1、 1 档案学概论和档案管理学考研复习专题 讲义说明： 此讲义以专题的形式，对档案学概论和档案管理学两书进行简要梳理，作为第二轮复习的一种思路，主要记忆模式在上课时作引导式讲解，听课者课后自行总结。资料内容书本上都有，关键是看掌握方法和技巧的运用，望听者将所讲模式与自身记忆规律而用，时间所限，恕不能对知识点一一梳理。 目录 第一节：术语概念整合 . 1 第一组：实体性术语 . 1 第二组：操作性术语 . 2 第三组：理论性性语 . 4 第二节：模块专题整合 . 5 第一组：规律专题整合 . 5 第二组：特点专题整合 . 7 第三组：原则专题整合 . 8 第四组：作用专题整合 .10 第五组：意义
2、专题整合 .11 第六组：要素专题整合 .12 第七组：措施类型整合 .14 第三节：档案重点整合 .15 重点一：档案价值的形态 .15 重点二：文件中心 .15 重点三：档案网站建设 .16 重点四：档案工作标准化的涵义与形式 .16 重点五：档案保管期限表 .16 重点六：三大基本理论 .17 第四节：复习模式总结 .19 第一节：术语概念整合 第一组：实体性术语 一：档案、文件、电子文件 档案 : 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 文件 : 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 2 电子文件 : 以数码
3、形式记录于磁带、磁盘、光盘等载 体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 记忆模式： 二： 公务档案、私人档案、公共档案、历史档案、现行档案 公务档案：法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。 私人档案：人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。 公共档案或官府档案：国家公务 (政权性 )机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案。 历史档案；形成时间较早，离现在较久远且主要丰收历史文化作用 的档案。 现行档案：形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。 记忆模式： 三： 文书档案、科技档案、专门档案、音像档
4、案 文书档案 : 反映党务、行政管理等活动的档案。 科技档案 : 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。 专门档案 : 反映专门领域活动的档案。 音像档案 : 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。 记忆模式： 四 、甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案 甲骨档案：将文字刻在龟甲和兽骨上来记录事情的档案。商代甲骨文的发现是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。 金石档案：将文字刻在金属器皿或石头上的档案。 简牍档案：是指用笔墨书写在竹木等质地较硬材料以及刻画在竹木上的档案。简牍档案、继殷墟甲骨、居延汉简、敦煌艺术、清朝大内档案被称为五大发现。 简帛档案：
5、缣帛作为文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进代。 五： 档案馆、数字档案馆、档案室、档案信息中心、文件中心、 档案事务所 档案馆 : 集中管理特定范围档案的专门机构。 3 档案室 : 国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。 档案信息中心 : 集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。 文件中心 : 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。 数字档案馆： 利用网络技术，将分布于不同档案机 构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以互相连接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，形成一个有序的信息空间和资源共享
6、的信息环境的一种虚拟机构。 记忆模式： 六：专门档案馆、综合档案馆、部门档案馆、企业档案馆、档案行政管理部门 。 七：原件、复制件、文稿、手稿、文种、文本 文本 : 可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 第二组：操作性术语 一、档案整理环节：档案整理、来源原则、全宗原则、档案分类、立档单位 档案整理 :按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、 编号和基本编目，使之有序化的过程。 来源原则 :把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。 全宗 :一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 联合全宗 :由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易
7、区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 汇集全宗 :由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 全宗群 :由若干个具有时间、地区、性质等 共同特征的全宗组成的群体。 档案实体分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 立档单位 :构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。 案卷 :由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 立卷 :将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 卷内备考表 :卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 档号 :以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的 一组代码。 4 二、 档案
8、鉴定环节： 鉴定 :判定档案真伪和价值的过程。 保管期限 :对档案划定的存留年限。 保管期限表 :规定档案保管期限的文件 。 销毁 :经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 销毁清册 :登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。 三、档案保管环节 保管 :维护档案的完整与安全的活动。 保护 :防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。 全宗卷 :由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。 档案馆建筑 :档案馆专用的的内设档案库房、工作用 房和利用服务场所的建筑物。 档案库房 :收藏档案的专门用房。 档案装具 :用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等
