镇电公司电子文件管理案例分析【开题报告】.doc

1、毕业论文 开题报告 信息管理与信息系统 镇电公司电子文件管理案例分析 一、立论依据 1.研究意义、预期目标 研究意义：鲁仲生，姜梅（ 2008） 1在其合作的期刊论文中写道 2006 年国家档案局组织的一项调查表明：中央和国家机关、中央企业已有将近 80 的单位采用了办公自动化或电子政务系统，已产生各种类型电子文件近 2 亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。维护电子文件的安全，确保电子文件的长久保存、集中管理和有效利用，已经成为办公部门、档案部门的一项重要任务。此外，有效电子文件对企业很重要。 李瀛望（ 2008） 2企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维系企业生存和发展的生命线和保护

2、神，企业档案工作做得好坏，直接关系到企业的合法权益 。兰家友，李文剑（ 2010） 3认为，在不安全的网路环境下， 电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵 电子文件质量难以保证。 预期目标：通过到镇电公司对其电子文件管理进行调研分析，了解学习该电厂在某项业务流程中电子文件的生产、使用、存储、销毁等流程研究。了解该电厂在电子文件真实性、完整性等电子文件管理要求中方面的较好的做法。通过实地调研和调查问卷，发现该公司在电子文件管理发面 的不足方面，并提出比较合理的建议。 2.国内外研究现状 1 国外研究综述 1.1 电子文件管理的角色定位 冯惠玲，赵国俊（ 2009） 4在其合作的著作中

3、提到美国视电子文件管理为政府资源管理的重要内容；加拿大把电子文件管理纳入电子证据管理法律体系和信息管理框架，电子文件管理被看成是政府活动证据与信息管理的重要内容；英国电子文件管理纳入政府白皮书（ 1999）、点政府框架内的电子文件管理（ 2001）、信息资产登记（ 2004）；韩国电子文件管理被纳入公文文件管理法。 1.2 国外电子文件管理 Justus Wamukoya, Stephen M Mutula（ 2005） 14在其期刊论文中写道 Akotia在整个乌干达 的财政部门进行了政府财政部的文件管理 研究， 人们认为 信息和通信技术 （ ICT） 是提高生产力的必备工具， 却忽视了在

4、信息管理 中的 问题 。1 Akotia 进一步指出， 部长不具备 管理的电子文件系统的基本 的 能力 ，该基本能力包括：知道保存电子文件的基本要求 ， 具备管理电子信息传递系统所必须的能力和技巧；电子文件管理的合法性要求和行政管理的要求；电子文件管理的准确的文档规范以及操作流程的标准。 科学家认为还应对 一些电子文件如何存储进行研究。 Susan Lazinger， Brian Negin， Yehuda Berman（ 2002） 15认为数字资源不仅因对该资源的主题进行选择，还应对该资源存储的材料进行选择。除非，人们对数字资源进行及时更新，否则这些资源将会丢失。但是对数字资源进行及时更新

5、一般是不太可能的。所以，我们不仅仅要决定存储什么资源，更要决定这些资源如何存储。 2 我国电子文件研究 2.1 我国电子文件管理现状 中国人民大学信息资源管理学院的钱毅（ 2009） 5认为目前我国电子文件标准存在“缺、散、低” 的情况。“缺”对一些标准化的对象仍缺少标准规范；“散”标准之间缺乏协调，结构散乱，不相匹配。“低”是指采用国际标准的比例低。 姜旭（ 2008） 6在加强企业电子文件管理提出电子文件管理现状时以下三方面： 1）电子文件管理上各自为政； 2)电子文件管理混乱； 3)电子文件存储载体存在安全隐患。 张玮琼（ 2008） 7在企业电子文件管理浅析文中提出电子文件的管理有一些

6、需要解决的问题： 1） 电子文件易于修改，改动后不留痕迹，无法辨别其原始性； 2）电子文件的法律效力尚不确定，它的法律证据性不及纸质文件； 3）电子 文件的载体耐久性较差，易受存放环境条件的影响； 4）管理人员的知识结构不完善，导致对文件管理系统的开发和利用水平无法提高； 5）黑客入侵易造成文件的丢失，导致文件信息安全遭到破坏； 6）归档滞后，从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理； 7）收集电子文件时，缺少部门间的协调。忽略采集辅助性电子文件，相当数量的草稿性的电子文件处于自生自灭的状况； 8）电子文件与其相应的纸质文件之间未建立统一的管理方法； 9)档案硬件设施严重滞后。 2.2 提

7、高电子文件管理的措施 许莉萍（ 2010） 8提出在针对提高电子文件管理的 文件原始性的措施，即 1）加强对电子文件制作和管理人员的管理，提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施； 2） 电子文件的制作过程要职责分明； 3)建立电子文件全过程管理的制度； 4）建立电子文件管理的记录系统。 另外针对电子文件的保存方面叶新民（ 2006） 9认为应满足格式使用的标2 准化和广泛性；格式应是公开的，而非私有的，而且应公开已出版的技术资料；格式应支持元数据；格式应对存储介质无依赖性等要求。 对于数码录音的电子文件长期保存格式，张文浩（ 2009） 10

