文件和记录控制程序.doc

1、文件编号文件和记录控制程序文件版本QP-C-01A/01 目的 制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。2 适用范围 适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。3 职责和权限 3.1 文控中心负责文件的控制。 3.2 各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。4 工作程序 4.1 文件分类：(1) 质量手册(2) 程序文件（各部门运作程序）(3) 三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）(4) 外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）(5) 记录（表格，客户提供的表格）4.2 文件编写、编号与核准4.2.1

2、文件及记录编号方法： 1）质量手册 QM-0012）程序文件 QP-XX XXX 顺序号(用01，02，03，表示) 部门代号（见下表1） 3）三级文件WI-XX- XXX 顺序号(用01，02，03，表示) 部门代号（见下表1） 4）外来文件OUT-XX XXX 顺序号(用01，02，03，表示) 部门代号（见下表1） 5） 品质记录（表格）编号方法QR- XX XXX A/0 版本号（用A/0，A/1，表示）顺序号(用01，02，03，表示) 部门代号（见下表1） 4.2. 2 版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。4.2. 3部门（职

3、务）代号： （表1）部门(职务)代号部门(职务)代号部门(职务)代号总经理A品质部H管理者代表B生产部I文控中心C行政部D业务部E工程部F资材部G4.2.4 质量手册编写、审核、批准见（表2）4.2.5 程序文件编写、审核、批准见（表2）4.2.6 三级文件(1) 作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、各部门管理类文件、品质检验规范、检测方法、各部门岗位职责等。(2) 三级文件编写、审核、批准见（表2）。4.2.7质量体系文件的编写、审核、批准见下列表：名称/类型编 写审 核批 准分发范围质量手册管理者代表总经理总经理各大部门负责人程序文件部门负责人管理者代表总经

4、理相关部门三级文件部门负责人管理者代表总经理编制及使用部门记录（表格）部门负责人管理者代表总经理编制及使用部门 （表2）4.3 文件及记录分发4.3.1 质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。原稿文件作为复制受控文件、非受控文件的母本，保存在文控中心不作为使用用途。受控文件仅限在公司内部使用。4.3.2 非受控文件是为本公司内部在受控文件发放前暂时性沟通之用或提供外部组织使用，非受控文件的发放须加盖蓝色“参考文件”印章，且不会得到更新。4.3.4 因某种需要须将文件提供给客户或公司以外的人员使用时须在文件正面盖蓝色“参考文件”印章。4.35 文控员将收到的经审批的质量体系文件和

5、资料，按要求份数复制后，按【文件发放与回收记录表】统一发放。4.36 表格的发放：所有文件在发放时如文件后附有表格，则表格与文件同时发放，为方便 各部门使用，表格在发放时不得盖“受控文件”印章。4.3.8 因文件破损、遗失或增加需补领文件时，需求单位需填写【文件申请书】经管理者代表审批后向文控员索取，文控按第4.3.5条发放。4.4 文件和记录保存及保存期限4.4.1 质量体系文件和记录的原稿由文控员负责登录于【文件总表】、【记录清单】中并统一保存（保存期如下表（表3）、（表4），同时进行各部门沟通，沟通时无须加盖受控文件印章。名称/类型原稿保存部门保存期限质量手册文控中心取消或更新后3年程序

6、文件文件中心取消或更新后3年三级文件文控中心取消或更新后3年外来文件文控中心取消或更新后3年记录（表格）文控中心取消或更新后3年（表3）序号记录类型保存部门保存期限消毁部门1产品生产记录及其它产品记录/生产设备管理记录生产部3年生产部2产品检验记录品质部3年品质部3顾客订单及评审记录业务部3年业务部4人事档案、培训记录行政部3年行政部5计量、客诉、客退记录品质部3年品质部6文件管理记录文控中心3年文控中心7采购、仓储记录采购/仓库3年采购/仓库8样品制作记录工程部3年工程部9供方调查及供方档案采购3年采购10顾客满意调查业务部3年业务部11改进措施记录相关部门3年相关部门12质量体系内审、外审

7、、管理评审记录管理者代表3年管理者代表（表4）4.4.2 受控文件之每页均需加盖红色“受控文件”印章，（文件后表格无须盖印）不得使用私自复印的文件和资料，且不能带出厂外。受控印章如（附图一）：4.4.3 与质量体系有关的外来文件，由使用部门接收审批后交文控中心登录于【文件总表】中加盖“外来文件”印章后并予以保管。若其它部门需要外来文件时，由保管单位转化为厂内文件或直接交与文控员，按受控文件分发。4.4.4 各使用部门对外来文件，应跟从最新版本，以便及时获取、更新和发放最新版本的外来文件，确保公司使用的外来文件有效。4.4.5 记录的填写要求及保管要求：4.4.5.1 记录要求字迹端正清楚、内容

8、详尽真实、项目填写齐全、工整，数据准确可靠,各部门应对记录的真实性和完整性负责。4.4.5.2 记录不可随意涂改，更改时应签名。4.4.5.4 记录保存要注意防潮、防火、防缺损、防虫鼠以及防丢失。 4.4.5.5公司内部借阅记录应征得其部门主管同意，当外部需调阅记录，需经管理代表同意。4.5 文件及记录的修订4.5.1 公司质量体系运作过程中的质量体系文件和资料的更改，其更改的原因和内容由各相关部门填写【文件申请书】经核准后，交与文控员进行修改、发行。 4.5.3 被修订的作废文件及表格须在需要保存时须在文件反面盖红色“作废文件”印章，且按4.4.1要求保存期限保存和作废。4.5.4 文控员接

9、到更改的质量体系文件和资料后，应更新受控原版，并更新【文件总表】，按第4.3.5条分发，同时回收旧版文件并将其作废。 4.6 文件及记录借阅 本厂内各部门因工作需要须向其它部门借阅文件或记录时经批准后方可借阅；厂外人士借阅时须需填写【文件申请书】管理者代表审批后方可借阅。4.7 文件及记录作废 作废的质量体系文件和资料受控原稿由文控员加盖“作废文件”印章后按4.4.1要求统一保管，作废的受控本收回后将其销毁或盖“作废文件”章可作为再生纸用。4.7 电子文件的管理（暂无）4 印章图 印章样式见（附图一）5 流程图 文件控制流程图见（附图二）。 文件发放流程图见（附图三）6 相关文件 （无） 7

10、记录附后附图一：印章样式序号印章名印章样式印章颜色印章用途1受控文件受 控 文 件勿复印、丢失、损坏、涂改红色发放受控文件标识用2参考文件参考文件蓝色非受控文件标识/提交外部组织文件标识3作废文件作废文件红色作废文件及作废记录标识5外来文件外来文件蓝色外来文件标识附图二：文件控制流程图 文 件 需 要NG取 消审 批修 改评 审 需 修 改相关部门执行受 控 发 放编号、版本、目录文控中心审 批 批编 写落实编写部门确 认 OK NG OK 受控新版发放NG旧版回收（作废） OK文 控 中 心更换版本、更新总表 所有表格不盖 “受控文件”印原稿文件附相关表格发放前登记接收部门签收发放相关部门（复印件）盖 “受控文件”章复印文件签名、审核、批准文件作成附图三：文件发放流程图 页码： Page 8 of 8