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1、2008.7,1,图书馆自动化集成系统,Integrated Library Automation System 深圳市科图自动化新技术应用公司 HTTP:/,2008.7,2,ilasII培训班系统讲座 连续出版物管理子系统,连续出版物是一种特殊的文献类型，在业务处理上与文献有类同之处，也有其自身的特点，一般与普通文献分开处理。下面就其特殊之处分 “ 简明要点；期刊主要流程；主要数据库；管理初始化及主要功能操作；注意事项” 五个方面演讲： 一. 简明要点 编 目：一次性录入，永远利用；有新增或变化时再新录入数据，注重沿革变化，注重检索和附注说明，注意连接字段的正确著录： 例：421、422

2、补编、赠刊与正编、正刊的连接 423 合订、合刊,2008.7,3,430、440 继承、替代 (先前款目、后继款目) 著录1：2001_a读者 (新刊名) 430_012001 a读者文摘 (原刊名) 著录2：2001_a读者文摘 (原刊名) 440_012001_a读者 (新刊名) 436、447、437、446、441、443 合并、改出 434、435、444、445 吸收、并入 448 改回 451 其它版本,2008.7,4,订购: 以续订为主，年年做订购, 有总的情况和缺省。 突出收藏的连续性，在订购时要能表现出新订，续订，停订的不同情况。正确理解新订、停订、漏订; 征订、报订、

3、荐购的含义。记到: 以记到方式进行验收，既能反映期刊的详细到馆卷期, 又便于日后的催缺、装订与入藏。系统自动根据出版频率提供不同的记到格式。如按日，按卷期等记到。 按日记到, 即对日刊(报纸的验收); 或按卷期的记到, 每个卷期对应一个验收记录。 理解普通记到、光笔记到、二次记到的含义, 此外, 还有批记到、合并记到、增加插入记到格、删除记到格等用于增刊或合并刊的记到的含义。,2008.7,5,催缺: 按设置条件催缺, 必须作订购且在出版周期后，一年内一期都未曾送到的也可催，(但必须选上 “只催未到期刊”）。理解二次催询，催询标志的含义。装订：期刊实效性较强、使用率高，往往使用一段时间后需要装

4、订，按另外一种方式管理。期刊的装订一般依照记到进行。 期刊一般分现刊、过刊，现刊单独管理、单独流通，过刊与普通图书一样管理和流通。 期刊的特点是连续、订购、记到、装订、入藏等业务往往是针对固定刊种循环往复进行，因而浏览方式成为期刊的主要检索方式。 系统提供自动装订和手工装订两种方式，按装订的 “设置”进行自动装订或按实际情况手工装订。,2008.7,6,工作集: 数据出版周期相同的集合，便于快捷处理业务。一般先在系统维护的 “工作集 维护” 中先圈定一批数据作为一个或若干个工作集，以后在进行订购和记到、装订时调出使用，也可在订购或记到时边操作边建工作集，不过后者得完成一个工作周期才能完整。回溯

5、建库: 用系统提供的专用屏幕直接回溯到期刊书目库和中央馆藏库；另一方式是利用装订验收后再将回溯的馆藏交送到中央馆藏库，后者能在期刊的装订验收屏中留下完整的馆藏信息便于日后查询。目次管理: 通过建立与期刊书目相关连的篇目记录，进一步揭示其篇章内容及主题概念等，是书目的进一步细化和展开。便于读者网上检索。,2008.7,7,二. 主要流程:,连续出版物管理包括征订目录管理、订购编目、现刊管理、过刊管理、辅助库管理、期刊统计、数据接口、目次管理、系统维护等九个模块。连续出版物管理主要工作流程如下：,2008.7,8,三. 连续出版物主要数据库：,征订书目库：需要进行征订订购处理的必须首先将征订书目接

6、入或录入本库。报订库：用于记载网上报订信息，进行集中订购。订购库：专门记载期刊订购信息，包括新订、续订、停订等记录。记到库：专门记载期刊记到规则、到馆卷期份数等，是装订数据的来源之一。装订库：专门记载期刊装订信息，用于装订处理和装订验收。书次号库：用于自动分配种次号或类似区分号。拼音库：用于中文书目的自动加拼音。机构库：采访过程中必然要与发行机构打交道，有关发行机构的详细信息需要存储到专门的 数据库中。有时采访工作也可能直接面向出版社，出版社的详细信息也可存入机构库。订购财经库：专门用于记载订购财经流水帐，并进行财经结算。中央馆藏库：系统最为重要的数据库，除馆藏信息外，还有书目连接、流通信息、

