1、白沙黎族自治县档案局2017 年纸质档案数字化项目绩效自评报告评价类型： 实施过程评价 完成结果评价项目名称： 2017 年纸质档案数字化 项目单位： 白沙黎族自治县档案局 主管部门： 评价时间： 2018 年 7 月 10 日至 2018 年 7 月 27 日 组织方式： 财政部门 主管部门 项目单位评价机构： 中介机构 专家组 项目单位评价组评价单位（盖章）：海南智融会计师事务所（普通合伙）上报时间：2018 年 7 月 27 日一、项目基本情况项目实施单位 白沙黎族自治县档案局 主管部门项目负责人 潘燕 联系电话 139-0767-5139地址 白沙县牙叉镇方亮新区怡心南路档案局 邮编
2、572800项目类型 经常性项目（ ） 一次性项目（ ）计划投资额（万元） 30.60实际到位资金（万元） 30.60实际使用情况（万元） 30.60其中：中央财政其中：中央财政其中：中央财政省财政 省财政 省财政县财政 30.60 县财政 30.60 县财政 30.60其他 其他 其他二、绩效评价指标评分（参考）一级指标 分值 二级指标 分值 三级指标 分值 得分项目目标 4 目标内容 4 2决策依据 3 2决策过程 8决策程序 5 5分配办法 2 1项目决策 20资金分配 8 分配结果 6 6到位率 3 3资金到位 5到位时效 2 2资金使用 7 7资金管理 10财务管理 3 3组织机构
3、1 0项目管理 25组织实施 10 管理制度 9 7产出数量 5 5产出质量 4 2产出时效 3 3项目产出 15产出成本 3 3经济效益 8 6社会效益 8 6环境效益 8 6可持续影响 8 6项目绩效 55项目效益 40服务对象满意度 8 8总分 100 100 100 83评价等次 良好三、评价人员姓 名 职务/职称 单 位邵韵霏 主任会计师 海南智融会计师事务所（普通合伙）胡吉新 项目经理 海南智融会计师事务所（普通合伙）邱丽云 组员 海南智融会计师事务所（普通合伙）梁少平 组员 海南智融会计师事务所（普通合伙）评价工作组组长（签字）：项目单位负责人（签字并单位盖章）：二 0 一八年七
4、月二十七日目 录一、项目概况 .1（一）项目单位基本情况 .1（二）项目背景 .1（三）项目规划与目标 .2（四）项目基本性质、主要内容、涉及范围 .2二、项目资金使用及管理情况 .2（一）项目资金安排情况分析 .2（二）项目资金到位情况分析 .2（三）项目资金使用情况分析 .3（四）项目资金管理情况分析 .3三、项目组织实施情况 .4（一）项目组织情况分析 .4（二）项目管理情况分析 .4（三）项目实施过程 .4四、项目绩效目标完成情况 .5（一）项目的经济性分析 .5（二）项目的效率性分析 .5（三）项目的效益性分析 .5（四）项目的可持续性分析 .6（五）项目预算批复的绩效指标完成情况分
5、析 .6五、综合评价情况及评价结论 .6六、主要经验、存在的问题和管理建议 .8（一）本项目主要经验 .8（二）存在的问题 .8（三）管理建议 .8七、评价责任 .9八、其他需要说明的事项 .9附件一 指标体系评分表 .10附件二 照片 .141白沙黎族自治县档案局2017 年纸质档案数字化项目绩效自评报告一、项目概况（一）项目单位基本情况白沙黎族自治县档案局（以下简称“白沙县档案局”）是公益一类正科级事业单位，隶属白沙县人民政府。主要职责：依法拟定并组织实施本县档案事业工作的计划和发展规划，并对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导；负责全县各部门提供和利用档案
6、资料，为各项经济建设服务及本县中共党史、地方志方面的史书、志书的编辑和出版发行工作提供重要的历史资料；协调全县机关档案室搞好文件资料的立卷归档工作和规范管理；承办县委、县政府和上级部门交办的其他工作。根据工作任务和职责范围，白沙县档案局内部机构设置为：办公室、档案管理股、档案管理督导股，均为股级建制。编办核定事业编制 7 人，其中：在职人员 6 人（行政人员 5 人，工勤人员 1 人），离休人员 1 人。经费渠道为财政全额预算管理。（二）项目背景随着信息技术的进步与发展，电子档案以其便利、存储量大等优点而被人们所广泛选择，为深入贯彻落实中办国办关于加强和改进新形势下档案工作的意见、国家档案局印
