非洲的南部和东部的电子文件管理和治理【外文翻译】.doc

1、 外文翻译 原文 Title: E-RECORDS MANAGEMENT AND GOVERNANCE IN EAST AND SOUTHERN AFRICA. Material Source: Malaysian Journal of Library data files (computer process files that store numeric and sometimes textual information as quantitative values so that numbers can be manipulated using arithmetic processes)

2、; analogue audio and visual records (sound documents and images to be played back); disaggregated data (information collected through remote sensing systems); databases (structured collection of interrelated data); machine instruction sets (records created by the action of intelligent machines); ima

3、ge files (records containing computer process images that generally exist as hard copy before being converted into images) and digital documents (files consisting of numeric data, images or sound recorded digitally in one uniform structure). The increasing use of ICT, especially the Internet, in gov

4、ernment operations around the world driven by public sector reform, has given impetus to the generation of e-records, touted as strategic assets vital to the functions of the state. Like traditional paper records, e-records support the day-to-day operations of government services and interactions wi

5、th citizens, private and public sector partners. By and large, in developed regions such as North America and Europe where government services have increasingly moved online, e-records are becoming the basis for confirming pension and other entitlements; registering births and deaths; verifying citi

6、zenship, certifying voting rights; enabling collection of taxes, supporting financial management; and supporting litigation (IRMT, 2004). Public sector reform is contributing significantly to the generation of e-records, especially in the developing countries, where such reforms are increasingly bei

7、ng undertaken. Public sector reform refers to interventions that affect the organization performance and working conditions of employees paid from central, provincial or state government budgets (DFID and University of Birmingham, 2003). Public sector reform initiatives first began in developing and

8、 transitional economies in the1980s and initially focused on down sizing, following the structural adjustment programs supported by the IMF and the World Bank. The emphasis was on controlling salary costs primarily through job reduction. The second stage of public sector reform began in the 1990s an

9、d presented a broader range of reforms aimed at performance assessment, monitoring, transparency, benchmarking, decentralization, regulation and sound financial management (DFID and University of Birmingham, 2003). The public sector reform initiatives of the 1990s coincided with the ICT revolution e

10、specially the Internet and the World Wide Web, and their increased use in governments to enhance efficiency, accountability and transparency in the management of public affairs. Moreover, the public sector reform agenda, especially of the 1990s, gave great impetus to increased generation of e-record

11、s and the need for their proper management while still in use and when they eventually get disposed to agencies with statutory responsibility for records such as national archives. RECORDS MANAGEMENT PRACTICES IN EAST AND SOUTHERN AFRICA Despite the fact that all the East and Southern African member

12、 countries have been subject to the public sector reforms demanded by the World Bank and IMF, most of their official records and archives have not changed much to enhance transparency and accountability in government. The East and Southern Africa region faces major challenges with regards to the man

13、agement of records and archives due to historical, political, cultural, managerial and technological factors. In October 2003, a meeting of Ministers responsible for records and archives management in East and Southern Africa held in Cape Town, South Africa, underscored the importance of archival he

14、ritage and good records and archives management practices. The Ministers pointed out that one of the critical challenges facing the region was the inadequate support by governments to archival institutions, yet such institutions played a key role, not only in the preservation of the heritage of Afri

15、ca but in information management, that inevitably supported the economic and social developments of nations. The Ministers called for a collaborative action in a number of areas relating to the management of records and archives including the need to build electronic records capacity. The Ministers

16、affirmed the need for governments, records management and archival professionals, multilateral organizations and donor agencies to give full support to endeavorer of national and other archival institutions to better manage official records irrespective of media. They expressed the need to coordinat

17、e and develop programs within the frameworks of the African Union and New Partnership for Africas Development (NEPAD) in order to promote the culture, heritage and human dignity of Africas peoples; and provide for more open, transparent, accountable and good governance for the betterment of the cont

18、inent (ESARBICA, 2003). Mnjama and Wamukoya (2004) pointed out that there were real challenges faced by East and Southern Africa member countries in the capture and preservation of records. These include: absence of organizational plans for managing records; low awareness of the role of records mana

19、gement in support of organizational efficiency and accountability; lack of stewardship and coordination in handling records; absence of legislation, policies and procedures to guide the management of records; absence of core competencies in records and archives management; absence of budgets dedicat

