福建省流动人员人事档案基本公共服务规范.doc

1、 1 福建省流动人员人事档案基本公共服务规范（试行）为统一规范我省流动人员人事档案基本公共服务，提高公共服务质量，特制定本规范。1 范围本规范规定了流动人员人事档案基本公共服务内容、工作流程及基本要求。本规范适用于福建省行政区域内县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的人力资源服务机构。2 术语和定义下列术语和定义适用于本规范。2.1 流动人员人事档案基本公共服务流动人员人事档案基本公共服务是指由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的人力资源服务机构，按照国家有关档案管理政策法规要求，接受单位或个人委托，为各类流动人员 免费提供

2、人事档案基本服务。2.2 流动人员人事档案管理范围流动人员人事档案管理范围具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。2.3 流动人员人事档案基本公共服务内容流动人员人事档案基本公共服务内容应当包括：流动人员人事档案委托办理；流动人员人事档案的接收和转递；流动人员人事档案材料的收集、鉴别和归档；流动人员人事

3、档案的整理和保管（含电子化档案管理）；为符合相关规定的单位提供人事档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、 亲属关系等相关证明；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务；根据需要办理年度考核、学 历变更等与档案有关的服务；流动人员党组织关系的接转及管理；与档案有关的其他公共服务。2.4 流动人员人事档案必备材料 2 主要包括：完整的学籍材料，包括各学习阶段的毕业生登记表（鉴定表）和学习成绩表等；有就业的存档人员，必须同时具有就业材料，至少有劳动合同（就业协议书）、就业报到证（就业通知书）、 录（聘）用（招工）登记（审批）表等就业证明材料之一。2.5 本规范所指的档案

4、为流动人员人事档案，简称档案。3 服务提供3.1 咨询与接待3.1.1 提供流动人员人事档案基本公共服务相关业务咨询，介绍服务内容和工作流程。3.2.2 了解需求，提供相关服务工作指南及业务简介材料。3.3.3 受理流动人员人事档案委托管理服务。4 工作流程4.1 档案委托办理、重点群体的咨询指导4.1.1 档案委托办理基本流程4.1.1.1 填写流动人员人事档案委托管理登记表。4.1.1.2 提供身份证、毕业证书、 户口本、劳动合同或社保清 单的原件及复印件。4.1.1.3 开具调档函。4.1.2 委托办理注意事项4.1.2.1 大中专毕业生人事档案委托，根据有关规定办理就业登记或提交用人单

5、位劳动合同。4.1.2.2 专业技术流动人员引进需到人社部门办理人才引进相关手续。4.2 档案的接收和转出4.2.1 档案接收4.2.1.1 个人或用人单位申请开具调档函，应届大中专毕业生档案转递按有关规定办理。4.2.1.2 流动人员人事档案接收应通过邮政机要通信或派专人转递，不得交由本人自带。应届大中专毕业生档案由毕业院校按有关规定可通过邮政 EMS 档案专递方式转递。发现档案造假或违反档案转递规定的，可以拒收档案。4.2.1.3 接收并审核档案材料，如档案不完整，接档单位在第一时间告知单位及当事人并要求其补齐所缺档案材料。对档案必备材料无法补齐的，可以将档案退回寄档单位补充材料。 3 4

6、.2.1.4 档案转出 15 个工作日后,当事人可登陆接档单位门户网站或拨打接档单位咨询热线确认档案到档情况。4.2.1.5 签订流动人员委托人事档案基本公共服务协议书。4.2.1.6 及时登记档案接转台帐，编制档案号码，档案信息录入数据库。4.2.1.7 档案入库。4.2.1.8 寄发档案转递通知单回执。经授权管理流动人员人事档案的省属人力资源服务机构接收管理档案范围按相关规定执行。4.2.2 档案转出4.2.2.1 申请人提交具有接收档案管理权限部门开具的调档函（或商调函）。单位统一委托存档的流动人员办理调档还需出具单位同意调出的介绍信，辞职、解除（终止）劳动合同（聘用合同）证明。4.2.

