江西实施高等学校档案管理办法细则.DOC

1、 1 江西省实施高等学校档案管理办法细则第一章 总 则第一条 为规范江西省高等学校（以下简称高校）档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，依据中华人民共和国档案法、教育部、国家档案局高等学校档案管理办法、江西省档案管理条例及相关法律、法规、规章，结合江西省高校实际，制定本实施细则。 第二条 本 实 施 细 则 所 称 的 高 校 档 案 ，是 指 高 校 从 事 招 生 、教 学 、科 研 、管 理 等 活 动 直 接 形 成 的 对 学 生 、学 校 和 社 会 具 有 保 存价 值 的 各 种 文 字 、图 表 、声 像 等 不 同 形 式 、载 体 的 历 史 记 录 。第三条

2、高校档案工作是高校重要的基础性工作，学校应当纳入学校整体发展规划，加强工作管理。第四条 江 西 省 教 育 厅 主 管 全 省 高 校 档 案 工 作 ，江 西 省 档 案局 在 职 责 范 围 内 对 全 省 高 校 档 案 工 作 进 行 业 务 指 导 、监 督 和 检 查 。第五条 高校档案工作由高校校长领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员 2 编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经

3、费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。第六条 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是： （一）组织制订实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划；（二）组织、协调学校档案机构和全校各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；（三）贯彻执行学校档案工作各项规章制度，为学校档案工作的发展创造良好条件；（四）监督、检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。第七条 高校应当建立健全档案工作的考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。按照江西省档案工作规范化管理办法，开展档案工作规范化管理，提高档案管理水平。第二章 机构设置与人员配备第八条 具备

4、下列条件之一的高校应当设立独立建制的档案馆，规模较大的学校应设立档案处，实行两块牌子一套人马，合署办公。（一）建校历史在 50 年以上； （二）全日制在校生规模在 1 万人以上； 3 （三）已集中保管的档案、资料在 3 万卷(长度 300 延长米)以上。高校档案机构设置应报同级教育行政部门和档案行政部门备案。高校档案机构的内部机构设置由学校根据实际情况确定。未设立档案处（馆）的高校应当设立综合档案科（室），可独立建制，也可设立在校长办公室。第九条 高校应当成立由校长为主任委员、分管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档

5、案工作，讨论决定学校档案工作重要事项。其主要职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的政策法规，审查学校档案工作规划；（二）审定学校档案管理办法和规章制度；（三）研究决定档案工作的重大事项；（四）监督检查学校各单位、各部门档案工作“三纳入、四同步”的执行情况，并进行考核评估；学校档案工作委员会应当每年至少召开一次全体委员会议，研究、部署全校档案工作，并适时召开工作专题会议。第十条 档案机构职能和主要任务高校档案机构具有指导、管理、监督、检查学校内设部门和单位档案工作的行政管理职能，承担档案与校史文物资料收集、 4 保管、利用、编研、展览事务。主要任务是：（一）贯彻执行国家和地方有关档案工作的法律

6、法规和方针政策，对学校档案事业实行统筹规划、宏观管理，组织、指导和监督学校内设部门和内设单位（含附属企业、附属医院、附属中小学、附属研究机构、独立学院等附属单位）、各部门的档案业务工作；（二）拟定学校档案工作规章制度并负责贯彻落实，依法依章开展档案工作检查和监督；（三）负责学校档案工作网络管理，确定校内各单位、各部门档案资料的归档范围和保管期限；（四）接收（征集）、整理、鉴定、销毁、统计和保管学校各类档案及有关资料；（五）开展档案开放利用工作，并根据馆藏出具师生相关证明，含个人履历、学生成绩、学籍、学历、学位认证等在校情况的证明以及其它档案资料证明；（六）调查、征集校史档案资料，编制检索工具，

7、做好校史资料的编研、展览、出版工作，开发档案信息资源；（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动；（八）组 织 开 展 学 校 档 案 理 论 和 档 案 工 作 研 究 ，推 进 学 校 档 案工 作 的 科 学 化 、标 准 化 和 现 代 化 建 设 ，为 学 校 和 社 会 提 供 服 务 ；（九）开展专兼职档案工作人员的业务培训； 5 （十）开展国内外档案学术交流活动；（十一）完成学校党委行政交办的其它工作。第十一条 有条件的高校档案机构，应积极申请创设爱国主义教育基地和文化素质教育基地。高校校史馆（陈列室）、博物馆、纪念馆等所保管、展览的内容应当适时向学校档案机构移交目录，并积极创造

