公司内部文件格式标准规范.doc

1、- 1 - 公司内部公文格式标准规范（试行） 1.目的 为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.适用范围 总公司及子公司各部门 3.内容 3.1 公司文件格式要求： 3.1.1 红头文格式 3.1.1.1 文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为 1 磅 3.1.1.2 发文字号的字体：四号宋体、黑色 3.1.1.3 标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中 3.1.1.4 主送机关的字体：四号宋体、黑色 3.1.1.5 正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进 2 个字符、1.5 倍行距 3.1.1.6 附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进 2 个字符、1.5 倍行距

2、 3.1.1.7 作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐 3.1.1.8 日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐， “零”可写为“” 3.1.1.9 注释的字体：小四号宋体、黑色 3.1.1.10 主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗 3.1.1.11 抄送机关的字体：四号宋体、黑色 文件名称 湖南泰谷生物科技股份有限公司 公司内部公文格式标准规范（试行） 文件编号 湘泰科字 2012015号 编制部门 行政部 修改状态 第 1 次修改 共 9 页 编制人 彭俊杰 发布日期 2012.12.15 实施日期 2013.1.1 审核人： 日期： 批准人： 日期： - 2 - 3.1.1.12 印发说明的字体

3、：四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期 3.1.1.13 所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管 3.1.2 规章制度文格式 3.1.2.1 文件标题： 各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗， 一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体 GB-2312 小四号字加粗 3.1.2.2 文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗 3.1.2.3 发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字 3.1.2.4 主题词/呈/发：宋体小四号字 3.1.2.5 行间距：1.5 倍（未定义文档网格） 3.1.

4、2.6 页边距：上下各为 2.54,左右各为 3.17 3.1.2.7 公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物” 3.1.2.8 公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称 3.1.2.9 公司文件机密程度说明（详见附件 1） 3.1.3 请示文格式 3.1.3.1 请示标题为三号宋体加粗居中 3.1.3.2 正文段落 1.5 倍行距，字体为四号宋体字 3.1.3.3 落款/日期为四号宋体字 3.2 公司文件编号要求 3.2.1 发文字号编写说明 发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号 用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“ ”括入；序号编虚位 （即 1 编为

5、 001） ，不加“第”字，表头红线不加五角星。 3.2.2 部门代码说明： 部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字 母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查： 行政部 XZ、证券与投融资 ZT、企划部 QH 、人力资源 HR、财务部 CW、 有机物料腐剂营销中心 FSJ、生物肥料有限公司 SWFL、生物兽药有限公司 SWSY、采购部 CG、物流部 WL、质量部 - 3 - ZL、农用微生物研究院 YJY、生产部 SC、后勤部 HQ。 3.2.3 发文字号的种类及使用规定： 3.2.3.1 以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转 发总公司的批

6、复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。 （见附件 2） 落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司 文件编号：湘泰科字2012 X 号 3.2.3.2 公司内部各部门之间工作联系的文号。 （详见工作联络制度 ） 3.2.3.3 公司内部制定相关管理制度办法等。 （见附件 3） 3.2.3.4 部门名义上报公司领导的请示的文号。 （见附件 4） 落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司 文件编号：TGQS-部门代码2012 X 号 3.2.3.5 公司会议纪要的文号。 （详见会议管理制度 ） 4.附则 本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。 湖南泰谷生物科技股份有 限公司 2013.1.1 -

7、4 - 5.附件 附件 1：公司文件机密等级说明 附件 2：公司发文模板 附件 3：管理制度发文模板 附件 4：内部请示模板 附件 1： 公司文件机密等级的说明 为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中， 公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下： 依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共 五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保 护范围； 文件等 级分类 保存 期限 举例说明 管控要求 1: 一般 文件 3 年或文 件有效 期 1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术 性的； 1.2 有关工作或生产进

8、度安排之文件、公告、通 告、内部联络单； 1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公 告、通告、内部联络单； 1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与 奖励等之公告、通告、内部联络单； 1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉 及政策性的； 1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与 提报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策 性与技术性的; 1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打 卡证明) 且不涉及政策性与技术性的； 1.8 其它有效期在 1 年以下的文件、文书、且不 涉及政策性与技术性的； 公司内部人 员均有浏览 权限 2: 密件 5 年或文 件有效 期 2

