最佳执行指引自我清单.DOC

1、1 最 佳 執 行 指 引 自 我 評 估 清 單機 構 名 稱 ： _第 一 組 1指 引 （ 機 構 請 於 每 年 十 月 底 前 呈 交 本 清 單 予 社 會 福 利 署 ）財 務 管 理整 筆 撥 款 儲 備 的 管 理1. 善 用 儲 備 （ 第 一 組 ）原 則i. 機 構 須 依 據 社 署 所 訂 定 的 用 途 ， 確 保 公 平 、 合 理 、 妥 善 及 有 效 地 運 用 儲 備 。ii. 機 構 應 善 用 儲 備 ， 藉 此 維 持 或 加 強 服 務 和 推 行 策 略 性 發 展 ， 包 括 建 立 一 支 優質 的 員 工 隊 伍 。準 則 及 程 序（

2、第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見i. 機 構 須 按 其 實 際 情況 及 發 展 策 略 ， 自行 決 定 把 整 筆 撥 款儲 備 用 於 不 同 範 疇的 分 配 ， 例 如 ： 履行 對 員 工 的 合 約 承諾 、 維 持 或 加 強 服務 和 推 行 策 略 性 發展 ， 包 括 透 過 改 善現 有 員 工 的 聘 用 條件 、 支 持 員 工 作 專業 發 展 等 方 法 ， 建立 一 支 優 質 的 員 工隊 伍 。ii. 機 構 董 事 會 管 理委 員 會 須 每 年 最 少一 次

3、 在 其 會 議 上 討論 如 何 管 理 及 運 用儲 備 ， 在 討 論 時須 考 慮 如 何 善 用 儲備 以 配 合 機 構 發 展 ，有 關 討 論 須 記 錄 在1 按 整 筆 撥 款 獨 立 檢 討 委 員 會 的 建 議 ， 福 利 界 可 考 慮 在 最 佳 執 行 指 引 中 訂 立 兩 組不 同 層 次 的 指 引 。 第 一 組 是 非 政 府 機 構 除 非 有 充 分 理 由 ， 否 則 理 應 遵 守 的 指 引 ； 而 第 二 組 是鼓 勵 非 政 府 機 構 採 用 的 指 引 。2準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備

4、 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見案 。iii. 機 構 在 管 理 整 筆 撥款 儲 備 時 須 遵 守 整 筆 撥 款 手 冊 、整 筆 撥 款 通 告 、 相關 信 函 通 知 所 訂定 的 用 途 ， 並 備 有財 務 報 告 、 財 務 計劃 等 文 件 。iv.機 構 須 備 有 文 件 ，說 明 管 理 及 監 察 整筆 撥 款 儲 備 的 政 策及 程 序 ， 並 須 讓 員工 知 悉 有 關 程 序 。2. 儲 備 狀 況 （ 第 一 組 ）原 則i. 機 構 須 透 過 便 利 、 有 效 及 適 時 的 渠 道 ， 以 簡 明 的 方 式

5、 向 員 工 及 公 眾 發 佈 有 關整 筆 撥 款 儲 備 的 資 訊 ， 包 括 簡 述 未 來 如 何 運 用 儲 備 的 計 劃 。準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見i. 機 構 須 透 過 適 當 渠道 向 公 眾 發 佈 有 關機 構 在 過 去 一 年 運用 整 筆 撥 款 儲 備 的資 訊 ， 並 簡 述 未 來如 何 運 用 儲 備 的 計劃 。使 用 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備3. 使 用 儲 備 （ 第 一 組 ）原 則i. 機 構 須 按 指

6、 定 用 途 善 用 非 定 影 員 工 的 公 積 金 儲 備 ， 藉 此 提 高 員 工 士 氣 ， 增 加員 工 對 機 構 的 歸 屬 感 。準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見i. 機 構 須 按 其 公 積 金儲 備 的 實 際 情 況 ，自 行 決 定 將 公 積 金儲 備 用 於 以 下 情 況 ，3準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見例 如 ： 考 慮 調 整