8、条件适时归入档案机构统一管理。第十二条 高校档案处（馆）设处（馆）长一名，根据需要可以设副处（馆）长一至二名。综合档案科（室）设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。处（馆）长、副处（馆）长和综合档案室主任，应当具备以下条件： （一）热心档案事业，具有高级专业技术职务或高级职员任职经历； （二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神； （三）年富力强，身体健康。 第十三条 高校应当为档案机构配备专职档案人员，各部门、各院系应当配备专职或兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。 高校专兼职档案人员均列入学校事业编制。专职档案人员编制数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任

9、务确定。第十四条 高校内设单位和部门要制定相应的档案管理制 6 度，实行“一把手” 负责 制，并明确分管档案工作的 负责人。选拔1 至 2 名责任心强，有一定计算机应用能力的工作人员担任兼（专）职档案员。第十五条 高校内设单位、部门分管档案工作负责人主要职责：（一）保证学校档案工作规章制度在本单位、部门的贯彻执行；（二）对本单位、部门的档案工作进行规划、检查和督促，对各种档案资料的移交进行审核，并签署意见；（三）协调解决本单位、部门在档案形成、立卷、移交、档案保管和档案利用过程中出现的问题；（四）认真学习档案业务知识，积极参加学校档案工作活动。第十六条 高校内设单位、部门兼（专）职档案员主要职

10、责：（一）执行学校档案工作的相关规定，具体做好本单位、部门档案的收集、保管、整理、归档以及分项和预立卷工作；（二）认真钻研档案业务知识和有关专业知识，积极参加档案业务培训和其它档案工作有关活动；（三）对本单位、部门所属的科、室、课题组等及个人的档案资料立卷进行指导、监督和检查； 7 （四）负责按档案立卷规定编写页号，填写文件目录，经本单位、部门领导和档案馆审查后，输入档案管理系统；（五）掌握各类档案形成规律，做好立卷归档各环节的工作，做到及时、准确、完整地向学校档案馆移交档案；（六）严格遵守档案工作安全保密制度，确保档案的安全和保密。第十七条 实行多校区管理的高校、高校附属单位（含附属企业、附

11、属医院、附属中小学、附属研究机构、独立学院等附属单位）的档案和需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，高校可以根据实际需要设立分室单独保管。分室由高校档案机构在业务上进行管理、指导、监督和检查，应当按年度向高校档案机构移交所保管档案的目录。第十八条 高校档案机构中的专职档案人员应具有大学本科以上的学历，具备档案业务知识和相应的科学文化管理技能。专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。建立档案工作培训机制，建立省、校两级档案员培训机制，专兼职档案员应通过档案业务培训，考核合格后，方能上岗，档案业务培训课时可作为专业技术职称继续教育课时。

12、第十九条 高校对长期接触有毒有害物质的档案人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒 8 事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。第二十条 高校对档案人员中的涉密人员，应当按照法律法规的有关规定予以审查批准,参照相关标准予以专项补助。第三章 档案管理第二十一条 高校文件材料的归档范围是： （一）党群类：主要包括高校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与高校关于党群管理的文件材料。 （二）行政类：主要包括高校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与高等学校关于

13、人事管理、行政管理的材料。 （三）学生类：主要包括高校培养的学历教育学生的入校前档案,包括入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围的相关规定执行。 （五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定执行。 （六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本 9 建设项目档案资料管理暂行规定执行，重大建设项目按国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵

14、重、稀缺仪器设备(价值在 10 万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 （八）产品生产类：主要包括高校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 （九）出版物类：主要包括高校自行编辑出版的校报、学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 （十）外事类：主要包括高校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；高校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；高校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；高校授予境外人士名誉

15、职务、学位、称号等的材料。 （十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法执行。（十二）人事类：纳入高校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部干部人事档案材料收集归档规定执行。高校可以根据学校实际情况确定文件材料的归档范围，增 10 设相应类目。第二十二条 高校档案机构应当参照高等学校档案实体分类法对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第二十三条 高校实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷归档制度。学校重要基建工程、重要修缮项目、重大科研成果和重大设备采购等项目验收、鉴定前，必须由档案部门或档案部门委托的业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或验收不合格的，不得安排工程竣工、课

16、题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。第二十四条 高校内设部门和单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。学校档案机构专职档案人员应积极协助和配合做好上述工作。第二十五条 高校应当对纸质和非纸质档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。其中,电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以