20、ed for records management; poor security and confidentiality controls; lack of records retention and disposal policies; and absence of migration strategies for records. A case study undertaken by Akotia (2000) in the Ministry of Finance in Uganda on the management of financial records in government

21、established that throughout the government of Uganda, ICT was considered an indispensable tool for enhancing productivity, yet little attention was paid to the information management issues and to understanding the forces of change that affect the form and integrity of the record created within an I

22、T environment. Akotia further noted that the Ministry had no capacity for managing the basic elements of an electronic records program including: staff who understood the functional requirements for record keeping and had the competencies and skills required to manage electronic information delivery

23、 systems; legal and administrative requirements for managing electronic records; and accurately documented policies, standard operating procedures and formal methodologies for managing e-records. E-READINESS IN THE EAST AND SOUTHERN AFRICA The concept of e-readiness originated as a result of an atte

24、mpt to provide a unified framework to evaluate the breadth and depth of the digital divide between the developed and developing countries during the later part of the 1990s. In 1998, the Computer Systems Policy Project (CSPP), a public policy advocacy group that consists of the United States informa

25、tion technology companies, developed an e-readiness assessment tool known as Readiness Guide for Living in the Networked World. CSPP defined e-readiness with respect to a community that has high-speed access in a competitive market; with constant access and application of ICTS in schools, government

26、 offices, businesses, healthcare facilities and homes; user privacy and online security; and government policies which are help to promoting connectedness and use of the network (Bridges.org, 2001). Since 1998 several organizations and agencies largely from developed countries have developed differe

27、nt macro e-readiness assessment methodologies that are used to measure the phenomena at national level across key sectors of the economy. These organizations include McConnell International (MI), a global technology policy and management consulting firm, the Centre for International Development at H

28、arvard University, the Economist Intelligent Unit, the International Data Corporation, the United Nations Conference on Trade and Development (UNCTAD), the United Nations Development Program (UNDP), and the Mosaic Group. Generally, each of the e-readiness assessment methodologies uses a different de

29、finition of e-readiness and techniques of its measurement (Bridges.org, 2001). In discussing the diversity of e-readiness definitions, Docktor (2002) observed that the term e-readiness represented the multiple levels of ICT development and the exact definition of what constitutes e-readiness was sti

30、ll open for debate. There are many degrees of e-readiness and each could include any one or more than one of the following activities: using e-mail as the most preferred communication method; using a web site for internal and external communications; selling goods and/or services using the Internet;

31、 making travel arrangements using online Internet services; finding and purchasing computer equipment and software, supplies and even services through a company website; sending electronic invoices to customers and receiving electronic bills from suppliers and electronically paying and receiving pay

32、ments. The choice of e-readiness tool largely depends on the purpose and goals for which a particular assessment is meant to achieve. The Economist Intelligence Unit and IBM Corporation has since 2002 been undertaking a global ranking of countries based on their level of e-readiness status. For exam

33、ple, in 2004, 64 countries were ranked for their e-readiness using both quantitative and qualitative criteria such as technology infrastructure, business environment, degree to which e-business was being adopted by consumers and companies, social and cultural conditions that influenced Internet usag

34、e and the availability of services to support e-business (Economist Intelligence Unit and IBM Corporation, 2004). This ranking showed that most of the countries in Africa including those in the East and Southern Africa region save for South Africa were lagging behind their counterparts in the develo

35、ped world with respect to broadband households, mobile Internet users; software sophistication, wireless telephone subscribers and PC penetration and education levels. 译文 非洲的南部和东部的电子文件管理和治理 资料来源 : 马来西亚杂志图书馆与信息科学 ， 第十卷 ， 编号 2， 2005 年 12 月 67-83 作者： Justus Wamukoya and Stephen M. Mutula 引言 电子文件 是 在电子政

36、务和电子商务中，为准则、交易和活动提供了证据为记录下来的信息、文件、数据（ IRMT， 2004）。电子文件分为文本文件（ (文件生产由字处理方案或由其他的软件 )， 数据文件（计算机存储文件，有时文字作为定量值的信息，于是可使用算术操作流程处理数据的文件）；模拟音频和视频记录（声音 文件和图像回放）；分类数据（通过遥感系统收集的信息） ； 数据库（结构化的相关资料搜集） ； 机器指令集（由智能机器操作创建的记录） ； 图像文件（记录载有电脑，通常为硬拷贝存在处理的图像前转换成图像）和数字文档（文件的数字 、 数据 、 影像或声音记录在一个统一的结构数字组成）。 政府部门 的改革推动了信息 技