9、。 密集架 :为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。 退变 :档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。 修复 :使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。 加固 :将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。 修裱 :使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。 适宜性原 则 :档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。 相似性原则 :档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。 可逆性原则 :档案修复
10、工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。 加湿 :a) 增加档案库房内相对湿度的方法。 b) 将过去干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。 脱酸 :为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。 熏蒸 :在密闭环 境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。 防灾规程 :为防止或减少灾害对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。 5 复制 :利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。 档案缩微品 :含有档案缩微影像的各种载体
11、（通常是胶片）的通称。 四、档案利用环节： 利用 :利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。 开放 :档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。 公布 :将档案或档案的特定内容通过某种形式 首次公布于众。 咨询服务 :档案馆 、档案室答复询问，指导和帮助利用的活动。 档案证明 :依据档案的记载出具的凭证性文件。 档案展览 :按一定主题展示档案的活动。 阅览室 :档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。 密级 :档案文件保密程度的等级。 降密 :降低档案文件的原有保密等级。 解密 :解除已失去保密价值档案文件的保密限制。 编纂 :按照一定的题目、体例和方法编辑档
12、案文献的活动。 大事记 :按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。 组织沿革 :系统记述一个机构（ 地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。 基础数字汇集 :以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。 专题概要 :简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。 档案出版物 :以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。 五、档案检索环节：档案检索、检索效率、档案著录、档案标引、档案目录中心 第三组：理论性性术语 一：档案工作、档案管理、档案信息化建设、档案事业、档案学 档案学 : 研究档案
13、的形成规律、性质、特点以及档案工作 方法与发展规律的科学。 档案管理 : 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 6 档案信息化建设：是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。 二：社会档案意识、档案价值、档案作用 社会档案意识： 人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。社会档案意识是一个国家、一个地区文明程度的标志之一 , 既取决于社会文明程度 , 反过来又对其产生正面或负面的 影响。 档案价值 : 是指档案这一客体对从事社会
14、实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。 档案作用：档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。 三：档案工作法律、档案职业道德、档案工作标准、档案事业管理体制 档案工作法律：简称 “档案法律 ”，是指由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件，包括全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的各种关于档案和档案工作的法律行为规范。 档案职业道德：是指档案工作者在 从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则，它是整个社会职业道德体系中的一个重要组成部分。 档案工作标准：是以档
15、案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。 档案事业管理体制：是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。 第二节：模块专题整合 第一组：规律专 题整合 规律一、档案价值实现的规律 一、档案价值的扩展律 由于档案具有原始记录性，内容和版本唯一性，档案价值是可以扩大和发展的，具体表现为两种形式： （一）由于价值主体扩展而导致档案价值的扩展。指随时间推移，可能与档案发生关系的人
16、群扩大，利用者及其需求范围扩展。 （二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。具体表现为两方面： 7 1）、一般而言，档案形成之初主要发挥行政或业务作用，而随时间推移，作用便会扩展到科学文化教育司法及休闲等方面； 2）、档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动（如行政 ，房屋结构图），同时也可发挥多重作用，有些甚至超乎档案形成者的想象（如行政管理活动的档案可用于人口研究的数据，技术纸图可作为谈判的证据等）。 了解价值扩展律的意义：了解档案价值扩展律，对于处理好档案管理中当前和长远，局部和整体，保密与开放的关系具有科学指导作用。具体表现为： 第一：正确认识单位内部档案机构和公共档案