9、.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议 案或签呈； 相关部门负 责人有浏览 - 5 - 2.2 有关劳动合同及其附属文件； 2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号)； 2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件； 2.5 ISO 相关文件、档案与数据； 2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价 单.等单据与相关数据(含计算机档案)； 2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料； 2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技 术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等)； 2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、 竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等)； 2.10 登录“

10、系统”之个人账号与密码； 2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与 密码； 2.12 尚未对外公开之会议记录; 2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数 据窗体; 2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的； 权限 3.机密 文件 10 年或 文件有 效期 3.1 设计图纸、BOM 数据、样品测试数据、样品 数据； 3.2 质量部各项检验或测试数据和标准; 3.3 客户往来电邮或书信等一切资料(不涉及客户 基本数据及价格数据)； 3.4 生产或组装使用之各项装配图、检验检测标 准或数据、说明及含有技术性之文件； 3.5 生产系统内之各项数据； 相关部门经 理级以上以 及相关授权

11、 人有浏览权 限 4.极机 密文件 20 年或 文件有 效期 4.1 财务部之各项文件与内部流通报表； 4.2 采购部内部流通文件与报表； 4.3 其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要 订为极机密的文件; 相关部门经 理级以上有 浏览权限 5: 绝对 机密文 件 50 年或 文件有 效期 5.1 与各户有关之价格数据与基本数据(如：客户 联系人及电话地址等)； 5.2 与质检或商检局正式往来之各项资料(如：质 公司决策层 浏览权限 - 6 - 检单、账册等); 5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料; 5.4 公司副总经理级以上人员或投资方之各项资 料; 5.5 其它经副总经理以上核定

12、有必要订为绝机密 的文件; Comment 泰泰泰泰1: 文头的字体：一 号黑体字、加粗、红色、居中、字符 间距为 1磅 Comment 泰泰泰泰2: 四号宋体、黑色 Comment 泰泰泰泰3: 三号黑体字、加 粗、黑色、居中 Comment 泰泰泰泰4: 四号宋体、黑色 Comment 泰泰泰泰5: 四号宋体、黑色、 右对齐， “零”可写为“” Comment 泰泰泰泰6: 主题词三号黑体、 黑色、加粗 Comment 泰泰泰泰7: 主题词内容为四 号宋体，黑色 - 7 - 附件 2： 湖 南 泰 谷 生 物 科 技 股 份 有 限 公 司 文 件 湘泰科字 2012 XXX号 机密程度：

13、 关于下发 的 通知 正文： 湖南泰谷生物科技股份有限 公司 二一二年 X月 X日 主题词： 关键字 关键字 发：湖南泰谷生物科技股份有限公司 抄送：公司全体员工 Comment 泰泰泰泰8: 四号宋体、黑色 Comment 泰泰泰泰9: 宋体小四，加粗 居中 Comment 泰泰泰泰10: 黑体三号加粗 居中 Comment 泰泰泰泰11: 宋体四号加粗 Comment 泰泰泰泰12: 宋体小四号字 加粗 Comment 泰泰泰泰13: 楷体小四字号 字加粗 Comment 泰泰泰泰14: 宋体小四号 - 8 - 附件 3： 文件名 称 内部公文格式标准规范（试行） 文件编号 TGXZ000 编制部 门 行政部 修改状态 初稿 共 1页 编制人 彭俊杰 实施日期 年 月 日 审核人： 日期： 批准人： 日期： 标 题 1.目的 2.适用范围 3.内容 31 二级标题 311 三级标题 正文 n.附则 本规范从发文之日起执行，由 XX部负责解释。 n+1.附件 - 9 - 附件 4： 请 示 TGQS-部门代码 2012 XXX号 领导审批意见： 标题： 请示部门： 请示人： 请示部门负责人： 请示时间： 呈： 抄送： 请示内容： 泰谷生物 XX 部 年 月 日