金算盘软件操作手册第三章库存管理.doc

1、 第三章 库存管理 67第三章 库存管理库存管理是既重要又繁琐的环节，它是指企业为销售或耗用而储备的各种有形资产，如各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、商品等，库存管理需要反映库存物品的变动、保管等情况，并且核算库存物品的收入、发出、结余数量。第一节 业务流程从总控页面中，单击购销存管理节点中的库存管理，进入库存管理系统。如图 3-1图 3-1在库存管理模块中，由采购模块，销售模块，委托加工模块生成的单据均可在此打开，但只能作部分项目的修改，如数量、单位、日期等，同时作相应的签章确认。其他如自制入库，领用出库等库存单据则可新增，修改，删除。为了实现对库存存货的统一管理，

2、库管员可以使用出库发货功能对已审批通过的出库单据进行批次发货。68 第三章 库存管理存货管理与库存管理的区别是：存货管理中虽然也有入库、入库退货、出库、出库退货、物品调拨等业务，它是由财务人员对物品单价、金额的录入、修改和确认；而库存管理则是库管人员仅对物品的数量录入、修改，和确认。财务人员要对库存单据进行审批、签章，然后才能生成记账凭证。 第二节 自制入库和自制入库退货一、 关于自制入库和自制入库退货的应用1、 何时使用自制入库单和自制入库退货单自制入库是指企业利用原材料自己加工成产成品并验收入库的过程。此时需填制自制入库单以反映该业务，入库时，若不能确定产品的入库成本，可只输入入库数量，月

3、末再通过“入库成本”输入产品的实际入库成本；若产品在入库时已经能够确定入库成本，可直接输入入库数量，再在存货模块的物品入库中输入单价和金额。自制入库退货是指，企业加工生成的产成品在入库前，根据记录单，已填制自制入库单入库，在实际入库时，发现数量不足，或入库后，产成品因为种种原因出现报废，毁损，而无法确认责任时，可填制自制入库退货单反映该业务。若不能确定产品的退货成本，可只输入退货数量，月末通过“入库成本”输入产品的实际退货成本；若产品在退货时已经能够确定退货成本，可直接输入退货数量，再在存货模块中输入单价和金额。但都通过成本计算算出其实际成本。2、 自制入库单和自制入库退货单登记的账册填制自制

4、入库单和自制入库退货单，并经审批后，系统会自动登记产成品账，只是一个为增加，一个为减少。3、 与自制入库单和自制入库退货单相关的功能若自制入库单和自制入库退货单需要进行货品序号管理，在单据可选择货品序号增加或查看。具体操作请参见”系统初始化”。第三章 库存管理 69二、 关于自制入库和自制入库退货的操作1、单击总控中的“入库”，然后在单据头选择自制入库。2、选择单据类型。系统预置了六种单据类型可选，您可以选择需要的自制入库单据类型。3、选择单据模板。系统自动默认为“自制入库”单据模板，您可根据需要选择自己设计的模板。单据的显示及打印格式随模板设计的不同而有所不同。4、填制单据头输入日期、单据号

5、。日期、单据号均由系统自动填入，当然，也可根据需要改动。特别地，单据号可根据分类的需要加前缀（数字或字符）。单据号总长十位，前缀为六位。入库类别：为了进行详细的财务核算（不同的出入库类型对应不同的会计科目），系统允许按照各种出入库类别分别指定会计科目。单击“入库类型”的下拉按钮，选择新增，进入以下窗口：如图 3-2图 3-2在单据类型中，可以选择自制入库、其他入库、领用出库、其他出库等，然后确定出入类别编码、名称及生成凭证时对应的会计科目。该栏目若不输入，则系统不允许生成记账凭证。根据需要选择部门及业务员，业务员信息是在职员设置中具有“库存管理”业务范围的职员。这些信息是可以动态增加的。5、填

6、制单据体选择物品劳务、计量单位。对于新物品劳务和计量单位可进行动态增加。在库存管理模块中只输入入库数量，换算率默认物品劳务中所输的换算率，可修改，辅助数量根据数量和换算率进行换算。输入入库数量后，你可在存货模块中的自制入库输入单价，金额，或根据入库成本确定自制入库物品的成本。70 第三章 库存管理选择货位，即入库产品的存放地点，必须输入，系统由此生成有关货位情况的账表。新增的货位可进行动态增加。输入备注信息，对该张自制入库单进行说明或详细注释。在生成凭证时，备注栏的信息可作为摘要内容。如库管在此处确认无误，可点击”申请审批”，进行单据的审批申请。审批后的单据不能再进行任何修改。关于货品序号，请