7、 公積 金 供 款 比 率 ， 或發 放 一 次 性 的 額 外供 款 予 員 工 。ii. 機 構 董 事 會 管 理委 員 會 須 每 年 最 少一 次 在 其 會 議 上 討論 如 何 管 理 及 運 用公 積 金 儲 備 ， 在 討論 時 須 考 慮 上 述 原則 ， 有 關 討 論 須 記錄 在 案 。iii.機 構 須 依 據 相 關 法例 、 整 筆 撥 款 手冊 、 整 筆 撥 款 通告 及 相 關 信 函 通知 所 訂 定 的 用 途 運用 非 定 影 員 工 的 公積 金 儲 備 ， 並 備 有財 務 報 告 、 財 務 計劃 等 文 件 。iv.機 構 須 備 有 文 件

8、 ，說 明 管 理 及 監 察 非定 影 員 工 的 公 積 金儲 備 的 機 制 、 政 策及 程 序 。v. 機 構 須 在 周 年 大 會 年 報 中 報 告 機 構在 過 去 一 年 如 何 運用 非 定 影 員 工 的 公積 金 儲 備 ， 並 簡 述未 來 運 用 儲 備 的 計劃 。44. 儲 備 狀 況 （ 第 一 組 ）原 則i. 機 構 須 以 便 利 、 有 效 及 適 時 的 渠 道 向 員 工 發 佈 有 關 公 積 金 儲 備 的 資 訊 ， 包 括簡 述 未 來 如 何 運 用 公 積 金 儲 備 的 計 劃 。準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守：

9、 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見i. 機 構 須 透 過 適 當 渠道 向 員 工 發 佈 有 關機 構 在 過 去 一 年 運用 公 積 金 儲 備 的 資訊 ， 並 簡 述 未 來 如何 運 用 公 積 金 儲 備的 計 劃 。人 力 資 源 管 理員 工 薪 酬 政 策 及 管 理5. 薪 酬 調 整 （ 第 一 組 ）原 則i. 機 構 須 把 薪 酬 調 整 撥 款 用 於 其 指 定 目 的 ， 向 所 有 受 整 筆 撥 款 津 助 的 員 工 作 出適 時 的 薪 酬 調 整 。準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）：

10、 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見i. 機 構 運 用 薪 酬 調 整撥 款 時 ， 須 依 據 立法 會 財 務 委 員 會 批准 撥 款 的 指 令 、 社署 最 新 的 整 筆 撥款 手 冊 、 整 筆 撥款 通 告 、 相 關 信 函 通 知 所 訂 定 薪 酬調 整 撥 款 的 用 途 。ii. 同 時 ， 機 構 運 用 薪酬 調 整 撥 款 時 須(a) 按 公 務 員 薪 酬調 整 的 百 分 比調 整 員 工 的 薪酬 ； 或(b) 把 薪 酬 調 整 的額 外 撥 款 全 數用 於 薪 酬 調 整 。

11、iii.機 構 須 以 書 面 或 電5準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見郵 的 形 式 向 所 有 受整 筆 撥 款 津 助 的 員工 發 佈 有 關 該 年 度機 構 薪 酬 調 整 的 安排 ， 內 容 包 括 以 下資 料 ：(a) 社 署 在 該 年 度因 薪 酬 調 整 向機 構 發 放 額 外資 源 的 金 額 ；(b) 機 構 在 該 年 度作 出 的 薪 酬 調整 安 排 （ 按 公務 員 薪 酬 調 整的 百 分 比 調 整員 工 的 薪 酬 ，或 把 薪 酬 調

