东北财经大学会议管理办法试行.DOC

1、东北财经大学会议管理办法（试行）（2015 年 11 月 4 日印发）第一条 为进一步规范会议管理，树立良好会风，精简会议，提高工作效率，特制定本办法。第二条 本办法所指会议主要包括：学校党员（代表）大会、教职工（代表）大会和工会会员（代表）大会；党委常委会、校长办公会议；各类常设委员会或（领导）工作组会议、中层干部会议、各类专题工作会；学校主办或承办的学术交流或工作会议、各单位（部门）主办或承办的学术交流或工作会议等。第三条 会议组织原则：（一）注重实效原则。与会人员汇报、交流要注意紧扣议题，突出重点，简明扼要，表达清楚，态度明确。（二）精简会议原则。会议数量、会议时间、与会人员应尽量精减。

2、能不开的会议尽量不开，能合并的会议尽量统筹合并，能开小会、短会的不开大会、长会。（三）务求节俭原则。办会要厉行勤俭节约，严格控制会议经费。会议经费的管理参照学校相关财务制度。（四）领导出席原则。根据工作需要，各类专题会、学院（部门）主办或承办的会议，学校领导一般按照“谁分管，谁出席”原则参加。综合性会议由主办单位会同办公室统一协调有关校领导参会。第四条 学校召开党员（代表）大会、教职工（代表）大会和工会（会员）代表大会，应严格按照相应的条例规定进行。会议召开前学校应成立专门的会议筹备领导机构和工作机构，负责会议的筹备和组织工作。会议由筹备组织机构以文件形式通知，大会秘书组负责其他会议组织和会务

3、。第五条 学校党委常委会、校长办公会议一般由学校党政主要领导召集，会议的议题安排、会议组织、会议材料准备等按照中共东北财经大学委员会常务委员会会议议事规则、东北财经大学校长办公会议议事规则执行，学校办公室负责具体的会议组织和会务。第六条 学校各类常设委员会或（领导）工作组会议，由学校分管领导经主要领导同意后，由相应的委员会主任委员或（领导）工作组组长召集，委员会或（领导）工作组下设的办公室所在部门报请分管领导签发会议审批单，并负责具体的会议组织和会务。第七条 学校统一召开的中层干部会议等涉及全校性工作会议，由学校党政主要领导根据工作需要召集，学校办公室报请党政主要领导签发会议审批单，并会同相关

4、部门负责具体的会议组织和会务。第八条 各类专题工作会议由学校分管领导召集，并按照业务归口原则，指定相应的职能部门报请分管领导签发会议审批单并负责具体的会议组织和会务。第九条 学校主办或承办的涉及外单位人员参加的学术交流会或工作交流会，由学校分管领导经主要领导同意后，成立由校级领导担任负责人的会议筹备工作领导机构，并制定会议筹备组织工作方案。根据会议内容由学校办公室会同相关职能部门负责具体的会议组织和会务。会议组织要遵守相关对外或涉外事宜相关管理规定。第十条 各学院（部门）主办或承办的涉及外单位参加的学术交流或工作交流会，须遵守学校相关规定，并提前向（分管）校领导报告，并负责具体的会议组织和会务

5、。会议组织要遵守相关涉外事宜管理规定。第十一条 会议组织单位一般要至少在会议召开前一周填写东北财经大学会议审批表，报请学校领导签发后，报学校办公室统筹安排会议室、接待室。第十二条 会议组织和会务主要包括：发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实、归档会议材料等。第十三条 参加会议的人员应严格遵守以下纪律：（一）严格履行请假制度。因故不能参会的人员，要按照学校相关请假制度请假，并报会议组织单位记录。（二）严格考勤制度。负责会议组织的单位要严格记录应到人数及名单、实到人数及名单和缺席人员名单及理由，并于会后向

6、签发批准该会议的主要校领导汇报并报学校办公室记录。（三）严格遵守会场纪律。对有保密要求的会议，与会人员应严格遵守保密工作的有关规定。除按规定履行职能及授权传达外，不得擅自外传或讨论会议内容。第十四条 本办法由学校办公室负责解释。第十五条 本办法自印发之日起实施。附件：1.东北财经大学会务管理工作细则（试行）2.东北财经大学会议审批表附件 1东北财经大学会务管理工作细则（试行）（2015 年 11 月 4 日印发）为 进 一 步 规 范 会 议 管 理 ， 提 高 办 公 效 率 ， 根 据 东 北 财经 大 学 会 议 管 理 办 法 ， 特 制 定 本 工 作 细 则 。一 、 接 收 会

