1、公 文 抄 送 格 式 范 文 关于“抄送” 1、抄送机关应使用机关的全称或规范化简称，标注位置在主题词之下 抄送栏内，左空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送 机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关 后标句号。 2、公文的抄送是将文件在主送的同时发送给与公文有关需要知晓或遵 照执行的单位，抄送单位是公文结构的组成部分。行政机关的公文使用抄送 比较频繁，但由于抄送单位居于公文的文尾，所列单位不属于文件的主要或 直接承办单位，在办文过程中往往容易被遗漏或处理不当，影响了文件贯彻 执行的效果。为此，公文的抄送问题应给予足够的重视和恰当的把握。 一
2、、抄送文件的适用范围 根据国家行政机关公文处理办法的规定和公文运用中的实际情况， 抄送的适用范围主要有以下几个方面： 1.在上行文中，有三种情况：一是受双重或多重领导的机关向上级机关 请示，在主送一个机关的情况下，将其他上级机关列为抄送机关;二是因特 殊情况越级请示时，应当抄送被越过的上级机关;三是向有关上级机关或领 导人报告情况时，可以抄送其他需要了解情况的领导或不相隶属的机关。 2.在平行文中，依照管理职权范围函复平级机关审批事项，涉及重要的 政策性规定或执行面较广的，应抄送上级机关，必要时也应抄送相关的平级 单位及本系统的所属机构。如省物价局依职权范围复函批准省交通厅提出的 全省春运客运
3、基准价格，应抄送省物价局的上级包括国家发展改革委、省人 民政府，同时抄送给相关的省直单位，如省发展改革委、省经贸委等，并抄 送给下级物价部门。 3.在下行文中，有三种情况：一是向下级制发生要行文，应当抄送上级 机关、与文件内容有关联的平级机关;二是向受双重领导的下级机关行文， 必要时应当抄送该机关的另一上级机关;三是转发上级文件时，一般应抄送 被转发的上级机关。 4.在联合发文时，如需抄送，应按照上述原则分别抄送各联合发文机关 对应的上级、平级和下级机关。 二、抄送文件的作用与效力 1.备案作用。下级机关发文抄送上级机关，对下级机关来说，是反映情 况、汇报工作，便于上级监督、指导，避免在重要决
4、策上出现差错;对上级 机关来说，便于了解和掌握下级机关的工作情况，统管全局，加强指导，还 可作为决策的参考。 2.协调作用。受双重领导的，抄送非主送的领导机关，便于上级机关明 确承办责任，避免相互推诿，同时也表示对非主送的有关领导机关的尊重; 抄送平级机关，有利于与本单位业务相关的单位沟通情况、增进了解、协调 工作，避免出台的政策相互矛盾，或因不通气而产生误会，影响文件贯彻落 实。 3.告知作用。对发文机关而言，通过抄送形式将需要在有关单位知晓的 事项告诉受文方，履行告知义务;对被抄送机关而言，通过接收抄送文件知 晓发文的意图，便于了解情况或配合工作。 4.执行作用。抄送单位同样是公文的受文机
5、关，现行国家行政机关公文 处理办法第十条、第十三款规定：“抄送机关指除主送机关外需要执行或知 晓公文的其他机关”，明确了被抄送单位依照职能职权除享受有知情权外， 还具有执行的义务，即当本地出现同样情况或需要时，也应按抄送文件中的 规定执行，而不需就同样内容报请上级单位批准，抄送文件具有作为执行依 据的法律效力。既非主送又非抄送的单位如需执行规定，应依照职能职权请 示发文单位确定能否执行文件。如：省物价部门批复某市物价部门同意收取 某项费用，则各市如遇到同样需要，都可按文件规定执行;如只批复一个市， 没有抄送其他市的，其他市须另作请示。又如省物价部门函复解释或明确某 市咨询的某项政策问题，被抄送
6、的各市物价局都应按同一解释执行。 三、抄送文件的行文规则 使用抄送除遵守上述第一条列举的规则外，还应注意以下几点： 1.切忌乱抄乱送。发文机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职 能职权及工作的需要、保密需要来确定抄送名单，少了不利于工作，过多过 滥会使受文机关以及发文机关本身不胜负担。 2.抄报、抄送统一使用“抄送”。新的国家行政机关公文处理办法，已 将过去区分抄报用于上级单位、抄送用于下级单位，改为统一使用抄送。至 今仍有一些单位继续使用抄报，这是不符合现行行政机关公文处理规定的。 3.请示件要慎列抄送单位。一是不宜抄送下级机关;二是确实需要抄送 平级单位的，也应严加控制抄送范围，因为上级未批准时，文件的内容尚未 确定，还处于内部研究决策阶段，故不宜让信息扩散，否则会使工作被动甚 至造成不良后果;三是有的单位为了争取领导重视，将请示件抄送许多上级 领导，这样将影响上级单位正常的公文流转。 4.抄送的排列顺序。一般按机关性质和隶属关系掌握，依据国家、省、 市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位。 还需要指出的是，被抄送机关要妥善处理所收文件。只需知晓而无办理 责任的被抄送机关应将文件送有关领导或业务人员了解文件内容;发现抄送 文件有政策问题的，应及时将意见反馈发文机关;与本单位关系密切需要贯 彻执行的，应将文件转入办文环节，并妥善保管文件以备使用。
