总经办运作手册2016.doc

1、 1 / 47目目 录录第一章、总经办的工作职责第二章、 管理平台实施及检查管理规定 ；第三章、 会议管理规定 ；第四章、 印章管理规定 ；第五章、 档案管理规定 ；第六章、 合理化建议征集程序 ；第七章、 信息保密管理规定 ；第八章、礼品采购管理规定 ；第九章、 重大事件移交管理规定 ；第十章、 设计制作流程第十一章、 电子信息管理规定第十二章、 企业福利管理规定第十三章、 投诉处理规定第十五章、 客户接待管理规定2 / 47第一章、总经办的工作职能第一章、总经办的工作职能1、核心职能、核心职能制定公司战略规划，设计合理的组织架构，指导及监控各部门的运作，组织和协调公司重要活动、事件，以及做

2、出重大决定，通过建立高绩效的团队来达成卓越的业绩。2、 工作职责工作职责2.1 战略规划管理2.1.1按照董事会要求负责把握公司发展方向，拟定公司的整体发展战略规划；2.1.2负责组织制定公司投资项目计划、管理方案、企业操作流程；2.1.3组织制订公司年度工作计划和整体经营管理工作；2.1.4推动各项管理规章、制度的建设和完善；2.1.5组织完成公司整体业务计划；2.2 投资融资管理投资融资管理2.2.1 与银行、政府等关系建立；2.2.2 投资、融资管理；2.2.3 公司上市运作；2.2.4 未来趋势把握；2.3、行政管理、行政管理2.3.1 对公司各级别授权的管理；对公司各级别授权的管理；

3、2.3.2 对三级以上人员的任命管理；对三级以上人员的任命管理；2.3.3 公司印章的使用及证照的管理公司印章的使用及证照的管理2.3.4 文件资料的归档管理：文件资料的归档管理：2.3.5 公司各种会议的管理：公司各种会议的管理：2.3.6 来访接待管理；来访接待管理；2.3.7 企业文化宣传管理；企业文化宣传管理；2.3.8 违规违纪的管理违规违纪的管理2.4 法务管理法务管理3 / 472.4.1 公司合同的起草、审核把关。公司合同的起草、审核把关。2.4.2 帐务纠纷的协调、起诉跟踪落实；帐务纠纷的协调、起诉跟踪落实；2.4.3 重案合同谈判的参与；重案合同谈判的参与；2.5 信息自动

4、化网络安全管理信息自动化网络安全管理2.5.1 确保公司硬件能正常使用；确保公司硬件能正常使用；2.5.2 对公司网站进行定期更新并做好维护工作。对公司网站进行定期更新并做好维护工作。2.5.3 负责公司各类软件的更新与维护；负责公司各类软件的更新与维护；2.5.4 做好信息自动化的传播工作。做好信息自动化的传播工作。2.6 协调各部门间关系协调各部门间关系总经办岗位图总经理总经理助理外联经理广告公司负责人信息管理员设计员总经办文秘法务专员4 / 47岗位：总经理 编号：GM-ZZ-001职位概要：制定和实施公司整体战略和中长期发展规划，负责公司的日常经营管理与实施董事会下发的各项指标。工作内

5、容：1、领导执行、实施总经理的各项决议:全面领会总经理的各项决议内容及其重要意义、组织实施总经理的各项决议；对各项决议的实施过程进行监控，发现问题及时纠正，确保决议的贯彻执行。2、实施公司的总体战略:组织实施集团公司的发展战略，发掘市场机会，领导创新与变革。3、根据总经理下达的年度经营目标组织制定、修改、实施公司年度经营计划。4、建立良好的沟通渠道:负责与总经理保持良好沟通，定期向总经理汇报经营战略和计划执行情况、资金运用情况和盈亏情况、机构和人员调配情况及其他重大事宜；领导建立公司与客户、供应商、合作伙伴、上级主管部门、政府机构、金融机构、媒体等部门间顺畅的沟通渠道；领导开展公司的社会公共关

6、系活动，树立良好的企业形象、领导建立公司内部良好的沟通渠道。5、主持、推动关键管理流程和规章制度，及时进行组织和流程的优化调整、领导营造企业文化氛围、完善企业识别系统，塑造和强化公司价值观。6、主持集团公司日常经营工作:负责公司员工队伍建设，选拔中高层管理人员；主持召开总经理办公会，对重大事项进行决策、代表公司参加重大业务、外事或其他重要活动；负责签署日常行政、业务文件、负责处理公司重大突发事件，并及时向总经理汇报、负责办理由总经理授权的其它重要事项。7、领导财务部、人力资源部等分管部门开展工作:领导建立健全公司财务管理制度，组织制定财务政策，审批重大财务支出；领导建立健全公司人力资源管理制度

