档案数字化及电子卷宗随案.DOC

1、 档案数字化及电子卷宗随案 生成服务项目 招 标 文 件 招标编号： GZSWSD18FG2034 广州顺为招标采购有限公司 2018年 06月 温馨提示 一、 如无另行说明，投标 /报价文件递交时间为投标 /报价文件 递交截止时间之前 30 分钟 内。 二、 为避免因迟到而失去投标 /报价资格，请 适当提前到达 。 三、 投标 /报价供应商请 注意区分 标书款账号、投标保证金及中标 /成交服务费 收款帐号 的区别，务必将保证金按采购文件的要求存入指定的 保证金专用账户 ，中标 /成交服务费存入中标 /成交通知书中指定的 服务费账户 。切勿将款项转错 账户，以免影响保证金退还的速度。 四、 投

2、标 /报价文件应按顺序 编制页码 。 五、 请仔细检查投标 /报价文件是否已按采购文件要求 盖章、签名、签署日期 。 六、 请正确填写报价表格。 七、 如投标 /报价产品属于许可证管理范围内的，须提交相应的许可证复印件。 八、 若项目允许，以联合体形式投标 /报价的，请提交联合体共同投标协议书。 九、 投标 /报价供应商为中型、小型、微型企业的，请提交中小企业声明函。 十、 为了提高政府采购效率，节约社会交易成本与时间，希望购买了采购文件而决定不参加本次投标 /报价的供应商，在投标 /报价文件递交截止时间的 3 日前 ，按投 标 /报价邀请函中的联系方式，以书面形式告知采购代理机构。对您的支持

3、与配合，谨此致谢。 十一、 投标 /报价人如需对项目提出询问或质疑，在法定质疑期内以书面形式（加盖单位公章的原件和必要的证明材料，其它形式无效）向采购代理机构提出质疑。 十二、 建议双面打印和复印。 十三、 根据广东省政府采购网的要求，投标人参加广东省政府采购活动须在广东省政府采购网（ http:/）进行注册登记，否则由此造成的后果由投标人自行承担。 （本提示内容非采购文件的组成部分，仅为善意提醒。如有不一致，以采购文件为准） 目 录 第一部分 :投标邀请函 1 -3 第二部分 :采购项目内容 4 -21 第三部分 :投标人须知 2 2-39 第四部分 :合同书格式 40 -43 第五部分 :

4、投标文件格式 4 4-70 档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 GZSWSD18FG2034 广州顺为招标采购有限公司 1 第一部分 投 标 邀 请 函档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 GZSWSD18FG2034 广州顺为招标采购有限公司 2 投 标 邀 请 函 各（潜在）供应商： 广州顺为招标采购有限公司受顺德区人民法院的委托，对 档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目进行公开招标采购， 欢迎符合资格条件 的供应商投标。 一、 招标编号： GZSWSD18FG2034 二、 采购项目名称：档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 三、 采购预算：人民币 4700000元 四、 获取 招标文

5、件方式：现场报名购买或邮购 符合资格的供应商应当在 2018 年 6 月 27 日至 2018 年 7 月 4 日（办公时间内，公休节假日除外），凭企业工商营业执照副本复印件（如非 “三合一 ”或 “五合一 ”证照，同时提供税务登记证副本复印件）、法人代表授权书原件（以上资料均需加盖公章）至佛山市顺德区大良街道云良路 71 号投资大厦 11 楼（广州顺为招标采 购有限公司）购买招标文件，招标文件每套售价 300 元（人民币），售后不退。（ 如需邮寄招标文件，请 递交上述资料及标书款凭证并与工作人员联系。选择邮寄方式需 另付快递手续费用人民币 60.00 元 ， 在任何情况下采购代理机构对邮寄过