7、典藏信息、读者连接等。规范库：规范数据是编目的辅助数据，具备对一个名称（题名、责任者、主题）的详细说明、相关名称的说明，专门用于规范处理。规范记录采取MARC结构，规范控制号是书目记录是否作过规范处理的重要标志。停用词库：用于切分关键词。关键词库：用于切分关键词。统计库：用于统计和存储统计结果。,2008.7,9,读者库：用于读者网上荐购和荐购情况查询。目次库：用于进行期刊目次开发。主要关系图示：,2008.7,10,四. 期刊管理的初始化及主要功能操作中注意事项：,系统管理员操作员管理：(订户，操作权限分配等。) 期刊分系统参数设置：(包括著录格式, 种次号分配方式, 拼音追加方式, 装订记

8、录是否直接入藏等。) 设置通用业务参数：条码分区参数，书目控制号分区参数等: 注意操作中 “设置” 用的是工作区号！ 书次号库维护: 期刊系统维护中提供 “书次号库维护”功能，可直接在期刊数据库中“抽取”书次号直接生成书次号库；也可接收或输出书次号库。,2008.7,11,征订目录管理,主要用于接收出版发行者提供的征订书目，(与采编征订目录操作同),2008.7,12,期刊编目,2008.7,13,由于连续出版物一次编目完成，一般不需再处理，所以分编处理一般只有新刊、改名、停刊等情况发生变化时才可能进行分编处理。为方便用户，ILAS II 2.0在订购、记到、装订、入藏等关键业务中均可进行一般

9、性编目，包括更改一些变化了的事项。分编处理是一个独立而全面的功能。屏幕说明 分编处理按照连续出版物的特性，设置了左右两个书目数据列表和详细书目数据，(左屏为连续出版物期刊库，右屏为连续出版物外部库。)并可显示订购列表、记到列表（总表）、装订列表、馆藏列表。,期刊编目处理,操作中注意“设置”好参数，然后再进行数据检索, 如无命中记录再作著录。与中文书区别主要在于 011(ISSN)，091(统一书刊号），092(订购号)，207(卷期号), 326(出版周期)，4(款目连接), 997(刊类型)等字段的著录。,2008.7,14,期刊联机编目(ilas-Z39.50或CALIS-Z39.50）,

10、网上数据库模式的操作流程与采编同设置 从地址簿中选择上连接点 连接 选择检索途径 检索 上载/下载,查询只是显示编目中心允许显示的部分，下载将展现MARC全记录，同时下载中心会有记录。,“上载”、“馆藏”、“意见”，详见中心的有关规则。,2008.7,15,订购管理,2008.7,16,订购: 可分为征订、报订、新订、续订、等。 先设置好各种参数(订购年、订户、订购批标识、缺省分配等)。 针对一期征订目录进行订购，所订的数据直接连入书目库； 针对书目库的数据直接订购或复制外部库的数据到书目库后进行订购，都必须先进行检索，检索不到则要先分编著录后才能进行订购。做过订购的数据下一年订购便是续订;只

11、有做过停订处理才能准确输出漏订单;可利用“工作集” 进行批续订。输出: 订购单、 停订单、 漏订单等。,订购管理,2008.7,17,期刊输出,期刊输出以表格式、定位式、混合式的形式, 可自行设计输出的内容, 包括清单、统计表、卡片、书标、期刊登记簿等等。视工作情况选择输出。,格式设计,数据选择,数据提取,打印输出,2008.7,18,例：输出期刊订购清单,2008.7,19,例：设计输出订购单,2008.7,20,期刊统计,期刊统计是按照给定的检索条件，从数据库中将符合条件的信息以表格形式输出。,格式设计,2008.7,21,例：期刊订购分配统计,2008.7,22,注意: 格式设置直接影响

