福建交通综合行政执法总队.DOC

1、1福 建 省 交 通 综 合 行 政 执 法 总 队机 关 档 案 管 理 相 关 制 度一、档案安全管理制度第一条 为加强福建省交通综合行政执法总队（以下简称“总队” ）档案安全管理工作，杜绝各类 危害档案安全事故发生，确保总队档案资料安全和最大限度地延长档案寿命，根据中华人民共和国档案法和福建省档案安全管理工作规定，结合总队实际，制定本办法。第二条 总队档案安全管理是指总队对室藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，其内容包括：档案安全管理职责、档案实体安全管理、档案信息安全管理和库房安全管理。第三条 档案安全管理工作遵循严格管理、预

2、防为主、防治结合、确保安全的原则。第四条 总队分管领导对档案室的安全管理工作负有总责，办公室主任负责日常安全管理的监督与指导，专职档案员负责总队档案库房的日常安全管理，各处室兼职档案员负责日常文件材料的安全管理。2第五条 加强安全教育，采用多种形式开展教育活动，增强全员档案安全意识，做到档案安全教育经常化、制度化。第六条 建立健全档案安全管理制度，安全管理工作要做到有计划，有检查，有总结。第七条 档案管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查，做好检查记录，发现问题或安全隐患，及时向分管领导汇报，并采取相应的处理措施。第八条 确保总队在各项职能工作活动中形成的具有保存价值的文件材料收

3、集齐全、完整、真实、准确，并及时归档（包括电子版本）。第九条 根据上级档案主管机关的要求，依法将具有长远价值的档案向有关档案馆移交。第十条 建立健全档案归档制度，规范档案提供利用过程中借阅登记和及时归卷的程序，建立档案移进移出登记制，确保档案安全万无一失。第十一条 档案工作人员每年应对库藏档案进行一次清点核对，做到登记台账与档案实体相符。第十二条 每年更换库房箱柜内放置的防霉防虫蛀药片。第十三条 对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制。3第十四条 不同载体材质的档案应分类存放，规范保存，对特殊载体的档案存放，按其特性和要求，使用规范、合理的装

4、具加以保管和保存。第十五条 存放涉密档案信息的载体，应按所存信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理。第十六条 认真执行国家有关档案工作保密制度，制定信息安全管理制度，确保档案信息的安全。第十七条 到期档案经鉴定后，销毁档案载体应确保档案信息无法还原。（一） 销毁纸质介质档案载体，应当用焚毁、化浆、碎纸等方法处理。（二） 销毁磁介质、光盘等档案载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。第十八条 档案库房门窗应具有防火性能，并具备良好的密闭性，以防环境的不利因素对库房的影响。档案库房内应配备适合档案库房使用的灭火设备；消防器材应定期检查，及时更换过期的消防器材。第十九条 档案库房

5、门窗要有防光能力，应安装防紫外线窗帘。4第二十条 库房应安装安全防护监控系统或防盗报警装置，库房门窗应有防盗设施。第二十一条 档案库房内应配置有效的温湿度调节设备，温度应控制在 14-24，相对湿度应控制在 45-65%。存放特殊载体的档案库房应配备空气净化装置或空气过滤设施。第二十二条 库房应配有防虫、霉、鼠、等有害生物的药品，有效控制面积应达到 100%。建立定期虫霉检查制度，适时更换过期防治药品，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延。第二十三条 库房照明应选择无紫外线光源，如使用白炽灯或弱紫外线灯管，如使用日光灯或其他含紫外线光源灯，要采取过滤措施。第二十四条 对违反本规定造成档

6、案丢失、损毁、泄密或其他严重后果的，应当根据有关法律法规的规定，追究相关责任人的责任。二 、 文 件 材 料 分 类 编 号 方 案 、 归 档 范 围与文书档案保管期限规定为了适应新时期总队机关档案管理现代化的需要，完整、准确、系统地收集、整理总队机关全体工作人员在各项工作活5动中形成的各种文件材料，确保归档文件材料的质量，依照福建省交通运输厅关于印发福建省交通综合行政执法总队主要职责内设机构和人员编制规定的通知（闽交人201151 号） 以及国家档案局第 8 号令颁布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定、 文书档案保管期限表和福建省交通综合行政执法总队机关档案管理办法（闽交执法办2

