以业务流程为导向的物料集中管理体系的构建与实施.doc

1、打造以信息技术为支撑、业务流程为导向的物料集中管理太钢矿业公司 主要内涵:太钢矿业公司为适应内外环境的需要，利用现代物流管理理念和信息技术，在对采购业务流程进行优化的基础上，对采购流程的各个功能节点进行科学的规划调整，打破原来以部门业务为导向的业务管理模式，以流程为导向对物资计划、物资采购、物资供应等部门的业务进行科学的优化整合，将现有的 150 余个物料管理流程精简优化到 35 个流程，用 ARIS 建立了四层流程管理体系，并将优化整合后的流程通过 SAP Solution Manager 与 SAP ECC 进行集成，实现了流程的动态管理和流程在 SAP ERP 中的固化和运行，建立了以信

2、息技术为支撑、业务流程为导向的集中采购、分散收货、集中结算、内部收付的物料集中管理体系，提高了企业的物资计划、采购、供应的工作效率和质量，降低了采购成本，满足了企业生产经营的需要。太钢矿业公司集采矿、选矿和球团于一体的大型矿业企业，是太钢重要的分公司，下辖两个铁矿，一个石灰石矿、一个复合材料厂，职工 6500 余人。随着信息技术的高速发展和面向流程管理理念在企业的形成,为太钢矿业从物料的分散管理转变到集中管理创造了条件。如何以业务为导向,建立以信息技术为支撑、业务流程为导向的物料集中管理，在太钢矿业显得尤为重要。一、实施以信息技术为支撑、业务流程为导向的物料集中管理的背景（一） 降低采购成本、

3、减少库备资金占用，实现精细化管理需要物料集中管理首先是将企业有限的、分散的采购人力、采购资源集合起来，形成一个整体，实 行规模化采购，充分利用市场资源吸引更多的供应商参与所采购物资的竞价，采购到质优价廉的物料，降低采购成本，同时还获得一批宝贵的供应商资源。其次通过物料集中管理可掌握全局库存情况和采购计划，科学制定采购策略，降低企业库备资金占用。（二）解决物料管理分工混乱、职责不清，效率低下的需要物料管理流程中任何一个环节不能按期完成，都会影响物料计划的完成，进而影响生产经营，但在物料计划多重管理下，部门业务重叠，造成职责不清，管理混乱。如何将物料管理按专业分工，提高采购效率，减少各部门间及与单

4、位间的冲突，需要对物料管理流程进行优化，并按专业进行集中管理。（三）有效实施 ERP 的需要由于 ERP 系 统是一个覆盖企业业务全流程的信息化管理系统， ERP 从性质上来讲，同 BPR 的关系十分密切，企业如何对现有业务流程的症结和原因进行分析， 设计出理想的业务流程或解决方案，是实施 ERP 的前提。因此实施以业务流程为导向的物料集中管理，是有效实施 ERP 物料模块的需要。二、 以信息技术为支撑、业务流程为导向的物料集中管理体系的内涵和主要做法太钢矿业公司为适应内外环境的需要，利用现代物流管理理念和信息技术，在对 采购业务流程进行优化的基础上，对采购流程的各个功能节点进行科学的规划调整

5、，打破原来以部门业务为导向的业务管理模式，以流程为导向整合优化了物资计划、物资采购、物资供应部门的职责，建立物料集中管理体系，并将优化整合后的流程在 SAP ECC MM 中进行配置、固化和运行，从而帮助企业提高了物资计划、采购、供应的工作效率和质量，降低了采购成本， 满足了企业生产经营的需要。主要做法是：（一） 优化业务流程，实现一体化的业务流程管理1、 流程描述及优化在面向流程的管理理念已被广泛接受的今天。业务流程已成为企业的中心环节，企业只有不断完善其业务流程架构，并将业务流程直接反映到信息系统中，才能充分发展其潜力，为实现这个目标，太钢矿业公司首先进行了系统的培训，给员工储备了必要的知

6、识。培训的内容包括：SAP 的物料管理、ARIS 流程建模理念及应用，其次了解 HP 的信息化解决方案和同行业的信息化实施经验。在培训的基础上，建立了相应的组织机构，制定了工作计划、目标和工作标准，对物料的计划、采 购、供应等业务进行了调研，绘制了公司及各厂矿的物料管理流程 150 余个，在对各矿物料流程进行综合分析优化的基础上，精简到 35 个流程。为抓好流程管理，对物料流程采取了科学的分层管理，按目录建立了四层流程体系，最后根据层级建立了物料管理流程地图（见图 ARIS 屋分层次视图和流程控制架构体系）。第一层为流程总图，主要是根据公司的情况，指明物料管理流程的地位;第二次为流程分类图，指