7、，组织制定人力资源政策，审批重大人事决策。任职资格：基本要求：男性，年龄 30-45 岁，男身高 1.70 米以上；教育背景：具有企业管理、战略管理、市场开发管理、人力资源管理、财务管理等相关专业知识，管理和相关专业，大专以上学历5 / 47职业资格：培训经历：接受过管理学等方面的培训经 验：相关行业十年以上工作经验，五年以上企业经营管理经验，具有高级专业技术职称，具有五年以上外资企业或国内知名企业相关工作经验者优先 技能技巧：1、熟悉企业运作和业务流程；2、在团队管理方面有极强的领导能力和才能；3、熟悉先进企业管理模式及精要，具有先进的管理理念；4、善于制定企业发展的战略及具备把握企业发展全

8、局的能力。5、熟悉企业全面运作、企业经营管理、各部门流程运作能力；6、具有敏锐的商业触觉，优异的工作业绩。7、具有优秀的领导能力，出色的人际交往和社会活跃能力，善于协调沟通，责任心，事业心强。亲和力、决策力、谈判力，为人踏实。良好的敬业精神和职业操守。8、熟悉办公软件；工作条件：工作场所：办公室 工作设备：办公桌椅、电脑、空调、其它办公用品；任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：6 / 47岗位：总经办-总经理助理 编号：GM-ZZ-002职位概要：在总经理领导下，协助制定、组织实施公司中长期发展规划，拟定公司各项制度流程，协调内外关系，确保按照公司各部门按照正常流

9、程操作。工作内容：1、协助总经理与行政人力处拟订公司内部管理和机构设置方案。2、协助总经理主持制订、修订公司工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况。3、协助总经理制订公司中长期发展规划及提案。4、协助总经理制订公司年度、月度工作目标和工作计划，经批准后执行。5、根据总经理长期授权负责公司某一方面的工作。6、根据总经理的临时授权负责完成某一项具体工作。7、为总经理日常经营管理工作或决策提供相关数据或信息。8、了解行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况，适时向总经理汇报。9、负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作。10、负责下属公司执行情况的检查工作，汇总各部门的反

10、馈意见，整理分析后向总经理汇报。11、接待公司重要来访客人，处理总经办的重要函件。12、在总经理授权下审批其它系统的文件。13、负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作中发生的问题。14、负责主管业务的检查改进与研究发展，及时向总经理报告工作。15、及时、准确传达上级指示并贯彻执行。16、召集相关人员参与总经理例会，参加总经理办公例会以及其它重要会议。17、负责总经理日常文案的写作、文字校对。18、办理来、发文登记，填写文件传阅单。19、安排总经理的工作议事日程。20、替总经理承担日常来访接待工作。21、总经理日常电话的接、转、记录、传达。22、总经理的各类文件和报告的登记、预处理、呈报及批

11、复后传送、催办、承办结果反馈工作。7 / 4723、总经理信函、报纸的登记、呈报，在授权下办理一般信函的回复。24、总经理办公例会的会前准备和会议记录。25、总经理存查的档案资料的整理、立卷与定期归档。26、办理总经理出差的各项准备工作。27、总经办办公室文件的传递及催办。28、受理公司员工投诉，按照程序处理。29、定期向总经理述职。30、做好总经办文件、资料、记录的保管与定期归档工作。31、负责总经理室的办公用具设备设施的登记、保管和报损报失工作。32、负责管理总经理室的环境卫生。33、保守公司秘密。34、完成总经理交办的其它事宜。任职资格：基本要求：男女不限，年龄 25-35 岁，形象气质

12、好，管理相关专业大专以上学历。男身高1.70 女 1.60 米以上；教育背景：大专以上学历；职业资格： 培训经历：接受过心理学、管理学等方面的培训经 验：3 年以上行政理工作经验，有相关从业背景，同等职位工作经验 1 年以上；技能技巧：1、3 年以上相关岗位工作经验,连续三年以上在一家企业工作的经历。2、工作细致认真，谨慎细心，责任心强，有工作激情。3、 良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正。4、工作有条理性、逻辑性，良好的职业素养和职业操守。5、具备解决复杂问题的能力、独立工作能力、工作推进能力和极强的执行力。6、 具有很强的判断与决策能力，计划和执行能力。7、 能承受较大工作压力，善

13、于学习。8、能迅速掌握与公司业务有关的各种知识。9、知识结构较全面，具有一定的管理经验。 10、做事踏实细心、严谨自律、有条理性，具有极强的责任心和敬业精神。11、能及时、准确、圆满、出色的完成本职工作以及领导交给的其它工作。工作条件：工作场所：办公室工作设备：办公桌椅、电脑、空调、其它办公用品；8 / 47任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：岗位：总经办-法务助理 编号：GM-ZZ-003职位概要：完成法律事务方面的各项工作，负责具体公司对外法律文书的起草、审阅修改；法律风险的评估；具体涉诉案件的处理（含执行阶段） ；为公司各部门提供法律咨询；对专项经营或投资项