37、术 和通信技术尤其是互联网 技术在全世界 政府 政务的广泛使用。 信息 技术 和通信技术 的广泛使用也 刺激了电子文件的产生。对于国家 而言 ，电子文件是重要的战略性的资产。 和 传统的纸质 文档一样 ，电子 文件 的支持政府 与公民，私营 以及政府伙伴日常服 务和交流操作 。总的来说，在诸如北美和欧洲的一些发达地区出现在线政府服务，电子文件成为确定养老金和其他待遇的基本证明 ； 出生和死亡登记 、 核实公民身份 、 投票权的证明 ；使收集税收 成为可能 、 支持 财政 管理以及 可以作为诉讼证据 （ IRMT， 2004）。 在发展中国家，不断进行着改革的政府部门对于电子文件的产生的作用尤其

38、显著。政府部门 的改革 遇到一些阻碍。这些阻碍影响着团体的绩效以及由 中央 、 省或州政府 的预算支付为 提高员工工作环境 费 用 （ DFID 和英国伯明翰大学， 2003）。 在 20 世纪 80 年代，随着 国际货币基金组织和世界银行同意的 政府部门 结构调整方案 ，最初以缩小规模为中心的政府部门 改革 源于跨国经济不断发展。最初，政府部门 改革 以采用 裁员 的方式来 控制工资成本 为中心 。 政府部门 改革的第二阶段开始于 20 世纪 90 年代， 它表现为一个 以绩效评估 、 监测 、透明度 、 基准测试标准 、 权利分散 、 建立规章制度和健全的 财政 管理为目标的更大范围 的改

39、革（ DFID 和英国伯明翰大学， 2003）。 20 世纪 90 年 代，信息技术尤其是 因特网和万维网 技术发生巨变，同时政府部门改革的倡议正在发生，信息技术广泛地应用到政府部门工作中，以提高政府部门 管理效率 。 此外 ， 政府部门 的改革议程大 大地推动了电子文件的产生尤其在 20 世纪 90 年代 。政府部门依然需要适合的 管理 制度，同时 他们 最终 使用 具有法律责任 的 文档 处理日常事务，例如国家档案。 在东非和南部非洲的档案管理措施 尽管所有的东部和南部非洲成员国都 接受了由 世界银行和国际货币基金组织 要求的政府部门进行 改革 ，但是政府并没有为了去提 高政府 工作 透明

40、度和 责任制 ，而对 大部分 文档 管理进行大规模的改革 。 由于 受到 历史 、 政治 、 文化 、管理和技术因素影响 的文件管理成为居住在 东非和南非地区 的人们 面临 的主要挑战 。 2003 年 10 月， 南非和东非的负责文档管理的部长们 在 开普敦召开 会议 。会议 强调了档案遗产和良好的 文档 和档案管理 经验 的重要性。部长们指出，该地区面临的重大挑战之一是 由于 政府对 当地 档案机构的支援不足 。 但这些 档案机构 不但 在 保护非洲遗产发挥了关键作用， 而且 在可以 支持国家经济和社会发展 信息管理 的方面也发挥着重要作用。 部长们呼吁 在 文档 管理 方面进行多个方面的

41、 协作 活动 ， 其中 包括 需要 建立存放 电子 文件 载体 。部长们强调了各国政府， 文件管理和档案学专家 ，多国 参与 的 组织和 慈善 机构给予国家档案机构和其他档案机构 最大 的支持去实现 不再受到载体的影响的更好 政府文件管理 。他们表示， 在 非洲联盟和非洲发展新伙伴关系（ NEPAD）的框架 下 ， 为了 促进文化， 发扬 传统和 提高 非洲人民的 自尊，有必要去协调和发展这个项目 （ ESARBICA， 2003） 。 Mnjama 和 Wamukoya（ 2004）指出，东部和南部非洲会员国所面临真正的挑战 是获取 和保存 文档 。这些 挑战 包括：缺乏管理的 文件 的组织