7、议 指 令各 单 位 、 各 部 门 在 接 到 会 议 指 令 时 ， 确 定 会 议 召 开 的 各 项要 求 ， 如 会 议 名 称 、 主 办 单 位 、 协 办 单 位 、 时 间 、 地 点 、 议 程 、出 席 领 导 、 参 加 人 员 、 列 席 人 员 、 拟 邀 请 人 员 等 。 以 纸 质 或 数字 办 公 形 式 填 写 东 北 财 经 大 学 会 议 审 批 表 。二 、 会 议 审 批根 据 东 北 财 经 大 学 会 议 管 理 办 法 ， 将 东 北 财 经 大学 会 议 审 批 表 报 相 关 校 领 导 审 批 ， 并 报 学 校 办 公 室 秘 书 科

8、记 录 、 备 案 。三 、 会 议 方 案 制 订会 议 批 准 后 ， 会 议 组 织 单 位 要 根 据 接 到 的 会 议 指 令 和 领 导的 有 关 要 求 制 订 会 议 方 案 ， 方 案 主 要 内 容 包 括 但 不 限 于 以 下 方面 ： 详 细 会 议 议 程 、 会 议 文 件 资 料 准 备 、 会 场 布 置 、 安 保 措 施 、环 境 卫 生 、 新 闻 报 道 、 典 型 发 言 、 颁 奖 、 会 议 经 费 预 算 及 其 来源 和 其 它 特 殊 要 求 等 。四 、 会 前 筹 备（ 一 ） 会 议 通 知1.重 要 会 议 应 发 书 面 或 网

9、 上 通 知 ； 若 电 话 通 知 ， 应 拟 定 简明 扼 要 的 通 知 稿 。2.通 知 内 容 应 包 括 会 议 名 称 、 时 间 、 地 点 、 参 加 人 员 、 会议 内 容 、 会 期 注 意 事 项 、 联 系 电 话 和 请 假 方 式 等 。 不 能 参 会 人员 应 按 请 假 相 关 规 定 履 行 请 假 手 续 。3.通 知 范 围 应 按 会 议 要 求 ， 通 知 到 每 位 需 参 会 的 校 领 导 、其 他 参 会 人 员 、 列 席 人 员 及 相 关 单 位 。4.通 知 完 成 后 ， 会 议 组 织 单 位 应 及 时 将 拟 出 席 人

10、数 、 请 假情 况 向 主 管 领 导 汇 报 。（ 二 ） 会 议 文 件 准 备由 会 议 组 织 单 位 负 责 会 议 文 件 准 备 。 对 需 向 会 议 提 交 的 文件 资 料 ， 应 明 确 专 人 负 责 收 集 和 分 发 ， 并 与 会 务 协 办 部 门 做 好协 调 工 作 。 会 议 文 件 主 要 有 ：1.会 议 主 体 文 件 ， 包 括 主 持 辞 、 主 题 报 告 、 专 题 报 告 、 决议 、 领 导 讲 话 等 。2.会 议 程 序 文 件 ， 包 括 议 程 文 件 、 日 程 安 排 、 参 会 名 单 、选 举 程 序 、 表 决 程 序

11、 等 。3.会 议 管 理 文 件 ， 包 括 会 议 须 知 、 保 密 规 定 、 作 息 时 间 等 。（ 三 ） 会 场 布 置会 场 布 置 应 体 现 会 议 的 性 质 和 需 要 ， 烘 托 会 场 气 氛 。1.会 场 装 饰会 场 装 饰 按 照 国 家 对 于 会 议 管 理 的 相 关 规 定 执 行 。2.会 场 座 次 排 列 主 席 台 人 员 座 次 的 排 列 。 会 议 主 席 台 座 次 排 列 顺 序 ， 一般 按 职 务 高 低 排 列 ， 以 主 席 台 座 位 为 准 ， 无 论 人 数 单 、 双 ， 均以 最 高 领 导 为 中 心 ， 依 先

