1、附件三明市不动产登记档案管理操作指南(试行)- 1 -目 录1 总则 .- 8 -1.1 目的 .- 8 -1.2 适用范围 .- 8 -1.3 原则 .- 8 -1.4 概念 .- 8 -1.5 职责分工 .- 8 -2 登记档案的收集 .- 8 -2.1 归档范围及保存方式 .- 8 -2.2 资料移交 .- 9 -2.3 归档要求 .- 9 -2.4 归档验收 .- 9 -2.5 移交清单 .- 9 -3 登记档案的整理 .- 9 -3.1 整理项目 .- 9 -3.2 立卷原则 .- 10 -3.3 卷内材料顺序 .- 10 -3.4 编写档案页号 .- 10 -3.5 编写卷内目录
2、.- 11 -3.6 填写备考表 .- 11 -3.7 卷皮与档案盒的标准 .- 11 -3.8 卷皮与档案盒项目的填写 .- 12 -3.9 装订 .- 12 -3.10 装盒 .- 13 -3.11 入库及上架 .- 13 -4 登记档案的保管 .- 13 -4.1 保管要求 .- 13 -4.2 保存期限 .- 14 -4.3 库房技术标准 .- 14 -4.4 档案保管技术标准 .- 15 -5 电子档案管理 .- 16 -5.1 一般规定 .- 16 -5.2 数字化处理流程 .- 16 -5.3 数字化处理要求 .- 16 -5.4 数字化图像处理要求 .- 17 -5.5 数字化
3、图像存储 .- 17 -5.6 数字化成果汇总 .- 17 -5.7 电子档案数据验收 .- 18 -5.8 电子档案备份和异地保存 .- 18 -5.9 电子档案移交 .- 18 -5.10 电子档案归档要求 .- 19 -6 档案查询与利用 .- 19 - 2 -6.1 对外查询义务与权利 .- 19 -6.2 对外查询主体 .- 19 -6.3 对外查询申请资料 .- 19 -6.4 对外查询条件 .- 19 -6.5 査询要求 .- 19 -6.6 出具查询结果 .- 19 -6.7 不予查询 .- 20 -6.8 办理时限 .- 20 -6.9 内部查阅 .- 20 -6.10 内部
4、调阅 .- 20 -6.11 设置阅览室 .- 20 -7 附则 .- 21 -附录 A 不动产登记档案移交清单 .- 22 -附录 B 不动产登记档案卷内文件目录样式 .- 23 -附录 C 卷内备考表样式 .- 24 -附录 D 不动产登记档案卷封面样式 .- 25 -附录 E.1 不动产登记档案档案盒样式（档案盒封面） .- 26 -附录 E.2 不动产登记档案档案盒样式（档案盒盒脊） .- 27 -附录 E.3 不动产登记档案档案盒样式（档案盒封里） .- 28 -附录 F 电子文件交接登记表 .- 28 -附录 I 三明市不动产登记档案调阅单 .- 32 -附录 J 三明市不动产登记
5、档案调阅登记册 .- 33 - 3 -1 总则1.1 目的为规范三明市不动产登记档案管理工作，实现不动产登记档案管理工作的规范化、标准化、现代化，有效保护和利用不动产登记档案，根据中华人民共和国物权法 、 中华人民共和国档案法 、 不动产登记暂行条例 、 不动产登记暂行条例实施细则及不动产登记操作规范(试行)等相关法律法规规定，制定本操作指南。1.2 适用范围本指南适用于我市行政区域内不动产登记档案的收集、整理、保管和利用。1.3 原则不动产登记档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。1.4 概念不动产登记档案是指在登记工作中收集、形成的反映不动产登记申
6、请、审核过程和登记结果，具有保存价值，以纸质介质或电子介质形式予以保存的文字、图表、声像、数据等不同形式资料的总称。1.5 职责分工三明市国土资源局负责全市不动产登记档案管理规范、技术标准等的制定及档案管理工作的指导和监督。全市不动产登记经办机构具体负责不动产登记档案的归档、保管和利用工作，并接受上级不动产登记机构的指导和监督检查。2 登记档案的收集2.1 归档范围及保存方式不动产登记档案包括不动产登记结果资料和不动产登记原始资料。- 4 -不动产登记结果资料，即不动产登记簿等反映不动产登记结果的资料。此类资料以电子介质的形式保存。不动产登记原始资料，包括不动产登记申请书、申请人身份证明、不动
7、产权属来源材料、登记原因文件、不动产权籍调查成果等材料；不动产登记机构查验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料；其他有关机关出具的复函、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。此类资料以纸质介质的形式保存，并进行数字化加工处理。2.2 资料移交不动产登记工作完成后，不动产登记经办机构应整理登记资料，填写统一制式的移交清单，将不动产登记原始资料和具有保存价值的其他材料收集、整理，并及时、完整地移交至档案管理部门。任何单位和个人不得拒绝归档或者据为己有。2.3 归档要求归档的不动产登记文件资料，应当做到内容完整、数据准确、表格填写清楚规范、图形清晰、声像资料能够正常使用，真
