厦门市社会保险档案管理暂行办法.doc

1、 3 附件 1 厦门 市社会保险 业务 档案管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为规范全市社会保险 业务 档案 管理， 维护社保档案真实、完整和安全， 发挥档案的 服务 作用，根据 中华人民共和国社会保险法、 社会保险业务档案管理规定（试行）（人力资源社会保障部和国家档案局 3 号令）、福建省社会保险业务档案管理办法（试行）（闽人社文 2010145 号） 等规定，结合我市社会保险档案工作的实际，制定本办法。 第二条 依法 管理、征收、 经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构 （以下简称社保 机构） ， 管理社 会 保 险业务 档案 ，适用本办法 。 第三条 本办法所称社 会 保

2、 险业务 档案是指全市各级社保 机构 在办理社会 保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。 第四条 社会保险档案真实地记录了各级 社保 机构从事社会保险管理工作的过程，是国家档案的重要组成部分， 各级 社保 机构都有保护社会保险档案的义务。 第五条 社保档案管理工作应遵循统一领导、分级管 理的基本原则，确保各类档案的完整、准确和安全，实现档案有效利用 。社保机构的社保档案业务 受同级 档案行政管理部门的监督和指导。 第六条 各 社保 机构的社保档案工作，应与社会保险工作同步开4 展，并将其纳入本单位发展规划和工作计划，切实解决档案

3、管理所需装具、设备、经费等 问题，确保社会保险 档案安全保管和有效利用 。 第二章 机构与 职责 第 七 条 各级社保 机 构应建立和健全综合档案室，作为本单位统一管理档案工作的职能机构，并 建立档案管理网络，配备专兼职档案人员， 并保持相对稳定。 第八条 综合档案室负责本单位社保业务档案的保管 、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作以及指导本单位各部门和下级社保 机构开展社保档案业务工作。 各单位 内设机构（科室） 的 兼职档案管理人员，负责本部门（科室）文件材料的积累、整理和归档工作。 第九 条 各级社保 机构 应建立档案工作岗位责任制，把社保业务文件材料的收集、整理、归档工作纳入 相关的工作

4、程序，列入相关人员的岗位责任，做到应归档材料 真实、准确和完整。 第十 条 各级社保 机 构 应建立健全社保档案工作的收集、整理、保管、利用、移交、统计、鉴定和销毁等规章制度， 实现 社保档案妥善保管、有序存放，严防 损 毁、遗失和泄密。 第十 一 条 各级社保 机构对在管理和开发利用 社保 档案信息资源工作中做出显著成绩的集体和个人，应给予 表彰、奖励；对违反 档案管理法规的，要根据不同情况给予批评和 处分。 第三章 整理 与 归档 第十 二 条 社保档案 实行业务部门整理 并定期向档案部门归档5 制度。 本着谁办理、谁整理、谁归档的原则，由业务部门对业务工作中形成的社保材料进行积累、整理和

5、归档工作 。 任何个人不得将归档文件材料据为己有。 第十 三 条 归档要求 归档工作由文件材料形成者或兼职档案员承担， 其中综合性文件材料和跨部门联合承办的文件材料应由牵头部门负责归档， 综合档案室负责指导和协助。 归档文件材料应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修裱， 字迹模糊或易褪 变的文件、热敏传真 纸文件应予复制，并附于原件后一并归档。 归档文件材料所使用的载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。文件材料整理归档时要去除金属物，纸张幅面尺寸超过国际标准 A4 型的按 A4 规格加以折叠。 归档案卷应做到分类科

6、学，组卷合理，目录编制规范，封面填写字迹工整、 美观大方，案卷排列有序。 第十四 条 社会保险业务 部门应 按照 厦门市社会保险业务档案整理规程（附件 3）对应归档的业务文件材料 进行 分类整理 ，并及时编 制 卷内目录 （附 件 3 图 1） 、案卷目录 （附 件 3 图 2），填写卷内 备考表 （附 件 3 图 3） 等。综合档案室 应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管。 第十五条 社保业务档案分类和类目设置为： 社会保险管理类、社会保险费征缴类、 养老保险 待遇 类、医疗保险 待遇 类、失业保险 待遇6 类、工伤保险 待遇 类、生育保险 待遇 类、 社会保险业务统

