一个文本框，在该文本框内输入发文

4、机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本 框格式” ，在这里来设置红头的属性。 选择“颜色和线条”附签， “颜色”设置成“无填充颜色” 。选择“大小”附签， “高度”设置成“2cm” ；宽度 设置成“155cm” 。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐： “对齐方式”设置成“居中” ， “度量依据”设置成“页面” ；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距” ， “下 侧”设置成“25cm”平行文标准， “80cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后 单击“确定” 。 选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm” ，

5、单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单 击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色” ，字体设置成“小标宋简体” ，字号根据文本 框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为 20mm、距上 25mm 的红头制作完 成。 4、红线制作 首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字 形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择 “设置 自选图形格式” ，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签， “颜色”设置为“红色” ；“虚实”设置 为

6、“实线” ；“粗线”设置为“225 磅” 。选择“大小”附签， “宽度”设置为“155cm” 。选择“版式”附签， 单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中” ， “度量依据”设置成“页面” ，垂直对齐：“绝对位 置”设置成“页边距” ， “下侧”设置成“7cm” 平行文标准， “135cm”上行文标准，注：用户可根据 实际情况进行调节。单击确定。 5、文号制作 平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。 上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号 楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”

7、附签，找到六 角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。 6、主题词制作 选择“表格”“插入”“表格” ，选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格”附签， “对齐 方式”设置为“居中” ；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表 格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三 号仿宋。 7、保存成模板文件 单击“文件”“保存” ， “保存类型”：选择“文档模板（*dot） ”；“文件名”：给模板命名；“保存位 置”：模板所在路径（一般不做，默认即可） 。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类

8、型的公文都可以调用 该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件” “打开” ，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 二、公文正文排版 1依据模板建立新公文：选择“文件”“新建”“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模 板。 2制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制 进来，但必须遵循以下国家标准： 标 题二号小标宋字体，居中显示； 主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式； 正文三号仿宋字体； 成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离

9、， “”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母 O”或 “数字 0”代替。 文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主 送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。 三、用 Word 制作电子公章 1、图章轮廓 选择“插入图片自选图形” ，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下 Sfift 键在文档中拖出一个圆，设置为 “无填充色” ，线条宽度为 2 磅，颜色为红色， “叠放次序”为“最底层” 。 2、编辑文字 在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的 8 个拖拉按钮把 文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，

10、可以用 Ctrl 键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。 3、插入五角星 在“自选图形星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动 到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合” ，一个公章就制作出来了，要用 时复制一个到目标处，是不是很正规啊！ 但是，用 Word 制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不 能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。 制作可以防伪的电子公章 在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在“插入印章圆形印章”中即可加入印章。在对话框

11、中设置 好印章的参数时，在文本中就可以看到印章的情况。 特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还可以给印章设置密码来进行保护，防止非授权的 编辑。 当要查看印章的真伪或对印章进行修改、复制时，可以右击印章，出现“印章密码”对话框，要求输入正确 的密码，同时显示印章的数字防伪标识（在此可以验证印章的真伪） 。 其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准的电子印章后，复制到 Word 中，保存后， 就可以经常调用了。 如何设置文档、文字、图片“不打印” 1、打开选项 2、视图格式标记（勾选）隐藏文字 4、确定 5、在文档打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内输入文字。选择你不想打印的文字， CTRLD（字体） ，在效果栏隐藏文字（勾选）确定 此时你文档的文本是你看的到，但不打印的。 这样，一个“红头文件”就做好了。