1、 1 目 录1机关公文处理办法12机关公文排印工作细则113“长工组字”文件格式范例164“长工通字”文件格式范例185“长工”文件格式范例206材料版式范例22附录：机关公文写作知识25【1】通知的写法25【2】决定的写法34【3】通报的写 2 法40【4】请示的写法45【5】报告的写法49【6】函的写法57【7】会议纪要的写法62【8】工作要点的写法67【9】方案的写法69【10】工作总结的写法72【11】数字的写法76【12】常用语汇78 3 1 机关公文处理办法第一章 总 则第一条 为使市总工会（以下 简称市总）机关公文处理工作规范化、制 度 化 、科 学 化 ，根 据 中 国 共 产
2、 党 机 关 公 文 处 理 条 例 、国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 等 规 定 ，特 制 定 本 办 法 。第二条 市总办公室是市总机关公文 处理的管理机构，主管本机关并负责指导机关各部门的公文处理工作。第三条 在公文处理工作中，必须严格遵守国家保密法律，法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。公文处理是包括公文拟制、办 理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。第二章 常用公文的种类及其使用范围第四条 常用公文的种类及其使用范 围如下：1报告：用于向上级机关汇报 工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问，向本级机关有关会议报告工作。2请示：用于向上级机关请求指示或批准
3、。3决定：用于对某些问题或者重大行 动作出安排。4决 议 ：用 于 经 会 议 讨 论 通 过 ，要 求 贯 彻 执 行 的 重 2 要 决 策 事 项 。5意见：用于对重要问题提出 见解和处理办法。6通知：用于传达上级机关的指示，要求下级机关了解、办理或执行的事项，颁发条例、规定、办法以及其他有关事项，批转下级机关的公文或者 转发上级机关、同 级机关和不相隶属机关的公文、任免和聘任干部。7通报：用于传达重要精神、情况及领导讲话，介绍具有普遍意义的工作经验和教训，表彰先 进，批 评错误。8批复：用于上级机关答复下 级机关的指示事项。9函：用于相互之间商洽工作、询问和答复问题，通知一般事项，向有
4、关主管部门请 求批准等。10会议纪要：用于记载和表达会 议事项和主要精神，要求有关单位遵守和执行。第三章 公文格式第五条 公文一般由版头、发文字号、印制顺序号、密级、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、印章、成文时间、主题词、抄送单位、印制版记组成。1版头：由发文机关全称或者 规范化简称加“ 文件”二字或加文种名称组成，用大字居中印在文件上端。联合发文并用会签单位版头。版头文字一般用 红色套印。2发文字号：公文有发文字号，包括单位代字、年号和顺序号，标注版头下方居中位置。 3 3印制顺序号：凡有密级的公文要 标注印制顺序号，即文件的份号，标注在文件首页 左上角。4密级：秘密公文应
5、标明密级 ，标注在文件首页左上角、印制顺序号下方位置。5标题：应概括公文的主要内容，同时应标明发文机关和公文种类。除发布法规性文件或 转发文件外， 标题一般不加书名号，位于发文字号上方。6主送单位：是指收受、办理文件的单位，位于正文上方，顶格排印。7正文：是公文的主体部分，用来表达公文的内容，位于标题或者主送单位下方。8附件：是补充说明正文的，是公文的组成部分。应在正文之后、发文单位之前依次开列附件 标题，附件的 顺序和标题应与正文所列一致。附件全文置于发文日期之后，主 题词之前。9发文单位署名，应使用全称或规范性简称，位于正文的右下方。10用印：正式编文都应加盖机关印章。与有关单位会签的文件