12、统计,格式设计中, “统计字段”选择后, 请注意先点一下“字段属性”中的“置缺省值”，一般能从系统中的参数调出，无缺省的再手工设置。,2008.7,23,例：期刊分类统计表,2008.7,24,输出卡片/ 输出书标(操作与采编同)输出期刊登记簿(类似采访的个别登记帐)/输出馆藏目录,2008.7,25,期刊记到,2008.7,26,期刊记到,现刊到馆采取记到方式验收，它揭示了期刊的详细到馆信息，便于查询、催缺、装订与入藏。记到主要采用展开式全屏记到，一种期刊的某一年记到全部记在记到屏上，供用户编辑修改。如果不删除，每年的记到都可保存。记到方式：按出版周期选择记到方式，除一般日报采用按日期记到外

13、、按卷期记到最全面。此外按星期记到则要先设置应到日期。期刊的“卷，期”指什么？一般是一年为一卷，月刊一卷有12期，以此类推，双月刊就是一年6期，通常期刊记的是总的期数例：有的期刊中写到：2001年第6期，第19卷（总第110期）国内刊物一般是每年一卷，每卷分几期（如季刊，就有4期）。“总XXX期“是从第一卷第一期为”总第1期“开始计算，不计卷的结果。2001年第6期，第19卷（总第110期）：2001年是该刊物第19卷了。订购记到: 根据订购信息进行的记到 。直接记到: 直接购买刊或赠送交换刊等的记到，不泄及订购。二次记到: 下级馆再作的记到。与初次记到及馆藏无关，一般可省列。,2008.7,

14、27,光笔记到: 将光笔设置成能读普通条码+附加条码的模式, 也就是说, 最后读出的应是期刊上印刷的条码下面的数字+附加码如:977100001190103(共15位，后面两位是期号)记到应按实际情况进行，详细反映所记到的期、（总期）卷、册数、到馆日、记到状态（到齐与否或有停刊、催迟出版非正常情况等）、记到分配 、价格等。如有特殊，可在“备注”中用文字加以说明。一种刊的第一次记到必须用 “详细记到” ，以后可多选若干记到格进行 快速“记到”。记到 “册数”只能用数字型，期数可用数据型对于增刊或合并刊的记到，一般可采用增加（或删除）记到格方式。情况较简单的只在详细记到中加以说明并记到“*+增刊”

15、或“*与*”合刊等说明。,2008.7,28,现刊交接查询,用于记到刊与馆藏地点的入藏确认，双击左屏数据直接交接到右屏。可保存，点”历史“可查以前保存的文件。一次交接未完可从“历史”调出后继续交接。,2008.7,29,催询处理,系统提供“列表式”和“混合式”两种催询方式，后者订购时必须有发行者信息才行。正确使用各种限定和理解处理“加催询标志, 二次催询” 的意义。,2008.7,30,装订处理,2008.7,31,装订处理,装订处理是针对记到进行的特殊数据处理。装订的方式有两种： 自动装订：一般用于到刊比较整齐的装订。操作时先设置好一组参数（如订户；按年、按册等；装订批号；价格、条码区号），

16、再选 “自动装订”，系统会根据参数提取原记到信息要求确认后作装订处理（即将提取的信息存入 “装订列表” 框）最后作存盘处理。 手工装订：随意选择后从左屏直接拉动至 “装订列表”框。装订的基本操作：“设置”检索数据填写参数装订,2008.7,32,装订验收处理,2008.7,33,装订验收处理,装订验收处理既可对装订记录进行验收，同时也可对没有订购、记到的期刊进行验收，如用于回溯建库。,装订验收直接入藏：如期刊分系统中设置了装订验收直接入藏，则系统在验收存盘后便由“装订”状态变为“交送”状态，表明数据已交送到中央馆藏库。否则仍为 “验收” 状态，必须通过 “批交送” 功能才能将馆藏信息送到中央馆

17、藏库。 装订验收中的 “馆藏地点、流通类型、价格、卷期、条码、文献来源” 等一定要准确著录。,2008.7,34,装订批交送,2008.7,35,期刊批交送,交送已验收的期刊。用于在连续出版物分系统设置中未选中装订验收直接入藏时统一将已装订验收的馆藏记录交送到中央馆藏库供流通及网上检索。注意1.“设置” 中，如果选择 “交送后删除装订数据”，则装订数据不再保存，慎重！2. 如果 选择“允许直接交送未验收的装订记录” ，被交送的数据是否完整准确？慎重！3.如果选择 ”强制使用以下缺省参数” ，则原有已验收过的所设参数全部改为缺省参数，慎重再三！正确选择交送检索途径，以免误送。,2008.7,36

