苏州XXX档案分类整理方案.DOC

1、苏州市 XXX 档案分类 整理方案为提高档案管理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据归档文件整理规则， 科学技术档案案卷构成的一般要求， 会计档案管理办法， 照片档案管理规范结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：、 分类原则以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。二、全宗内档案门类本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、光盘档

2、案、专门(业务)档案、设备档案、基建档案共 8 大类。三、全宗内各门类档案的分类、编号（一）文书档案1.19492001 年，按保管期限年度 机构(问题)分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。保管期限为：永久（目录号 1）、长期（目录号 2）、短期（目录号 3）。机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。注：机构分类或问题分类选其一，不同时存在。文书档案档号编制方法：全宗号目录号案卷号。例：C80 01 0001 案卷号目录号（永久）全宗号案卷标签采用以下式样：全宗号C80目录号1年 度1949卷 号12.2002-2006 年，采用保管期限年度

3、机构（问题）分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。保管期限为：永久、长期、短期。2007 年开始，保管期限为：永久、30 年、红色为永久保管期限、绿色为长期保管期限 、蓝色为短期保管期，字体是仿宋 4 号。背脊标签粘贴方法：离底边 3 公分处粘贴。10 年机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。文件件号编制为：按照保管期限年度 机构（问题）分别编制流水号。3.归档章的使用：在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或

4、问题、保管期限、馆编件号、总页数（见图）。全宗号 年度 室编件号机构或问题 保管期限 馆编件号 总页数C80 2002 1办公室 永久 15全宗号：C80 是由档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的暂时不填。档案管理软件中可用单位名称的拼音字母代替。 （以下各门类的全宗号填写都按此规定）年度：以位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二二年表示为“2002“，不能简化为“02“ 。室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从“ “开始逐件编号，不同类目不能混合编号。保管期限：归档文件保管期限统一为“永久“、“ 长期（30 年）“ 、“短期（10 年）“标识。在

5、 2006 年前的档案保管期限是永久、长期、短期；2007 年开始根据国家档案局 8 号令保管期限是永久、30 年、10 年。机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；例：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委。按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的“问题” 可以填写原大类代号。馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。4.档案盒盒脊：在盒脊设置的项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起

6、止件号、盒号。全宗号用红色耐久材料盖章，其余用黑色耐久材料盖章，其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写，平时用铅笔填写，脊背上的字体是仿宋 4 号例：(下图)6.卷盒排列方法：以件为单位整理的档案按保管期限年度 机构（问题）顺序排列。（二）会计档案全 宗 号C80年 度2002保 管 期 限永 久机构(问题)办公室124起止件号盒 号按会计档案管理办法规定，以卷为保管单位。采用核算单位年度形式（名称）分类。核算单位按顺序从 1 开始编制流水号，每个核算单位对应一个目录号。如：核算单位有 3 个，核算单

7、位代号 1 为行政会计(目录号 4)，核算 单位代号 2 为党委会计(目录号 5)，核算单位代号 3 为工会会计(目录号 6)。(注：这里的 样本目录号是临时的，各单位要根据你前面的文书档案的目录号确定目录号，核算单位有几个要给几个目录号) 案卷号编制方法：同一核算单位下按照凭证、帐簿、财务报表、其他顺序排列编年度小流水号。会计凭证装盒，财务报告和其他类用硬卷皮装订，会计账薄不另加装具，加贴规定的封面。会计档案档号编制方法：全宗号目录号年度案卷号。例：C80 0420090001 案卷号年度 目录号（行政会计）全宗号标签式样如下：全宗号 全宗号C80C80核算单位代号 核算单位代号11目录号

8、目录号4 4案卷号 案卷号1 15年度 年 度2009 2009凭证号 保管期限1-32永久蓝色标签代表定期保管期限，红色标签代表永久保管期限，全宗号、目录号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹。背脊标签粘贴方法：离底边 2 公分处粘贴。（三）照片档案（目录号 7）按年度(内容) 分类并组成案卷，以张为单位，按拍摄时间先后顺序排列，编写卷内照片小流水号。每一本照片册为一个案卷号，混年度编写案卷大流水号，并编制案卷目录。案卷封面不填写内容，背脊采用标签。四线格标签(或者用文书档案标签) 。保管期限为永久。照片档案档号编制方法：全宗号目录号案卷号。用于报表 用于凭证、帐册例：C80 07 0012案

9、卷号目录号（照片档案）全宗号标签：式样如下。5、声像全宗号C80目录号7年 度2011卷 号12背脊标签粘贴方法：离底边 3 公分处粘贴。照片的整理：C807201112全宗号目录号案卷号年度红色为永久保管期限、字体是仿宋 4 号。背脊标签粘贴方法：离底边3 公分处粘贴。题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由、背景、摄影者六要素尽可能齐全。（四）光盘档案（目录号 8）光盘类档案以张为保管单位，每一张为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按照混年编大流水号。保管期限为永久。档号编制方法：全宗号目录号案卷号。例：C80 08 0012 案卷号目录号（光盘档案） 全宗

10、号标签：有二种式样如下。多可以用。背脊标签粘贴方法：离底边 3 公分处粘贴。全宗号C80目录号8年 度全宗号 C808201112-21 案卷号目录号年度红色为永久保管期限、字体是仿宋 4 号。背脊标签粘贴方法：离底边3 公分处粘贴。2011卷 号12-21（五）实物档案（目录号 9）实物类档案以件为保管单位，每一件为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按混年编大流水号。保管期限为永久档号编制方法：全宗号目录号案卷号。例：C80 09 0002 案卷号目录号（实物档案）本单位全宗号标签：式样如下。标签在实物背面离底边左边(或者右边)3公分处粘贴。(上下左右各单位自已统一)5、声像（六）专门(业务) 档案业务档案分为公交行政许可档案、出租车行政许可档案、C80920112全宗号目录号案卷号年度