7、2.2 跨地区调转的由调入市、县(市、区)及以上人力资源服务机构出具调档函；考取公务员、事业单位或被国有企业单位录（聘）用的，由录取机关、事 业单位、国有企业单位人事主管部门出具调档函；因升学调档的，由录取学校出具调档函或凭录取通知书转档；应征入伍的可持武装部门出具的调档函调档；非国有单位由委托管理其人事档案的人力资源服务机构出具调档函。4.2.2.3 核查、整理并确 认档案资料， 办理有关人事档案材料转递手续。对转出档案材料不齐或不明确的，需及时补齐或说明。4.2.2.4 确认转档手续完备（党组织关系和户籍关系需同时转出）及档案资料完整后，办理有关人事档案材料的转递。4.2.2.5 办理档案

8、转递时，出具人事档案材料转递单（附录一），随同档案一并转出。4.2.2.6 转递人事档案材料通过机要或专人送达，不得邮寄（应届大中专毕业生档案转递有专门规定除外）或交流动人员本人自带。4.2.2.7 查收档案转递通知单回执，确 认档案到达请调单位。对转出档案材料不齐或不明确的，及时补齐或说明。4.2.2.8 在确认档案材料转出无误后，及时与存档人员或其所在单位终止档案管理合同（协议）和委托存档关系。4.3 档案材料的收集、鉴别和归档 4 4.3.1 档案材料收集4.3.1.1 履历材料a） 简历表、履历表（贴照片、本人签字、盖公章）。b） 知青、教师、职工、 军人、干部登记表。4.3.1.2

9、自传材料a） 个人撰写的属自 传性质 的材料。b） 以自传为主要内容的履历或简历表等。c） 领导干部个人有关事 项发 生变化的报告表。4.3.1.3 鉴定、考核、考察材料a） 以鉴定为 主要内容的登 记表。b） 由组织出具的个人表现、个人鉴定材料。c） 考核和民主 评议的综合材料。4.3.1.4 学历、学位和评（聘）专业技术职称（职务）材料a） 中学学生登记表、高中毕业生登记表；高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队 院校报考登记表；入学考试各科成绩表；选拔留学生登记表。b） 各类大中专院校学生（学员、学籍）登记表、 毕业生登记表、 毕业研究生登记表、学员毕业签定表（含成绩）、学 习成绩

10、表。c） 符合国家规定的学历、学位 证明材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料。d） 专业技术职务任职资格申报表，晋升、聘任专业技术职务的材料。e） 职业（执业 ）资格考试登 记表等材料。f） 反映个人科研学术水平的材料。g） 培训教育材料。4.3.1.5 政审材料a） 审查 个人历史情况的调查报告、审查或复查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查 交待或情况说明材料，作为结论依据的调查证 明、 证据材料。b） 入党、入团、入伍、入学、出国等政审调查材料；各类学校学生（考生）政治情况审查表。c） 更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、出生年月、入党（团）时间、参加工作

11、时间 5 的组织审查材料及所依据的证明材料。d） 更改（ 认定）党籍、入党入 团时间、参加革命工作时间、计算连续工龄等的审查材料及所依据的证明材料。e） 家庭成员 及主要社会关系政治 历史情况的证明材料。4.3.1.6 入党、入团材料a） 入党（团）申请书、入党（团）志愿书、培养对象考察表、转正申请书、民主评议登记表等。b） 党 员登记表、不予登 记的决定、组织审批意见及所依据的材料、取消预备党员资格的组织意见、认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料及组织审批材料、退党或自行脱党材料。c） 恢复（保留）党籍有关 审 批材料。d） 加入或退出民主党派的有关材料。4.3.1.7 奖励材料a）

12、 各级先进 人物、英雄模范称号登记表（审批表）。b） 模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。c） 创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料。d） 立功受奖、表彰等材料。4.3.1.8 处分材料a） 处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见及检查材料；b） 甄别、复查报告，解除、撤消 处分的决定，上级批复及本人意见。c） 通报批评 材料。d） 解除、变更处分的材料。e） 劳动教养审批材料、检察院不起诉决定书、法院判决书、刑事裁决书、公安机关行政处理决定。4.3.1.9 招录、聘用、任免、工资、出国（境）、退（离）休等材料a） 职务任免呈 报表、审批表。b） 招工、录用、聘用登记、审批表。c） 签订或解除

