1、辅导材料1浅谈文书学学科特点与学习方法河南财经学院 张丰年文书学是高等教育自学考试秘书专业的专业课之一，从 998 年起，使用新的公文学教材。新教材不仅更换了一个名称，而且从内容到形式都做了重新调整、充实和更新，严格以国家行政机关公文处理办法和中国共产党各级领导机关文件处理条理（试行） 为指导，并根据社会主义市场经济形势发展的需要，进一步提高自学者的应用能力，强化现代秘书的实际操作水平。除常用法定公文和事务公文外，还专门介绍了常用财经公文、司法公文和涉外公文等。文书学试题类型一般包括：填空、单选、多选、解词、简答、和公文写作六个部分，覆盖教材各个章节。虽然覆盖面较广，但各有侧重，因此弄通教材、
2、吃透教材、找出要点。针对性地学习，对于广大考生来说，无疑将会起到事半功倍的效果。在此结合考试和教材章节介绍如下：绪论 学习要点：公文学的性质，研究趋向和现代公文工作者的素养。本章主要掌握公文学的性质、概念、公文学的研究内容，特别强调公文和公文工作的规范化。所谓公文和公文工作的规范化即指公文名称、内容、形式以及处理方式、方法的规范化。公文在制作、办理和管理的全过程中，每个环节、步骤都要有严格统一的标准和要求，都要按一定的程序来运行。实现公文和公文工作的规范化，是实现公文和公文工作现代化的前提和基础，这一点也是贯穿公文学理论的线索。无论是公文工作还是公文写作都要紧紧围绕着规范化这一点来展开。第一章
3、 公文概述学习要点：公文的概念、本质属性、公文的特点和作用、公文的分类和公文的标印格式。本章主要掌握公文的基础概念。1公文。即公务文书，是各级各类党政机关、企事业单位、群众团体在处理公务活动中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文字材料。2公文的本质属性。公文是处理公务、管理政务的工具，工具性是公文的本质属性。3公文的特点。即内容的政治性和政策性；标印格式的规范性和相对固定性；语体风格的独特性。执行效用的现实性、时间性和法律保证性。4公文的作用。规范行为作用；公务交际作用；宜传教育作用；凭证依据作用。5公文的分类。按使用范围为标准分为：通用公文、专用公文。按作用为标准分为：挥性公文、法规性公文
4、、陈述性公文、商请性公文、知照性公文、计划性公文、记录性公文、凭证性公文。按行文方向为标准分为：上行公文、平行公文和下行公文。6选用文种的依据。正确地选用文种，是写作公文的前提。选用文种应着重考虑以下四个方面的问题，即注意研究和掌握每个文种的功能和使用范围；考虑公文制发机关的职权范围和法律地位；考虑收、发文机关之间的组织和工作关系；考虑发文的具体目的和要求。7公文的标印格式。正确掌握和使用公文的标印格式，掌握其各种附加标记和结构的写法及具体标印位置，是我们完成公文写作的前提。此外，如发文字号的作用，签发人的标识，标题的构成，主送机关与抄送机关的区别，成文日期的标注主题词的作用与标印等尤为重要，
5、均需掌握。第二章 公文工作及其组织学习要点：公文工作的特点、任务和地位，公文工作的组织机构与组织形式，公文工作的基本原则和机关行文制度。辅导材料21公文工作的特点。即政治性、程序性、服务性、时效性和技术性，这是我们掌握公文工作的规律的切人点。2公文工作的组织机构。要求我们全面了解机关的一般组织情况，机关与机关之间的一般组织关系，以及由此决定的不同行文关系。3在了解机关的一般组织情况之后，重点掌握公文工作在机关工作中的组织形式，即集中形式、分工形式和混合形式。4行文和行文制度。这是公文工作在机关工作中的集中表现，也是我们本章学习的重点，它直接决定着公文处理的实际操作。要做到学以致用，灵活运用。5