18、,目次管理,2008.7,37,目次管理,目次管理是对某一种已存在的期刊书目信息进行具体内容的细化和揭示。屏幕上的检索途径和具体操作将根据检索方式的不同而不同。检索方式为书目：检索途径为期刊的书目索引。可给某种期刊增加新年卷、新期；给某一期增加新的篇目信息；以及对篇目信息进行进行维护。检索方式为篇目：检索途径为期刊的篇目索引。可对篇目信息进行增、删、改。根据期刊的目次库（sercontent)结构及模板文件(sercontent-Input.txt)格式著录数据，建立目次库。操作一般流程：设置检出书目/篇目新增/删/改（新年卷、新篇目）。此外，在这里也可以接收目次页(文本)或摘要(文本)。,2

19、008.7,38,工作集维护,2008.7,39,工作集维护,工作集是用于书目检索的一种特殊概念，工作人员可以利用此模块事先圈定一些书目作为一个集合即“工作集” ，以备在进行订购、记到、装订处理时将工作集的所有书目记录显示出来，通过浏览查找确定要处理的数据，以减少录入检索条件的时间。工作集不应设置过大，一般按出版周期、分类号等设定，如社科+日刊作为一个工作集，每天记到时可直接调出依次记到。新增工作集：,1选“新增”，在工作集列表中即产生一标识新工作集 (文件存于lib目录下)；2检索数据，在记录列表中，将想加入工作集的左屏选中记录双击即将当前的记录加入右屏新工作集后存盘即可。,2008.7,4

20、0,1. 期刊增加著录前一定要先查重，如果原已有书目且带有订购或记到信息，再次增加录入书目数据时，处理不好会将原有书目信息覆盖而查不到原来的订购或记到信息, 因为订购和记到都是必须先著录书目的。 2. 期刊的书目一旦带有馆藏就不能再删除；作书目数据合并时也应相当准确！一般是只复制一些字段补充完整即可, 不要轻易删除书目, 否则很麻烦。 3. 打印卡片(旧)报非法操作原因：客户端没安装win98+office97, 而且里面的access控件一定要完全安装；卡片格式设置不准确(如底版尺寸大于打印机自定义纸张的尺寸)；卡片参数设置也要准确。 4. 期刊无自动追加ISSN “”的功能，要录入；期刊追

21、加拼音的方式要在分系统中先设置；期刊的目次库未区分中西文；期刊的110字段编辑模板文件SCNfixed.mdl可修改(存于screen目录下)；打印期刊登记簿要输出过刊的总价格即装订后的总价BNDq字段(参见系统管理员手册)。,五、注意事项,2008.7,41,5.输出订购单：如果在订购设置中有标识或在附注中有注明为“核心刊”也可输出。 6.期刊数据库分库后，原数据可用“数据接口输出MARC数据处理”分别输出各文种期刊数据后分别接入各库。只需加上限制字段：如997a或997c等，或用控制号限制也行。 7.期刊部份馆藏地点批修改时，可用“定长库批处理”或“重新入藏”功能。 8.期刊的订购批号(订

22、购批标识ACQh)可以在清单中输出，但不能作检索键值，因期刊的订购批相应较集中。未能为其建索引，如确需要可修改相应的模式文件后重组。做时一定要备份，慎重！ 9.二次记到一般是下级馆的记到，用现刊交接查询也行。,2008.7,42,10. 网上图书馆中的新书通报含书和刊。所以，在新书通报的命名上最好能有所体现，方便读者查询。 11. 工作集中的数据可增可删，最好在系统中先设置。记到时也可边记到边追加，但订购则不行。 12. 期刊的馆藏清单在“典藏管理 馆藏输出文献单” 中输出，注意必须是已“交送”的数据。如果只处于 “装订”或“验收”状态则不行。 13. 现刊流通可用扫描条形码 (商品码+附加码，期刊上印刷的条形码下面的数字) 方式进行，但记到时，如用光笔记到，则扫入的条形码在期刊书目检索时，不能作为检索键值。系统只为011著录字段即印刷的条形码上面的“ISSN”建索引。两者不同。 14. 订购时，可根据期刊著录中的011d价格字段及326a出版周期字段自动调整订购的价格：先点 “设置” 书目中价格字段011d为何价（如季价、年价等），并确认出版周期326a字段，订购时系统自动调整。 (当然，这些字段如果没著录，设置的参数也不起作用。) 谢谢各位！,