1、1中国青年政治学院学生档案管理办法第一章 总则第一条 为了规范学生档案管理工作，提高学生档案管理服务水平，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法及相关法律法规，结合我校实际，制订本办法。第二条 学生档案是指自学生入学之日起，学校在学生教育、管理活动中形成的，记述和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的历史记录。学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。第三条 学生档案管理工作必须做到领导落实、机构落实、经费落实、人员落实。第四条 本办法适用于我校普通高等教育本科生及研究生的档案管理工作。第二章 学生档案管理主要任务第五条 中国青年政治学院学生档案
2、管理工作在分管校领导的领导下展开，实行统一领导，分级管理的原则。学校相关档案管理部门及各院系学生工作办公室具体负责学生档案管理工作。第六条 各有关部门要把新生档案的移交和在校生材料归档工作纳入重要的议事日程，定期研究检查学生档案工作，为学生档案管理工作创造良好的工作环境和条件。第七条 学生档案管理部门工作职责：1、对学生档案造册登记 ，尽可能采用现代化管理方法进行管理。2、妥善、安全保管学生档案，不得造成学生档案丢失、损毁。3、及时收集、整理学生档案材料。24、高效办理学生档案的查阅、借阅等手续。5、调查、研究和完善学生档案工作情况，制定和完善学生档案管理规章制度，逐步实现档案管理工作的科学化
3、和现代化。6、遵守档案管理的保密原则。7、办理其他有关学生档案事宜。8、本科招生部门负责本科生新生档案材料的整理及移交。研究生招生部门负责研究生新生档案材料的整理及移交。在校生学生档案由各院系学生工作办公室统一管理。学生处就业指导中心负责毕业生档案材料的保管，并向用人单位及时转递毕业生档案。第三章 学生档案的归档范围第八条 学生档案的归档范围：1、履历类材料和鉴定材料：高中毕业生登记表及思想品德鉴定、报考登记表、高考体检表、大学毕业体检表、思想品德现实表现考核鉴定材料、高等学校毕业生登记表、毕业生就业通知书等。2、学习成绩材料：历年学习成绩单、授予学位决定表、毕业实习鉴定、毕业论文或设计、体育
4、达标测试成绩单等。3、党团组织材料：党团材料归档要求材料齐全。如党材料包括入党申请书、入党积极分子培养考察表、党校材料、入党志愿书、自传、转正申请、总结等。4、奖励材料（三好学生、优秀党团员、奖学金、优秀学生干部等材料）。5、违纪处分处理材料（处分决定或免于、撤销处分意见等材料）。6、其他需要归档的材料。3第四章 档案接收和整理第九条 学生档案管理人员在收集归档材料时，必须进行认真检查，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。第十条 学生档案管理人员对于收集或接收的归档材料，必须填写档案移交清单一式两份，移交双方各保存一份备查。第十一条 在每年本科生招生录
5、取工作结束后四个月内，由本科招生部门将新生档案移交给各院系学生工作办公室。第十二条 在每年研究生招生录取工作结束后四个月内，由研究生招生部门将新生档案移交给各院系学生工作办公室。第十三条 学生档案管理人员在每学年末对学生档案进行复查，对于新增归档材料应及时整理归入档案；对于损坏、丢失的档案材料，及时修复、找回。第十四条 学生毕业前应将档案复查一次，核对袋内存放材料，如发现材料不全，档案管理人员按档案管理办法要求补齐。第五章 毕业生档案管理第十五条 在毕业离校前落实就业单位的毕业生，应于学校规定时间将就业协议书第一联交所在院系学生工作办公室。学校就业指导中心将于 7 月中旬按就业协议书中的档案接
6、收地址以机要渠道寄出。第十六条 考取国内院校硕士研究生的毕业生，应于学校规定时间将调档函原件交所在院系学生工作办公室。学校就业指导中心将于 7 月中旬按调档函中的档案接收地址以机要渠道寄出。第十七条 在毕业离校前未落实就业单位的毕业生，可以根据学校规定申请档案暂存学校就业指导中心，也可以申请档案转回生源地人事档案管理部门。4第十八条 档案相关事宜原则上必须由毕业生本人办理，因特殊情况确需委托他人办理的，应出具授权委托书、本人身份证复印件及受托人身份证复印件。第十九条 毕业生报考公务员、入伍等，在其考察期间需调档的，凭相关部门的调档函和个人有效身份证件办理，具体程序见本办法第二十一条。第六章 学
7、生档案保管和保护第二十条 根据安全、保密以及便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。1、有条件的档案管理部门可成立专门档案室，并指定专人负责管理，档案室及档案柜必须坚固、适用。 2、档案存放处（档案室）应保持整洁，具备防火、防晒、防潮、防蛀、防鼠等条件，并经常检查以确保安全。 3、要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在14 24，相对湿度在 45%65%） 。第七章 档案查阅、借阅及其他第二十一条 因工作需要，需查阅、借阅或以其他形式使用学生档案的，必须遵守以下规定：1、无正当理由，任何部门和个人不得查阅、借阅或以其他形式使用学生档案。 2、校内人员有正当理由需查阅、借阅
8、或以其他形式使用学生档案的，必须经所在院系档案管理人员的同意，并出具档案使用申请表及借阅人相关身份证件。3、校外单位有正当理由需查阅学生档案的，应持单位介绍信及查阅人相关身份证件办理。在其查阅学生档案时，档案管理人员必5须在场。4、校外单位有正当理由需借阅学生档案的，应持调档函及借阅人相关身份证件办理。5、查阅、借阅或以其他形式使用学生档案，必须填写学生档案使用登记表，严格履行登记手续。6、查阅、借阅或以其他形式使用学生档案，必须严格遵守档案保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容。7、学生档案借阅最长期限为 3 个月，借阅人需在期限内办理档案归还手续，如有特殊情况不能在规定期限内归还的，需要办理档案续借手续，档案续借仅限一次。8、档案查阅、借阅等手续办理时间由各档案管理部门根据每学期具体工作安排自行确定。第八章 考核、奖励与处罚第二十二条 对学生档案管理工作中表现优异的部门和个人给予表彰和奖励。第二十三条 对违反本办法，扰乱学校学生档案管理秩序的行为，应视情况轻重，予以严肃处理。对违反中华人民共和国档案法 、高等学校档案管理办法的，要依法追究法律责任。第九章 附则第三十一条 本办法由中国青年政治学院学生处负责解释。第三十二条 本办法从发布之日起实行。中国青年政治学院6学生处二零壹伍年叁月肆日
