益友Excel账务系统使用手册.doc

1、 益友 Excel 账务处理系统使用手册目 录系统介绍开始使 用需知系统初始化一、账务 处理1.1、凭证录入1.2、凭证查询1.3、凭证检查1.4、凭证汇总1.5、凭证翻阅打印1.6、结转损益1.7、期末结账1.8、凭证汇总表1.9、科目发生额及余额表1.10、试算平衡表1.11、现金银行日记账1.12、总账查看1.13、明细账查看1.14、自动转账凭证二、报表分析2.1、报表设定2.2、报表查看2.3、报表改名2.4、报表稽核2.5、多栏组合式明细账2.6、财务分析三、固定资产3.1、初始录入3.2、资产日常变动3.3、折旧计提3.4、计提减值准备3.5、变动资料查询3.6、变动资料返回修改

2、四、系 统维护4.1、会计科目维护4.2、账套基本信息4.3、调色板4.4、数据检查五、首次启用流程六、日常使用流程七、其他说明附：常见操作问题处理系统介绍首先感谢您对益友的支持和选用!本系统在微软 OFFICE-EXCEL 的平台上开发而成，可用于中小企业的会计做账需求；运行本系统的电脑硬件要求较低，软件要有完整安装的微软 OFFICE-EXCEL（最佳运行效果EXCEL2003 版，其他版本 OFFICE 未经严格测试，可能会有部分功能受影响或不能使用） ；系统应用 EXCEL 表格编辑，公式函数、控件、窗体和 VBA 技术等功能，灵活运用实现财务做账电算化的所需功能，具有界面简洁美观，操

3、作方便快捷，功能完备实用，紧跟做账流程的特点，可以让你轻松实现会计电算化的梦想。本系统在 EXCEL 平台上运行，但同时基本完整保留EXCEL 本身的功能与操作特点，不会因使用此系统而影响其他 EXCEL 文件的操作。益友 Excel 账务系统功能特色：1、账套数据文件与账务处理文件互相独立，可建账套文件数量无限制，版本功能升级变得非常容易，只需替换账务处理文件即可；2、账套设置灵活方便，科目级次最大可六级，且每级位数自由设定，会计科目随时加减，可适应各种类型企业核算需要；3、完善的辅助核算功能，支持部门、数量、外币核算及相关功能齐全的各种账表查询，明细账、部门账、数量账、多栏账一应俱全；4、

4、完善的会计报表功能，非常好用的益友报表取值函数及独立的扩展报表文件，可随意灵活设计你的会计报表及财务分析表格；5、界面美观，操作简便，人性化设计，支持表账证一体化关联查询；6、功能齐全的各种数据检查工具，确保账务数据准确安全；7、所有功能都经反复测试，做到准确高效，运行速度快，出错机率低，支持数据量可达到3000 个科目，65000 行的凭证；8、设计独特的现金流量表编制方法，可以方便、快速、准确编制现金流量表。开始使用需知系统运行至少需要三个文件，一个是益友账务处理，另二个是益友操作员种账套数据文件，因此日常做账核算时是三个 EXCEL 文件配合使用。系统打开与登录：当使用益友系统时，先要将

5、 EXCEL 的宏安全性设为“中”或以下。设宏安全等级方法请看图示。打开 EXCEL 程序，点菜单“工具”工具下面选上宏-安全性运行时首先双击打开“益友账务处理”文件，出现以下登录界面：最新版本是V7.3操作员显示“Manager” ，账套文件可点击按钮从下拉文件列表中选择或双击显示文件选择窗，点“新建”按钮可按系统提示建立一个带有一级科目的空白账套文件，附带空白模式账套文件初始密码六个“8” ，新建账套密码也为六个“8” 。益友账务处理系统分为账务处理、报表分析、固定资产、系统维护四大功能模块。如图示：账务处理：可完成凭证录入及修改，凭证检查，凭证汇总，凭证查询，打印，会计表格及账簿查看，损