6、程中发生的迟交或遗失均不承担责任。 ）采购代理机构只向提供完整报名资料的供应商售卖招标文件。 注：标书款账号信息 户名：广州顺为招标代理有限公司顺德分公司 账号： 757903550810388 开户银行：招商银行佛山分行顺德支行 五、 投标截止时间： 2018年 7月 18日上午 09： 30（注： 2018年 7月 18日上午 09： 30开始受理投标文件） 六、 投标文件送达地点： 佛山市顺德区大良街道云良路 71号投资大厦 11楼 开标室（广州顺为招标采购有限公司） 七、 开标时间： 2018年 7月 18日上午 09： 30（北京时间） 八、 开标地点：山市顺德区大良街道云良路 71

7、号投资大厦 11楼开标室（广州顺为招标采购有限公司） 九、 信息查询（在以下媒体中发布公示及公告） 广东省政府采购网（ http:/） 广州顺为招标采购有限公司网站（ http:/） 十、 采购人、采购监管部门及采购代理机构联系方式 1、采购人联系人：刘先生 地址： 大良凤南路 3 号 电话： 0757-22663719 邮编： 528300 2、采购代理机构联系人：姚先生 档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 GZSWSD18FG2034 广州顺为招标采购有限公司 3 地址 ：佛山市顺德区大良街道云良路 71 号投资大厦 11 楼 电话： 0757-22120222 传真： 0757-223

8、66178 邮箱： 邮编： 528300 广州顺为招标采购有限公司 2018 年 06 月 档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 GZSWSD18FG2034 广州顺为招标采购有限公司 4 第二部分 采 购 项 目 内 容 档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 GZSWSD18FG2034 广州顺为招标采购有限公司 5 注： 1、投标人须对 “采购项目技术要求 ”中的 “ ”项内容逐条响应。带 “ ”项为不可负偏离（劣于）的重要项，若有一项未响应、负偏离或缺漏则视同没有实质性响应招标文件要求，作无效投标处理。 2、投标人须对应招标文件 “采购项目内容技术要求 ”的 其他 内容 （除“”项外）

9、 作出响应，没列出项视同负偏离项，若出现负偏离将影响评分。 3、 “采购项目商务要求 ”中的 “ ”项为实质性商务条款，投标人若有一项指标未响应、负偏离或缺漏，将按无效投标处理。 一、供 应商资格要求 1、必须符合中华人民共和国政府采购法第二十二条的规定； 2、必须是具有独立承担民事责任能力的在中华人民共和国境内注册的法人或其他组织或事业单位； 3、必须具有档案主管部门颁发的 “档案中介服务机构备案登记证书 ”； 4、本项目不接受联合体投标，不得分包、转包； 5、不得有外资背景（无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资或者作为企业股东），投标文件中提供没有外资背景（含港澳台）的书面声明； 6、必

10、须具有公司注册地或经营所在地检察机关出具的投标截止时间前三年内无行贿记录证明（提供由供应商营业执照住 所地人民检察院出具的行贿犯罪档案查询告知函的原件，告知函有效期到期日应在本项目的公告日之后）； 7、报名并获取本项目采购文件的。 二、项目概述 1、预计至 2018 年底，各类档案库存总量约 53 万册，每册分正、副两卷，正副卷合计平均页数以80 页计，总历史案卷大约为 4240 万页；其中： 2017 年归档案卷 5 万多册， 2015 年及之前历年的归档案卷约 38 万册。 2018 年归档案卷数量预计与 2017 年持平（甚至有可能多于），即 2018 年新增案卷页数大约为 400万页（

11、 5 万 80 页 320 万页）。 近 10 年归档案卷 卷内材料均为标准 A4 纸，大部分为 A4 单面材料，部分为 A4 双面材料。 2005年前归档案卷存在 A4 纸与 16 开纸混用情况，更早期的案卷则多为 16 开纸质材料。 为便于表述，本文中会使用 “新增案卷 ”和 “历史案卷 ”两个概念，其含义如下： （ 1） “新增案卷 ”是指在 2018 年度内由采购人属下各归档部门移交给档案室归档的案卷，此类档案包括 2018 年办结并归档案卷、 2017 年或之前年份办结但在 2018 年才归档的案卷；以及 2019 年办结归档的案卷。 档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 GZSWS