8、认 为应支持真实性验证技术、数码音质无损、文件格式开放透明、不绑定软硬件、格式自描述、格式自包含、易于存储、格式紧凑、信息安全、代价最小等要求。 马春茂（ 2007） 11提出从保证视频文件的原真性和档案保管利用的便捷性出发选择合适的视频电子文件归档格式，认为视频电子文件应尽可能保证视频文件的原真性。 李骏仁，朱晓钟（ 2010） 12认为 可以选择 PDF 格式保存文本文档。 PDF 是由 Adobe公司开发的一种通用文件格式，能够保存任何源文档的所有字体、格式、颜色和图形，忠实地再现文件的每一个字符、颜色以及图像，而不管创 建该文档所使用的应用程 序和平台。 牛秀英（ 2010） 13在其

9、期刊论文中提出针对电子文件管理的措施： 1）管理意识的提高； 2）管理制度的完善 ； 3）管理软件技术的提高。为了对电子文件全程监控，保证电子文件原始性、真实性的最有效的方法就是提高电子文件管理软件技术； 4）人员培训 ； 5）元数据管理。 3.参考文献 1 鲁仲生电子文件管理的三种模式 J兰台世界， 2008(12) 2 李瀛望档案是企业的重要资源 J兰台世界， 2008(15) 3 兰家友，李文剑 电子文件档案管理存在的问题及对策 分析 J 大家， 2010(6) 4 冯惠玲，赵国俊中国电子文件管理：问题与对策 M北京：人民大学出版社， 2009 5 钱毅 中国电子文件管理标准体系现状与实

10、施战略 J 档案学通讯， 2009(6) 6 姜旭 加强企业电子文件管理 J 兰台世界， 2008(15) 7 张玮琼 企业电子文件管理浅析 J 科技信息（科学 教研）， 2008(16) 8 许莉萍 加强电子文件管理确保档案的原始性 J 大江周刊， 2010(1). 9 叶新民数字资源长期保存中的图像格式选择 分析 J图书情报工作， 2006(5). 10 张文浩数码录音电子文件长期保存格式研究 J档案学研究 2009(9) 11 马春茂电子文件归档格式思考 J北京档案， 2007(7). 12 李骏仁，朱晓钟电子档案存储方式的选择 J硅谷， 2010(9) 13 牛秀英加强企业电子文件管理

11、的思考 J城建档案， 2010(3) 14 Justus Wamukoya,Stephen M Mutula E-records Management and Governance in East and Southern AfricaJ Malaysian Journal of Library & Information Science,2005(6) 15 Susan Lazinger； Brian Negin； Yehuda Berman Preservation of electronic records in Israeli government officesJ Journal o

12、f Government Information,2002(29) 二、研究方案 1.主要研究内容（或预期章节安排） 3 1 电子文件相关概念 1.1 电子文件概述 1.2 电子文件的分类 1.3 电子文件的特点 2 电子文件管理的风险分析和预防措施 2.1 电子文件管理的风险分析 2.2 电子文件管理风险防范措施 3 电子文件基本质量要求及提高措施 3.1 电子文件质量要求 3.2 提高电子文件真实性 3.2.1 电子文件真实性方面分析 3.2.2 提高电子文件真实性的措施 3.3 提高电子文件的可靠性 3.3.1 电子文件可靠性分析 3.3.2 提高电子文件可靠性措施 3.4 提高电 子文

13、件的完整性 3.4.1 电子文件完整性分析 3.4.2 提高电子文件完整性措施 3.5 提高电子文件可用性 3.5.1 电子文件可用性分析 3.5.2 提高电子文件可用性措施 4 镇电公司电子文件管理案例分析 4.1 调查分析方法 4.2 镇电公司电子文件管理介绍 4.2.1 镇电公司电子文件产生阶段介绍 4.2.2 镇电公司电子文件传递阶段介绍 4.2.3 镇电公司电子文件归档阶段介绍 4.2.4 镇电公司电子文件使用阶段介绍 4.2.5 镇电公司电子文件存储阶段介绍 4.3 对镇电公司 电子文件管理的评析 4.3.1 镇电公司在电子文件管理方面值得借鉴的方面分析 4.3.2 镇电公司在电子

14、文件管理方面改进的分析 4.3.3 镇电公司在电子文件管理改进措施 结 论 2.实施方案和进度计划 4 研究方案：本文根据对镇电公司电子文件管理的现状分析，结合电子文件管理理论及电子文件质量要求，以镇电公司在电子文件管理为案例，进行分析。分析出其在电子文件管理应用方面的值得借鉴的方面以及不足的方面，并根据实际情况加以改进，使其在电子文件管理方面更加完善，从而达到预期目标。 进度计划： 第 7 学期第 4-5 周：老师就如何编写毕业论文进行介绍。 第 7 学期第 9-10 周：确定论文题目。 第 7 学期第 11-12 周：收集大量电子文件管理方面文献。 第 7 学期第 13-20 周：整理、汇总、研究、分析文献资料。 第 8 学期第 1-2 周：编写开题报告、文献综述、外文翻译，并提交系统。 第 8 学期第 3 周：收集案例资料，通过进行实地走访和问卷调查方式。 第 8 学期第 4-8 周：论文初稿，上交系统，根据导师点评进行修改。 第 8 学期第 10 周：论文定稿，并上传系统。 第 8 学期第 11 周：论文答辩。