6、益结转及期末结账。报表分析：用于财务报表格式与公式设置与查看，财务数据分析，打印报表等日常工作；系统预设了资产负债表、利润表和现金流量表格式，用户可以修改资产负债表及利润表格式并自行设取数公式，取数公式设定方法可观看报表公式设定操作动画文件；另十五张空白报表自行按需要随意设置。固定资产：此模块可完成固定资产的初始输入，每期自动计提折旧生成凭证，固定资产的日常变动（增加、减少或其他变动） ，固定资产资料的查询等，还可根据政策计提资产减值准备。系统维护：主要可完成账套信息设置（里面包括核算单位信息、凭证字、核算币种、会计部门人员、会计核算年度和期间及部门名称的设置） 、会计科目设置、科目初始余额录

7、入、数据检查，还附加一个界面颜色个性化选择的“调色板”功能，还有系统使用说明。通过此系统你可以从此抛弃繁琐的手工账，轻轻松松完成账务处理，感受会计工作的乐趣。各功能通过主界面的功能图标启动，随时调用的“益友菜单”及“账证表一体化查询”功能会让你操作起来非常轻松如意。益友菜单图示（绝大部分功能在此可进入操作）：益友菜单名称显示为“益友财务” ，点击后有一系列功能菜单。系统初始化益友账务系统采用先进的多账套操作方式，启动时可以按提示新建账套或打开原有账套；成功启动账套后根据需要自行设好新账套启用前的所需信息，方法是进入账套信息填好各项目，包括单位名称，地址，会计机构，凭证字，科目类别及识别码，启用

8、年度与期间，核算币别，部门名称等，然后就是设置会计科目，方法是点系统维护“会计科目（图标） ”，按窗口提示做科目增减或修改操作；会计科目增减窗口（点按钮做相应科目操作）： 设好科目后点“会计科目（文字） ”进入科目一览表（KM 表）：（注意：是点击红线框住的文字进入 KM 表）进入科目一览表填写科目初始余额（或从益友菜单-系统维护“初始余额”进入）图示（一个个填好科目借方或贷方余额）：填写科目余额时，一级或二级科目有下级科目的可以不填，只填最明细科目余额，填完后做初始余额检查，自动核对借贷平衡，科目需要核算数量或外币的在相应栏目填上其初始数。注意：如果账套启用不是从一期开始，那么填好余额后从一

9、期开始做期末结账，一直结账到实际启用期间，这时账套初始化工作完成，可开始录入凭证进行账务核算了。一、账务处理账务处理模块主要用于处理会计凭证，也是会计日常最主要工作。此功能模块可完成凭证录入及修改，检查，汇总，查询，打印，损益结转及期末结账等工作，通过凭证汇总可生成各种会计表格、账簿，方便地了解并管理你的全盘账务。主界面中简要描绘了一个账务处理的流程，可以点击主界面相应图标进入所需功能。点主界面下的账表名称可查看到各种账表数据。1.1、凭证录入主界面点“凭证输入”进入，看到预设的凭证样式 EXCEL 表格，右上面是一排功能按钮。输入时可以双击摘要单元格开窗选取摘要，双击科目单元格开窗选择会计科

10、目，也可手工输入科目编码自动获取科目（CTRL+F 也可以打开摘要或科目选择窗） ；有外币模式和非外币模式，凭证号自动检测最大号及日期自由调整，凭证字号也可自由调节；借贷方自动平衡检查，严格的数据输入检测保证数据质量，输入时可自由加行减行，输入完成点“确定”后，数据自动追加到“凭证分录一览表” ；分录科目有数量单价时在下面录入核算数量单价；科目有核算部门时可选择取分录部门；双击金额栏可显示当前科目的最新余额，按右键金额借贷方跳转，方便录入多借多贷凭证，录入凭证非常方便快捷，很人性化。1.2、凭证检查主界面点“凭证检查” ，可对当月的凭证张数统计，每张凭证借贷是否平衡，凭证号是否连续进行检查，以