7、参阅第三章“常见操作”中的相关说明。6、单击“确认”按钮，存盘并退出自制入库单。“自制入库退货”的基本操作同“自制入库”类似。三、自制入库和自制入库退货的相关操作1、冲销单据若发现单据错误，且错误单据所在会计期间已经结账，可通过冲销单据功能来弥补。单击“冲销单据”按钮，出现冲销单据对话框：如图 3-3图 3-3选择需要冲销的单据后，系统会在当前会计期间自动生成一张所选单据的红字单据，然后，您再录入一张正确的单据即可。2、申请审批当自制入库单或自制入库退货单填制完成，库管员确认无误后，可以申请审批，相关的审批人员可在单据审批中审批。第三章 库存管理 713、货品序号填制自制入库单或自制入库退货单

8、后，为了方便库管员对物品的管理，如相同物品不同型号，不同规格，则可在货品序号中填制。具体操作请参见第四章系统初始化。第三节 其他入库和其他入库退货一、 关于其他入库和其他入库退货的应用1、 何时使用其他入库和其他入库退货单其他入库主要指接受其他单位或个人的捐赠、投资，以及采购溢余等物品入库的情况。满足上述情况的入库业务，可填制其他入库单。其他入库退货主要指已经填制其他入库单的情况下接受的捐赠未实现，投资金额不足，以及其他适用退货的情况，此时可根据业务填制其他入库退货单。2、 其他入库和其他入库退货单登记的账册系统根据其他入库单和其他入库退货单登记库存物品（产成品）账，数量上一个为增加，一个为减

9、少。3、 与其他入库单和其他入库退货单相关的功能若其他入库单和其他入库退货单需要进行货品序号管理，在单据可选择货品序号增加或查看。具体操作请参见第四章系统初始化。二、 关于其他入库和其他入库退货的操作1、单击总控中的购销存管理的库存管理，选择日常业务，双击“入库”。系统默认为采购入库，然后在单据头的下拉框中选择“其他入库”。2、选择单据类型。系统预置了六种单据类型可选，您可以选择需要的其他入库单据类型。72 第三章 库存管理3、选择单位。若为新单位，可在此动态增加。4、选择模板。系统默认为“其他入库”模板，您可根据需要选择自己设计的模板。单据的显示及打印格式随模板设计的不同而有所不同。5、填制

10、单据头选择部门及业务员，业务员信息是在职员设置中具有“库存管理”业务范围的职员。这些信息是可以动态增加的。输入日期、单据号。日期、单据号均由系统自动编制。当然，也可根据需要改动。特别地，单据号可根据分类的需要加前缀（数字或字符）。单据号总长 10 位，前缀为 6 位。选择收发地址。若在单位信息中没有定义收发地址，可在此动态增加。选择入库类别，在入库类别中指定了生成凭证中“库存物品（产成品）”科目的对方科目，且该科目性质必须为“其他”。6、填制单据体选择物品劳务、计量单位。对于新物品劳务和计量单位可进行动态增加。在库存管理模块中只输入入库数量，换算率默认物品劳务中所输的换算率，可修改，辅助数量根

11、据数量和换算率进行换算。输入入库数量后，你可在存货模块中的自制入库输入单价，金额。选择货位，即入库产品的存放地点，该栏目必须输入，系统由此生成有关货位情况的账表。新增的货位可进行动态增加。输入备注信息，对该张其他入库单进行说明或详细注释。在生成凭证时，备注栏的信息可作为摘要内容。如库管在此处确认无误，可点击”申请审批”，进行单据的审批申请。审批后的单据不能再任何修改。关于货品序号，请参阅第三章“常见操作”中的相关说明。7、单击“确认”按钮，存盘并退出其他入库单。第三章 库存管理 73其他入库退货的操作请参考以上的其他入库操作。三、 其他入库和其他入库退货的相关操作1、冲销单据若发现单据错误，且

12、错误单据所在会计期间已经结账，可通过冲销单据功能来弥补。单击“冲销单据”按钮，选择需要冲销的单据后，系统会在当前会计期间自动生成一张所选单据的红字单据，然后，您再录入一张正确的单据即可。2、申请审批当自制入库单或自制入库退货单填制完成，库管员确认无误后，单击右下方的“申请审批”，此时”未审批 ”字样变为” 审批中 ”，相关的审批人员可在单据审批功能中进行审批。但如果事先没有设置审批流程时，“未审批”将直接变为“已审批”，此时无需进行审批。3、货品序号填制自制入库单或自制入库退货单后，为了方便库管员对物品的管理，如相同物品不同型号，不同规格，则可在货品序号中填制。具体操作请参见第四章系统初始化。