14、目出具法律意见书。备注：该岗位可由 1 人担任，视具体情况而定，可细分为法务专员，风控专员，证券事务代表等；工作内容：A：制度健全法务制度1、建立公司的法务管理体系，制定和完善法务管理相关制度与规定，并指导监督执2、根据业务发展需要，拟定各类法务相关格式文本，并指导使用； 3、基于国家与地方相关法律法规，审核业务活动和管理相关的各类书面文本，提供法务修订意见，做好法律风险防范； 4、跟踪、监督各项业务合作协议、合同的执行情况与进度，根据需要提示相关部门和岗位，协助做好合同的变更、补充、续签、终止、废止等措施。 5、归口管理公司各项合同、协议，制定管理规范，做好记录、归档、保管、借阅等具体的管理

15、工作 6、关注与公司业务有关的国家和地方相关法律法规，主动了解各项变动信息，及时宣贯和传递，提供公司经营管理决策的依据； 7、提供专项培训，宣贯公司法务管理体系和规定，帮助各个岗位即时了解和充分掌握与其工作相关的基本法律知识和应用原则，提升法律意识和风险防范意识。B：合同管理 1.1 牵头完善合同管理制度,协助审查公司合同管理细则,梳理与确定合同管理，组织推进合同管理的信息化建设； 1.2 公司的合同管理,包括起草、审核、修改、编号、存档、协助谈判、合同检查与履行跟踪，重点梳理与督查重大合同； 1.3 审核公司重大合同, 指导与监督公司其它合同管理事务； 1.4 参与处理各类合同纠纷。 2.

16、法务建设 2.1 不定期组织召开条线会议,开展法律理论、实务培训,协助企业各部门建立制度、人事考核机制； 2.2 建立重大法律问题的团队解决机制，建立企业间协同与互评的工作机制。 3. 知识产权管理 3.1 统一收集知识产权相关信息，分析现有知识产权的法律风险； 3.2 协助确立各知识产权的定义、分类、范围及相应的管理职责； 3.3 基于上述内容的制度建设、条线建设，建立知识产权管理体系。 4. 诉讼仲裁和非诉讼业务 配合相关部门参加相关的案件诉讼或仲裁活动,总结诉讼经验教训,分析本企业法律风险防范得与失。 9 / 475、法律风险防范相关工作 5.1 防范公司经营管理活动中的法律风险，解答各

17、部门、公司其他相关部门及人员的法律咨询，对公司重大经营管理活动出具专项法律意见； 5.2 开展法制宣传,传达最新法律资讯,研究新法颁布与公司的联系与影响，定期发布法律风险防范公告； 5.3 建立良好的法务与经营的沟通机制,促使各级法务人员充分参与到公司的重大经营管理活动中,适时提供法律意见和建议； 5.4 协助同时推进法人治理结构下的制度体系建设。任职资格：基本要求：男女不限，年龄 25-45 岁，良好的思想道德品质、心理素质和健康体能，原则性强，具备法律推理能力，能承受处理繁重事务的工作压力；适应出差。教育背景：大学本科或以上学历，法学一级学科（0301）各专业毕业；培训经历：接受过与企业管

18、理有关的培训为佳；经 验：至少 2 年以上相关岗位的工作经验；技能技巧：良好的文字功底，熟悉法律文书写作；具备较强的观察、分析和法律推理能力；熟练使用办公软件、办公自动化设备；具备一定的信息调查能力；敬业精神；熟悉诉讼与仲裁工作流程，能熟练处理法务事务性工作；熟练掌握民、商事法律法规和相应的程序法，熟悉行政、刑事法律；工作认真、细致、逻辑性强； 工作条件：工作场所：办公室工作设备：电脑、桌椅、空调、文件柜等任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：10 / 47岗位：总经办-设计主管 编号：GM-ZZ-003职位概要：1.公司对外宣传、形象设计2. 视频、电子杂志等设计

19、工作内容：（1）主要负责公司整体形象宣传、视频制作，包装的策划、设计，并提出合理化建议；（2）掌握广告用品的印刷、喷绘等财务支出统计和审核；（3）按时完成上级指定的工作任务、公司日常宣传、策划设计制作、公司展览会议布置等其它所需要的设计任务；（4）广告平面设计、制作及其它图文处理；企业宣传资料的设计、制作与创新。（5）公司各级会议的电子杂志制作；（6)公司宣传多媒体创作，录制，剪接、合成制作等，公司数码影视资料素材录制、收集，存档，保管、制作；（7）对公司网站风格的把握，色调搭配，布局合理性，图片整理、企业徽标处理等等；（8）公司会议的拍照及摄像工作及后期处理工作；（9）其他设计文件的使用，修改、数码照相处理、公司市场活动宣传品配合；（10）建立规范以保持设计执行高品质、高可靠性和高安全性标准；（11）按照现有规范及组织实际状况，确定并执行质量和安全标准；（12）与协作方沟通，保证各类平面项目的质量极其时间的把握，成功的验收。（13）负责设计控制的执行和维护，不断改进设计水平，以达到公司日益发展的要求。（14）利用自身的行业背景和知识，在设计和制作上有效的控制成本。（15）公司广告用品及印刷品的接收入库。