第六章管理信息系统的系统分析.ppt

1、第六章 管理信息系统的系统分析,主要内容,可行性分析和详细调查管理业务调查数据流程调查数据字典处理逻辑工具系统化分析研究的确定管理模型提出新系统的逻辑方案,管理信息系统分析的任务管理信息系统分析的任务是：在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计，或称逻辑模型设计。逻辑方案不同于物理方案，前者解决做什么的问题，是系统分析的任务；后者解决怎样做的问题，是系统设计的任务。,系统分析的任务在充分认识原信息系统的基础上，完成新系统的逻辑模型设计，解决系统“做什么”的问题。系统分析在很大程度上决定了系统开发工作的成败。系统分析的步骤问题识别

2、可行性分析详细调查系统化分析逻辑方案设计,1. 可行性分析和详细调查概述,一、可行性分析可行性分析的任务是明确应用项目的开发的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性，而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。这项工作需建立在初步调查的基础上。可行性分析的内容管理上的可行性技术上的可行性经济上的可行性,系统初步调查的系统基本情况主要包括：系统外部约束条件、系统规模、历史、管理目标、主要业务，以及组织目前面临的主要问题等。系统信息处理情况的调查主要包括：现有信息系统的组织机构、基本工作方式、工作效率、可靠性、人员以及技术情况等。系统资源情况主要包括：技术力量、能够投入的人力和财力情况。态度

3、是指组织中各类人员对开发信息系统的态度，主要包括：支持和关心的程度，对信息系统的认识程度和看法。,可行性分析报告的内容和结论 内容:（1） 系统简述（2） 项目的目标（3） 所需资源、预算和期望效益（4） 对项目可行性的结论结论（1） 可以立即开发（2） 改进原系统（3） 目前不可行，或者需推迟到某些条件具备以后再进行,二、详细调查详细调查的对象和目的 详细调查的对象是现行系统（包括手工系统和已采用计算机的管理信息系统）。详细调查的目的在于完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。详细调查的原则和方式 详细调查应遵循用户参与的原则

4、，即由使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行，两者结合，就能互补不足，更深入地发现对象系统存在的问题，共同研讨解决的方案。,一般常见的详细调查方式有： 重点询问调查 :首先列出影响信息系统成败的关键因素，编制一个调查问卷表，然后自顶向下对组织的各个管理层次进行访问，并分类整理结果，从而了解各部门的全部工作和设想。 全面业务需求分析的问卷调查 :针对所而需调查的各项内容，绘制相应的各种形式的图表，用这些图表对企业管理岗位上的工作人员进行全面的在需求析调查（填表），然后分析整理这些图表逐步得出我们所要调查的内容。 深入实际的调查方式 :即参加业务实践，对于复杂的

5、计算过程如能亲自动手算一算，对以后设计和编写程序设计说明书都是很有益的一步。一个好办法是在这个阶段就收集出一套将来可供程序调试用的试验数据，这对系统实施阶段考核程序的正确性很有用处。详细调查主要针对管理业务调查和数据流程调查两部分进行。,2. 管理业务调查,一、组织结构调查的含义 组织结构调查就是对组织结构与功能进行分析，弄清组织内部的部门划分，以及各部门之间的领导与被领导关系，信息资料的传递关系、物资流动关系与资金流动关系，并了解各部门的工作内容与职责。此外，还应详细了解各级组织存在问题以及对新系统的要求等。组织结构：指组织内部的部门划分以及它们的相互关系,组织结构图,但作为业务调查所画出的

6、组织结构图，为了更好地表示部门间的业务联系，与一般组织结构图存在以下区别：（1） 除标明部门之间的领导与被领导的关系外，还要标明资料、物资、资金的流动关系。（2） 图中各部门、各种关系的详细程度以突出重点为标准，即那些与系统目标明显关系不大的部分，可以简略或省去；（3） 除了组织边界内的部门与联系外，还需画出与组织有业务联系的边界以外的若干部门与联系。,某高校出版社的组织结构图,二、管理功能调查为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。所谓功能，指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系,三、管理业务流程调查 1业务流程调查的内容：调查管理业务流程应顺