6、公文工作历史发展沿革。较清晰地反映了我国公文工作的发展脉络，了解公文工作从无到有、从简到详逐步完善的过程。第三章 收文办理第四章发文办理学习要点：收、发文办理主要程序，各环节的顺序，各环节的承担者，办理规则及原则，具体作用及注意事项等。本章是对公文收、发文处理程序的详述，也是公文运转的实际操作，内容较繁琐。收文办理包括 12 个环节，发文办理也包括 10 个环节，总共 22 个环节，学习记忆都很麻烦不易理出头绪。但如果我们结合要点，理清顺序，则不难找出规律，通过下图我们可以很容易地化繁为简，方便记忆。收文程序：签收、登记启封、登记、分发、传阅拟办批办承办发文程序：拟稿一审核时签发缮印校对盖印、
7、登记、发出该图示清晰地反映了收文、发文办理的主要环节及其顺序，准确地揭示了公文在机关内部的运转流程。结合此图示学习各环节的办理规程、原则、作用、注意事项等，那么原来繁琐难记的问题就变得一目了然了。第五章 公文立卷学习要点：公文立卷的概念，公文立卷工作的地点与组织，公文立卷的原则、要求和方法，组卷工作和归档工作。本章主要讲述对于办毕公文的保存，是和档案管理有着直接联系的内容也可视为档案理的基础。1公文立卷的性质，案卷的概念。2公文立卷的作用，为什么实行”文书部门立卷制度” ，而不是由档案室来立卷？或者说实行文书部门立卷制度有什么优越性？3公文立卷的要求。明确立卷范围，不仅要掌握哪些办毕文件需要立
8、卷，还须清楚哪些文件无需立卷。4公文立卷的原则。要做到卷内文件必须保持其有机联系，必须具有同等的保存价值并要便于保管和查找利用。5立卷地点的选择要适当，分工要合理，避免重复立卷、无效劳动。6公文保存期限及其划分方法。7组卷的方法。重点掌握六个特征及其一般应用方法。8公文立卷的年度问题。掌握各类公文的内容，针对年度、使用年度、形成年度等，它直接关系着立卷工作能否顺利开展和立卷质量的高低，不容忽视。9组卷规程和案卷归档。如归卷文件的检查与调整，编写目录等。第六章 公文的利用、清退与销毁学习要点：公文利用的形式，公文的清退。本章主要介绍公文的利用，诸如借阅、传阅、翻印、复制等，此外还有对于阅毕、办毕
9、公文要做到及时清退，对于无需保存的公文的适时销毁等。第七章 常用法定公文学习要点：11 种常用法定公文的概念、性质、特点、分类、作用及撰写等。本章详述了 11 种常用法定公文的性质、特点、分类、作用等，是需完全掌握的，它直接关系到实际的运用。尤其是一些相近文种，它们既有相同点，又有明显的区别，如通知、辅导材料3通告和通报，请示和报告等，弄清它们的异同是学习本章的关键。历年考试中公文写作部分占的比重都是较大的，因此公文撰写能力的培养就是本章的重中之重了。一般考生对公文写作都是比较陌生的，从试题分析看，公文写作也是考生的一个难点。其实公文写作也是有规律可循的，这里我们就来谈谈公文写作的一般方法和步
10、骤。虽然公文种类繁多，各有不同用途，但长期以来公文撰写在实践中也形成了一定的规律，一般公文的结构，无外乎三个方面，一是导言，开宗明义，点出发文的根据、目的和电义。如请示的写作，即先写明请示的缘由，即为什么请示，请示事项产生的原因、背景。二是主体部分，即发文的核心内容。如批复的写作，即写明批复的意见，是“同意” ，还是“不同意” ， “同意什么”和“不同意什么”以及“为什么不同意” ，具体周密，切实可行。三是结尾，一般公文都有其常用结束语，如通告的结束语一般写作“特此通告” ，批复的结束语可写作“此复”等，结束语所表达的就是发文的具体目的和要求。其次公文写作不同于一般文章的写作，这一点主要表现在公文语言的熟练运用上。公文语言要求平实、庄重、准确、简洁，它所体现的是发文机关的意志，不是写作者个人的观点，绝不允许搀假、夸大、虚构。还需要强调的是，公文写作一定要符合规定体式，包括版头、标题、正文、落款等。
