1、国际会议管理系统操作指南（中国教育系统学术会议云平台）国际合作与交流处一、注册及登录网址：http:/注意：请使用谷歌浏览器或者 360 浏览器极速模式。进入“中国教育系统学术会议云平台” （以下简称“国际会议管理系统”)，点击“会议申报” ，进入登录界面。请点击“立即注册”按钮，进入注册页面。（一）注册平台新用户用手机号注册。注册后，请完善以下信息，方能进入申报页面。1.姓名：请输入真实姓名，便于账号审核。2.工号：请输入您的真实教工号，便于账号审核。若无单位工号，可不填。3.所属高校：请在下拉框中选择所在的高校，如果找不到所需高校信息，请与国际合作与交流处联系。4.所属院系：请在下拉框中选
2、择您所属院系，如果找不到所需院系信息，请与国际合作与交流处联系。5.激活邮箱：请输入您的单位邮箱账号（无须填写后缀名） 。此处只能填入单位邮箱，以核验身份。每个邮箱只能注册一次。6.点击“激活”按钮，系统将发送一封邮件至您的单位邮箱。邮件包含了激活该账户所需要的验证码。激活帐户后，将跳转至国际会议管理系统。您将以教职工用户身份进入本系统，可以提交国际会议申请。（二）用户信息点击右上角用户名或点击“系统设置” ，以完善、修改和查看个人信息。1.电话：请填写办公电话。2.职称：请填入职称。3.备注：请填入其他需要说明的信息。4.用户角色：教职工用户身份，具备提交会议预报和会议申报的权限。5.全部填
3、写完成后请单击“保存”按钮。（三）修改密码在主平台顶端点击用户名，可以修改登录密码。2、国际会议预报（一）预报流程说明每年 9 月，各单位通过系统上报下一年度会议计划（包括一般会以和重大会议） ；每年 9 月至 10 月申报单位管理员做第一步筛选；每年 10 月上级主管部门收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。根据规定，原则上没有进行提前预报的国际会议将不予补报；拟申报的国际会议须提前一年规划并按照指定时间一次性提前一年预报并正式上报至上级主管部门。 外宾人数 30 人以下的小型自然科学技术类国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但必须至少在会前 4 个月在平台中填写会议申报
4、表，并由学校国际处在会前 3 个月网上提交请示批文。会议类别说明如下：1.小型自然科学技术类国际会议：不涉及敏感政治问题，外宾人数 30 人以下的自然科学技术类国际会议。2.一般性国际会议（1）外宾人数在 100 人以下或会议总人数在 400 人以下的人文社科类国际会议；（2）外宾人数在 300 人以下或会议总人数在 800 人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。3.重大国际会议（1）联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议；（2）联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；（3）事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；（4）外宾人数在 100 人
5、以上（含 100 人）或会议总人数在 400人以上（含 400 人）的社科类国际会议，以及外宾人数在 300 人以上（含 300 人）或会议总人数在 800 人以上（含 800 人）的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；（5）外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；（6）邀请党和国家领导人出席的国际会议。国际会议预报流程如下图所示：（二）添加操作步骤点击“新增”字段，进入填写申请信息页面，按照提示填写，完成后点击“提交”按钮即可。国际会议预报添加填写说明：1. 申请人信息请务必确认姓名、教工号、职称等信息准确无误。 “姓名” “申报单位” “所在院系” “
6、手机”和“电子邮件”为默认信息， “电子邮件”可填写常使用的联系邮箱（不局限于单位邮箱） 。2. 会议基本信息“会议名称”请如实填写中英文名称，注意名称不能使用“第一届” “首届” “高峰论坛” “国际论坛” “全球大会”等称谓。由于“双边会议”是一个较为官方的说法，为避免引起误会，也请尽量不要在会议名称中使用。“开会时间”须选择下一年开会的大致日期。“拟对外承诺日期”是指：1 对学校自主举办的国际会议类，是拟向外发出会议 1 号通告的日期；2 对申办、承办等国际会议类，是拟向外方单位正式申请的日期。“是否本地”是指是否在申报单位所在城市举办，请勾选后填入具体地址。原则上不得异地办会。“会议类
7、型”请选择自然科学或社会科学。自然科学包括数学、物理学、化学、生物学、天文学等基础科学和医学、农学、气象学、材料学等应用科学。社会科学包括哲学类、经济学类、法学类、教育学类、文学类、艺术类、历史学类、管理学类、政治学类、马克思主义理论类、新闻传播学类、社会学类、中国语言文学类、外国语言文学类等多个学科的所有专业。“会议规模”请按照参会人数及情况选择小型国际会议、一般国际会议和重大国际会议其中之一，可参见会议类别说明。“中方人数”和“外方人数”须填写预估的参会代表人数。3. 会议举办方式“会议举办方式”请据实选择，并分别填写主办单位、协办单位、承办单位、合办单位的中英文全称。主办单位：指会议的发
8、起单位；承办单位：指会议的具体实施单位；协办单位：指会议实施过程中提供协助或赞助的单位。“经费来源”请填写经费来源。4. 备注请填写其他需要说明的事项。5. 提交点击“提交”按钮提交申请，即完成国际会议预报的申请。申报教师可以重复以上步骤，添加多场会议预报。（三）国际会议预报列表添加预报信息后，即可在下方列表查询您已经申请的国际会议预报。可根据会议规模、会议报批状态或输入关键词查找您所提交的会议预报。1.预报状态当国际会议申报人提交预报申请后，此时预报状态显示为“个人申请” 。当单位管理员审核通过后，该条记录状态变为“单位初审通过” 。当学校国际处管理员审核通过后，状态为“单位终审通过” 。当
9、上级主管部门审核员审核通过后，状态为“预报审核通过” ，该会议已纳入下一年度计划。若会议预报填写不符合要求，会被管理员驳回，此时会议申报人根据要求修改信息后，再次提交即可。2.预报操作在已提交的预报信息列表中，可在【操作】栏对该条记录进行操作。（1）修改当该条预报为“个人申请”或者“审核驳回”状态时，填写者可以修改此前填报的信息，再次点击提交，会回到“个人申请”状态，等待审核即可。（2）删除当预报为“个人申请”或者“审核驳回”状态时，可以删除此条记录。（3）正式申报只有当该条预报为“预报审核通过”状态时，才可以从此处点击“申报” ，开始正式申报操作。（4）文件管理当点击“文件管理”时，进入下图界面。 预报申请表以供下载，包括所有在网页填写的内容，会议申报人下载预报申请表，学院审核完毕签字盖章后由单位系统管理员上传。