12、 整的 額 外 撥 款 全數 用 於 薪 酬 調整 ， 並 簡 述 其原 因 ）機 構 管 治 及 問 責機 構 在 處 理 投 訴 上 的 角 色 及 責 任6. 不 同 層 級 的 投 訴 處 理 所 涉 及 的 人 員 、 職 能 及 責 任 （ 第 一 組 ）原 則i. 就 整 筆 撥 款 津 助 有 關 的 投 訴 ， 機 構 須 訂 立 完 善 機 制 及 政 策 以 清 楚 說 明 處 理 各層 級 的 投 訴 所 涉 及 的 人 員 ， 以 及 每 位 人 員 在 每 個 層 級 的 責 任 及 職 能 。ii. 機 構 須 確 保 所 有 層 級 涉 及 處 理 投 訴 的

13、人 員 均 避 免 利 益 衝 突 。iii. 機 構 須 讓 投 訴 人 及 被 投 訴 人 知 悉 有 關 的 投 訴 正 按 照 機 構 整 筆 撥 款 獨 立 處理 投 訴 委 員 會 所 訂 明 之 程 序 處 理 。準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見i. 就 整 筆 撥 款 津 助 有關 的 投 訴 ， 服 務使 用 者 員 工 就機 構 或 其 轄 下 服 務單 位 提 出 的 投 訴 應先 由 有 關 機 構 按 照其 既 定 政 策 處 理 。ii. 機 構 須 備

14、 有 政 策 文件 ， 說 明 處 理 投 訴6準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見的 政 策 及 機 制（ 包 括 涉 及 員 工 、管 理 層 及 董 事 會的 投 訴 ） 。 若 機 構現 行 處 理 投 訴 的政 策 及 機 制 （ 服務 質 素 標 準 15）已 涵 蓋 以 上 範 疇 ，則 機 構 只 須 沿 用 現有 機 制 。iii.機 構 須 讓 投 訴 人 及被 投 訴 人 知 悉 有 關的 投 訴 正 按 照 機構 整 筆 撥 款 獨 立處 理 投 訴 委 員 會

15、 所訂 明 的 程 序 處 理 。7. 機 構 處 理 投 訴 的 政 策 及 程 序 （ 第 一 組 ）原 則i. 就 整 筆 撥 款 津 助 有 關 的 投 訴 ， 機 構 須 嚴 謹 地 依 據 既 定 政 策 、 程 序 及 成 員 組合 ， 公 正 地 處 理 投 訴 ， 並 輔 以 合 宜 的 監 察 及 上 訴 覆 檢 機 制 。ii. 機 構 須 按 照 整 筆 撥 款 獨 立 處 理 投 訴 委 員 會 的 程 序 及 要 求 處 理 有 關 的 投 訴 。準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對

16、 推 行 指 引 的 意見i. 就 整 筆 撥 款 津 助 有關 的 投 訴 ， 機 構須 備 有 文 件 ， 說 明其 就 處 理 投 訴 所採 取 的 內 部 控 制 措施 。ii. 機 構 須 備 存 投 訴 及處 理 投 訴 的 書 面 記錄 ， 以 確 保 機 構 依據 既 定 政 策 、 程 序及 成 員 組 合 ， 公 正地 處 理 投 訴 。iii.機 構 須 按 整 筆 撥 款獨 立 處 理 投 訴 委員 會 的 要 求 ， 適 時提 供 與 投 訴 相 關 的資 料 及 書 面 記 錄 ，7準 則 及 程 序（ 第 一 組 ）： 已 遵 守： 未 能 遵 守： 籌 備 中未 能 遵 守 的 原 因 機 構 對 推 行 指 引 的 意見讓 整 筆 撥 款 獨 立 處理 投 訴 委 員 會 能 就投 訴 進 行 調 查 。iv.機 構 須 備 存 相 關 的書 面 記 錄 ， 以 顯 示機 構 已 就 整 筆 撥 款獨 立 處 理 投 訴 委 員會 所 提 出 的 建 議 作出 跟 進 。機 構 對 推 行 第 一 組 指 引 的 整 體 意 見第 一 部 份 完