中山市农村承包地确权档案整理与移交制度.doc

1、- 1 -中山市农村承包地确权档案整理与移交制度为做好我市农村土地承包经营权确权登记颁证档案（以下简称承包地确权档案）的收集、整理归档工作，确保承包地确权档案的齐全完整和安全，根据广东省农业厅、广东省档案局关于印发广东省农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理实施办法的通知 （粤农2015161 号）和广东省农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理与移交工作要求 （粤农2017267 号）要求，制定本制度。 一、归档范围承包地确权档案是指在农村土地承包经营权确权登记颁证（以下简称承包地确权）工作中形成的，对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的文件材料的总称，是承包地

2、确权的重要凭证和历史记录。各级承包地确权归档材料清单见表 1-表 5。二、职责分工（一）市农业局负责对全市承包地确权档案归档工作的领导，将档案工作纳入承包地确权工作中统筹规划、组织协调；按表 5 内容要求整理市级归档材料；按照归档材料清单要求对全市承包地确权档案进行归档审核，审核无误后移交市档案馆，审核验收时发现存在错漏的档案，以镇（区）为单位列出问题清单，限期整改提交。（二）市档案局负责对承包地确权文件材料的形成、积累、归档和移交工作进行监督检查和培训指导，对移交进馆的承包- 2 -地确权档案进行验收。（三）镇政府（区办事处）为本行政区域内承包地确权档案整理工作的主要责任人，应有档案材料整理

3、和存放场所，安排工作经费，配备人员设备，对档案完整性准确性系统性负全面责任。镇（区）农业部门应组织专人按表 4 内容要求整理镇（区）级归档材料，督促指导村（社区）认真收集、整理相关档案材料；对照归档材料清单进行归档审核，经检查验收合格后，将镇（区） 、村（社区）两级承包地确权档案一并向上级提交，交收时应附上交接清单和镇村两级档案完整性准确性系统性承诺声明书（声明书式样见表 6） 。（四）村（社区）应指定专人按照表 1、表 2、表 3 归档材料清单内容要求，整理承包方(农户)、发包方、村（社区）归档材料，整理完毕审核无误后提交至镇（区）农业部门。（五）测绘公司为所中标区域承包地确权档案质量的第一

4、责任人，对承包地确权档案材料形成和收集、归档整理质量负直接责任。测绘公司要切实采取措施及时提供、完善和整改确权材料，确保内业和外业的资料和数据一致、承包方签字画押手续与实际相符、数据库成果汇交无差错、纸张字迹制成材料耐久有效。确权过程中形成的承包地块分布图（公示图、确认图） 、工作底图（工作草图） ，在提交纸质图纸的同时提交电子原图及其专用阅读软件（提交数据光盘并做好标识） 。三、归档要求（一）各单位根据承包地确权工作流程所涉及的内容，按照各级承包地确权档案归档清单进行分级归档，对本单位形成- 3 -的材料进行科学分类，做到应收尽收。归档的承包地确权文件材料应当字迹工整、数字准确、图样清晰、手

5、续完备。归档文件材料要齐全、完整、系统。归档文件的印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管的要求。归档文件材料应为原件。（二）推进承包地确权档案的数字化和信息化建设。承包地确权档案使用中山文档平台进行管理，在平台中著录每份归档文件的基本信息并上传相应电子文件或数字副本。一是加强承包地确权电子文件归档，如承包地块分布图（公示图、确认图） 、工作底图（工作草图）可将测绘公司提交的电子原图上传中山文档平台（专有格式的电子原图要将其专用阅读软件一并归档） ，如果一份文件的电子文本与纸质文本内容不一致（如土地承包合同、承包地块分布确认图纸质文本增加了签名、盖章） ，在将电子文本上传的同时将纸质文本扫

6、描上传；二是对只有纸质文本的归档材料，整理时应当同步进行数字化扫描形成数字副本上传中山文档平台，建立承包地确权档案全文数据库。没有大图纸扫描设备的，以镇区为单位将本镇区各村（社区）整理编号后的承包地块分布图（公示图、确认图）和工作底图（工作草图）专人送达市档案馆（东区兴文路 7 号） ，市档案馆完成扫描后通知各镇区取回图纸和数据光盘。四、归档及移交时间承包地确权档案实行逐级整理归档、逐级审核提交、汇总集中存放的管理制度，各级应在承包地确权工作结束后三个月内完成整理归档工作，整理完毕经审核无误后应在两个月内向- 4 -市档案馆移交。五、归档文件整理方法（一）分类编号。市农业局、镇（区）、村（社区

7、）、发包方、承包方（农户）五级形成的承包地确权档案作为一级大类纳入中山市农业局综合档案室（全宗号 27）统一管理，分四个属类进行整理：综合管理类、确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类。承包地确权档案大类代字为“T”,四个属类用大类代字加属类代号表示：综合管理类为 T1,确权登记类为 T2,纠纷调处类为 T3，特殊载体类为 T4。1.综合管理类 综合管理类文件按照单份文件整理方法归档，其档号编制规则为：全宗号类别号市农业局（镇区）代字年度件号。市农业局代字为 NYJ,镇区代字取镇区名前二字拼音的首字母。如：板芙镇代字为 BF,东区代字为 DQ，因三乡与沙溪镇代字相同，确定三乡镇代字为 SX、沙溪镇

