采购合同、付款及发票管理制度2018版工业实用、含采购入库流程图.doc

1、 第 1 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 1 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度*财字 2018 版目 录第 1 章 总则 -3 第二章 合同管理-3第一条、合同的签订及审批-3第二条、合同内容-4第三条、合同报送及执行-5第四条、不合格合同-6第五条、考核监督-6第三章 付款管理-6第一条、用款申请单-6第二条、付款审批流程-7第三条、付款方式及具体要求-9第四条、对付款取得收据等原始凭证的要求-

2、15第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分-15第 2 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 2 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提目 录第六条、用款申请签批及相关责任划分-16第七条、考核监督-18第四章 采购（工程劳务）业务发票管理-18第一条、采购（工程劳务）业务发票及处理-18第二条、发票的取得时限、审核及传递管理-19第三条、单笔业务规范性及口径一致性-22第四条、考核监督-23第五章 定期对帐-24第六章 补充规定-24第七章、财务稽核及审

3、计-25第 3 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 3 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提第一章 总则第一条、目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，有效防范资金风险，使各项业务有序进行，结合公司实际情况，制定本制度。第二条、适用范围：本制度适用于本公司及分子公司。第三条、权责单位及执行：1、本制度由财务部负责制订、修改、 废止的起草工作。2、分管财务副总经理负责本制度的制订、修改、废止的核准工3、本制度由财务部负责解

4、释及监督执行。由审计部负责稽监督。4、本制度自批准签发之日起执行。第二章 合同管理公司各类货物采购及工程劳等务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购， 单位价值在 500 元以下的，凭经 ERP 系统审 批核准的部门需求计划单进行采购，不需 订合同），具体 规 定如下：第一条、合同的签订及审批2-1-1、采 购合同签批：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购，均应由供应部采购业务经办人经根据经批准的采购计划单及采购价格申报单确定的供应商来签订合同。目前采购计划单已执行行 ERP流程审批， 采购价格申报单执行纸质与 ERP 流程并行。第 4 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务

5、）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 4 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提采购计划单、采购价格申报单及采购合同按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：正常生产用直接原辅材料及机物料等采购由分管副总批准；技术改造、设备等固定资产采购，采购价值 2 万元以下的，由分管副总批准，超 过 2 万元的由董事长（总经理）批准。对于设立最低库存量的材料物资，由供应部提出采购计划单经保管员核实库存，报分管副总批准后实施采购。2-1-2、工程劳务合等同签批：公司的工程建设及设备安装、保暖、维修、咨询服 务等业务，应事前签订

6、合同及预算表。合同额在 2 万元以下的由分管副总批准，超过 2 万元的由总经理批准。第二条、合同内容2-2-1、采 购合同内容要求：合同内容应按规范格式内容完整填写，详细填写品名、规格、单价、 结算方式、结算 时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容，且均需与实际业务相符合。2-2-2、工程劳务合同内容要求：要列表的方式注明作业名称，所属部门、工序，作业内容，标准，数量，金 额等内容。属于安装、维修等作业，同时要对各单项作业对象位置进行编号，编号及对应内容，应与所附图纸或工程作业量现场预确认原始记录表的各单项作业编号、内容相一致。还要约 定质量、工期、合同金 额是打包定价 还是预算价、结

7、算发票、结算方式、 质保期、 质 保金等事项。2-2-3、发票约定：合同中要特别约定发票事项，采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许第 5 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 5 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提可的劳务发票。合同中应注明具体的发票开具寄达公司时限。第三条、合同的报送及执行2-3-1、合同报送与备查跟踪：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后，实施采购，同时由业务经办

8、人负责，在合同生效当日内报送一份到财务部。财务部对合同进行电子表登记备查，跟踪合同执行情况。注意：报到财务部的所有纸质合同、协议、调价函等，均应使用全新纸张打印或复印，不得用已使用过的纸张。2-3-2、合同执行：已生效的合同由签订责任部门负责执行。对于已生效的采购合同，由经办人在合同生效当日在 ERP 系统做采购订单，确保不重复不遗漏，并有效跟踪到货及入库情况。2-3-2-1、财务 部将按合同 约定执行付款事宜，款 项支付与否及支付方式，原则 上按合同规定办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，对预付款业务，付款经办人在提交用款申请的同时，还应附有合同。对一次签定合同、同一价格多次进货的，在

9、第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的合同或调价函。2-3-2-2、各 类*产品包装材料采 购业务，供 应部采购员应于每年度一月份报一份经董事长(总经理）批准的，按供 应商不同，分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。期间如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案。2-3-2-3、各 类采购（工程 劳务）业务合同，相关 责任经办人是第一责第 6 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 3