6、应加盖印章，用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。11成文时间：即发文年、月、日，以最后一位 领导人签发或会议通过的日期为准。位于公文末尾，发文单位落款之下，并稍向右错开。12主题词：所有正式文件均应标 注主题词。主 题词由反 4 映文件主要内容的规范化名词或名词组组成， 标明在文件末页下部，抄送范围上方。13抄送单位：指与文件内容有关，有关平 级、下级单位为抄送单位，标明在主题词下方。14印制版记：包括文件制发单 位名称、制 发日期和印制份数，印制份数置于下间隔线 右下方。15公文的汉字从左至右横排，公文用纸幅面采用国际标准 A4 型（长 297 毫米，宽 210 毫米），
7、左 侧装订。第四章 行文规则第六条 中共长沙市总工会党 组、 长沙市总工会、长沙市总工会经费审查委员会和直属单位根据自己的职权范围和隶属关系，确定行文关系。第七条 行文以不越级为原则 。除特殊情况，一般公文都应按隶属关系，逐级上报、逐级下达。第八条 向市委或市委有关部 门报告工作、 请示问题，应用中共长沙市总工会党组或长沙市总工会的名义，市 总 党组不向下级工会组织行文。第九条 向上级工会报告工作、请示问题，向市人大、市政府、市政协，向市政府各部、办、委、局，各群众团体，各县（市）、区总工会，局（公司）工会，直属基层企事业单位工会行文均用长沙市总工会名义。第十条 按上级工会的规定和工作 惯例，
8、市 总组织部可 5 以根据市总授权和有关规定就工会组织建设有关事项行文。第十一条 市总部门下发的工作 计划、工作 简报、工作总结等有关文件，应同时抄送市 总办公室、宣教部。第十二条 向受双重领导的下 级机关行文时， 应同时抄送受文机关的另一领导机关。第十三条 请示的公文，应 一文一事，向上 级机关的请示，在未批准前不得抄送同级 和下级机关。 请示事项不得夹写在报告中上报。第十四条 以市总党组（保密性公文除外），市总工会名义发出的文件，须由承办单位或部 门拟稿、核稿、有关领导签发后，送市总办公室编文号后再安排打印。第十五条 部门之间对有关问题尚未协商一致时，一律不得就该问题各自向下行文。第十六条
9、 经批准在报刊上发表的工作机关公文，应视为正式公文依照执行。如不另行文，应在报刊发表时注明。第十七条 会议通过的文件一般不另行文。领导人在会议上讲话一般不以文件形式下发。第十八条 临时性机构不以文件形式发通知、作批复。第十九条 要严格控制发文范围和数量。第五章 公文办理规定第二十条 公文办理一般包括：收文、 传阅、 发文、立卷及销毁等。 6 一、收文处理收文处理：包括登记、分办。1登记：凡署名送给市总工会、市总常委会和市总办公室的公文，均由办公室统一拆封、编号、登记；凡市总领导或市总部门同志参加会议带回的重要文件和资料应交办公室，由办公室按公文办理程序处理。登记应当将公文标题、密级、发文字号、
10、发文机关、成文时期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。2分 办 ：收 到 的 公 文 、经 拆 封 、编 号 、登 记 后 ，应 根据 文 件 的 内 容 和 性 质 ，按 归 口 办 理 的 原 则 ，送 领 导 批 示或 交 有 关 业 务 主 管 部 门 办 理 。某 些 归 口 不 明 确 或 无 口 可归 的 公 文 ，应 事 先 与 有 关 部 门 联 系 商 洽 ，或 送 有 关 领 导指 示 后 再 分 送 。同 一 公 文 需 要 两 个 以 上 部 门 承 办 时 ，应指 定 一 个 主 办 单 位 。紧 急 公 文 要 提 出 办 理 时 限 。二、文件传阅文件传阅：包括批办、传阅、承办、催办。1批办：上级机关要求办理的文件，下级机关请示的文件，同级机关商洽有关问题的文件，由办公室负责注办，注批（即“请部门办理” ，“请 同志批示” ）。2传 阅 ：送 请 领 导 或 有 关 单 位 传 阅 的 文 件 要 先 行 登 记 、编 号 、及 时 递 送 不 得 压 误 。领 导 或 有 关 单 位 阅 后 的 传 阅 件须 退 回 办 公 室 ，不 得 横 传 。对 传 阅 件 的 领 导 批 示 要 简 要 登记 备 查 。
