公司会议管理标准制度.doc

1、- 1 - XXXXXX 有限公司企业标准 会议管理标准（ A 版） QG/DJ03.02 为了规范各类管理会议的召开，提高会议的有效性，确保企业管理正常运行，特订本管理标准。 1. 范围 本标准规定了各类会议召开的管理职责，会议的种类、内容、参加会议的部门和人员等。 本标准适用于 XXXXXX 有限公司。 2. 引用标准 QG/DJ0X.0X 行政文书管理标准 QG/DJ0X.0X 绩效考核管理标准 2. 管理职责 2.1 企管部门是会议召开的监督管理部门，负责： 2.1.1 监督各类会议如期召开。 2.2 各类会议的组织部门及主持人负责： 2.2.1 做好会前、会中、会后工作，确保会议质量

2、； 2.2.2 维护会议纪律并进行会议纪律考核。 3. 管理内容与要求 3.1 会议的种类 3.1.1 根据会议的组织者、主持人、参会人员、会议主题等不同分为： 股东会、董事会、 公司级会议、部门级会议、临时性会议、其它会议 （管理委员会级会议） 。 3.1.2 公司、部门级会议的召开要求 见附录 A“公司日常会议有关情况一览表”。 3.2 公司级会议 3.2.1 会前的准备工作 3.2.1.1 会议组织部门 a. 会前应作好调查，准备好会议研讨目的、议题、议程、主持人、会议记录人及记录方式的要求（手工速记、录音、录像等）、参加人员、列席人员及主要文件和资料的确定，报主管领导审核； b. 确定

3、会务组成员，召开会前会，做好预算及会务安排，通过对会议场所环境的考察（交通路况、噪音干扰、食宿容量质量、会议服务质量、会议设备提供能力、安全保密性等）确定会议地点，同时做好会场布置、会议设备 调试、车辆、食宿等安排。 c. 根据会议参加人员名单，至少提前三天发出会议通知，并逐一与参加人员电话确认，对涉及要做出重要决议的会议通知应附回执（股东会、董事会等法定会议按公司法及公司章程规定操作）；遇紧急情况可当天临时通知，会议通知需写明会议目的、时间、地点、主持人、记录人及记录要求（手工速记、录音、录像等）、参加人员、列席人员（若有）、议题、议程及会议其它要求，会议通知的格式参照行政文书管理标准。 d

4、. 原则上会议前一天做好会议的接待工作，安排好参会人员的住宿、用餐，特殊情况也必须在会议当天上午 安排妥当。 3.2.1.2 会议前，主持人应先作好充分准备； - 2 - 3.2.1.3 其他参加部门 a. 须密切配合会议组织部门的相关准备工作。 b. 应根据会议通知内容，提前作好会议准备； 3.2.2 会上应作好的工作 3.2.2.1 会议主持人 a. 会议应准时召开并讲明会议的目的和议题； b. 主持人应鼓励与会者发言热情，发扬民主、虚心听取不同意见； c. 应控制会议节奏及议项与会议主题的关联性，维护会议秩序。 d. 根据会议进行情况可临时增减会议议题 3.2.2.2 会议记录人 a.

5、会议开始前十分 钟会议记录人须作好会议签到及相关文件和资料发放，见 DJ03.02 表 1“会议签到表”； b. 按会议通知要求的方式（手工速记或器械录音 /像，或二者结合）作好会议记录，准确无误的记录会议讨论内容。 c. 凡形成决议的事项应在会议当场明确责任部门（人）和完成日期。 d. 会议记录人在未记清时，可向主持人举手要求再次确定内容。 3.2.2.3 参加会议人员应积极发言，参与讨论； 3.2.2.4 对于大型、重要会议会务组应至少保证一人在会场，根据会议情况随时为会议提供服务（督促服务人员的服务工作、复印相关资料、收发传 真或电子邮件等）； 3.2.3 会后应作好的工作 3.2.3.

6、1 会议主持人会后对会议记录进行审核并签发，同时督促会议组织部门会议记录的发放、会议资料整理归档工作。 3.2.3.2 会议记录人会后次工作日整理好会议记录（会议记录必须打印，不得手写）送交会议主持人审核，同时将签发后的会议记录送交文秘人员发送到相关单位、部门、人员。会议记录的打印的格式见行政文书管理标准。 3.2.3.2 会议组织部门 a. 会后 3 个工作日内做好文件整理归档，包括会议记录及会议记录手稿音像品、签到表、会议通知及其附件、发言稿 、会上印发的其它资料； b. 按形成决议的事项和完成日期，检查和跟踪会议决议事项的实施情况，协调相关事项，及时向相关领导汇报，对未能保质、保量、按时

7、完成此项工作的无特殊情况未提前申明的会议决议执行部门提出考核意见，填制 DG02.05 表 2“会议决议实施情况检查表”，经主管经理批准后执行负激励，每次负激励当月工资 1 3 级，决议未明确责任人的负激励其部门主管； c. 对未认真贯彻执行会议决议且无相关改善措施的部门、人员，应立即提出批评和考核意见，填制 DG02.05 表 2“会议决议实施情况检查表”，经主管领导核准后， 负激励部门当月工资1 3 级，决议未明确责任人的负激励其部门主管，对重大失误造成经济损失的按绩效考核管理标准中重大工作质量问题条款考核。 3.2.3.3 会议参加人 a. 会后应认真执行会议决议，接受检查与考核； b.

