公司公文格式标准.doc

1、公文格式标准 2016 年 6 月 2 一一一 范围 （一）本标准规定了通用的纸张要求、排版和印制装订要求、 公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。 （二）本标准适用于公司及各部门制发的公文。 一一一 规范性引用文件 下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的 引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引 用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。 GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 GB 3100 国际单位制及其 应用 GB 3101 有关量、 单位和符号的一般原则 GB 3102（所有部分） 量和单位 GB/T 15834 标点符号用法 GB

2、/T 15835 出版物上数字用法 一一一 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60 g/m280 g/m2 的胶版印 刷纸或复印纸。纸张白度 8090%，横向耐折度15 次，不透 明度85%，pH 值为 7.59.5。 一一一 公文用纸幅面尺寸及版面要求 （一）幅面尺寸 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺 寸为：210 mm297 mm 。 （二）版面 3 1、页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为 37 mm1 mm，公文用纸订口（左 白边）为 28mm1mm，版心尺寸为 156 mm225 mm。 2、字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要

3、素一般用 3 号仿宋体字。特定 情况可以作适当调整。 3、行数和字数 一般每面排 22 行（建议行间距为固定值 27 磅），每行排 28 个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 4、文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 一一一 印制装订要求 （一）制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜， 误差不超过 1 mm。 （二）装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过 4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm ，四角成 90，无毛茬或 缺损。 骑马订或平订的公文应当： 1、订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70 mm 处，允许误 差4mm； 2

4、、无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； 4 3、骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离 为 3mm5mm。 4、包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、 包紧、包平、不脱落。 一一一 公文格式各要素编排规则 （一）公文格式各要素的划分 本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记 三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红 色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分 称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称 为版记。 页码位于版心外。 （二）版头 1、份号 如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版 心

5、左上角第一行。 2、密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用 3 号黑体字，顶格编排在 版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3、紧急程度 如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左 上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、 密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 4、发文单位标志 5 发文单位标志使用发文单位全称。 发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，推 荐使用初号小标宋字体，颜色为红色。 联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将 主办单位名称排列在前，以联署发文单位名称为准上下居中排 布。 5、

6、发文字号 编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文 顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“” 括入； 发文顺序号不加“第 ”字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数 字后加“号 ”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓 名处在同一行。 6、签发人 由“ 签发 人 ”三字加全角冒号和 签发人姓名 组成，居右空一字， 编排在发文单位标志下空二行位置。 “签发 人” 三字用三号仿宋体 字，签发人姓名用三号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从 左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时 与上一行第一个签发人姓名对齐

7、。 7、版头中的分隔线 发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔 线。 6 （三）主体 1、标题 一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置， 分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长 短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 2、主送单位 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后 一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首 页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。 3、正文 公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送 单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层 次序数依次可以用“ 一、 ”“

8、（一）”“1.”“（1）” 标注；一般第一层用黑体 字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 4、附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件” 二字，后标 全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件 顺序号（如“ 附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件 名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 5、发文单位署名、成文日期和印章 （1）加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印 章。 7 单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居 中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文 日期，使发

9、文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶 端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整 齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单 位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期， 印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版 心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 （2）不加盖印章的公文 单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字 编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字 比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名， 应当使成文日期右空二字编排，并相应增

10、加发文单位署名右空 字数。 联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名 依次向下编排。 （3）加盖签发人签名章的公文 单一单位制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件 说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标 注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下 空一行右空四字编排成文日期。 联合行文时，应当先编排主办单位签发人职务、签名章，其 8 余单位签发人职务、签名章依次向下编排，与主办单位签发人职 务、签名章上下对齐；每行只编排一个单位的签发人职务、签名 章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。 （4）成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标

11、全，年份应标全称，月、日不编 虚位（即 1 不编为 01）。 （5）特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、 成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 6、附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 7、附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。 “附件” 二字及附件 顺 序号用三号黑体字 顶格编排在版心左上角 第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标 题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶 格编排公文的发文字号并在其后标注“ 附件” 二字及附件顺序号。 （

12、四）版记 1、版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用 粗线（推荐高度为 0. 35 mm），中间的分隔 线用细线（推荐高度为 0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线 9 与公文最后一面的版心下边缘重合。 2、抄送单位 如有抄送单位，一般用四号仿宋体字，在印发单位和印发日 期之上一行、左右各空一字编排。 “抄送 ”二字后加全角冒号和抄 送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名 称后标句号。 如需把主送单位移至版记，除将“抄送” 二字改为“主送”外， 编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主 送单位置于抄送单位

13、之上一行，之间不加分隔线。 3、印发单位和印发日期 印发单位和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分 隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数 字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编 为 01），后加“ 印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用 一条细分隔线隔开。 （五）页码 一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘 之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7 mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白 页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装 订时，页码应当连续编排。