13、劳动、聘用合同材料或证明。d） 服兵役登记表、退伍、转业审批表。 6 e） 见习期、试用期、晋级等各种工资级别变动审批表、登记表。f） 出国、出境人 员审查表。g） 辞职、退职、离休、退休、罢免等审批材料。h） 各类代表大会代表登记表。i） 有关工龄方面的证明及组织参考材料。j） 作为任免、个人调动依据的正式考核 综合材料。4.3.1.10 其他材料a） 就业报到 证、就业通知书。b） 录用体检表、证明有残疾的体检表、 处理工伤事故工作中形成的材料等。c） 生育状况 证明、再生子女审批表等。d） 非正常死亡的调查报告及材料、办理丧事形成的材料。e） “三险”证明等。f） 人事档案 报送单、人事

14、档案有关说明。g） 其他可供组织上参考的材料。4.3.2 归档材料鉴别4.3.2.1 归档材料鉴别要求a） 内容完整真 实。b） 印鉴清晰。c） 材料与目 录对应。d） 装订制作规范。4.3.2.2 归档材料鉴别方法a） 确定材料属于 该人员。b） 确定材料属于档案内容。c） 确定材料符合有关政策规定。d） 确定材料是否齐全完整。e） 确定材料填写 规范。f） 确定材料具有保存价值。g） 需要认证的材料须经有关部门认证鉴定并出具认证鉴定书。4.3.2.3 档案材料归档 7 a） 统一使用 A4 规格的办公用纸，如送交的原始档案材料不符合要求，幅面过大的原件应进行折叠或裁剪，幅面过小的原件应进行

15、托裱。b） 不得使用圆珠笔、铅笔或红色、 纯蓝色墨水和复写纸书写。c） 材料整理 应按照档案材料 归类进行分类，依类别 、时间排序、编目、整理。d） 装 订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除，再理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订 成卷。4.3.2.4 档案材料收集、鉴别归档注意事项a） 材料接收人员应初步对送交材料予以鉴别，档案保管员应根据人事档案管理有关规定， 对收集的档案材料再进行认真仔细的鉴别审核。b） 对不属于归档的材料应及时转往有关部门，应退还本人的及时退还本人。c） 经鉴别确需销毁的材料，进行详细登记并报档案管理负责人批准后，按规定流程销毁。d） 鉴别登记后的流动人

16、员人事档案材料应及时装入档案袋内。e） 人事档案封皮、档案袋样式和规格应执行组通字 201228 号文（见“ 附录二”）。4.4 档案的整理和保管（含电子化档案管理）；4.4.1 档案材料的分类参照干部档案工作条例，流动人员人事档案分为十类：4.4.1.1 履历材料4.4.1.2 自传材料4.4.1.3 鉴定、考核、考察材料4.4.1.4 学历、学位和评聘专业技术职务材料4.4.1.5 政审材料4.4.1.6 入党、入团材料4.4.1.7 奖励材料4.4.1.8 处分材料4.4.1.9 招录、聘用、任免、工资、出国、退（离）休等材料4.4.1.10 其他材料4.4.2 档案材料排序排序是指将每

17、一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序， 8 并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法为：4.4.2.1 按材料形成时间排序。适用于档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料的整理。第四、九类材料排序时，在采用二 级分类后的各小 类中分别按时间顺序。4.4.2.2 按材料的内容和材料之间的内在联系排序。适用于第五、六、八类材料。4.4.2.3 第六类党团组织建设中形成的材料：入团志愿书、入党志愿书分别排在入团、入党的其他材料之前，其他材料按时间排序。4.4.3 档案资料的编目4.4.3.1 档案材料应按照排列顺序，逐份逐 项进行编目，做到档案目录（附录三）清楚，填写准

18、确。书写目录要工整，准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、美工笔、水彩笔、荧光笔、红墨水、蓝墨水及复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。4.4.3.2 每类目录之前应注明材料类号和材料类别名称。4.4.3.3 用“序号 ”填写材料 类号和材料顺序号4.4.3.4 “材料名称 ”根据材料 题目填写4.4.3.5 “材料形成 时间” 填写材料落款 时间4.4.3.6 “页数 ”填写材料的 页数。4.4.3.7 “备注 ”填写需要说 明的情况4.4.3.8 每类目录之后须留出适量空格，供补充档案材料时候使用。4.4.4 档案的装订4.4.4.1 对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案

