内部控制制度——采购及付款循环.doc

1、此 资 料 来 自 台 商 讯 息 网 , 大 量 管 理 资 料 下 载 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 及 付 款 循 环 （ 总 说 明 ）编 号版 本日 期CP1001.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 1/19 页内 部 控 制 制 度 采 购 及 付 款 循 环 文 件 管 制 等 级 ： 管 制 文 件 非 管 制 文 件此 资 料 来 自 台 商 讯 息 网 , 大 量 管 理 资 料 下 载 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 及 付 款 循 环 （ 总 说 明 ）编 号版 本日 期CP1001.02

2、002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 2/19 页文 件 履 历 纪 要 页文 件 发 行 单 位 文 件 管 制 等 级管 理 代 表 管 制 文 件 非 管 制 文 件文 件 履 历 纪 录版 次 修 订 内 容 核 准 权 责 编 撰 日 期0 第 1 版 （ 新 发 行 ）此 资 料 来 自 台 商 讯 息 网 , 大 量 管 理 资 料 下 载 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 及 付 款 循 环 （ 总 说 明 ）编 号版 本日 期CP1001.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 3/19 页1. 总

3、 则1.1. 制 定 目 的为 促 使 本 公 司 内 部 控 制 （ Internal Control） 之 采 购 及 付 款循 环 （ Purchase） 程 序 ， 能 有 所 遵 循 ， 特 订 定 本 文 件 ， 俾 利 各 相 关单 位 遵 循 。1.2. 适 用 范 围凡 本 公 司 有 关 内 部 控 制 之 采 购 及 付 款 循 环 作 业 程 序 与 控 制重 点 ， 悉 依 照 本 文 件 之 规 范 办 理 。1.3. 权 责 单 位资 材 、 财 会 单 位 为 本 文 件 之 权 责 单 位 ， 权 责 单 位 主 管 经 承 认 单 位 授 权 ，负 责 本

4、文 件 之 管 制 ， 并 确 保 依 据 本 文 件 之 规 范 作 业 。2. 采 购 及 付 款 循 环2.1. 循 环 图【 见 】 （ 资 料 1） 采 购 及 付 款 循 环 图 。2.2. 循 环 作 业本 循 环 之 各 项 作 业 ：1) 请 购 作 业 （ CP101） ， 另 订 之 。2) 采 购 作 业 （ CP102） ， 另 订 之 。3) 进 口 作 业 （ CP103） ， 另 订 之 。4) 验 收 作 业 （ CP104） ， 另 订 之 。5) 与 合 约 不 符 作 业 （ CP105） ， 另 订 之 。6) 付 款 作 业 （ CP106） ， 另

5、 订 之 。7) 差 异 分 析 作 业 （ CP107） ， 另 订 之 。3. 附 则3.1. 制 修 废 与 颁 布 实 施本 文 件 属 于 管 理 文 件 ， 经 经 营 会 审 议 后 ， 呈 请 董 事 长 核 准 承 认 后， 交 由 权 责 单 位 颁 布 公 告 实 施 ； 修 订 或 废 止 时 亦 同 。3.2. 编 号 、 版 本 、 日 期 、 页 次 页 数本 文 件 之 项 类 、 标 题 、 编 号 、 版 本 、 实 施 日 期 、 公 司 名 称 、 文 件 页 次 此 资 料 来 自 台 商 讯 息 网 , 大 量 管 理 资 料 下 载 内 控 制

6、度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 及 付 款 循 环 （ 总 说 明 ）编 号版 本日 期CP1001.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 4/19 页页 数 等 项 ， 见 本 文 件 之 页 首 与 页 尾 。3.3. 附 件3.3.1. 相 关 资 料（ 资 料 1） 采 购 及 付 款 循 环 图 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 及 付 款 循 环 （ 总 说 明 ）编 号版 本日 期CP1001.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 5/19 页（ 资 料 1） 采 购 及 付 款 循 环 图

7、 CP101-预 算 请 购| - - -| | CP102 CP103| 采 购 进 口| - - -| | CP104| 验 收| | | CP105| - -|是 否 合 格 否 与 合 约不 符| | |是| | - - -| | CP106| 付 款入 库| |CP107 |差 异 分 析 - - 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 及 付 款 循 环 （ 总 说 明 ）编 号版 本日 期CP1001.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 6/19 页 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 请 购 作 业编 号版 本日 期CP10

8、11.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 7/19 页第 1 節 作 业 程 序1. 提 出 需 求1.1. 调 节 性 采 购依 市 场 行 情 、 用 料 变 动 等 采 购 之 原 物 料 ， 由 资 材 部 单 位 视 经 济 未 来 走 向、 市 场 状 况 及 预 计 用 量 等 因 素 ， 决 定 订 购 时 机 及 数 量 种 类 ， 交 由 采 购 单位 采 购 。1.2. 预 算 采 购依 销 售 预 算 或 客 户 订 单 之 进 度 ， 由 生 管 单 位 填 具 请 购 单 ，经 单 位 主 管 核 准 后 再 交 给 采 购 单 位

9、 ， 并 将 请 购 核 准 纪 录 填 入 采 购 预 算 内。预 算 采 购 ， 包 括 下 列 二 种 采 购 ：1) 直 接 材 料 （ 常 用 材 料 ）系 指 直 接 耗 用 之 材 料 。2) 间 接 材 料 （ 常 用 物 料 ）系 指 间 接 耗 用 之 材 料 ， 但 不 可 缺 之 物 料 ， 其 需 用 时 间 与 数 量 也 无 法预 知 。可 凭 用 料 单 位 之 需 料 通 知 单 现 用 现 购 。2. 检 查 库 存采 购 前 应 先 检 查 存 货 是 否 具 有 下 列 情 形 ：1) 目 前 存 量 尚 未 达 请 购 点 /安 全 库 存 。2) 请