7、着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。2.管理业务流程的描述图表（1） 管理业务流程图：业务流程图（transaction flow diagram，简称TFD)，就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制。换句话说，就是“文本”用图形方式来反映实际业务处理过程的“流水账”,业务流程图常用符号,某企业物资管理业务流程图,某出版社邮购股业务流程,业务流程图的作用业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据业务流程是系统

8、分析员，管理人员相互交流的思想工具系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算要处理部分利用业务流程图分析业务流程是否合理,(2)、表格分配图：这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。,3、业务流程分析（1）、分析的目的 分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进。系统中存在的问题可能是管理思想和方法落后，业务流程不尽合理，也可能是因为计算机信息系统的建设为优化原业务流程提供的新的可能性，这时，就需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组，产生新的更为合理的业务流程。（2）、分析的内容 业务流程分析过程包括以下内容:原有流程的分析。分析原有

9、的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除或合并，原有业务流程中哪些过程不尽合理，可以进行改进或优化,业务流程的优化。原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化，流程的优化可以带来什么好处。确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图新系统的人机界面。 4、业务流程的重组 调查和分析的重点是：不合理的业务流程有哪些？不合理的业务流程产生的历史原因是什么？改进措施有哪些？以及改进会涉及到哪些方面（包括涉及面以及技术支持）？改进前后对组织的目标的影响有多大？,例:基层单位开来领料单给仓库,仓库检查库存情况,如果缺货则开具缺货单给采购部门;如果正常开具

10、领料单,一联给基层单位存档,二联给财务部存入财务账,三联留下存入仓库账.,某领料业务流程图绘制举例如下：,业务流程图绘制举例,3. 数据流程调查,本节内容： 一、数据流程图及其绘制用符号 二、数据流程图实例三、绘制数据流程图的方法,一、数据、数据流程调查1、数据流程数据流程指数据在系统中产生、传输、加工处理、使用、存储的过程2、数据、数据流程调查的内容 ：收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存储介质（如账本、清单）的典型格式。在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。 在上述各

11、种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）。,二、数据流程的描述工具、画法及其特点1、数据流程图的定义（Data Flow Diagram，DFD） 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。2、数据流程图图例 常见的数据流程图有两种： 一种是以方框、连线及其变形为基本图例符号来表示数据流动过程。一种是以圆圈及连接弧线作为其基本符号来表示数据流动过程。 这两种方法实际表示一个数据流程的时候，大同小异，但是针对不同的数据处理流程却各有特点。故在此我们介绍其中一

12、种方法，以便读者在实际工作中根据实际情况选用。,数据流程图的特征 （1） 抽象性在数据流程图中具体的组织机构、工作场所、人员、物质流等等都已去掉，只剩下数据的存储、流动、加工、使用的情况。这种抽象性能便我们总结出信息处理的内部规律性。（2） 概括性它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑，形成一个总体。而业务编程图只能孤立在分析各个业务，不能反映出各业务之间的数据关系。数据流程图的作用：（1） 系统分析员用这种工具自项向下分析系统信息流程；（2） 可在图上画出计算机处理的部分；（3） 根据逻辑存贮，进一步作数据分析，可向数据库设计过度；（4） 根据数据流向，定出存取方式；（5） 对应一个处理过

13、程，可用相应的程序语言来表达处理方法，向程序设计过渡。,数据流程图的基本图例符号：3、数据流程图画法：自上而下，逐层展开；输入输出，保持平衡。,数据流程图的绘制步骤 ：结构化分析方法采用自顶向下逐层分解的方法。 首先抓住系统的本质特性对系统加以抽象概括，形成高层次的概念。 逐步考虑细节问题，把整个系统分解成具有相对独立性的若干小问题。 逐层加进细节问题，最后得到一套分层的数据流程图。,绘制步骤绘制数据流程图首先从系统的最高层开始，在这个层次上把系统看作一个整体来处理，以便能看出系统与外部的情况。编号为0。加工编号为0。 顶层图绘制完成后，按照业务处理过程对顶层图的的处理（加工）进行分解，得到的