7、计报表类、社会保险稽核监管类九大类。 第十六条 社保业务档案的保管期限定为永久和定期两种。定期保管期限分 为 10 年、 30 年、 50 年、 100 年。各种社保业务档案的具体保管期限按照 厦门市社会保险业务文件材料归档范围和保管 期限表（见附件 2）执行。 社保档案的保管期限，自形成之日的次年 1 月1 日开始计算。 第十七条 各类社保业务档案 中涉及会计的档案材料依据厦门市会计档案管理办法 （厦档 199930 号） 整理归档。 各类社保业务电子 文件依据电子文件归档与管理规范 （ GB/T 18894 2002） 、电子文件管理暂行办法（厅字 200939 号） 、福建省电子文件归档

8、与电子档案管理办法（试行）（闽委办 200325 号）及国家税务总局电子档案管理相关规范 整理归档。 各类社保业务声像档案应依据照片 档案管理规定（ GB/T11821 2002）、磁性载体档案管理规范（ DA/T15 95）整理归档。 各门类档案材料，国家有新规定的，从其规定。 第十八条 社保档案的移交： （一） 各级 社保 机构 应 将 保管期限为 永久的社会保险业务 纸质 档案 ，自形成之日起满 10 年即 向 同级国家档案馆移交，同时一并移交全宗指南、案卷目录、文件级目录 和相关参考资料 ；将保管期限为永久、100 年、 50 年的社会保险业务电子档案，自形成之日起满 5 年即向同级国

9、家档案馆移交 。 7 （二）各级 社保 机构 每年 9 月底前应将上一年度 保管期限为永久、100 年 、 50 年 的 社保档案目录的电子数据报送到同级档案行政管理部门。 （三）各 级 社保 机构 业务部门应根据实际情况，执行一年一移交 、或一季度一移交 、 或一月一移交的档案移交制度，按时向本单位档案管理部门移交各年度的社保档案。 （四）档案移交时，交接双方根据移交清单清点核对，并履行签章手续。移交清单一式两份，交接双方各存一份。 第四章 保管与利用 第十九 条 各级 社保 机构 应设置专门库房，配置符合国家标准要求的档案装具，集中保管 社保 业务档案。 档案 保管 应采取防火、防盗、防尘

10、、防强光、防高温、防湿、防虫鼠、防污染、防水淹、防磁等安全措 施， 配置相应的防护设备，库房的门窗、墙壁必须坚固、无缝隙。 第二十条 各级 社保 机构档案部门应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现 档案 破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时 进行 修补、复制或其它技术处理。 第二十一条 各级 社保 机构 应对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行准确统计，填写机关、企事业档案登记表，并于每年 9 月底前报送同级档案行政管理部门。 第二十二条 各级 社保 机构 应根据工作需要为综合档案室 配备计算机、扫描仪、刻录机等现代化设备，采用功能齐全、性能稳定、数8 据安全的档案管理

11、软件 ，逐步实现经办社保业务与档案归档管理的一体化和提供利用的现代化。 第二十三条 各级 社保 机构 应坚持纸质档案与电子档案双轨制的原则，要定期做好各种数据库的备份和刻录光盘的归档工作，并 坚持将具有永久保存价值 或者其他重要价值 的电子文档及时转 换 为纸质文件或缩微 胶卷同时归档 。 电子档案备份载体推荐使用耐久性好的只读光盘或一次性写光盘 ，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。电子档案备份应一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 第二十四条 各级 社保 机构 档案部门应建立健全档案借阅制度，明确规定社保 档案的利用权限，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记

12、、审批手续，做好利用效果反馈登记 工作 。 第二十五条 各级 社保 机构 依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。 第二十六条 各级 社保 机构 保存的档案原则上不得外借。如有特殊需要，经本单位负责人批准并核实参保者身份后，可以提供查阅或复制。 第五章 鉴定与销毁 第二十七条 各级 社保 机构 应成立鉴定小组， 对已到期的社保档案进行鉴定并提出处理意见。 鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，9 应当重新确定保管期限。 第二十八条 各级 社保 机构 对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册， 按行政隶属关系分别报上 级 社会保险 行政部门 或 社会保险费征收 机构 备案，经 本单位主要负责人批准后销毁。 销毁档案时，应派两人以上监督销毁档案，防止档案遗失和泄密。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册归入全宗卷永久保存。 未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第六章 附 则 第二十九条 本办法由厦门市档案局、厦门市 人力资源 和社会保障局 、厦门市地税局 负责解释。 第三十 条 本办法自 2011 年 6 月 1 日 起施行 ,有效期 2 年 。