7、明物料管理由那几块业务组成，太钢矿业公司根据实际情况由四个流程组成（主数据维护流程、采购管理流程、库存管理流程和结算管理流程）;第三层为流程过程图，指明四类流程有哪些具体流程组成，主数据维护流程包括供应商、物料主数据、货源清单、信息记录等 5 个具体流程, 采购管理流程包括采购计划、询报价、框架协议、采购合同、采购异议、退货、 矿际调拔等 16 个流程, 库存管理流程包括入库、出库、回收、移库、退库、库存盘点、库存状态变更、吊滞物处理等 12 流程, 结算管理流程包括优质优价、采购业务预制 2 个流程;第四层为流程步骤图，对 35 流程的具体步骤、步骤节点所需的岗位人员、数据表单及步骤节点所产

8、生的数据表单进行了绘制和描述。通过四层流程地图的建立，准确地定义了流程的逻辑关系，将所有的流程串联起来，流程图中不仅包含了信息流、物流、资金流，包含了各个岗位之间的业务信息及逻辑结构关系，包含了配套的表单和文字文件说明，而且使分散、无序的业务， 实现了统一的、 标准的、可视化的管理。2、 利用 IT 技术，实现流程管理为使流程管理清晰、标准和可视化，使流程与信息系统实现无缝集成，流程体系达到足够灵活满足公司环境的快速变化和未来业务流程设计的要求。太钢矿业 公司在项目实施中，采用了 ARIS 流程建模工具。ARIS(architecture of integrated information s

9、ystem)即集成的信息系统体系构成方法，是德国 SaarIand 大学的 Scheer 教授提出的一种面向过程的流程模型结构。 ARIS 体系结 构是基于信息集成思想的，它采用房式流程管理结构，将非常复杂业务流程模型分为各自独立的视图，以面向对象的方法描述了企业的组织视图、数据视图和功能视图，下图为著名的 ARIS 屋分层次视图和流程控制架构体系。流程总图流程分类图流程过程图流程步骤图组织视图数据视图功能视图控制视图ARIS 体系结 构主要包括组织、数据、功能和控制四个视图。其中，前三个视图是相对独立的，这样大大减少了描述的复杂性和冗余，他们之间的关系（业务流程）由控制视图来描述。组织视图：

10、主要描述企业组织结构的各种信息，包括组织单元、层次结构、人 员、职位、角色等。数据视图：主要描述了企业经营过程中所涉及到的所有数据。功能视图：描述了信息转换的过程，ARIS 屋分层次视图和流程控制架构体系将输入数据转化为输出数据，通常应用于对象之上的操作，如过程、活动或任务。控制视图：它在整个体系结构中起到了“粘合剂” 的作用，将组织、数据和功能视图联系了起来，完成业务流程的设计，在实际的流程设计中，控制视图按层级分为流程总图、分类图、过程程图和步骤图四级，在 ARIS 软件中通过目录来实现。太钢矿业公司在使用 ARIS 进行企业流程建模设计时，首先对企业的业务现状进行调研，然后分析企业的业务

11、现状与需求，从组织、数据和功能三方面入手，建立起企业经营过程各个方面的模型，然后以此为基础，着重分析各模型的关联关系，最终把这三方面的信息联系起来，形成一个有机的整体业务流程模型。在控制模型的建立过程中，首先需要使用增值链图拉出整个企业的流程总图和流程分类图，然后使用 EPC 图进行逐层深入的分解，绘出流程步骤图。所有的流程设计都在 ARIS 浏览器中完成，通过 ARIS 的浏览器目录实现组织视图、功能视图、数据视图和分层流程控制图的管理。通过 ARIS 软件处理后的流程地图，一方面可导出网页 HTML 格式，通过内网进行发布，另一方面实现了岗位、流程和数据的有机结合。通过良好的发布平台，每个

12、人都能明确自己的职责和角色，以及在流程中需沟通协作的地方一目了然。（二） 围绕优化后的业务流程，实行专业整合经流程优化后的物料集中管理模式为：集中采购、分散收货、集中结算、内部收付。公司负责管理供应商、制定采购策略和采购订货业务处理。公司下级单位提出采购计划，公司根据全局库存情况和采购策略，组织招标后，下达采购订单给供应商，同时发送采购订单给各厂矿;下级厂矿根据采购定单进行收货质检和入库业务；公司汇总各厂矿的入库单与供应商统一结算;公司根据入库情况再与下级厂矿内部结算。各厂矿只设一级库房，取消二级库存点，作业区不再设库，由配送单位根据作业区需求，直接配送物料到现场。为满足以上业务流程的需要，公