12、 左 后 右 次 序 排 列 。 因 特 殊 情 况 对 座 次有 不 同 安 排 ， 应 及 时 请 示 主 管 领 导 方 可 执 行 。 标 识 座 次 的 方 法 ， 采 用 在 主 席 台 或 会 议 桌 上 摆 放 座 签 、在 与 会 人 员 入 场 券 上 注 明 座 次 等 方 法 。 重 大 会 议 ， 印 制 座 位 图 表 ， 经 有 关 领 导 审 定 后 发 给 代 表和 有 关 人 员 。3.其 他 要 求 会 场 要 考 虑 制 冷 、 取 暖 、 通 风 和 消 毒 等 事 项 。 会 场 桌 椅 摆 放 应 整 齐 划 一 ， 横 成 行 、 竖 成 列 。

13、 铺 有 台 布的 桌 面 应 干 净 整 齐 、 颜 色 统 一 。 座 位 牌 要 统 一 、 规 范 、 醒 目 ， 摆 放 要 整 齐 。 会 场 内 音 响 、 话 筒 、 灯 具 等 应 至 少 提 前 2 小 时 调 试 好 ，会 前 10 分 钟 重 试 ， 确 保 正 常 使 用 。 同 时 准 备 备 用 品 及 备 用 办公 设 备 ， 随 时 应 对 突 发 情 况 。4.特 殊 要 求 对 表 彰 类 会 议 ， 根 据 需 要 安 排 礼 仪 人 员 、 音 乐 等 。 要 求上 述 人 员 着 装 整 齐 ， 守 纪 律 、 听 指 挥 。 对 出 席 重 要 会

14、 议 的 领 导 和 其 他 参 会 人 员 有 着 装 要 求 的 ，应 提 前 通 知 。 涉 密 会 议 ， 应 按 有 关 保 密 规 定 和 通 知 要 求 办 理 。 重 要 会 议 会 场 应 提 醒 与 会 人 员 关 闭 移 动 通 讯 工 具 铃 音 。（ 四 ） 会 议 用 品 准 备提 前 制 定 周 密 方 案 或 者 开 列 用 品 准 备 清 单 ， 将 所 用 物 品 的名 称 和 数 量 详 细 列 出 。 主 要 包 括 ：1.制 作 证 牌 。 包 括 ： 座 位 牌 、 出 席 证 （ 列 席 证 ） 、 工 作 证 、车 辆 通 行 证 、 奖 状 、

15、 证 书 、 文 件 袋 等 。2.印 制 会 务 手 册 。 包 括 ： 议 程 、 日 程 、 参 会 人 员 名 单 、 房号 、 电 话 号 、 就 餐 安 排 、 乘 车 安 排 等 。3.特 殊 会 议 ， 如 召 开 选 举 性 会 议 ， 应 准 备 选 票 、 选 票 箱 、封 条 等 ， 并 准 备 填 写 选 票 用 笔 等 物 品 。（ 五 ） 会 议 车 辆 安 排依 据 国 家 公 务 用 车 相 关 规 定 制 定 车 辆 安 排 方 案 ， 明 确 专 人负 责 提 前 确 定 会 议 所 需 车 辆 ， 会 议 需 要 多 辆 车 时 应 将 车 辆 编 号

16、、排 序 。（ 六 ） 新 闻 报 道 工 作根 据 会 议 需 要 ， 会 议 组 织 单 位 可 向 宣 传 统 战 部 申 请 联 系 新闻 单 位 ， 并 做 好 会 议 新 闻 报 道 准 备 。 会 议 组 织 单 位 应 提 前 拟 定新 闻 通 稿 。（ 七 ） 会 议 经 费 编 制根 据 会 议 需 要 ， 编 制 会 议 经 费 ， 报 有 关 领 导 和 部 门 审 批 。五 、 会 议 报 到会 务 工 作 人 员 应 至 少 提 前 30 分 钟 到 达 会 场 并 做 好 以 下 工作 ：1.会 议 签 到 。 要 求 与 会 人 员 本 人 签 到 。 报 到

