行政人事部SOP标准操作手册.doc

1、行政办公室标准操作程序一览表序号 任务号 任务的题目 页码1. EO-SOP-01 代表酒店参加有关会议2. EO-SOP-02 盖酒店公章和开具介绍信3. EO-SOP-03 交换文件（发文）4. EO-SOP-05 酒店行政文件的登记及传阅5. EO-SOP-06 以酒店名义向外发文6. EO-SOP-07 上级工作简报7. EO-SOP-08 为外籍人员办理来华手续8. EO-SOP-09 各部门领取办公用品的审批与核算9. EO-SOP-10 全店办公设备的调配10. EO-SOP-12 电话通知的处理 11. EO-SOP-13 安排酒店管理人员会议12. EO-SOP-14 为酒店

2、业务订报13. EO-SOP-16 办理宾客来店参观手续14. EO-SOP-17 接待参观15. EO-SOP-18 制定酒店工作计划16. EO-SOP-19 总结年度工作程序17. EO-SOP-20 基本决策程序18. EO-SOP-21 设施设备添置、更新、和装修改造编制程序19. EO-SOP-22 VIP 接待程序20. EO-SOP-23 总经理办公会程序21. EO-SOP-24 内部文件传阅程序22. EO-SOP-25 外部文件传阅程序23. EO-SOP-26 公文制定程序24. EO-SOP-27 文件资料的归档处理程序25. EO-SOP-28 保密文件的处理程序2

3、6. EO-SOP-29 保密文件的查询、借阅程序27. EO-SOP-30 信件处理程序28. EO-SOP-31 宾客意见书处理程序29. EO-SOP-33 会客、访客的程序30. EO-SOP-34 内部用车审批程序31. EO-SOP-35 车辆油料填加和审批程序32. EO-SOP-36 车辆维护程序33. EO-SOP-37 出差审批程序34. EO-FORM-08 文件收发登记表35. EO-FORM-09 车辆行使及油耗登记表36. EO-FORM-10 宿舍申请表37. EO-FORM-11 办公用品领用登记表38. EO-FORM-12 发文稿纸39. EO-FORM-1

4、3 公司文件稿纸40. EO-FORM-14 宾客到店参观申请表41. EO-FORM-15 文件资料调阅登记表42. HR-SOP-01 员工招聘程序43. HR-SOP-02 员工入职办理程序44. HR-SOP-03 员工转正考核程序45. HR-SOP-04 员工晋升、调动办理程序46. HR-SOP-05 员工离职办理程序47. HR-SOP-06 优秀员工评选程序48. HR-SOP-07 员工投诉及建议处理程序49. HR-SOP-08 人事档案建立及保管程序50. HR-SOP-09 员工社保申报程序51. HR-SOP-10 员工考勤审核程序52. HR-SOP-11员工制服

5、、工鞋及工号牌发放程序53. HR-SOP-12 员工工资核算程序54. HR-SOP-13 新员工培训程序55. HR-SOP-14 在职员工培训程序56. HR-SOP-15 培训效果评估考核程序57. HR-SOP-16 假期工录用及工资结算程序58. HR-SOP-17 员工活动组织程序59. HR-SOP-18 员工宿舍入住程序60. HR-SOP-19 劳动争议的协调处理程序标准操作程序部门： 行政办公室 实行者职称： 办公室人员任务号： EO-SOP-1 任务的题目： 代表酒店参加有关会议需要使用的工具：效益/质量标准：做什么 怎么做 为什么1、接受指示 （1）接受酒店领导委托；

6、（2）问清会议主题、时间、地点和对参会者的要求；（3）依据酒店领导和会议要求，做必要的准备；（4）按会议主题要求，选派相应人选；个人不得私自代表酒店参会。2、参加会议 （1）准时参加会议；（2）准确、全面地做好会议记录；（3）未经酒店领导授权，不得私自代表酒店就重大问题表态。3、汇报 （1）会议结束后，及时向酒店领导约定汇报时间及形式；（2）重点汇报会议要求酒店来落实的工作项目及要求；（3）对会议布置的工作，不得在汇报时私自取舍。起草者： 批准者：职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期：标准操作程序部门： 行政办公室 实行者职称： 办公室人员任务号： EO-SOP-2 任务的题目： 盖酒店公

7、章和开具介绍信需要使用的工具：效益/质量标准：做什么 怎么做 为什么1、申请批准 （1）由个人或部门提出申请；（2）申请中写明时间、部门、经办人、联系单位和事由；（3）公章一般由总经理审批，人事章由行政人事部门主管审批。2、登记 （1）由经办人手持批文，到行政办公室办理登记；（2）登记时写明经办人、联系单位、事由等3、盖章开信 （1）按申请批文所示内容，清楚、准确地填写介绍信；（2）禁止开具空白介绍信；（3）将公章盖在指定位置或发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。如涉及到合同盖章，按照天艺集团合同管理规定，盖章之前先完成合同签署前期调查表 、 日常经营合同审批单报批，如企业租赁合同、在建工

