05-06年度第二学期04级文秘专业秘书实训试卷B.doc

1、漯河职业技术学院05-06年度第二学期04级文秘专业秘书实训试卷B（说明：满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一题） 一、判断题（每小题2分，共10分） 1评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。（） 2新时期以来，秘书人员经常性地出席各类决策会议；在此之前，他们往往无法获得这样的机会。（）3就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。（） 4从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。（） 5秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会“编故事”或者说“撒谎”。（） 二、知识技能选择题（不定项选择，每

2、小题3分，共15分） 1属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（ ）。 民主集中制原则计划化原则 法制原则 民族平等原则人民群众参加国家管理原则 2秘书机构的基本职能是（ ）。 调查研究辅助决策办理会务 协调关系服务领导 3接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（ ）。 告诉他打错了，然后挂电话。 告诉对方你的号码是什么。 仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。 告诉他，查清楚号码再打。 4正在接听电话时有另外一个来电，这时候应该（ ）。 长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。 记下另外来电的号码，随后再打过去。 请另外的来电者随后再打来。 先听完已经接听的电话，再理会另

3、外的来电。 5秘书学具有（ ）等学科特点。 属于社会科学范畴综合性强 实践性强 历史悠久 学科发展受到相关学科的影响和制约 三、案例分析题（每小题15分，共30分） 1某单位的一个职能部门代替单位拟写了一个申请追加经费的请示，送给负责人核稿时，负责人将“请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请示”；到负责人第二次核稿时，又将“请示”改为“报告”。请示与报告错用、混用的现象十分普遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因。 2辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言时间：10点17分20

4、秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我的启示太大了。”日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？为什么？ 四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分） 1（秘书人员应当）目中有人，眼中有事。 2秘书是水，领导是容器。 3（秘书人员必须）“尊重政务与事务之区别”。 五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500800。本题30分） 今日助理

5、，昨日秘书？ 毕业于武汉某高校英语专业的何小姐来广州找工作，本想找一份秘书的差事，但男友极力反对，说秘书声誉不佳。何小姐考虑选择经理助理的职位，又有人告诉她，助理和秘书其实是“换汤不换药”，助理就是秘书，秘书就是助理。真是这样吗？ 据了解，很长时期以来，的确有一些经理老板喜欢雇用漂亮的女秘书，作为“公关牌”，更有甚者干脆来个“情人秘书”，公私兼顾。因此，在外人眼里，秘书往往有“公司花瓶”或“老板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。为了避嫌，一些公司想出了新招数。 现任一家百货公司人事部经理的李先生告诉记者，他所在的公司曾有一段时间专招男性秘书。后来发现，男秘书不如女秘书细心，在琐事面前容易产生厌

6、烦情绪，于是公司又开始聘用女性秘书。为了表明此“职业秘书”非“花瓶秘书”，就给它安了个“经理助理”的头衔，其实做的事也就是秘书的职责。 “助理”代替“秘书”，求体面、正视听是一方面，秘书这一职位本身的工作范围和职业要求有了新变化也是重要因素。传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的“准上司”。不叫“秘书”叫“助理”，理所当然。 朱小姐工作5年，正好完成了从秘书向助理的转换。她最初为一家服

7、装公司的经理做秘书，工作很轻松，主要在办公室整理文件，给经理泡泡茶，也常陪经理在外面见客户。由于觉得自己学非所用，加上屡遭经理非礼，没干上一年就辞了职。第二家公司环境不错、待遇不错、经理也很“君子”，但她在里面干了两年，因为她不喜欢老是在别人的指挥下工作。到了现在工作的这家房地产公司，开始仍是秘书，但渐渐涉及管理层面。如今，她的名片上印着“总经理助理”。回溯5年，朱小姐承认干秘书这一行的确容易让人有“别样”的想法，关键是自己要坚持做人的基本原则。像她这样由秘书变成助理的为数不少，但她靠的绝对是自己的实力。从她的经验来看，助理和秘书不能简单等同，助理要有更高的学历，更强的能力，并非“换汤不换药”