11、便在录入凭证不慎出错的情况下能方便查出，保证凭证数据准确。1.3、凭证查询点“凭证查询”按钮进入“凭证分录一览表” ，日常录入的所有凭证全部放在此表，可用于查询，修改，删除等基本凭证管理操作，点表格左上角“整理”按钮，对凭证信息数据进行整理（自动排序设好格式） ，还有其他的一系列功能按可方便进行凭证的维护，如“修改” ， “新增”， “删除” ， “复制” ， “导出”等等， “过滤”功能可用来做凭证分析，还可用 EXCEL 自带的自动筛选及查找功能（此表数据一般不修改，确实要修改需慎重，不要破坏借贷数据的平衡，如修改了科目编码和金额后要返回到修改的期间结账，后再按期间顺序向后逐个期间结账一次

12、）“更新科目名称”可让改了名称的科目自动更新“凭证分录一览表”左边按钮：“凭证分录一览表”右边按钮：1.4、凭证汇总点击主界面点“凭证汇总过账” ，开始汇总录入的当月凭证，汇总的条件是录入的科目编码，对凭证中相同科目发生数据汇总成表，并能汇总明细科目逐级到上级科目，汇总后“凭证汇总表” 、 “科目发生额及余额表” 、 “试算平衡表”的数据会更新到当前期最新状况；可点击主界面下的相应表名查看汇总结果。凭证汇总过账窗口：部分凭证汇总过账过滤窗口：1.5、凭证翻阅打印主界面点“凭证翻阅打印”进入，此功能可按传统凭证格式查阅打印凭证。点“打印”可输入起止号(按“字“类别) 开始打印。打印纸张为 A4

13、纸纵向 1/2 大小。凭证上方有二个选择框，可选所需凭证月份和凭证字。 “查找”按钮是用于快速定位查找指定的凭证，右上左右六个按钮用于换张及换页等，可直接到末张或到回首张，上下按钮用于换页。每次进入默认是当前核算月份的收款一号（也可进入“账套信息”修改凭证字号顺序） 。凭证翻阅打印相关图示：1.6、结转损益每期账务处理完了，要将损益类科目余额结转到本年利润，点“结转损益”可自动生成损益结转凭证，收入类结转到本年利润贷方，成本费用类结转到借方，可以正确算出每期经营收益或亏损（贷方正数盈利，负数亏损） 。注意：损益类科目编码首位数字一般为 5 或 6 或自定义，会计科目一定要有“本年利润” 。损益

14、结转操作窗口：1.7、期末结账每期账务处理完了点“期末结账”进行结账。月末结账功能主要完成：第一、检查业务处理的完整性，提示进行账套文件备份；第二、计算期末科目发生额、累计发生额及余额；第三、保存科目发生额、余额到科目（KM）表相应栏，结完账后自动跳转进入下一个期间核算。如到了 12 期会进行年终结账，在 12 期结账后，再点一次“期末结账” ，按提示完成年结后系统自动形成一个空白账套开始下年账务，同时会备份一个已完成年度的账套数据文件（备份到原账套文件同一目录下)，空白账套保留了账套科目列表，新年度的的科目年初数。年结完后操作的账套文件即是新年度账套文件，一切按正常做账操作模式即可。1.8、

15、凭证汇总表“凭证汇总表”在主界面下方点击进入，此表是汇总完凭证后生成的一级科目当期发生数。1.9、科目发生额及余额表“科目发生额及余额表”在主界面下方，此表是一个包括所有科目的期初数、本月发生、本年累计及期末数的科目试算平衡表。此表可查看每个科目的各月余额及发生情况。右上还有“余额表选项”按钮，用于设置查看的表格数据及格式样式，方便阅读,选不同期间可为生成季报数据之用；（启用账证表一体化查询功能）双击任一行科目数据可查看对应明细账。此表的所有数据由程序生成，用户只需按月查询、核对、分析汇总结果即可，财务报表可从此表取数。每一会计期间做了凭证汇总或结账后相应月份才会有数据。设定丰富，功能强大的余额表选项，还可以快速查看季度报表数据。