8、程项目合同。起草者： 批准者：职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期：标准操作程序部门： 行政办公室 实行者职称： 办公室人员任务号： EO-SOP-5 任务的题目： 酒店行政文件的处理需要使用的工具：效益/质量标准：做什么 怎么做 为什么1、登记 （1）行政办公室秘书接到文件后，要于当日在收文本上登记，写明来文原编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关及书文编号等；（2）在每份文件的右上角空白处盖收文章，写明收文时间及收文号；（3）填写文件传阅单，每份文件一张，并钉在文件封面。2、批示处理 （1）文件夹返回后，翻阅每份文件传阅单，检查是否有店领导批示；（2）有批示的按批示办理，并在传阅

9、单上结果及日期；（3）无批示的文件暂放行政办公室存档，年终统交酒店档案室保管；（4）上级主管部门要求收回的文件要在指定时间交回，并办理相应手续；（5）总公司邮件已审批的发文应打印存放在收文文档处。3、传阅 （1）文件登记后将文件传阅夹交部门经理（急件放在最上面，并标上记号）；（2）秘书将文件夹送店领导传阅，顺序按先常务副总经理，后其他店领导；（3）部门经理阅后在文件传阅单上写明建议和“请店领导传阅”以及签阅日期；最后呈送总经理批准。（4）遇有保密文件时，要将文件交给店领导手中，并做传阅记录。（5）当天下班之前必须下发。起草者： 批准者：职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期：标准操作程序部门

10、： 行政办公室 实行者职称： 办公室人员任务号： EO-SOP-6 任务的题目： 以酒店名义向外发文需要使用的工具：效益/质量标准：做什么 怎么做 为什么1、拟文 各部门受店领导委托或上级主管部门指示以酒店名义写的报告、请示、简报等，在行政办公室填写发文表，连同原稿一起交主管店领导审批；2、审批发稿被批准后，到行政办公室要发文号，并登记。3、打印 （1）发文部门自行拟稿；（2）校对；（3）打印，上报文件份数一般为一份。4、发出 （1）将打印好的文稿送至店领导处签批；（2）将签批完的文件发放至抄送部门并要求收件部门签字；（3）原稿、批件及一份正式文稿交行政办公室存档。酒店的对外经济合同必须由总经

11、理、总审计师 / 财务总监、相关部门责任人汇签后加盖酒店公章，正本由计财部存档。起草者： 批准者：职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期：标准操作程序部门： 行政办公室 实行者职称： 办公室人员任务号： EO-SOP-7 任务的题目： 报送工作简报需要使用的工具：效益/质量标准：做什么 怎么做 为什么1、收集 （1）要了解简报内容和范围，如：有重要人物参加的大型宴会、酒店主要经营数字的最新纪录、上级指派的重大接待工作、企业内部改革的新举措及党、工、团开展的活动等。（2）由前厅部、销售部负责人提供信息，必要时向店领导征询；（如海南新国宾馆）（3）认真阅读酒店各种职能组织的会议纪要或文件；2、起

12、草整理 （1）行政办主任在接待过程结束后尽快起草简报；（2）简报中所反映事件的时间、人物、过程、结果、经验等要真实，不得虚构；（3）简报文字和书写格式要符合要求。3、报批 （1）填写发文审批单并编号；（2）将文稿和发文审批单一并交主管店领导审阅。4、打印 （1）店领导签字后将批改过的稿件送交秘书打印；（2）校对；（3）客人离店三天内印发正式稿件；5、发送 （1）将正式稿件以公文流转或传真上报。（2）原稿、批件由行政办公室存档。起草者： 批准者：职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期：标准操作程序（各部门领取货品都由财务部审核）部门： 行政办公室 实行者职称： 办公室人员任务号： EO-SOP

13、-9 任务的题目： 各部门领取办公用品的审批与核算需要使用的工具：效益/质量标准：做什么 怎么做 为什么1、填写领货单 （1）申请部门要写明办公用品的名称、申领数量、使用时限及用途；（2）部门经理在领货单上签字；（3）交行政办转分管店级领导签字。2、审批 （1）复核办公室用品名称是否为申领部门实际应用的范畴；（2）复核申领数量是否超出预算和历史同期消耗标准；（3）压缩费用，把好审批关。3、提货 （1）库房发货员要严格按照领货单上批准货项和数量发放；（2）暂时没有的物品要及时消帐，并在提货单上注明。4、核算 酒店在每月固定日期，库房要按部门对使用的办公用品进行核算；起草者： 批准者：职称： 签字/日期： 职称： 签字/日期：标准操作程序部门： 行政办公室 实行者职称： 办公室人员任务号： EO-SOP-10 任务的题目： 全店办公设备的调配需要使用的工具：效益/质量标准：做什么 怎么做 为什么1、提出申请 （1）因扩大业务需增加调配办公设备的部门，需书面申请，说明原因；（2）因现用办公设备损坏或丢失需补充的部门，也需书面申请，说明原因（3）将申请上交主管店领导审批。