13、第四节 领用出库和领用出库退货一、 关于领用出库和领用出库退货的应用1、何时使用领用出库单和领用出库退货单领用出库主要指企业内部的物品或产品的领用，可以是各部门领用原材料自行加工，也可以是各部门领用的耗材等。领用出库退货主要是指企业内部的物品或产品领用后，在有多余或不用的时候，出现的退货情况。74 第三章 库存管理2、领用出库单和领用出库退货单登记的账册填制领用出库单，并经审批后，系统登记相应的“库存物品（产成品）”账。系统提供领用出库物品汇总及明细表供查。3、与领用出库单和领用出库退货单相关的功能若领用出库单和领用出库退货单需要进行货品序号管理，在单据可选择货品序号增加或查看。具体操作请参见

14、第四章系统初始化。若库管员需要进行发货处理，当单据进行审批后，可选择”发货” 按键进行相关的发货处理。具体操作请参见第四章系统初始化。二、 关于领用出库和领用出库退货的操作请参阅“自制入库”和“自制入库退货”。第五节 其他出库和其他出库退货一、 关于其他出库和其他出库退货的应用1、何时使用其他出库和其他出库退货单其他出库主要指捐赠出库、样品礼品出库、以及物品采购的短缺及损耗等物品出库情况。满足上述情况的出库业务，可填制其他出库单。其他出库退货主要指有多余出库，需要退回的情况，可填制其他出库退货单。2、其他出库单和其他出库退货单登记的账册无论是其他出库单还是其他出库退货单，系统都将登记库存物品（

15、产成品）账，只是一个为减少，一个为增加。3、与其他出库单和其他出库退货单相关的功能若其他出库单和其他出库退货单需要进行货品序号管理，在单据可选择货品序号增加或查第三章 库存管理 75看。具体操作请参见”系统初始化”。若库管员需要进行发货处理，当单据进行审批后，可选择”发货” 按键进行相关的发货处理。具体操作请参见” 系统初始化”。二、 关于其他出库和其他出库退货的操作请参阅“其他入库”和“其他入库退货”。第六节 物品调拨一、 关于物品调拨的应用1、何时使用物品调拨单主要指企业内部各部门、各仓库之间的物品调动，一般是按成本价调拨，也可作变价调拨。当企业内部需要进行移库业务处理时，可填制物品调拨单

16、。2、物品调拨单登记的账册物品调拨单需录入调拨数量，调拨金额由系统根据所选的成本计算方法自动计算或在存货模块中输入单价，金额，作变价调拨。由于物品调拨是在企业内部之间发生的业务，因此，它只影响各部门、各货位的库存账，并不影响企业总的库存账。当调拨单审批后，在“库存账表”中可查询到各货位调入及调出的数量、金额，若未审批，则只能在明细表和汇总表中查询。3、与物品调拨单相关的功能系统按照成本计算方法得出的出库成本作为其调拨出库和调拨入库的价格，或在存货模块中的调拨单填入调拨入库的成本。二、 关于物品调拨的操作单击总控中购销存管理的库存管理，再双击日常业务下的“物品调拨”。选择模板。系统默认为“物品调

17、拨”模板，您可根据需要选择自己设计的模板。单据的显76 第三章 库存管理示及打印格式随模板设计的不同而有所不同。填制单据头：选择调入、调出部门及调入、调出业务员，业务员信息是在职员设置中具有“库存管理”业务范围的职员。这些信息是可以动态增加的。输入日期、单据号。日期、单据号均由系统自动编制。当然，也可根据需要改动。单据号可以根据分类的需要加前缀（数字或字符）。单据号总长 10 位，前缀为 6 位。选择出入库类别，出入库别可在此动态增加。在出入库类别中需指定生成凭证中“库存物品（产成品）”科目的对方科目，且该科目性质必须为“其他”。填制单据体：选择物品劳务、计量单位及调入调出货位。输入调拨数量。在物品调拨单中只需输入调拨数量，系统根据该物品的购进价格自动计算调拨价或在存货模块中输入单价和金额。辅助数量是由换算率换算而来，换算率默认为物品劳务中输入的换算率，也可修改。辅助计量单位为物品劳务中选择的单位。若在物品劳务中没选择辅助计量单位，则换算率，辅助数量都为空。输入备注信息，对该张调拨单进行说明或详细注释。如库管在此处确认无误，单击”申请审批”，进行存盘和单据的审批申请。审批后的单据不能再任何修改。单击“确认”按钮，退出物品调拨单。