19、资料应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后面，与原件作为一件。4.4.4.2 幅面过大的原件应进行折叠或裁剪。4.4.4.3 幅面过小的原件应进行托裱。4.4.4.4 档案材料上的订书钉，曲别针、大 头针应拆除。4.4.4.5 每份档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘在一起。4.4.4.6 档案目录置于卷首，卷内材料顺序与目录相符。4.4.4.7 在左侧装订打孔，做到结实、整 齐、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。4.4.5 档案保管 9 4.4.5.1 建立坚固的专用档案库房，配备铁质档案柜或密集架、防盗门窗、 灭火器、空调、除湿机、温湿

20、度表、防腐防虫物品、红外线监控系统等设施。4.4.5.2 档案库房、查阅室和档案人员办公室应三室分开。4.4.5.3 配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。4.4.5.4 经常检查各项设施和安全措施，达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防尘、防有害气体等“八防”要求。4.4.5.5 实施库房温、湿度的日常测记和调节控制，库房温度控制在 1424（2 ），相对湿度控制在 4560（土 5），每季度进行一次数据的统计、分析。4.4.5.6 分类存放档案，库架标注清晰的档案编号，保持库架内档案整齐。4.4.6 数字化档案管理4.4.6.1 建立数字化档案管理系统，配置 专门的数据

21、存储设备；规范数据采集、录入及审核程序，严格管理，按规定权限进行操作；配备完整的日志文件，详细记录数字档案操作情况。4.4.6.2 配备专门档案数字化信息处理人员和系统管理维护人员。4.4.6.3 及时采集存储档案数字化信息，将纸质档案进行数字化处理，数字化图像要内容清晰、完整，不影响数字档案利用效果。图像数据格式为单页 JPEG 格式，色彩模式为 24 位真彩色，分辨率为 300dpi，每 张图像容量大小控制在 1Mb 以内。4.4.6.4 加强对数字化档案利用活动的管理，保证数字化档案的信息安全。4.4.6.5 做好数字化档案载体的有效检测与维护，保证数字化档案载体物理上的安全。4.4.6

22、.6 及时更新、升 级电子档案软硬件设备，保存好已有数据记录，确保数字化档案的连续性、安全性。4.4.7 制定档案保管工作制度详见附录四(供参照） 4.4.7.1 流动人员人事档案查（借）阅管理制度4.4.7.2 流动人员人事档案材料收集制度4.4.7.3 流动人员人事档案材料鉴别归档制度4.4.7.4 流动人员人事档案转递制度4.4.7.5 流动人员人事档案核对制度4.4.7.6 流动人员人事档案保管制度4.4.7.7 流动人员人事档案保密制度 10 4.4.7.8 档案管理人员岗位职责4.4.7.9 流动人员人事档案统计制度4.4.7.10 流动人员人事档案数字化管理制度4.5 提供档案查

23、（借）阅服务4.5.1 档案材料查阅4.5.1.1 查阅单位派单位组织人事部门或人力资源管理部门工作人员，持单位介绍信、查阅人有效证件办理查阅手续。4.5.1.2 查阅人在查阅登记表上写明查阅的时间、材料名称、份数、理由等，经审核批准后，根据规定和需要给予提供相关档案材料。4.5.1.3 查阅档案在特定的阅档室进行，不准携出室外，严禁圈划、抽取、折叠、涂改、撤换档案材料，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。4.5.1.4 个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案材料。4.5.1.5 查阅人员未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。4.5.1.6 复印档案材料必须经流动人员人事档案管理机构相关

24、负责人同意。4.5.1.7 档案材料摘录部分应加盖档案证明专用章。4.5.2 档案材料借阅4.5.2.1 办理社保、医保手续复印或借用档案a) 由本人持身份证办理。b) 如需借用档案， 应出具社保、医保机构开具的借用档案函件办理。4.5.2.2 办理借用预备党员“入党志愿书” 相关材料a) 由本人持身份证办理。b) 应出具 预备党员所在党组织开具的介绍信（函件）办理。4.5.2.3 提供“ 成绩单” 、“职 称评审表” 等材料复印件a) 由本人持身份证办理。b) 填写 “档案材料复印申 请单” 。4.6 出具存档、经历、亲属关系等相关证明4.6.1 存档人员持单位介绍信、有效身份证件， 说明出具证明材料的事由。4.6.2 经对提交材料审核无误后，依据档案实际记载，开具相关证明并加盖公章；档案中无记载的，应补齐相关材料后开具证明。