12、D18FG2034 广州顺为招标采购有限公司 6 （ 2） “历史案卷 ”是指 2018 年前已经移交档案室归档入库的所有库存档案。 2、档 案数字化处理工作流程： 档案数字化加工工作主要内容包括 :对归档案卷进行接收、检视、拆卷、整理（包含分类、排卷、核对、去杂物、修补、托裱、展平、编制页码）、编目著录、扫描处理（包括图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换）、索引著录、数据录入、挂接、目录整理、数据校验、档案还原、打印卷盒和卷皮、装订、贴封条盖章、装盒、质检、档案归还上架、光盘刻录、数据备份等工序。 档案数字化和上架等工作场所由甲方指定。 3、采购人的 11 个外派业务庭（执行局、大良法

13、庭、容桂法庭、伦教法庭、北滘法庭、陈村法庭、乐从法庭、龙江法 庭、勒流法庭、杏坛法庭、均安法庭）新增诉讼档案由中标人派遣工作人员到外派业务庭进行接收整理，中标人须与 EMS 进行协议合作以完成档案的安全运输工作。 档案运输过程中的安全由中标人负责。 4、电子卷宗随案生成。 根据广东省高级人民法院的综合业务系统中的电子卷宗随案生成功能模块要求，对我院案件纸质资料从立案到结案各阶段及时扫描转成电子文件，并按需要通过 OCR 技术将电子文件识别成可编辑的文件，在案件结案归档阶段，中标人对照要归档的纸质文档，清洗多余的电子文档，补扫描缺漏的纸质文档，确保电子卷宗与纸质文档数量及排序相 符，并配备相应的

14、软硬件。 5、项目参考及依据的标准 （ 1）中华人民共和国档案法； （ 2）档案与文件收集利用条例； （ 3）纸质档案数字化技术规范（ DA/T31-2005）； （ 4）广东省高级人民法院纸质档案数字化技术标准； （ 5）档案著录规则（ DA/T18-1999）； （ 6）电子诉讼档案著录规则； （ 7）档案装裱技术规范（ DA/T25-2000）； （ 8）广东省高级人民法院的档案信息化管理系统及其他相关行业标准的要求。 三、采购项目技术要求 （一）档案数字化工作服务要求 1、档 案数字化工作流程图 档案数字化及电子卷宗随案生成服务项目 GZSWSD18FG2034 广州顺为招标采购有限公

15、司 7 2、档案处理顺序 因受采购项目预算金额的所限，客观上不可能将上述描述的全部档案在本次采购中全部完成。为明确工作目标，确保有序开展相关工作，要求先保障完成当年办结移交归档的案件档案，再从 2017 年往2016 年度及之前年度方向逐年推进。 对 2018 年度的档案：从本次合同签订后开始案卷处理，直至本次合同期限满为止，同时再分一条流水线对 2017 年及以前年份以归档的历史案卷由近支远的顺序进行推进。 3、档案整理工作 （ 1）新增案卷的整理 1）外派业务庭室新增现行案卷的整理：由中标人派遣工作人员到 11 个外派业务庭（执行局、大良法庭、容桂法庭、伦教法庭、北滘法庭、陈村法庭、乐从法

16、庭、龙江法庭、勒流法庭、杏坛法庭、均安法庭）新增诉讼档案材料进行接收并整理，案卷的整理内容为：根据案卷材料顺序依正副卷整理排序（整理排序 内容由采购人负责）、打印页码、填写卷内目录后移交书记员核对并在备考表上签字确认。中标人根据移交目录清单质检、核对后，将外派业务庭的新增案卷进行打印封皮封盒、打印二维码、整理装订好档案后采用 EMS 邮寄。中标方经二次初检后进行数字化处理，数字化处理的相关工作完成后，还须按照档案整理的相关标准，负责完成案卷的装订组卷、打印档案卷盒等余下工序。或者将已接收整理的档案材料直接在业务室进行扫描处理工作。 整理排序：根据法院档案装订规范要求对诉讼档案分正、副卷进行排序核对。（由采购人完成） 打页码：对排列好顺序的文件 应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，对有文字的页面编页