42、计划；人们缺乏对档案管理的组织作用和 责任 制的支持作用的意识 ； 在处理文档时 ， 缺乏管理和协调工作 ； 缺少指导管理文档 法规和政策 ； 在记录和档案管理方面缺乏核心能力 ， 缺乏专门的记录管理预算 ； 安全性和保密控制不足 ； 缺乏 文件 的保留和处 置的法律法规，以及缺乏 文件 的迁移策略。 Akotia（ 2000 年）在整个乌干达 的财政部门进行了政府财政 部的 文件管理研究， 人们认为 信息和通信技术 （ ICT） 是提高生产力的必备工具， 却忽视了在 信息管理 中的 问题 。 Akotia 进一步指出， 部长不具备 管理的电子文件系统的基本 的 能力 ， 该基本能力包括：知道

43、保存电子文件的基本要求 ， 具备管理电子信息传递系统所必须的能力和技巧 ；电子文件管理的合法性 要求 和行政管理的要求 ； 电子文件管理 的 准确的文档规范 以及 操作流程的标准 。 东非和南部非洲的 电子商务准备度 电子 商务 准备 度 的概念 源于 提供一 个统一的 标准去评价在 20 世纪 90 年代末的 发达国家与发展中国家数字鸿沟的深度 和 广度尝试 的结果 。 1998 年， 政府政策支持者 计算机系统政策 项目 （ CSPP） ， 开发了一种 评价 可以 电子商务准备度 且 被称为在网络世界生活 中 预备向导的 电子工具 。 CSPP 定义 电子商务准备度 为 是一个在竞争激烈的

44、市场拥有高速网络连接 的社区 ； 是 在学校 、 政府机关 、企业 、 医疗机构和家庭 的 稳定连接 和信息通信技术应用 ； 是 用户的隐私和网络安全 ；以 及 是 有利于促进 网络的连接性和使用 的 政府政策（ Bridges.org， 2001年）。 自 1998 年以来 ， 由一些主要 来自 于 发达国家 的 组织和机构已经开发出不同的电子 商务准备度的 评估 方法，即 过去常用来衡量 一个 国家 的重点经济部门的杰出人物 的方法。这些组织包括 ： 在美国哈佛大学国际发展中心 的 全球性的科技政策与管理咨询公司国际麦康奈尔（ MI），在美国哈佛大学国际发展中心，英国经济学家信息部 ，国际

45、数据公司，联合国贸易与发展会议（ UNCTAD），联合国发展计划（ UNDP）和 Mosaic 集团。 一般而言， 每一种 电子 商务 准备 度的评估方法采用 不同定义的 电子 商务 准备 度 和 该 电子 商务 准备 度 的测量 方法（ Bridges.org， 2001）。 在讨论 各种电子商 务准备度 的定义 过程中 ， Docktor（ 2002）指出，电子 商务 准备 度表现 了 多个 ICT 发展级别 ， 人们对于电子 商务准备度 的 准确 定义 的讨论将会继续进行 。电子 商务 准备 度存在许多 级别 ，每个 级别 都 包括 下列 多个 活动之一： 使用最适合的通讯方式电子邮件

46、； 用于 内部和外部通信的网站 ；在线服务或是销售； 在线旅行安排 的 互联网服务 ； 找到并通过公司网站购买电脑设备及软件 、 耗材，甚至服务； 在线 向客户发送电子发票，并从供应商接收电子账单和电子支付和接收付款。电子 商务 准备 度 评价的 工具 的选择 很大程度上取决于 特定 目的和一个为了实现目标特定的评估。 自 2002 年以来 ， 英国经济学家信息部 和 IBM 公司 已经对 全球各个国家进行 电子 商务 准备 度 水平 排名 。例如，在 2004 年， 他们对 64 个国家 进行排名，凭借他们使用电子商务准备度使用的数量和 质量 的标准 。如 技术基础设施，商业环境，电子商务 准备 被消费者和企业，社会和 可以 影响互联网 使用和支持电子商务 服务的可 使 用性文化 环境所 接受 的程度，这些可作为电子商务准备度评价标准 （经济学人信息部和 IBM 公司， 2004）。这个排名表明非洲大多数国家，包括非洲 的 东部和南部 除南非 意外的 地区 在 宽带家庭用户，移动互联网用户的同行滞后，软件的复杂化 ，无线电话机和 PC 用户普及和教育水平 方面 等方面落后于 他们的处在 发达 世界的对手 。