1、中国水产学会公文处理办法为使我会公文处理工作规范化、制度化、科学化，切实提高公文处理质量和效率，根据农业部公文处理办法，结合我会实际情况，制定本办法。本办法所称公文是指我会在履行职能过程中形成以及接收的具有法定效力和规范体式的各类文书。中国水产学会秘书处办公室负责秘书处公文处理工作。秘书处全体工作人员应高度重视公文处理工作，不断提高公文处理水平，严格执行本规定。、 公文处理的基本原则公文处理是指公文的接收、登记、办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接的工作。在公文处理过程中应坚持务实、规范、便捷、高质、保密的原则，做到及时、准确、安全。二、公文种类（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做
2、出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）通知：适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况；答复上级机关的询问。（五）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（六）批复：适用于答复下级机关的请示事项。（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三
3、、公文格式按照国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）有关要求。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“ 绝 密” 、“机密”级 公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、“急件” 。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。（五）公文标
4、题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（七）公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。（八）公文除“会议纪 要” 、电报和农业部内部 签报以外，应当加盖印章。“中国水 产学会文件” 加盖 “中国水产学会”印章；“ 中国水产学会函 ”根据所办事项的性 质加盖“中国水产学会” 印章或“ 中国水产 学会办公室”印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为
5、准。（十）公文应当标注主题词。按照中国水产学会公文主题词表（见附件 1）标注主题词。（十一）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。（十三）具体文字格式要求：标题：华文中宋、二号、居中；正文：仿宋字、三号；“ 主题词” ：黑体字、三号，主 题词的词目：宋体字、三号；发文字号：仿宋字、三号；行距 1.5 倍；页边距：上边距：37mm，下边 距 35mm，左边距： 28mm，右边距26mm。页码距下边 距 25mm，仿宋字、小三号。（十三）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距
6、、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。（十四）公文用纸采用国际标准 A4 型（210mm297mm），左侧装订。四、行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。（三）除上级领导直接交办的事项外，不得以中国水产学会的名义向上级领导同志行文。（四）“请示 ”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。请示中要注明联系人，联系电话。（五）“报告 ”中不得夹带请 示事项。（六）中国水产学会分支机构、秘书处除办公室外的内设机构不得对外行文。确需以中国水产学会名义对外行文
7、的，应交由秘书处统一办理。五、常用文件的划分中国水产学会制发的公文分为“中国水产学会文件” 、“中国水产 学会函” 、“中国水产学会内部请示”和“ 农业部内部签报” 。（一）“中国水 产学会文件 ”适用于：1.对水产学会系统所发的重要指导性、政策性文件；2.转发上级行政领导对水产学会所作的重要讲话和重要会议文件；3向上级部门请求、报告工作；4.重大奖惩通报；5.对农业部以外的有关单位进行业务工作的行文；6.与部内外有关单位业务工作的联合发文；7.其他需要以中国水产学会名义办理的事项。（二）“中国水 产学会函 ”适用于不相隶属机关之 间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（三）“农
8、业 部内部签报 ”适用于我会向部 领导（包括给部领导个人）及部内有关单位提出的请示。内容包括：1.年度工作计划和工作总结。2.工作中出现的新情况和新问题。3.涉及事业发展的改革思路。4.大型会议。5.交办事项的办理情况。6.重大事项的协调情况。7.其他需要请示、报告的事项。（四）“中国水 产学会内部 请示” 适用于秘 书处及秘书处各处室向学会领导提出的请示。包括秘书处给副理事长、理事长的请示和秘书处内部请示。内容为：1.年度工作计划和工作总结。2.工作中出现的新情况和新问题。3.处室工作计划和工作总结及重要的工作安排。4.以学会名义召开的各种会议及各项活动。5.交办事项的落实情况。6.有关协调
