江西省机关档案工作规范化管理标准.doc

1、1江西省机关档案工作规范化管理标准序号 评估内容 分数 评估细则与评分说明一 条件保障 3021 建立了与机关工作相适应的档案机构。 2 无档案机构的不得分；档案机构设置不适应单位档案工作需要的扣 1 分。2 对机关各种门类和载体的档案实行集中统一管理。 3本机关各种门类和载体的档案（包括文书、业务、科技、会 计、声像和电子档案）未实行集中统一管理，每缺一类的扣 0.5分，扣完 3 分止。3明确了机关档案工作的分管领导和主管部门，并将档案工作列入分管领导及有关人员岗位责任制，单位领导及时解决了档案工作中存在的实际问题。2未明确分管领导和主管部门的扣 0.5 分，未列入分管领导及有关人员岗位责任

2、制的扣 0.5 分；无事例说明机关档案工作中存在的实际问题得到及时解决的扣 1 分。4本机关及下属单位档案工作列入了单位事业发展规划、年度工作计划和年终检查考核内容，并制定了机关档案工作年度计划。2本机关及下属单位档案工作未纳入单位事业发展规划、年度计划和年终检查考核内容，每缺一项扣 0.5 分；没有制定档案工作年度计划的扣 0.5 分。25对本机关内部各职能部门及下属单位的档案工作履行业务指导职责，并取得一定成效。2档案工作没有部署、没有任务、没有目 标、没有检查 的扣 1分；未对下属单位档案工作进行督促检查指导的扣 1 分。6 本系统档案工作取得显著成效。 2 本系统档案工作规范化管理达标

3、率达 50-69%加 1 分，70-89%加 1.5 分，90%以上加 2 分。7 档案管理部门配备了与档案工作相适应的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。2 没有配备专（兼）职档案人员的扣 1 分；近两年内档案人员变动频繁的扣 1 分。 8 机关内部各职能部门设立兼职档案员，负责文件材料的收集、整理、归档工作。1 机关内部各职能部门未设立兼职档案员的不得分，未组织兼职档案员开展学习交流活动的扣 0.5 分。 9档案人员具有大专以上文化程度或中级以上技术职务，并经过上岗培训和业务培训。 3档案人员不具有大专以上文化程度或中级以上技术职务的扣 1 分，出示学历证书或聘书；档案人员没经过档案行政管

4、理部门的上岗培训的扣 1 分；未参加业务培训的扣 1 分。出示上岗证书和培训证书。10建立了完善的档案工作制度，包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、 统计、利用、 库房管理、数字化信息安全管理以及重大活动（重点建设项目、重大科研项目)档3 每缺一项制度扣 0.5 分，扣完 2 分止。制度得不到有效执行的扣 1 分。3案管理办法等，并贯彻执行。11 有专用档案库房，并做到办公、 阅览、库房三分开；阅览室整洁、美观、宽敞，配备了1-2个阅览桌。 2 没有专用档案库房的扣 2 分；库房与办公、阅览两分开的扣0.5 分；阅览室狭小、不整洁的扣 0.5 分；未配备

5、阅览桌的扣1 分。12 库房设计符合规范要求，库房面积能容纳本机关1020 年的档案。2 档案库房不符合规范要求的扣 1 分，库房面积不能容纳本机关 1020 年档案的扣 1 分。13 有规范和足够数量的档案柜架，并采用符合国家或地方标准规范的无酸档案盒。3 档案柜架数量不足或柜架不规范的扣 2 分；采用档案盒质量不符合标准要求的扣 1 分。14档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备。3库房配有防盗、消防、避光窗帘、空调、去湿设备等，缺一项扣 1 分，扣完 2 分止；无温湿度自动记录设备的扣 0.5 分；档案箱柜中未放置和定期更换档案防霉防虫药品的扣 0

6、.5 分。二 业务建设 3815按照国家档案局第 8 号令要求制定了本机关各种门类和载体文件材料归档范围和保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核同意；单位职能发生变化后，对文件材料归档范围和保管期限表及时进行修改。 4未制定本机关各种门类与载体文件材料的归档范围和保管期限表的扣 2 分；制订或修订的文件材料归档范围和保管期限表未经同级档案行政管理部门审核同意的扣 2 分。 416按时接收了应归档的文件材料，交接手续完备；归档的文件材料齐全完整，归档率、完整率、准确率达95%以上。5未按时归档，每缺一类、缺一年的扣 1 分，扣完 5 分止；交接手续不完备的扣 0.5 分；文书、科技、业务、会计

7、、声像、电子档案中每一种归档不齐全完整的扣 0.5 分。17归档文件材料的质量符合国家规范要求，文件制成材料和整理所使用的材料符合档案保护要求。1归档文件材料中有圆珠笔、铅笔、彩色笔等不耐久字迹的扣0.5 分；整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料不符合档案保护要求的扣 0.5 分。18制定了符合本单位实际的、规范的档案分类大纲和编号方案。2无档案分类大纲的扣 0.5 分，无编号方案的扣 0.5 分，档案分类大纲和编号方案不符合本单位实际、且不规范的扣 1 分。19 归档文件材料整理规范，符合国家或地方标准要求。 12.5文书档案整理不符合规范要求的扣 3 分；科技档案整理不符合规范

8、要求的扣 2 分；业务档案整理不符合规范要求的扣 3分；特殊载体档案整理不符合规范要求的扣 1.5 分；会计档案整理不符合规范要求的扣 1.5 分；电子文件归档和电子档案管理不符合规范要求的扣 1.5 分。520库房管理科学，库内有档案资料存放示意图，档案柜架排列规范并有明显的指引标识；库内清洁卫生；库内温湿度有记录。3无档案资料存放示意图、柜架排列不规范的扣 1 分；档案资料存放示意图、柜架标识不醒目的扣 0.5 分；库内不整洁的扣 0.5 分；无库内温湿度记录的扣 1 分，库内温湿度记录不完整规范的扣 0.5 分。21 档案保管安全，每季定期检查并做好记录。 2档案保管存在安全隐患的，此项

