1、哈尔滨市电子公文归档与管理实施细则主讲人：张岚n 细则共分二十四条n 涉及标准、规范包括： 中华人民共和国档案法 电子公文归档管理暂行办法 2003年 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2006年 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 38-2008 哈尔滨市文书档案机读目录格式规范 2004年 哈尔滨市纸质档案数字化技术规范 2007年 哈尔滨市文书档案数据接收格式标准（试行） 2008年 哈尔滨市机关档案数字化规程（试行） （即将制定）细则解读提 纲一、引用标准、适用范围、名词解释二、各部门职责三、归档电子公文、目录形成要求及归档范围四、数据保存、移交时限、方式等。五、档
2、案馆接收光盘后的职责六、解释权内 容一、引用标准、适用范围、名词解释标准、规范 ： 国家档案局颁布的 档案法 、 电子公文归档管理暂行办法 。适用范围： 本市各级行政机关、人民团体、企事业单位，其它单位可结合实际参照执行。名词解释： 电子公文，是指各级党政机关、人民团体和企事业单位通过哈尔滨市电子政务平台或本部门办公自动化应用系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据 。二、各部门职责1、形成部门负责本单位电子公文的收集、整理、归档、移交，制定相应的制度；电子公文移交档案馆前，其真实性、完整性、有效性和安全性由形成单位负责。 2、监督指导部门 、档案馆各级档案行政管理部门负责对本区域内电子公
3、文归档管理工作进行监督指导；各级档案馆负责接收已列入进馆范围的各立档单位形成的已归档的电子公文； 进馆后，电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性由档案馆负责。 三、归档电子公文、目录形成要求及归档范围（一）电子公文归档范围 参照 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 、 哈尔滨市机关档案数字化规程（试行） 要求。通过办公系统进行归档的公文，和纸质公文执行同一个归档范围和保管期限规定；对纸质公文进行扫描归档形成电子文件的按照 规程（试行） 要求。机关档案数字化范围：n 永久和长期保存的重要的文件正本 不进行数字化范围 ：n 绝密、机密、秘密的文件材料；n 上级机关颁发、下级机关报送的不易
4、公开文件材料；n 本机关党组（党委）、行政领导会议记录；n 统计报表 ；n 人民来信、来访材料及处理人民来信、来访形成的记录 ；n 本机关党员、干部、职工名册；n 涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料；n 本机关及办理的干部、工人的转移工资；n 行政、党、团、工会组织介绍信及存根 、本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册 。（二）电子公文、机读目录形成n 应用 OA办公系统单位通过归档模块生成哈尔滨标准的 XML文件（目录、全文）。n 未应用 OA办公系统单位文件目录要录入到档案管理系统中，并能实现归档电子公文机读目录与全文建立互联。应录入的项目、格式按照 哈尔滨市文书档案机读目录格式规范 的要求；全文数据要进行扫描，扫描内容为符合 哈尔滨市机关档案数字化规程（试行） 要求的应 归档的纸质公文正本，扫描模式、分辨率基本为200dpi、黑白二值，存 pdf、 tiff格式。特殊情况参照 哈尔滨市纸质档案数字化技术规范 。