8、实反映不动产及其变动的实际状况。2.4 归档验收不动产登记档案管理部门应当对归档的不动产登记文件资料进行验收，不符合要求的予以退回，待补充齐全后，再予以归档。2.5 移交清单在移交档案过程中，应履行移交手续，填写不动产登记档案移交清单(见附录 A)，一式两份，交接双方在清单上签字，以备考查。不符合上述规定要求的，不予接收。3 登记档案的整理3.1 整理项目档案管理部门负责不动产登记资料的整理。整理项目包括：文件资料的排列与编号、卷内文件目录和备考表的编制、卷皮和档案盒的编目、纸质档案的电子化、- 5 -档案的装订立卷和档案的入库排列。3.2 立卷原则不动产登记档案立卷原则：1 不动产登记档案立
9、卷宜采用一件一卷的原则，即每办理一件登记所形成的材料立一个卷；2 每变动一次产生的材料立为一卷，立卷后及时建立相关案卷之间的关联，做好档案信息的动态管理，方便查找利用。3.3 卷内材料顺序卷内材料应按下列顺序排列：1 目录；2 结论性审核材料；3 过程性审核材料；4 当事人提供的登记申请材料；5 图纸；6 其他；7 备考表。3.4 编写档案页号1 编写页号一律使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始，编写页号后要仔细检查，发现问题应及时采取补救措施：重号：将重号改为支号式。如 6 号为重号，可改为 6-1 和 6-2,在备考表内注明第 6 页共两页；漏号：采用分号式。如 6 页后应是 7 而编写成
10、 8，可将第 6 页改成 6-7，在备考表中注明 6-7 页共 1 页；错号：将错号划掉，重新编上正确的页号，并在备考表中加以注明；2 页号位置。单面书写的文件在右上角编写页号；双面书写的文件，正面文件在右上角编写页号，反面文件在左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；- 6 -3 封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。3.5 编写卷内目录卷内目录编制应符合下列规定(样式见附录 B)：1 顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编一个顺序号，不得重复、遗漏；2 材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，标题不规范，或者标题不能反映材料主要内容、不方便检
11、索的，应根据材料内容准确、简练地拟写一个标题；3 页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号(即单页材料标明材料所在页号，两页以上材料标明材料首页的页号，卷内最后一份材料有多页要标明起止页号)；4 备注应填写需注明的内容。3.6 填写备考表备考表用于保护材料，介绍和说明卷内材料变化情况。备考表每卷一份，如暂时没有情况填写，也要放于卷末，以供日后注记时使用。备考表的编制应符合下列规定(样式见附录 C)：1 尺寸：参照文书档案国家标准，长 297 毫米，宽 210 毫米，使用 A4 纸(硬卷皮)；2 立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；3 检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；4
12、立卷时间应为归档材料立卷装订完毕的日期；5 卷内情况说明应为本卷共计件数、页数、其中图纸页数、其他说明等需要说明的情况。3.7 卷皮与档案盒的标准3.7.1 卷皮的标准案卷封面的规格、样式统一规定如下(见附录 D)：1 案卷封面的设计及表面尺寸、字体型号、文字排列、天地页边、封面设计的规- 7 -格和处置都应得体、划一；2 书写一律自左而右，横写横排，左侧装订，装订线严禁写字、印字；3 尺寸：封面和封底为 298mm215mm (长宽)，用 150 克无酸牛皮纸制作；4 卷皮封面项目包括：立档单位、案卷号、坐落、不动产单元号、权利人姓名(名称)、保管期限、件数、页数。3.7.2 档案盒的标准档