14、数据流程图为第一层图，编号为1。加工编号为1，2，3等。 如果第一层图中的加工仍然较复杂，对其加工工作心里并不是十分清楚，则应对这些加工进行更进一步的分解，绘制出第二层数据流程图。加工编号为1.1,1.2，1.3；2.1，2.2；等，分别代表该图是对第一层图中编号为1，2，3的加工的分解。 注意：在绘制数据流程图时通常采取由外向里的顺序，从输入端逐步画到输出端，反之也可。通常在以下情况发生的地方要画一个加工。 数据的结构发生变化。如数据格式重新排列、分类等； 在原有数据基础上产生新的数据或数据的值发生变化。如对数据进行统计以得到统计值。 对数据流及其成分进行检查，从而使数据流的流向发生变化。如

15、经过错误检查退回错误的输入数据。,数据流程图分多少层次应根据现实际情况而定，对于一个复杂的大系统，有时可分至七八层之多。为了提高规范化程度，有必要对图中各个元素加以编号。 通常在编号之首冠以字母，用以表示不同的元素，可以用P表示处理，D表示数据流， F表示数据存储， S表示外部实体。例如： P3.1.2表示第三子系统第一层图的第二个处理,例：教材销售系统该系统的工作流程描述：学生填写购书单，如果书库中有所需教材，则开发票，登记并开领书单，学生凭领书单到书库领书。如果书库中该教材脱销，则填写缺登记表。根据缺书登记表，生成一张采购单，由教材采购人员根据采购单采购教材，新教材进库后，将进书单返回给系

16、统。,顶层图：,第一层图：,第二层图： 销售子系统,采购子系统,合并后的数据流程图,例：工资管理系统的汇总流程图,成品销售管理数据流程图,订单处理的第二层数据流程图,案例汽车配件公司：第一层数据流程图（环境图）,顾客,供应商,1,处理业务,订货单,发货单,订货单,发货单,配件库存,案例汽车配件公司：第二层数据流程图,顾客,供应商,销售,订货单,发货单,配件库存,11,采购,12,订货单,发货单,到货通知,会计,13,收据,应付款通知,向供应商的订货单,汽车配件公司：第三层数据流程图,4. 数据字典,本节内容： 一、数据字典的作用和内容 二、数据字典的定义 三、数据字典中对数据 结构的定义,一、

17、数据字典的作用和内容数据字典的作用数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。数据字典的内容主要是对数据流程图中的六个元素进行具体的定义： 数据项、数据结构、数据流、 处理逻辑、数据存储、外部实体。,二、数据字典的定义数据字典: 是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体进行定义和描述的工具，也是数据分析和管理工具，同时也是系统设计阶段进行数据库设计的重要依据。数据字典的内容:数据项（数据元素）：数据的最小单位数据结构：描述数据项之间的关系可由若干数据项、数据结构，或数据与数据结构组成数据流：由一个或一组固定的数据项组成处理逻

18、辑：数据流程图中最底层的处理逻辑数据存储：数据的逻辑存储结构外部实体：与数据有关的机构或个人,1、数据项的定义：数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括：（1） 数据项的名称、编号、别名和简述；（2） 数据项的长度；（3） 数据项的取值范围,2 数据结构的定义数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。例如表5.l所示订货单就是由三个数据结构组成的数据结构，表中用DS表示数据结构，用I表示数据项。,数据结构定义,3 数据流