7、015 14 号）等规范，并参照福建省交通运输厅机关文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限规定（闽交人201115 号），特制定本规定。1、主题内容与适用范围本规定确立了总队机关文件材料分类编号、归档范围、归档要求、分类编号及保管期限的划分及划分原则。本规定适用于总队机关各处室及其工作人员根据本处室职能和本岗位职责，依照本规定对各项工作活动中形成的各种文件材料进行归档、分类编号和确定保管期限。2、术语2.1 机关文件材料：是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。2.2 文件材料归档：是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经过系统整理后交机关档案部门进行保存的过程。凡属

8、机关6归档范围的文件材料，必须按有关规定向机关档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。2.3 文件材料分类编号：是指文件材料在整理工作中按照总队机关确定的分类编号方案进行著录标识的过程。3、分类编号方案3.1 总队机关归档文件整理的分类方案确定为年度-机构-保管期限-件号的方法。即同一年度的归档文件先按总队内设机构依次设置类目，再根据福建省交通综合行政执法总队机关文件材料归档范围与保管期限表的划分原则分类编号，最终形成每一件归档文件的档号。3.2 分类方案及著录标识代号代字确定如下：3.2.1 年度的著录标识代号为四位阿拉伯数字。3.2.2 内设机构著录标识代字为该处室

9、的汉字简称，分设如下：党委、办公室、政治处（人事处略）、监审处、财装处、科技处、政法处、陆路处、水路处、安监处、宣教处。3.2.3 保管期限的著录标识代号为永久、30 年、10 年。3.2.4 件号的著录标识为同一分类方案的归档文件按顺序编阿拉伯数字。3.3 档号的配置（年度-机构- 保管期限- 件号的方法）7举例：2007 年度办公室永久保管的归档文件的档号是：2007办公室永久1件号（1,2）保管期限（永久、30 年、10 年）规范的机构汉字简称年度（ 四 位 阿 伯 数 ）件号顺序（1,2）代表永久保管期限规范的机构汉字简称年度（2007 年度）82007 年度办公室保管 30、10 年

10、的归档文件的档号是：2007办公室3012007办公室101件号顺序（1,2）代表 30 年保管期限规范的机构简称年度（2007 年度）件号顺序（1，2，）代表 10 年保管期限规范的机构简称年度（2007 年度）94、归档要求与保管期限划分原则4.1 归档文件材料必须齐全、完整、准确。4.2 归档文件材料的整理质量必须符合本规定的要求。4.3 归档文件材料必须是完整的原件，由本处室负责人审定后归档。签字、印章等手续应完备。4.4 文件材料归档时，交接双方必须在移交清单上签字、盖章。4.5 总队机关对应归档电子文件的元数据等要进行相应归档。4.6 总队机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、

11、文件处理单的，应于文件正本、定稿一并归档。4.7 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复印件或其他形式的副本归档。4.8 总队机关文件归档范围是：4.8.1 反映总队机关主要职能活动和基本历史面貌的，对总队机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。4.8.2 总队机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。4.8.3 总队机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件10材料，下级机关报送的重要文件材料。4.8.4 其他对本机关工作具有参考价值的文件材料。4.9 总队机关文件材料不归档范围是：4.9.1 上级机关的

12、文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料；任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；供工作参考的抄件等。4.9.2 总队机关文件材料中的重份文件；无参考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信、电话记录；机关内部互相抄送的文件材料；总队机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；有关工作参考的文件材料；4.9.3 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4.9.4 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。4.10 总队机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年、10 年。4.10.1 永久保管的文书档案主要包括：总队机关制定的法规政策性文件材料；总队机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件