10、 购 之 商 品 品 名 、 规 格 、 厂 牌 有 库 存 品 或 替 代 品 可 供 替 代 。3) 申 请 之 原 物 料 是 否 仍 具 采 购 价 值 ， 还 是 已 失 经 济 性 。3. 临 时 需 求紧 急 采 购 由 需 求 单 位 提 出 ， 经 过 库 存 检 查 后 须 采 购 者 ， 经 制 造 单 位 主 管核 准 后 ， 径 交 采 购 单 位 购 买 ， 惟 事 后 仍 须 补 填 请 购 单 。第 2 節 控 制 重 点1) 请 购 单 必 须 详 细 注 明 厂 商 、 规 格 型 式 及 需 用 日 期 等 内 容 ， 如申 请 物 品 须 采 用 特 别

11、 运 送 及 保 存 方 式 者 ， 应 加 注 意 事 项 。2) 请 购 单 必 须 经 先 作 库 存 审 核 ， 核 准 时 应 遵 照 核 决 权 限 办 理 。 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 请 购 作 业编 号版 本日 期CP1011.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 8/19 页3) 紧 急 采 购 不 应 经 常 发 生 ， 事 后 应 补 开 请 购 单 ， 追 究 原 因 是否 为 不 可 抗 力 ， 有 无 改 善 计 画 。4) 应 定 期 检 讨 请 购 单 ， 有 无 延 迟 采 购 情 形 ， 请 购 数 量 应

12、 符 合 经济 采 购 量 要 求 。第 3 節 相 关 资 料销 售 预 算 、 客 户 订 单 、 请 购 单 等 。 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 作 业编 号版 本日 期CP1021.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 9/19 页第 1 節 作 业 程 序1. 查 询 供 货 商 资 料1) 准 备 采 购 。2) 调 阅 供 货 商 资 料 /厂 商 料 件 基 本 资 料 报 表 ， 了 解 过 去 采 购 及询 价 纪 录 。3) 向 厂 商 询 比 议 价 。2. 决 定 购 买 方 式依 材 料 管 理 规 定 ， 决

13、 定 应 用 下 列 何 种 方 式 购 买 ：1) 询 价金 额 较 小 ， 不 须 书 面 比 价 ， 但 仍 以 询 价 方 式 向 最 低 价 厂 商 采 购 者 。2) 议 价采 购 人 员 经 询 价 后 ， 如 已 知 市 价 有 下 跌 趋 势 时 ， 或 有 报 价 高 于 前 批采 购 价 格 ， 或 请 购 规 格 明 确 ， 但 请 购 量 较 前 批 大 等 之 情 形 者 ， 仍 应予 以 议 价 。3) 比 价若 为 特 殊 规 格 或 供 应 厂 商 家 数 较 少 者 。4) 牌 价 收 购根 据 核 定 之 收 购 价 格 收 购 者 。5) 长 期 合 约

14、 采 购向 签 订 长 期 供 应 合 约 ， 或 项 目 报 准 之 买 卖 合 约 厂 商 采 购 者 。6) 招 标采 购 之 材 料 如 有 三 家 以 上 可 供 应 ， 且 其 预 估 采 购 金 额 较 大 达 招 标 金额 时 ， 以 公 开 招 标 为 原 则 。3. 决 定 订 购 事 项由 承 办 人 员 备 妥 资 料 及 预 拟 订 购 之 厂 商 、 数 量 、 办 法 等 ， 经 采 购 单 位 主管 核 准 后 采 购 。4. 更 新 纪 录将 不 同 购 买 方 式 之 订 购 及 询 价 资 料 ， 填 入 供 货 商 资 料 /厂 商 料 件基 本 资 料

15、 内 。第 2 節 控 制 重 点 内 控 制 度 采 购 及 付 款 循 环 采 购 作 业编 号版 本日 期CP1021.02002/01/01（ 股 份 有 限 公 司 发 行 ） 页 次 10/19 页1) 询 比 议 价 资 料 平 日 应 注 意 收 集 ， 须 详 实 完 备 ， 保 持 最 新 时 效 ， 供 货商 资 料 厂 商 料 件 基 本 资 料 亦 应 随 时 更 新 ， 保 持 正 确 纪 录 。2) 请 购 单 询 比 议 价 单 必 须 经 主 管 核 准 后 ， 方 得 办 理 采 购 。3) 办 理 比 价 、 议 价 、 招 标 等 作 业 应 符 合 公

16、 司 规 定 ， 外 购 进 度 亦 须 依 预定 采 购 过 程 控 制 追 踪 。4) 大 量 采 购 之 主 料 、 副 料 、 包 装 材 料 ， 以 合 约 采 购 为 原 则 ， 并 应 保 持两 家 同 时 供 料 ， 以 免 受 到 供 货 品 质 之 限 制 ， 影 响 到 生 产 作 业 。5) 重 要 采 购 合 约 签 订 前 ， 须 经 法 务 单 位 或 公 证 单 位 人 员 查 核 。6) 为 提 高 进 货 品 质 ， 降 低 进 货 成 本 ， 便 于 管 理 ， 应 建 立 可 完 全 配 合 之协 力 厂 商 。7) 遇 到 市 埸 上 各 项 原 物 料 之 供 应 将 大 幅 变 化 时 ， 须 通 知 有 关 单 位 ， 以便 事 先 连 系 ； 报 告 呈 核 后 ， 立 即 采 取 应 变 措 施 。第 3 節 相 关 资 料 供 货 商 资 料 厂 商 料 件 资 料 、 请 购 单 、 询 比 议 价 单 等。