19、的定义数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。,4、处理逻辑的定义：处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。,5 数据存储的定义数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。,6 外部实体的定义外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出。,5. 描述处理逻辑的工具,本节内容： 一、判断树 二、判断表（又称决策表） 三、结构英语表示法,一、判断树下图是一张用于根据用户欠款时间长短和现有库存量情况处理用户订货方案的判断树。判断树比较直观，容易理解，但当条件多

20、时，不容易清楚地表达出整个判别过程。,二、判断表 (决策表)判断表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具，这里仍以处理用户订货的例子来说明。,三、结构语言表示法这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。它使用了由 “IF”、“THEN”、“ELSE”等词组成的规范化语言。下面是处理订货单逻辑过程的结构英语表示法。,IF 欠款时间30天 IF 需要量库存量 THEN 立即发货ELSE 先按库存量发货，进货后再补发ELSE IF 欠款时间100天 THEN IF 需求量库存量 THEN 先付款再发货 ELSE 不发货ELSE 要求先付款,6. 系统化分析,本节内容： 一、系统化分析的目标和内容 二

21、、数据属性分析 三、确定新系统的数据处理方式,一、系统化分析的目标和内容系统化分析的目标 在对原有系统调查的基础上，分析并找出原系统业务流程和数据流程的不足、提出优化和改进的方法，给出新系统要采用的信息处理方案。,系统化分析的内容包括： 分析系统的目标: 分析业务流程 分析数据流程 功能分析和划分子系统 数据属性分析 数据存储分析 数据查询要求分析 数据的输入输出分析 绘制新系统的数据流程图 确定新系统的数据处理方式,二、数据属性分析 -1数据属性的概念 一个事物的特征可能表现在各个方面，需要用 多个属性的名和其相应的值来描述。 例如 对某职工 属性名属性值为： 姓名何清 性别男 年龄54 基

22、本工资1000等。数据属性分析包括： 1.数据的静态特性分析 2. 数据的动态特性分析,二、数据属性分析 -2 1. 数据的静态特性分析 指分析： 数据的类型（字符型、数据型、日期型等） 数据的长度（位数、小数位数） 取值范围（最大值、最小值） 发生的业务量（如每天发生几笔）。 2. 数据的动态特性分析 数据的动态特性分析将数据的属性分为： 固定值属性 固定个体变动属性 随机变动属性,二、数据属性分析 -3 按动态特性将数据的属性分为以下三类： 固定值属性：固定值属性的数据，其值基本上固定不变，叫做固定值属性数据。例如，工资系统中的职工姓名和应得工资等。 固定个体变动属性：这类数据项，对总体来

23、说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。例如，工资系统中，电费扣款一项，被扣款人员变动不大，但每人所扣电费则每月都在变化。 随机变动属性：这种数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的。例如工资系统中的病事假扣款。,三、确定新系统的数据处理方式 系统的数据处理方式有： 1. 成批处理方式按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。例如：订货系统将一天内收到的订货单在计算机处理之前集中起来，并作一定的汇总工作，然后加以处理。适用场合：固定周期的数据处理需要大量的来自不同方面的数据的综合处理需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理没有通讯设备而无法采用联机实时处理的

24、情况。,2. 联机实时处理方式 特点是面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即刻做出回答，将处理结果直接传给用户。 适用场合：需要反应迅速的数据处理负荷易产生波动的数据处理数据收集费用较高的数据处理,7. 研究和确定管理模型,在系统分析中，可以根据业务和数据流程的分析结果，针对每个管理过程信息处理特点，找出相应的管理模型，使管理信息系统更充分运用现代管理科学的成果。管理模型的种类有：综合计划模型生产计划管理模型库存管理模型财务成本管理模型 统计分析与预测模型等,8. 提出新系统的逻辑方案,逻辑方案是系统分析阶段的最终成果，是新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法，是今后进行系统设计和实施的依据。逻辑方案的内容新系统的业务流程新系统的数据流程新系统的逻辑结构 新系统中数据资源的分布新系统中的管理模型,小结,