9、不得分。无安全 检查记录的扣 0.5 分;如有少量档案（不超过 20 件），出 现虫蛀、霉变、字迹褪化等现象，每种扣 0.5 分，扣完 1.5 分止。22 建立了全宗卷，全宗卷整理符合规范。 1 没有建立全宗卷的扣 1 分；全宗卷内材料不齐全的扣 0.5 分；全宗卷整理不规范的扣 0.5 分。23 档案收进移出登记清楚,有库藏档案总量统计表、分类统计表。1 档案收进移出登记不清楚的扣 0.5 分；缺库藏档案总量统计表的扣 0.25 分、缺分类统计表的扣 0.25 分。24 按规定及时向当地同级国家综合档案馆报送政府公开信息。1 未及时报送政府公开信息的扣 0.5 分；报送不全的扣 0.5 分。

10、25 按规定及时向当地同级国家综合档案馆完成纸质档案和电子档案移交任务，移交手续齐全。4 未按规定向当地同级国家综合档案馆移交纸质档案的扣 3分；未按规定移交电子档案的扣 1 分。26 按规定成立了档案鉴定销毁小组，定期按规定对超过保管期限的档案进行鉴定销毁。 1.5未成立档案鉴定销毁小组的扣 0.5 分；对超过保管期限满 5年以上的档案未开展鉴定工作的扣 0.5 分；未严格执行销毁6制度、销毁手续不齐全的扣 0.5 分。三 信息化建设 19+627档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划，做到同规划、同设计、同实施，在办公自动化和其他业务管理系统中有完善的电子文件归档功能。2档案信息化建设

11、未纳入单位信息化建设规划（方案）的扣0.5；办公自动化和其他业务管理系统中没有完善的电子文件归档功能的扣 1.5 分。28配备了档案信息化建设所需的设施设备（包括计算机、扫描仪、复印机、数码相机、光盘刻录机、移动存储介质等）。2 每缺少一种设施设备扣 0.5 分（复印机与其它部门共用不扣分），扣完 2 分止。 29 配备了档案管理软件，并运用档案管理软件管理机关档案。3未配备档案管理软件的扣 2 分；使用单机版档案管理软件的扣 1 分；未运用档案管理软件对机关档案工作各环节进行管理的扣 1 分。30按照增量电子化的要求开展了电子文件归档与电子档案管理工作，且电子文件归档与电子档案管理符合规范要

12、求。+2开展了电子文件归档与电子档案管理工作的加 1 分。电子档案管理系统符合数字档案室建设指南要求的加 1分。731按照存量数字化的要求开展了室藏档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设。10+2室藏各种门类和载体档案全部建立案卷级目录数据库的得2 分，全部建立文件级目录数据库的得 3 分，不足按比例扣分。近 3 年重要的、利用频繁的纸质档案建立了全文数据库的得 3 分，不足按比例扣分；目录数据和全文数据质量符合国家规范要求的得 2 分。室藏文书、科技和业务类的永久、长期（30 年）档案已建立全文数据库的加 1 分，建立了照片、音频、视频档案多媒体数据库的加 1 分，不足按完成比例加分。

13、32 室藏数字档案资源管理安全。 2室藏数字档案资源管理存在安全隐患的不得分。未建立安全管理制度的扣 1 分;未定期进行系统维护、数据备份的扣 1分。33 开展数字档案室创建工作。 +2 开展数字档案室创建工作的加 2 分。成为省级以上数字档案室示范单位的，档案信息化建设项得满分（含各项加分）。8四 开发利用 13+234 编制了能满足档案利用需要的检索工具。 3文书档案按卷整理的无案卷目录和全引目录的扣 0.5 分，按件整理的无归档文件目录的扣 1 分，其他门类档案（包括科技、业务、会 计、声像、 电子档案和已故干部职工档案等）缺一种目录扣 0.5 分，扣完 1.5 分止。35 档案人员熟悉

14、业务，能基本满足利用者需要， 查全率、查准率达 95%以上。2 档案人员调卷速度慢（现场随机抽查 2 份文件，要求 3 分钟之内准确调出）的扣 1 分；查全率、查准率达不到 95%以上的扣 1 分。36主动采取多种形式为机关领导决策和机关各项工作服务。1采取电话调卷、开架阅览、网上利用以及汇编、汇总资 料等形式主动为利用者服务并有记录，每采取一种形式得 0.5 分,得满 1 分止。37坚持做好查阅登记和利用效果反馈登记,并汇编档案利用效果实例。1未建立查阅登记和利用效果反馈登记，缺一种扣 0.5 分；近3 年每年至少记录有 3 个以上利用实例，实例不够按比例扣分。38 编制了本机关组织沿革、全宗介绍、大事 记等通用性编研成果。3 编研成果缺一种扣 1 分。939对档案信息资源进行深加工，并取得比较明显的社会效益和经济效益。3近 3 年每年有一种以上具有实用价值的编研成果，如基础数字汇编、专题资料等，缺一种扣 1 分，扣完 3 分止。40 开辟了档案展览室或陈列室，并围绕中心工作开展了专题展览等活动。 +2开辟了档案展览陈列室的加 1 分；围绕中心工作独立或与有关部门合作组织开展了专题展览等活动的加 1 分。注：有“”的条款只对特级评 估。