13、案盒的规格、样式统一规定如下(见附录 E)：1 档案盒的尺寸为：封面 320mm230mm(长宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm、40mm、5Omm 等规格，用 250 克无酸纸制作；2 档案盒的封面项目包括：坐落、权利人姓名(名称)和案卷号；3 封里项目包括：内装资料栏和其他栏。3.8 卷皮与档案盒项目的填写3.8.1 书写要求卷皮和档案盒的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用碳素墨水，字体工整，不得涂改。3.8.2 卷皮填写1 案卷号：由“行政区划代码+年份号+归档流水号+特殊码值”四部分组成。行政区划代码为 6 位，码值为不动产登记机构所在地行政区划代码；年份号代码为
14、 4位，码值为归档时具体年份；归档流水号代码为 7 位，码值从 0000001 开始，编至9999999；特殊码值为 1 位，用大写字母表示，具体表示内容各地可根据需要自行设定。2 坐落、不动产单元号和权利人姓名(名称)，按照申请审批表内容填写。3.8.3 档案盒填写1 不动产权利人姓名(名称)：填写盒内所装案卷的不动产权利人姓名(名称)；2 内装资料栏：填写入档日期、案卷号、件数；3 盒脊：填写案卷号，盒内只装一卷的填写该卷的案卷号，装 N 卷的填写 1 号案卷号-N 号案卷号(如某个档案盒内装了案卷号为 43010120160000016A-43010120160000018A 共 3 本
15、案卷，则盒脊填写 43010120160000016A- 8 -43010120160000018A)。3.9 装订资料装订应符合下列规定：1 材料上的金属物应全部剔除千净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；2 破损的或幅面过小的材料应采用 A4 白衬纸托裱，一页白衬纸应托裱一张材料，不得托裱两张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；3 幅面大于 A4 的材料，应按 A4 大小折叠整齐，并预留出装订边际，图纸折叠时图签应露在右下角，以便査阅；4 卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；
16、5 卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为 12.5mm；6 应在材料左侧采用三孔一线装订，装订材料应满足归档文件长期保存的要求；7 材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；8 卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅；9 图纸数量较多的，可将图纸单独立卷。3.10 装盒档案盒内可只装一个登记档案卷装，也可将多个连续案卷号的登记档案卷装一个盒，根据装盒登记档案卷的多少选择适当厚度的档案盒，盒内要留出一定的富余量。3.11 入库及上架1 整理装订后的档案，采用密集架形式，按照从上到下、从左到右的方法存放。在保证档案安全、完整的前提下，可按照流
17、水号依次排列。密集架侧面应标明内存档案的起止号；每层应标出本层的起止号；2 保持案卷之间的有机联系，确定存放位置，便于保管和利用。- 9 -4 登记档案的保管4.1 保管要求不动产登记档案应当保存于符合不动产登记资料安全保护技术标准的专用库房，使用密集架保管不动产登记档案，并保持规定的温湿度，做到防火、防水、防盗、防尘、防光、防霉、防潮、防虫、防高温、防有害气体等“十防” ，保证不动产登记档案的安全和正常使用。档案中图纸如果涉密，则应将整卷档案定为密件。4.2 保存期限不动产登记簿等不动产登记结果及权籍图应当永久保存；不动产权籍图包括宗地图(界址图)和房屋平面图等；不动产登记原始资料应当按照规
18、定整理后归档保存和管理。不动产登记档案的保管期限分为永久、长期和定期(具体分类要求按国家有关规定办理)。4.3 库房技术标准库房设计标准应当执行国家行业标准档案馆建筑设计规范(JGJ25-2010).1 面积标准。馆藏档案不足 5 万卷的，档案库房建筑面积应不少于 150；馆藏档案 5-10 万卷的，档案库房建筑面积应不少于 300；馆藏档案 10-20 万卷的，档案库房建筑面积应不少于 500；馆藏档案 20-30 万卷的，档案库房建筑面积应不少于 700；馆藏档案 30-40 万卷的，档案库房建筑面积应不少于 900；馆藏档案每增加 10 万卷，档案库房建筑面积增加不少于 200；2 档案库房的设置应当避开低洼地带，选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段；3 档案库房应当与其他技术用房及办公室加以区隔，位置宜设置在建筑物各楼层平面的中间；4 档案库房净高不应低于 2.60m,当有梁和通风管道时，局部净高不应低于2.20m；