17、完 毕 后 ， 应 及时 汇 总 情 况 ， 向 会 议 主 持 人 报 告 。 会 务 工 作 人 员 在 会 前 五 分 钟 ，对 没 有 到 会 人 员 进 行 催 促 。 与 会 人 员 迟 到 十 五 分 钟 以 上 视 为 缺席 。2.发 放 文 件 、 资 料 。 包 括 各 种 会 议 文 件 及 出 席 证 、 列 席 证 、房 证 、 餐 证 等 。3.会 议 报 到 后 需 要 召 开 预 备 会 的 ， 组 织 参 会 人 员 或 参 会 代表 召 开 预 备 会 ， 布 置 会 议 相 关 工 作 。4.会 议 开 始 前 ， 引 导 与 会 人 员 入 座 ， 制

18、止 无 关 人 员 进 入 会场 。5.宣 布 会 议 纪 律 。 开 会 时 要 关 闭 手 机 铃 音 ， 进 入 会 场 不 准吸 烟 ， 不 准 随 意 走 动 、 交 谈 喧 哗 ， 涉 密 的 会 议 强 调 有 关 保 密 纪律 。六 、 会 中 服 务1.会 场 服 务 人 员 应 稳 重 大 方 、 礼 貌 用 语 ， 适 时 搞 好 会 场 服务 。2.会 议 开 始 后 ， 会 务 人 员 应 巡 视 会 场 ， 维 持 会 场 秩 序 ， 发现 不 遵 守 纪 律 的 情 况 ， 及 时 制 止 ， 妥 善 处 理 突 发 情 况 ， 确 保 会议 顺 利 进 行 。3

19、.会 议 期 间 应 安 排 专 人 值 班 ， 搞 好 会 中 服 务 。4.根 据 需 要 ， 会 议 组 织 方 要 安 排 有 关 人 员 做 好 会 议 纪 要 、会 议 简 报 、 讨 论 记 录 和 意 见 汇 总 工 作 。七 、 会 后 工 作1.会 议 结 束 后 ， 应 疏 导 与 会 人 员 离 开 并 检 查 会 场 ， 查 看 有无 遗 留 物 品 、 资 料 ， 清 退 会 议 室 、 客 房 等 。2.收 回 会 议 文 件 。 对 需 要 收 回 的 会 议 文 件 ， 在 会 议 结 束 时及 时 如 数 收 回 。3.会 议 文 件 的 归 档 。 会 议

20、 组 织 方 要 将 形 成 的 所 有 文 件 包 括会 议 方 案 、 通 知 、 报 告 、 简 报 、 记 录 、 签 到 表 等 文 件 进 行 整 理归 档 。 应 由 学 校 存 档 的 资 料 要 分 类 报 送 ， 将 会 议 通 知 、 签 到 表等 报 学 校 办 公 室 秘 书 科 记 录 ， 将 领 导 讲 话 、 会 议 报 告 等 报 学 校办 公 室 综 合 科 记 录 ； 最 终 所 有 会 议 文 字 、 影 像 材 料 汇 总 至 学 校办 公 室 信 息 科 。4.会 议 新 闻 报 道 。 会 议 组 织 单 位 负 责 撰 写 新 闻 稿 件 ， 会

21、 议结 束 后 会 议 组 织 单 位 要 及 时 与 办 公 室 信 息 科 联 系 做 好 校 园 网 新闻 报 道 工 作 ， 如 有 需 要 ， 还 要 与 宣 传 统 战 部 共 同 做 好 新 闻 媒 体报 道 工 作 。5.督 办 落 实 。 会 议 组 织 单 位 要 根 据 会 议 部 署 或 领 导 安 排 督办 落 实 会 议 各 项 工 作 ， 并 将 督 办 情 况 向 有 关 领 导 汇 报 。6.会 议 经 费 结 算 。 根 据 学 校 相 关 会 议 费 用 管 理 规 定 ， 由 会议 组 织 单 位 、 财 务 处 负 责 与 会 议 有 关 服 务 单 位 进 行 经 费 结 算 ；来 访 学 者 劳 务 费 由 会 议 组 织 单 位 会 同 相 关 职 能 部 门 落 实 结 算 。附件 2东北财经大学会议审批表会议名称会议议题及主要议程拟召开时间 拟召开地 点参会人员及人数 是否涉外拟请参会校领导申请部门 签章年 月 日办公室统筹安 排 意 见主管领导批示主要领导批示