13、司对专业管理部门进行业务整合，将采购部的物料计划职能调整到设备部，将各厂矿原供应科的物料计划调整到设备科，取消供应科编制，组建供应站， 职能 为物料的收货质检、入库和配送业务。经专业整合后，作业区、 设备科、设备 部负责采购计划的编制和审核，采购部 负责采购订货结算业务，供应站负责收货质检、入库和配送业务。（三） 与 ERP 结合，实现流程的固化和有效运行按物料集中管理优化后的物料流程,由于物料计划的跨地区申请,为使物料业务办理更加高效快捷,并能实时监控业务的办理情况,我们选取了SAP ECC6.0 矿业版 ERP，在国内首家实施 矿业版 SAP ECC6.0,SAP ECC6.0矿业版在标准

14、版功能的基础上,增加了远程物料管理，很好的解决了二级厂矿与公司本部的采购计划和物资入库中数据信息的汇总和分解问题,科学地处理了数据信息的转换和集成,二级厂矿计划员可监控物料从计划-汇总采购订单入库出库的全过程,并根据二级厂矿的需求,在 SAP ECC6.0开发了作业区级的采购计划编制审批模块。1、 将 ARIS 业务流程传入 SAP 方案管理器中。通过在 ARIS 中注册 SAP Solution Manager 服务器，实现了 ARIS 流程与 SAP SLM 流程的双向同步，做到 实际流程与蓝图流程的一致。2、 配置 SAP ECC6.0 矿业版物料组织架构物料组织架构包括公司、工厂、采购

15、组织、 库存地点和采购组在具体配置中将公司配置为太钢矿业公司和子公司；下属二级单位配置为工厂；采购组织只设为太钢矿业，并将其分配给太钢矿业公司和各子公司；将各矿二级库房优化为一级，在系统中设置为库存地点，为实现远程物流管理，在太钢矿业公司下设立了下属二级单位的虚拟库存地点。将采购部的采购员设置为采购组。3、 SAP ECC6.0 矿业版物料主数据对于原燃料、辅料、 备件、 设备、副产品、矿产品等物料的编码采用“ 大类中类小类流水码”方法，对复合板产 品采用属性物料方法。物料主数据的配置包括物料组、评估类、MRP 类型、控制者及检验计划等内容。4、 配置业务流程到 SAP ECC6.0 矿业版，

16、在 ERP 中实现物资业务集中管理首先对物料的批次管理、移动类型和库存状态进行规划，并在系统中进行配置。配置物料采购计划的生成，采取三种方式：PD 物料模式（基于 BOM 的月度生产计划，主要用于生产用料）；VB 物料模式（基于消耗和储备定额的重订货点计划，用于需求稳定的材料）；ND 物料模式（基层单位直接提报的物料需求计划，用于需求不稳定的材料）。配置物料采购与出入库处理业务：具体流程见图 ECC 系统物料业务流程。业务的实现采用了 SAP ECC6.0 的远程物流管理功能，各矿计划员可全程跟踪提报的备件材料采购计划执行情况，从基层单位物料需求计划的申报、汇总、 计划平衡到各矿采购计划的生成

17、、到各矿转储申请到矿业公司采购申请、采购订单下达、采购入库过程、各矿收货情况等在 SAP 系统得到严格监控和管理；集中采购的物资首先收货到太钢矿业下的各厂矿虚拟库，然后通过外向交换到各矿库中。矿内部的移库、发货通过移动类型来实现。运行MRP自动生成转储申请设备部审核并转换转储申请按转储订单发货到各矿采购入库太钢矿业虚拟库 采购部制定采购方案发票校验及付款流程设备能源科审核转储申请基层单位申报物料需求计划采购部建立采购订单各矿汇总生成转储申请 太钢矿业采购申请矿部转储订单ECC 系统物料业务流程三、 以信息技术为支撑、业务流程为导向的物料集中管理体系的效果（一）提高了物资管理效率，降低了采购成本

18、和库备资金通过对物料管理业务流程的优化，并用 ARIS 实现业务流程的动态管理，将 ARIS、SAP SLM 和 SAP ECC6.0 进 行集成，将 业务流程在 ERP（SAP ECC6.0）中 进行固化。使物料专业分工更加科学，不仅理顺了部门业务，明确了责任主体，使监控更加清晰，减少了各部门间及各单位间的沟通成本，为物料的集中管理提供了技术支撑，而且提高了物资管理效率，降低了采购成本和库备资金。各厂矿 矿业管理本部（二） 提高了员工素质，保证了企业的稳步发展通过以业务流程为导向的物料集中管理体系的实施，进一步提高了员工的业务素质和敬业精神，保证了生产经营的发展，公司产量逐年提高。2009年自产铁精矿粉 539.54 万吨，2010 年自产铁精矿粉 550.87 万吨，比上年增加 11.33 万吨，2011 年铁精矿粉自产 561.47 万吨，比上年增加 10.6 万吨。成果主创人：崔双平 任国宏 参与创造人：牛爱红 闫志勇 牛石柱 杨月平 杨晓红