10、2 页第 6 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提任人，应对合同的执行全过程进行有效管理，按合同约定内容对合同执行进行有效跟踪控制。财务部负责监督合同执行情况。2-3-2-4、为 及时有效防范 资金风险，对预付款 业务，合同 执行出现异常，不能正常履行合同的，经办人应以书面形式向财务部提报经分管副总核准的情况说明。2016-9-3 日修订第四条、不合格合同合同内容未按本规定执行，尤其是结算方式及发票无约定或不合规范的，及合同内容有涂改的，财务部不予受理。正常情况下，公司签定的所有合同价格均不得约定为不开发票，或默认为不开票价格。只要发 生业务均视同开票业务，特殊情况

11、下需经总经理书面核准并报财务部备案，否则视为无效。第五条、考核监督未按本章规定执行的，每项次负激励责任人 20 元。并限期改善，未改善的，每超一日，负 激励责任人 5 元，直至改善。造成事故的，按公司事故管理制度执行。第三章 付款管理第一条、用款申请单3-1-1、所有因采购货物、接受劳务的付款业务，除经核准的凭发票付款外，均需凭经核准的“ 用款申请单”付款。“ 用款申请单” 由业务经办人出具，经 部门负责人确认，财务部往来会计审核，报财务负责人及总第 7 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32

12、页第 7 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。3-1-2、各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号、付款金额与付款方式的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息有误造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；3-1-3、退汇手续费：因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该 笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。3-1-4、用款申请单签批：所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会

13、计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。3-1-5、正常业务付款时，业务经办人在申请需持“用款申请单” 依上述签批流程图顺序依次履行签字手续。如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；3-1-6、特殊业务付款，则用款申请单由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。3-1-7、付款：出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准可付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款。第二条、付款审批流程3-2-1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总价款前，预付款额不超合同总价的 50%。第 8

14、 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 8 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提预付款业务流程：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单” 并打印纸质单（含合同等附件）财务部往来会计确认往来余额分管领导签字财务负责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款。4-2-1-1、预 付款业务付款手 续：业务经办人员 出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请单附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。3-2-1-2、对 于预付货款的 经济业务, 各物资

15、 采购及工程劳务部门必须慎重把关,与供应商有效沟通，确保合同正常 执行。对于财务帐面“ 应付账款” 中连续 半年出现 未发生变化负数金额 的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回 , 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。3-2-2、应付款 业务：原 则上须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按财务管理制度货币资金及承兑汇票管理制度中的付款规定办理。具体如下：应付款业务流程：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单” 并打印纸质单）分管领导签字财务部往来会计核填应付款余额财务负责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款。3-2-2-1、对货 到付款，发

16、票未到的规定： 对 于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况第 9 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 9 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提确需付款的

17、需总经理特批（由财务认定）。3-2-2-2、对货 到已验收、发票已到要求付款的（即 帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请单，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。3-2-2-3、支付 帐面应付款： 对于支付帐面应付款的 业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额

18、及账龄，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后，交出纳员办理付款手续。第三条、付款方式及具体要求付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。除电汇付款外，其他方式付款均应取得收款方的收款收据，具体要求如下：3-3-1、收款人派人上门收款（现金）或汇款到收款单位指定个人账户：实际业务中能以电汇对公账户付款的业务，不得以现金支付。3-3-1-1、收款人派人上 门收款（现金）：需以现 金支付的业务，出纳员收到经批准的用款申请单后，视具体情况办理：3-3-1-1-1

19、、收款人身份确 认：公司“ 用款申请”发起经办人对收款人身第 10 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 10 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提份进行确认，财务部出纳员验证收款人出具的由收款单位开具并加盖行政公章的介绍信原件，介绍信开具需针对所办理业务，且介绍信落款时间应在办理实际业务当日一周内，经确认无误的，再办理支付手续。公用款申请人需在介绍信上签字确认。3-3-1-1-2、取得收据并付款 ：出纳员见证收款人现场开据收据，并由收款人在收款凭据上原笔记签

20、字（不得复写）“ 收款人：XXX” 字样并按手印，出纳员在收据右下方空白处核填该收款人的身份证号，并核对确认与介绍信信息一致。审核无误付款，收款人应当面查验，否则，出现问题，由收款人自负。特殊情况下经董事长或总经理批准后可不需填写收款人身份证号。3-3-1-2、收款 单位要求将款 项汇入指定卡号 ：3-3-1-2-1、收款信息确 认函：汇款前，由公司业务经办人提供与合同约定名称一致的收款人出具的收款帐号、户名并加盖公章、收款方经办人签字盖章的“ 收款信息确 认函” 传真件（格式 见后附件 2），确认函要求注明“本证明传真件（图片、扫描件等）与原件具有同等法律效力” 字样。公司业务经办人在确认函上签名，并将收款人的确认函附“用款申请单” 履行签批流程。3-3-1-2-2、申批付款 ：公司业务经办人负责履行签批手续，并将已签批核准的付款申请单及收款信息确认函，报财务部出纳员处办理汇款（经核准的付款申请单及收款信息确认函，两者却一不可）。3-3-1-2-3、收款收据跟催 ：付款后，由公司业务经办人负责，在确认收款人收到款项后，当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真