7、发的全国档案事业发展“十三五”规划纲要、海南省档案事业发展“十三五”规划（琼档字201615 号），按照海南省档案事业发展规划，在“十三五”期间，要完成县级档案局(馆)藏纸质档案的扫描数字化工作。根据关于加强和改进全省档案工作的实施意见（琼办发201436 号）、关于开展“档案信息资源共享利用平台”工作（琼档字201537 号）的通知要求，县级档案馆要在 5 年内基本完成馆藏存量档案的数字化工作，建设档案信息化。白沙县档案局 2017 年继续挂接琼兰档案管理系统，开展档案数据化信息管理，完成馆藏纸质档案数字化工作，完成白沙县档案局（馆）藏纸质档案数字化项目（以下简称“本项目”）。2（三）项目规
8、划与目标1.项目规划：符合全国档案事业发展“十三五”规划纲要（国家档案局印发）行业发展规划和海南省档案事业发展“十三五”规划（琼档字201615 号）的部门发展规划。 2.项目目标：通过对馆藏纸质档案原件的扫描、档案目录著录琼兰档案管理系统和档案信息共享平台建设，实现档案信息化管理，充分发挥档案信息化科技手段，使档案保护、利用更加完善便捷。3.项目基本情况本项目起止时间：2017 年 1 月 1 日至 2017 年 12 月 31 日。计划安排财政资金 30.60 万元，资金分两次到位，列为服务类经费。（四）项目基本性质、主要内容、涉及范围本项目属于经常性项目，项目资金主要用于馆藏纸质档案数字
9、化项目经费工作开支。主要内容和涉及范围：继续开展馆藏纸质档案数字化工作，主要是完成对文书、民生、婚姻、科技等档案进行数字化扫描、整理、装订、著录、刻录光盘，同时挂接琼兰档案管理系统，实现档案信息化管理。二、项目资金使用及管理情况（一）项目资金安排情况分析本项目计划安排财政资金 30.60 万元，其中：列入 2017 年白沙县档案局本级“档案数据化信息管理费”预算 14.10 万元；白沙县财政局档案数字扫描工作追加档案数字化扫描工作经费 16.50 万元(项目库统筹安排县配套项目资金、白沙县人民政府十五届 12 次201710 号常务会议纪要）。（二）项目资金到位情况分析2017 年 3 月 2
10、2 日档案数据化信息管理费 14.10 万元到位，2017 年 11 月14 日档案数字化扫描工作经费 16.50 万元到位。当年财政到位资金 30.60 万元，资金到位率 100%。3（三）项目资金使用情况分析截止绩效评价基准日，根据白沙县档案局提供的相关财务资料，本次本项目 2017 年完成绩效评价范围内的财政预算资金支出 30.60 万元，资金使用率为100%。上述项目资金使用过程中，支出功能分类列支为一般行政管理事务（档案）；支出经济分类列支为劳务费、维修(护)费。款项使用符合本项目预算用途，资金支出审批及支付手续规范、齐全。（四）项目资金管理情况分析本次绩效评价范围内的项目资金属于预
11、算内（含政府性基金）资金和县级追加配套财政资金，预算资金及县级追加配套财政资金满足了项目工作需求，资金专款专用，执行国库集中支付制度，财政授权支付方式，在零余额户存放，项目的会计核算由白沙县财政局会计核算中心负责，执行事业单位会计制度，严格按照项目批准要求执行，付款申请审批程序到位，资金及时到位并合法合规支付，会计核算规范，资金使用基本达成预期效果。1.项目实施主体：本项目由白沙县档案局负责实施。2.保障措施：中办、国办电子文件管理暂行办法及海南省委办公厅、海南省政府办公厅海南省电子文件管理暂行办法的实施细则、海南省档案管理办法、海南省数字档案与数据离线备份介质管理规范（试行）、海南省电子档案