8、。秘书与助理，真正的区别还要看在实际工作中能够发挥的作用。光从招聘榜上看大大小小的秘书或经理助理职位，难以说清其间的微妙之别。心动了的求职者，此时的关键在于弄清这个职位需要你做什么，你是否喜欢，是否能够胜任。好听不好听任由别人说的事，你又何必太在意！（作者：杨黎虹、李新龙，载羊城晚报1999年6 月8日第18版） 六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500800。本题30分） （一）领导自己写报告，专职秘书都取消 本报江西讯江西省全南县委书记李蔚近日宣布，取消县委、县政府领导的专职秘书。该县县委只配备两个公用秘书，县政府只配三个秘书，使秘书职数

9、减少了50%。 近年来，全南县委、县政府正、副县党政领导都配备有专职秘书。秘书职数越来越多，使部分领导养成了惰性。去年底，该县新一届领导班子组成后，要求所有领导干部提高自身业务素质，做到自己写报告、拟文稿，全面处理本职事务。（载1998年6月10日羊城晚报第15版） （二）四川绵阳市委规定：县级领导不得配秘书 本报讯据成都商报报道，四川省绵阳市委近日发通知规定，县（市、区）党政领导一律不得配备秘书。 众所周知，在县（市、区）党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象，在一定程度上加大了领导干部的工作成本，同时，对县级领导干部的形象也有一定的不良影响。 为进一步加强各县（市、区）党政领导班子

10、建设，绵阳市委下发通知规定：各县（市、区）党政干部不需要再配备专职秘书负责文字材料等日常工作，党政一把手可由办公室指定一个同志主要负责为其做好服务工作。对已配备的秘书人员安排适合的工作，属于借用、聘用的秘书人员要及时清退。（载2002年月31日南方都市报第16版）参考答案：一、判断题（每小题2分，共10分） 12345 二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分） 12345 三、案例分析题（每小题15分，共30分） 1根据国家行政机关公文处理办法的规定，“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。本案例中，某单位申请追加经

11、费，应该使用“请示”这一文种。国家行政机关公文处理办法作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反，除了秘书人员必须严格遵守之外，与文书工作密切相关的各级领导者也应熟悉、掌握。本案例中的失误主要应由“负责人”承担责任。当然，原撰稿人没有委婉地向“负责人”指出错用文种的不良后果，而是采取私下更改的做法，对此也应予以批评教育。 2日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时，必须充分考虑会议的整体时间结构，如果任由外宾或重要人物自由发言，必然会影响到整个会议的进程，无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时

12、，只预留了一分钟的时间，而且居然精确到了秒，这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯，成为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕，恰好反映出双方对于开会的认识差异。这既是一种实际做法的差异，更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争机制下，如果连开会都无法准时开始、准时结束，会议的效果以及会后的执行情况又怎么可能实现高效率？一句话，只有开好会，才能办好事。这一点，应该是中方团长事后为之感慨的重要原因。 四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分） 1要点：“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人，更不能盛气凌人、颐指气

13、使；“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。（第二点也可答作“既要想领导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急”） 2要点：容器的形状决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中，而不应体现在工作中。 3要点：秘书人员必须牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决策的重要渠道（也是常规渠道），不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策。不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅

14、助。 五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500800。本题30分） 今日助理，昨日秘书？的主要倾向是认同标题中的结论，即“今日助理，昨日秘书”。换言之，秘书有望成为更高层次的助理。全文的重点语句如下：“传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的准上司。不叫秘书叫助理，理所当然。”“秘书与助理，真正的区别还要看在实际工作中能够发挥的作用。” 六

15、、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。（字数要求：500800。本题30分） 评阅提示：报道一与报道二都有矫枉过正之嫌。首先，秘书工作的辅助性功能不容置疑，无论是精简机构，还是降低工作成本，抑或是树立领导干部事必躬亲的形象，都不应盲目裁减秘书人员，应视具体情况而定，不能简单地搞一刀切。其次，领导者的主要职责在于决策，为了精简机构或降低成本而造成领导者忙于应付起草一般性文件的局面，将领导者重新捆绑在琐碎、繁杂的事务性工作上，势必影响领导者的决策水平，造成不应有的损失，这样做可谓得不偿失。第三，大幅度裁减秘书人员，或者硬性规定“县（市、区）党政领导一律不得配备秘书”，势必遭到或大或小、或显或隐的阻力，很难说具有多大的可行性。