8、 会议决议无法按期完成时，必须提前二天向主管领导和会议组织部门通报；并采取相关措施。 - 3 - 3.3 部门级会议 3.3.1 各部门应按 附录 A“公司日常会议有关情况一览表”要求召开部门级会议，分析、总结部门日常工作、管理情况，并记录会议纪要和工作计划布置，报送主管领导。 3.3.2 部门级会议的召集者（主持人）为该部门主管，必要时可指定部门专人做会议纪要。 3.3.3 部门主管应按部门会议纪要要求检查、跟踪会议决议事项的落实情况，并对决议事项 责任人 进行考核。 3.3.4 部门级会议的其它要求可参照公司级会议相关要求实施。 3.4 临时性会议 3.4.1 各部门在日常工作管理中需要和

9、相关多个部门协调时，可组织召开临时性会议，协调解决相关管理事项，必要时应做出会议决议供检查、监督。 3.4.3 临时性会议决议执行情况的监督、检查、考核由组织部门负责。 3.4.4 临时性会议的其它要求可参照 公司级会议相关要求实施。 3.5 会议纪律 3.5.1 严守会议召开时间，不迟到（迟到每分钟负激励 10 元） ； 3.5.2 应关闭通讯工具或调整到振动状态（未执行此项而影响会议进行者每次负激励 50元）。 3.5.3 不可随意走动，有急事离开须经主持人同意（未经同意擅自早退每分钟负激励 10 元）。 3.5.4 在会议进行中，不私下开“小会”（开“小会”影响会议进行者每次负激励 50

10、 元）。 3.5.5 特殊情况无法参加会议时，应在会议召开前向主持人请假， 需要时应派代表参加会 议，汇报工作情况和会后转 达会议精神、会议要求。未请假者每次负激励 100 元、未按要求 派代表参加会议者每次负激励 20 元。 4. 检查与考核 4.1 本标准由企管部门负责组织各有关部门实施。 4.2 本标准的实施，由总经理负责组织企管部门检查与考核。 附录： 附录 A 公司日常会议有关情况一览表 DG03.02 表 1 会议签到表 DG03.02 表 1 会议决议实施情况检查表 本标准由企管部门归口管理并解释 本标准起草人： 本标准审定人： 本标准批准人：- 4 - 会 议 签 到 表 会议

11、名称： 开会时间： 年 月 日 DJ03.02 表 1 单位（部门） 姓 名 签 到 备 注 单位（部门） 姓 名 签 到 备 注 - 5 - 附录 A 公司日常会议有关情况一览 会议名称 召开日期 组织部门 主持人 参 加 人 员 地 点 会 议 目 的 备 注 董事会 每季度末月 董事会秘 书办 董事长 董事会成员 会议室 完善董事会工作、研讨 公司发展大政方针。 薪酬与考核委员会会议 每季度 初 薪酬与考核委员会 委员会主任 薪酬与考核委员会全体成员 会议室 讨论本年度 薪酬管理问题，讨论下年度薪酬方案等及各期干部考核情况。 危机管理委员会会议 每季第二个月 危机管理委员会 委员会主任

12、危机管理委员会全体成员 会议室 讨论委员会工作开展情况，总结经验，发现问题，布置任务。 公司企管办 /企管部门主任、法务人员列席，涉及财务、资本、税务等方面的危机时财务人员列席。 企业文化推广委员会会议 每年 3 月、 9 月各一次 企业文化推广委员会 委员会主任 企业文化推广委员会全体成员 会议室 讨论委员会工作开展情况，总结经验，发现问题，布置任务。 公司企管办 /企管部门主任、企划主管列席 公司例会 每月 5 日晚 总经理室 总经理 部级以上干部 会议室 总结月度工作，安排下月任务。 会议记要应报公司董事会 质量例会 会议记要应报公司董事会 销售例会 会议记要应报公司董事会 部门例会 每月末 各部门 主管部长 部门全体人员 自定 部门工作检查、安排及总结 临时会议 临时需召开的会议，其相关事项见临时会议通知 - 6 - 会议决议实施情况检查表 会议主题： 会议时间： DG10-15 表 3 序号 决 议 内 容 完 成 情 况 担 当 人 考 核 第二次完成 时 间 备 注 批准： 填表： 日期：