14、 一一一 呈批件各要素编排规则 10 （一）呈批件各要素的划分 部门上行公文以呈批件形式为主。呈批件格式各要素划分 为版头、主体、版记三部分，均位于呈批件首页。呈批件首页最 上端分隔线以上的部分称为版头；呈批件首页最上端分隔线（不 含）以下、最下端分隔线（不含）以上的部分称为主体；呈批件最 下端分隔线以下的部分称为版记。页码位于版心外。 （二）版头 1、密级 如需标注密级，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角 第一行。 2、紧急程度 如需标注紧急程度，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左 上角；如需同时标注密级、紧急程度，按照密级、紧急程度的顺序 自上而下分行排列。 3、部门所属单位标志 部门

15、所属单位标志使用部门所属公司简称或公司 logo，置 于版心右上角。 4、呈批件标志 呈批件标志居中排布，编排在紧急程度下空一行位置，推荐 使用初号小标宋字体，颜色为红色。 5、发文字号 编排在呈批件标志下空一行位置，居左顶格编排。年份、发 文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“” 括 11 入；发文顺序号不加“第” 字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉 伯数字后加“号” 字。 6、签发人 由“ 签发 人 ”三字加全角冒号和 签发人姓名 组成，居右空一字， 编排在呈批件标志下空二行位置，与发文字号一行编排。 “签发人” 三字用三号仿宋体字，签发人姓名用三号楷体字。 如有多

16、个签发人，签发人姓名按照发文部门的排列顺序从 左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时 与上一行第一个签发人姓名对齐。 7、版头中的分隔线 发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的黑色分隔 线。 （三）主体 1、主体各要素构成 呈批件主体竖分为两栏，右栏为正文栏，左栏为审批栏，由 中间靠左的一条黑色竖线分隔。黑色竖线上下端分别延长至上 下端横向分隔线位置。 2、正文栏 正文栏主要编排正文标题、报送单位、正文。 （1）正文标题 一般用二号小标宋体字，编排于横向黑色分隔线下空二行 位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对 称，长短适宜，间距恰当，标题排列应

17、当使用梯形或菱形。 12 （2）报送单位 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后 一个单位名称后标全角冒号。 （3）正文 公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于报送 单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层 次序数依次可以用“ 一、 ”“（一）”“1.”“（1）” 标注；一般第一层用黑体 字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 正文内容超出首页时，在后面附加页面，从版心第一行继续 通行编排。 （4）附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件” 二字，后标 全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件 顺序号（如“ 附件：

18、1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件 名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 （5）发文部门署名、成文日期 发文部门署名编排在正文（或附件说明）下空一行右空二字， 在发文部门署名下一行编排成文日期，首字比发文部门署名首 字右移二字，如成文日期长于发文部门署名，应当使成文日期右 空二字编排，并相应增加发文部门署名右空字数。 （6）成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编 虚位（即 1 不编为 01）。 13 （7）特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下发文部门署名、成文日 期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 （8）附注 如有附

19、注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 （9）附件 附件应当另面编排，与公文正文一起装订。 “附件” 二字及附 件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标 题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件 说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶 格编排公文的发文字号并在其后标注“ 附件” 二字及附件顺序号。 3、审批栏 审批栏用于报送单位领导签署审批意见和签名。意见正文、 签名及日期格式参见 7.3.2 正文栏内容。 （四）版记 1、版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，分隔线位于版记中要素之上。 2、版记中的要素及

20、格式 版记中的要素有经办人和联系电话，编排于版心最末一行。 “经办人：”字样及经办 人姓名靠左顶格 编排， “联系电话：”字样和 经办人联系电话靠右顶格编排。 （五）页码 14 呈批件首页不排页码，首页背面空白，第 2 页页码从下一页 正面开始编排。页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，居中编排 在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距 版心下边缘 7 mm。公文的附件与正文一起装订时，页码可以单 独编排。 一一一 公文中的横排表格 A4 纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致， 单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 一一一 公文中计量单位、标点符号和数字的用法

21、公文中计量单位的用法应当符合 GB 3100、GB 3101 和 GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合 GB/T 15834，数字用 法应当符合 GB/T 15835。 一一一 式样 A4 型公文用纸页边及版心尺寸见图 1； 公文首页版式见图 2； 公文首页版式详解见图 2-1； 联合行文公文首页版式 1 见图 3； 联合行文公文首页版式 2 见图 4； 公文末页版式 1 见图 5； 公文末页版式 1 详解见图 5-1； 公文末页版式 2 见图 6； 联合行文公文末页版式 1 见图 7； 联合行文公文末页版式 2 见图 8； 15 附件说明页版式见图 9； 带附件公文末页版式见图

22、 10； 呈批件首页版式见图 11； 16 图 1 A4 型公文用纸页边及版心尺寸 17 图 2-1 公文首页版式详解 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 18 图 3 联合行文公文首页板式 1 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 19 图 4 联合行文公文首页版式 2 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 20 图 5 公文末页版式 1 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 21 图 5-1 公文末页版式 1 详解 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 22 图 6 公文末页版式 2 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 23 图 7 联合行文公文末页版式 1 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 24 图 8 联合行文公文末页版式 2 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 25 图 9 附件说明页版式 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 26 图 10 带附件公文末页版式 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。 27 图 11 呈批件首页版式 注：版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。