12、编码方案、海南省电子公文归档接收暂行规范、海南省纸质档案数字化技术规范（试行）等相关标准、规范。3.资金安排程序：根据白沙县财政局 2017 年部门预算的批复通知及相关规定，严格按照批复的预算金额、科目、用途使用财政资金，业务处室根据业务的实际开展情况，提供相关的证明材料、领导审批等支付依据，局机关财务对业务处室的项目支付资料和依据进行审核，根据项目实际情况支付资金。4. 资金安排标准或依据：主要包括白沙县财政局 2017 年部门预算的批复通知、国家、省级及市县级的相关经费管理制度和办法、政府采购合同等。5. 财务管理：项目财务管理制度健全，严格做到专款专用，保障项目按计划实施。项目资金的收支
13、由财务严格按照中华人民共和国会计法、中华人民共和国预算法等法律法规和制度的要求，按照审批程序逐级进行审批，经费使用从严控制，加强资金管理，规范财务行为。4三、项目组织实施情况（一）项目组织情况分析为了项目能够顺利的实施，单位应组织成立本项目工作领导小组，负责组织协调项目方面的各项工作，但未见白沙县档案局提供的资料中有此项信息，未见落实专人专抓责任制的工作计划和措施，职责分工不够明确。（二）项目管理情况分析白沙县档案局没有专门制定本项目的相关管理制度，项目管理按照预算法、行政单位会计制度及财政资金报账制度管理办法执行。严格按照国家项目建设标准规定进行招投标、因地制宜、科学规划。同时加强项目的验收
14、工作，对整理完毕的档案逐一进行验收。（三）项目实施过程本项目由白沙县档案局作为业主单位负责本项目的组织实施工作。根据白沙县政府集中采购中心关于县档案局申请采购档案数字化项目的复函（白采函2016137 号）、白沙县政府集中采购中心关于县档案局申请采购档案数字化扫描工作服务的复函（白采函2017438 号），以上属于服务类项目，在集中采购限额标准以下，根据白沙县政府采购管理暂行办法的有关规定操作。白沙县档案局选择深圳市华韵测绘科技有限公司、海南联拓科技有限公司、海南鼎成勘测技术有限公司等三家单位进行公共招标后，最后确定海南鼎成勘测技术有限公司为本项目提供服务方。2017 年 4 月 26 日，白
15、沙县档案局与海南鼎成勘测技术有限公司签订“白沙黎族自治县档案馆馆藏纸质档案数字化项目合同书”，合同金额 13.50 万元。2017 年 11 月 2 日，白沙县档案局与海南鼎成勘测技术有限公司签订“白沙黎族自治县档案馆馆藏纸质档案数字化项目合同书”，合同金额 16.50 万元。2017 年 9 月 20 日，白沙县档案局与中国电信股份有限公司海南分公司签订“光纤租用协议”，合同金额 0.6 万元。5四、项目绩效目标完成情况（一）项目的经济性分析1.项目成本（预算）控制、节约情况根据白沙县财政局关于批复 2017 年县本级部门预算的通知文件，批复本项目资金 30.60 万元。截止绩效评价基准日，
16、本次绩效评价范围内的项目资金实际到位 30.60 万元，项目的到位资金控制在预算范围内。该项目在执行过程中，严格报销审核手续。2. 项目成本（预算）节约情况根据相关的财务资料，截止绩效评价基准日，本项目已使用预算内财政资金 30.60 万元，资金使用率 100%。（二）项目的效率性分析1.项目的实施进度本项目于 2017 年 1 月 1 日开始，2017 年 12 月 31 日完成项目指标。2.项目完成数量、质量本项目具体任务目标要求完成数量：简化数字化扫描 476942 页、整理 540盒、著录 19429 条，项目如期完工。评价小组通过现场随机抽取纸质档案资料，在白沙县档案信息平台进行实际查询操作，项目查询速度快、查询项目信息清晰，抽查质量良好。（三）项目的效益性分析1.项目预期目标完成程度根据白沙县档案局提供的相关资料，项目截止绩效评价日，项目已完成建设，项目的预期目标已按计划完成。2.项目实施的经济意义数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，促进现代管理技术的应用，提高了工作效率，具有一定的经济意义。3.项目实施的社会意义