8、代字为 SXZ。各镇区代字见表 7。（综合管理类、确权登记类、纠纷调处类、特殊载体类档号中市农业局、各镇区的代字保持一致）例： 27-T1-NYJ-2015-1件号（第 1 件） 年度（2015 年）市农业局代字类别号（综合管理类）- 5 -全宗号例： 27-T1-BF-2015-1 件号（第 1 件） 年度（2015 年）镇区代字（板芙镇）类别号（综合管理类）全宗号2.确权登记类确权登记类文件材料按照单份文件整理方法归档，其档号编制规则为：全宗号类别号市农业局（镇区、村社区）代字件号。村社区代号用所属镇区代字+阿拉伯数字表示，每个镇区的村社区代号从 1 开始编号，不能断号。村社区级确权登记材

9、料分村委会、发包方、承包方三个属类，村委会代号为1，发包方代号为 2，承包方代号为 3。各村社区代号见表 8。例：27-T2-NYJ-1件号（第 1 件） 市农业局代字类别号（确权登记类）全宗号例： 27-T2-BF-1件号（第 1 件） 镇区代字（板芙镇）类别号（确权登记类）- 6 -全宗号例： 27-T2-BF1-1-1件号（第 1 件） 村委会材料村社区代号（板芙白溪村）类别号（确权登记类）全宗号（1）承包方（农户）材料的组件。各镇（区） 、村（社区）移交的确权登记类中具体涉及农户的有关确权申请、身份信息、确认权属、实地勘界、界线图表、登记和权证审核发放等文件材料，按照“一户一件”整理，

10、同一农户的确权登记类文件集中装订，组合成一件。每件编一流水页码，加文件封面（见表9）和承包方（农户）归档材料清单。文件日期为著录日期，责任者为所属村委会。（2）排列。同一行政村的发包方、承包方确权登记类材料，按村组（股份社或经济社）顺序排列，前后村组（股份社或经联社）之间的归档文件序号保持连续。农户“一户一件”土地承包经营权确权登记材料， “件”内文件按承包方（农户）归档材料清单（见表 1）所列顺序排列。3.纠纷调处类纠纷调处类文件按照单份文件整理方法归档，其档号编制- 7 -规则为：全宗号类别号市农业局（镇区、村社区）代字件号。例： 27-T3-NYJ-1件号（第 1 件）市农业局代字类别号

11、（纠纷调处类）全宗号例： 27-T3-BF-1件号（第 1 件）镇区代字（板芙镇）类别号（纠纷调处类）全宗号例： 27-T3-BF1-1件号（第 1 件）村社区代字（板芙白溪村）类别号（纠纷调处类）全宗号4.特殊载体类特殊载体类文件包括录像（视频） 、录音（音频） 、照片。视频、音频、照片归档参照中山市音频视频归档办法和中山市照片归档办法要求。（1）视频音频编号。- 8 -视频音频文件按照单份文件整理方法归档，一次工作或活动所形成的视频或音频为一件，其档号编制规则为：全宗号-类别号（含大类代字及属类代号）-市农业局（镇区、村社区）代字-年度-件号。每年从“1”起编件号。视频类别号为 T4.1,

12、音频类别号为 T4.2。例： 27-T4.1-NYJ-2015-1件号（第 1 件）年度（2015 年）市农业局代字类别号（特殊载体类视频）全宗号例： 27-T4.1-BF-2015-1件号（第 1 件）年度（2015 年）镇区代字（板芙镇）类别号（特殊载体类视频）全宗号例： 27-T4.1-BF1-2015-1件号（第 1 件）年度（2015 年）村社区代字（板芙白溪村）类别号（特殊载体类视频）全宗号- 9 -（2）照片编号。照片文件按组整理方法归档，一次活动形成的照片为一组，其档号编制规则为：全宗号-类别号（含大类代字及属类代号）-市农业局（镇区、村社区）代字-年度-组号-张号。每年从“1

13、”起编组号，每组照片从“1”起编张号。照片 类别号为 T4.3。例： 27-T4.3-NYJ-2015-1-1张号（第 1 件）组号（第 1 组）年度（2015 年）市农业局代字类别号（特殊载体类照片）全宗号例： 27-T4.3 -BF-2015-1-1张号（第 1 件）组号（第 1 组）年度（2015 年）镇区代字（板芙镇）类别号（特殊载体类照片）全宗号例： 27-T4.3-BF1-2015-1-1张号（第 1 件）组号（第 1 组）年度（2015 年）村社区代字（板芙白溪村）- 10 -类别号（特殊载体类照片）全宗号（二）编制目录应用档案管理系统分类打印归档文件目录一式三份。其中一份随归档

14、文件装入相应档案盒（册）内，其余两份用于编制档案目录 。档案目录包括归档说明和归档文件目录两部分，要求制作一式二份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。装订时归档说明放归档文件目录前面。归档说明内容包括：归档文件的完整程度、归档数量、存在问题、整理组织单位、整理人员等。（三）装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒（册）内，并打印档案盒（册）背脊（式样见表 10） 、盒（册）内备考表 。 备考表中“归档情况说明”主要说明本盒（册）归档材料存在的问题，如哪些归档材料不全及其原因、哪些归档材料没有原件及其原因等；“归档人” “检查人”分别填写本盒（册）档案归档工作人员、质量检查人员姓名。