17、馆的服务方向和职能定位。 第二：确定合理的档案归档，移交时间，建立合理的馆藏结构，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。 第三：在档案鉴定工作中以全面的，历史的，发展的观点来分析档案的价值 ，避免片面性。 第四：坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施，同时制定和实施降密解密制度据客观情况而调整其机密度，扩大利用范围。 第五：树立服务观念，依法积极开放档案，促进档案工作由封闭半封闭型想开放型转变，更合理，更广泛的开发档案信息源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的作用领域，适时推进档案价值的合理扩展。 二、档案价值的时效律 档案价值的时效性：指档案对社会的有用性是有时限的
18、, 某些档案在一定时期内对利用者是有价值的 , 超过这个时间限制则降低或丧失了价值。这一规律可称为档案价 值的时效律。档案价值的时效律主要表现在两个方面 :档案与利用者需求之间关系的时效性；档案价值形态的时效性。 三、档案价值的条件律 在一定的条件下 , 档案被利用者有效利用并产生社会效益或经济效益时 , 它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件涉及的因素很多 , 主要概括为以下几个方面 :社会环境；社会档案意识；档案管理水平。 规律二、档案工作的发展规律 一、档案工作的分化与整合规律 从档案工作的发展历史来看，在相当长的时间内，档案工作与
19、文书工作是不 分的，档案工作与图书资料工作也是不分的。 （一）文档管理一体化 “文档管理一体化”，是指将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作，整合成为一个既统一又分工、既有联系又有区别的管理过程。 8 （二）档案、图书、情报管理的一体化 从一般属性来看，档案、图书、情报都属于人类的知识财富，都具有信息属性和知识属性，它们在管理的基本方法上有许多相似之处，如果将其综合管理并进行联合开发，可以发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。 二、档案工作的智能化发展规律 （一）运用电子计算机实现档 案管理的自动化 （二）运用计算机及其相关技术和现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化及档
20、案信息传递的网络化 （三）档案缩微化与档案保护技术水平的提高 三、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律 档案工作与社会环境有着普遍的、密切的联系。档案工作与社会环境变化的互动性规律主要表现在：一方面，社会环境状况影响和制约着档案工作的生存与发展。另一方面，档案工作在参与社会事务的过程中，也对社会环境变化，特别是社会精神文明与物质文明的建设做出贡献。 （一）影响档案工作生存与发展的社会环境因素 1、社会物质生产与档案工作 2、社会经济政治制度与档案工作 3、科学文化事业与档案工作 4、社会档案意识与档案工作 四、档案工作的社会化发展规律 档案管理的社会化：档案是全社会的共同财富，档案管理是一种
21、社会各级各类组织、机构和个人的共同行为，其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来，形成一个社会性的开放管理系统。 档案工作的社会化发展规律主要表现为：随着人类社会活动领域的扩大、社会分工的细化和社会文明程度的提高，档案的来源与形式日益广泛和多样，档案信息服务逐步社会化， 档案管理越来越具有广泛的社会意义。 第二组：特点专题整合 特点一：电子档案的特点 其特征归纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。 特点二：企业档案馆的特点 9 1、综合性：它是保存本企业档案的基地。
22、企业管理工作中形成的档案种类繁多，其馆藏内容具有综合性。 2、专业性：企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作，其专业性特色因企业类型的不同而有区别。 综合性与专业性并存的特点，决定了企 业档案馆不同于国家综合档案馆、专业档案馆。它在档案收集范围、服务方向和工作方法等方面都有一定的独到之处。 特点三：数字档案馆的主要特点 1、存在方式上的特点 2、运行方式上的特点 3、功能定位上的特点 特点四：档案法律的本质和特点 1、直接性 2、具体性 3、综合性 特点五：档案职业道德的特点 1、 鲜明的职业性 2、存在方式的具体性 3、形成过程的连续性和继承性 特点六：档案学的学科特点 档案学的学科
23、特点是档案学基础理论研究中一个需要探讨的重要方面。它对于我们确定档 案学的研究取向，及时修正档案学研究中的一些不利于学科整体建设与发展的倾向，具有积极意义。 一、综合性和社会性 档案学的研究对象、研究内容和研究方法都具有一定的综合性特征。科学的发展过程存在着分化与综合两种趋势，就现代科学的发展特点而言，综合化的趋势处于主导地位。 二、实践性和理论性 一般来说，实践经验为人们提供了认识的可能。只有实践才能提供认识所必需的信息，同时也只有实践才能使人们获得并不断发展对信息加工的能力 (即思维能力 )。 三、技术性和实用性 档案学研究的许多内容具有技术性 和实用性的特征，也就是说，档案学一方面具有科
24、学认识的作用，另一方面又具有很明显的职业技能性特征。 四、开放性和包容性 档案学的理论体系的建设需要不断地创新和发展。恩格斯曾言，任何一种社会哲学，只要它还把某几个论点奉为最后结论它就远不是完备的。 特点七：编研特点 10 1） 研究性 2）政策性 3）成果共享性 特点八：计算机检索特点 1） 检索速度快； 2）检索点多，检出率高； 3）能满足多元检所需要，检索效果好；4）利于实现资源共享； 5）服务方式灵活多样。 特征九：档案法的 属性特征 (一 )档案法具有所有国家立法的共同特征 社会性 档案法不只是针对国家机关和档案部门的立法，而且是针对整个国家和社会的立法。 (二 )档案法具有一定的纲
25、领性和创建性 1996 年修改后的档案法所做出的有关规定简明扼要、内容翔实，且富有创建性。 (三 )档案法的民主性 该法律是在科学地总结档案工作历史经验和理论成果的基础上创制出来的，也是在改革开放的社会环境中创制出来的。 (四 )档案法的强制性 档案法是需要社会共同遵守的法律行为规范，是国家 通过强制力来保证施行的。 记忆模式： 第三组：原则专题整合 原则一：档案信息数字化的原则 1、规范化：所有档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准； 2、安全性：在数字化过程中要确保： 1）档案原件的安全、 2）数字化档案信息的内容与档案原件相吻合、 3）档案信息内容不泄密。 3、效益性原则：档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，要讲究效益。 原则二：档案法的施行原则 在社会实践活动中，贯彻执行档案法必须坚持 1、施行档案法要以事实为依据 ，以法律规定为准绳 2、必须坚持法律面前一律平等的原则 原则三：档案法的修改原则 1、慎改原则 2、原则性与操作性统一的原则 3、系统性原则