9、、商办的重大事项。7.涉及政策、制度及工作中的原则问题。8.涉及全局性工作动态和问题。9.处级以上干部请假。10. 其他需要请示、报告的事项。六、发文办理发文办理，是指制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、登记、签发、缮印、用印、分发等程序。（一）草拟公文应当做到：1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3. 公文文种符合行文目的和职权及与主送机关的行文关系。4.人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文注明中文含义；日期写明具体年、月、日。5.结构层次序数，第一层为“一
10、、” ，第二 层为“（一）”，第三层为“1.” ，第四层为“ （1）”。6.公文中除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字均使用阿拉伯数字。7.使用国家法定计量单位。（二）拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办处室应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办处室应报请学会领导协调和裁定。（三）外单位主办的联合发文或会签文，由办公室根据公文涉及的内容交相关处室提出会签意见。（四）公文审核实行分级负责制，审核人员必须认真负责，严格把关，控制发文数量，保证公文质量。1.主办处室负责人对公文质量负主要责任，
11、在拟制公文中要重点审核所拟文稿是否符合拟制公文的有关要求（内容、数据、提法、措施的准确性、政策的连续性、印数以及文字表述等方面）。2.秘书处办公室对公文质量负监督检查责任，在文稿送负责人签发前负责对文稿进行全面审核，其中重点审核：行文是否妥当，文体是否正确，文字表述是否准确、条理、简短、规范。3.学会领导重点审核是否需要行文，文稿内容是否符合国家的方针、政策、法律、法规及其他有关规定，是否切实可行。4.对不符合公文质量要求的，核稿人应提出明确的修改意见后退主办机构修改或重办。5.除因特别紧急的事件外，主办处室一般不直接将未履行完审核程序的文稿送有关领导。（五）中国水产学会发文的签发权限，按中国
12、水产学会秘书处工作规则有关规定执行。1. 对上报的文件经分管副秘书长审核后，由秘书长签发；对一些重要的上报文件由秘书长审核后，送理事长签发。2. 对事务性发文一般由分管副秘书长签发，如分管副秘书长认为有必要可送秘书长阅知或签发。3遇紧急公文且分管副秘书长不在时，经分管副秘书长同意，可请有关领导签发，事后应向分管副秘书长报告。4秘书处领导已通过一定形式批示同意的发文，如遇分管副秘书长不在，可由办公室主任签发，事后向分管副秘书长报告。5. 领导审批应明确提出批示意见，一般应表示出“拟同意” 、“同意 ”、“不同意 ”或其他具体意见 。对于一般性公文，圈阅表示“已 阅知” ；对 于具体请示性的公文，
13、圈 阅表示“同意”请示的事项。（六）领导签批后由办公室负责登记、编文号后交还主办部门。主办部门在公文正式印制前，拟稿人员必须校样无误后方可印刷。完成后经办公室复核，复核重点是：审批，签发手续是否完备，有无排版印刷或其他方面的错误和纰漏。复核无误加盖相应的印章，同时正文 1 份留存办公室。原件留存主办部门，次年初归档后统一交办公室。公文在发出前，主办人员必须对公文内容和格式再进行全面复核，确保无误。（七）应用“农业部部内 签报” ，按农业 部部内签报办理规定办理。（八）以农业部、中国科协和农业部渔业局名义印发的文（函），由各处室拟稿，经办公室审核后，呈送有关领导审批，送有关部门签发（原稿复印件存
14、秘书处办公室） 。公文办理流程：拟稿人拟稿并填写发文稿主办部门负责人核稿 办公室复核领导审核签发办公室编号拟稿人清稿（保存原稿）、印正式稿办公室盖章交主办部门分发并存档。七、收文办理收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。收文办理要做到及时准确，主次分明，手续严密。(、)主送我会的收文，由秘书处办公室负责统一处理。收文必须严格履行签收登记手续，登记内容包括：收文时间、发文机关、文号、标题、密级、份数及办理时限。(、)秘书处办公室对主送我会的公文要视具体情况及时予以处理。需报秘书处领导批示的应提出具体拟办意见后呈批。处室能够直接办理的，直接批交相关处
15、室办理，需两个以上处室办理的公文，应明确主办处室。(、)领导批示时，应给出明确批示意见，对具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意主批人意见。(、)各处室在收到交办的公文后，应及时办理，不得拖延、推诿。由两个处室承办的收文，主办处室应切实负起牵头责任，会办处室应当积极配合。(、)列入督办的收文，承办处室应优先办理。八、公文归档公文办理完毕后，根据中国水产学会档案管理办法的规定，及时整理，立卷归档。九、附则本办法自颁布之日起实行，由办公室负责解释。附件 1：中国水产学会公文主题词表（暂行）一、行政 文秘类：会议 文件 讲话 总结 批示 汇报 建议 意见 答复
16、办法 规定 方案 档案 保密 转发 决定 指示 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要 总结、 人事、财务审计监察行政 工作 制度 休假 措施 规定 政策 任务 福利 待遇 任职 任免 考核 编制 工资 统计 机构 职责 表彰 退休 竞争 上岗 社保 会计 经费 预算 资金国有资产 补贴 基金会 会费 三、业务类：水产 渔业 学术 科普 交流 考察 展览 青少年 咨询 市场 信息 网络 继续教育 表彰 期刊 出版 声像 培训 分支机构 组团 代表大会 理事会 常务理事会 国际组织 国际会议 对台附件 2：中国水产学会文件（式样）中 国 水 产 学 会 文 件农渔学20XX XXX 号：附件：1.2.年月日主题词： 抄送： 中国水产学会办公室 20XX 年 X 月 X 日印农业部部内签报
