1、1中石大京办200620关于印发中国石油大学（北京）纸质党政档案立卷归档细则和中国石油大学（北京）纸质教学档案立卷归档细则的通知各院（系）、部、处（室）、中心、校属总公司：为了进一步完善我校党政档案和教学档案立卷归档制度，逐步实现档案工作规范化，现将中国石油大学（北京）纸质党政档案立卷归档细则和中国石油大学（北京）纸质教学档案立卷归档细则印发各单位，望遵照执行。二六年十二月二十八日主题词：档案 立卷归档 细则 通知发：校办（1）、归档（2） 中国石油大学（北京）校长办公室 2006 年 12 月 28 日印2中国石油大学（北京）纸质党政档案立卷归档细则为了加强我校党群、行政类档案(以下简 称党
2、政档案)工作的业务建设，进一步完善部门立卷归档制度，逐步实现我校档案工作规范化，不断提高科学管理水平，更有效地为学校和社会服务，依据高等学校党政类档案工作规范，结合我校具体情况，制定本细则。 一、党政档案工作的基本原则1. 党政档案是学校在党政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表等材料，必须由学校综合档案室集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。2. 党政文件材料的归档工作实行“三纳入、四同步”管理。 “三纳入” 即纳入学校各部（处、室）、院 (系、所)的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；“四同步 ”即布置、 检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、
3、总结 、验收党政档案工作。3. 党政档案必须实行文书处理部门立卷归档的制度，学校各立卷归档部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员具体承办, 协同学校 综合档案室认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。 4要努力实现党政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党政档案的作用。二、党政档案归档范围的确定1. 归档的党政文件材料必须是办理完毕的、反映学校党政部门职能活动全过程的、 对学校和社会具有参考作用和凭证作用及研究价值的材料。2. 归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容，具体归档范围参
4、见党政类档案归档范围和保管期限表。3. 归档的重点以我校形成的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，如会议记录、会议文件、 简报、工作 计划、总结、 统计报表、规章制度、重要活动照片或录像带、与外单位签订的合同或协议书等。上级和其他单位发来的文、电及附件，应以针对我校的指令性、指导性文件为主。34.注意鉴定不归档的文件材料。（1）不归档的上级机关文件材料：上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料；普发供参阅、不办理的文件材料；上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见的未定稿的文件。（2）不归档的本单位的文件材料：重份文件(2 份或几份相同文件中，除了 归档的 1 份文件之外的
5、其它文件都是重份文件 )；无查考利用价值的事务性、临时性文件、通知，例如 订阅报刊、 举办培训 班的通知，节日值班通知等文件；未生效的草稿等材料不归档。（3）不归档的同级和非隶属机关的文件材料：参加非主管机关召开的会议的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。三、党政档案的部门立卷与归档流程（一）形成与积累 1.学校各职能部门均为立卷单位，分工归 口立卷。 2.各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照党政档案归档范围和保管期限表，预先编制文件材料收集类目。 3.每一个立卷归档单位的专（兼）职档案人员或文书处理人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工
6、作，根据案卷类目分类积累。4.检查收集积累工作。按照归档时间要求由各部门专（兼）职档案员按案卷类目对积累的文件进行调整检查，依照如下程序进行： (1)检查 文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查有无不需要立卷归档的文件材料。(2) 检查文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。(3)检查文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。（二)立卷 1.立卷原则：文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于
7、查找利用为原则。 2.立卷分工: (1)中共中央、国 务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,其中综合性材料由校办立卷归档，专业性材料或具体业务性材料，由各承办单位立卷归档。(2)党委和学校召4开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由校办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。(3)校内各单位向党委、学校的请示正文及相应的批复、批转的原件，由校办立卷归档。 (4)两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。(5)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤
8、销前做好整理工作，移交学校综合档案室保存，任何人不得带入其他单位。(6)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。 3.立卷分类 (1)分年度 ：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。 (2)分问题 ：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。 (3)分期限 ：将文件按照规定的不同保管期限分开。
9、 4.立卷组合 (1)立卷 组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。(2)立卷 组合形式，一般按下述内容和顺序进行：会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合； 统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结 等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的形式组合
10、。(3)案卷的文件数量。一般不超过 200 页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。 55.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列： 批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后； 转发件在前，被 转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。 6.对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。 7.成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。 卷内文件无论单面或双面只要
11、有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。 8.卷内文件目录信息的录入 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字号。 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加号。 日期：文件的形成时间。 页号：卷内文件起始页的编号。 9.填写卷内备考表 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写、签名并标注时间。 立卷人：由组成本卷的责任者签名。 检查人：由对案卷质量进行审核的责
12、任者签名。 10.拟写案卷标题。要求结构完整，应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称，一般不能超过 50 字。 （三）归档验收各单位立卷部门整理好案卷 ，学校综合档案室检查合格后，办理移交手续，填写移交目录清单一式二份，在次年六月份以前，交接双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。党政档案的部门立卷与归档流程图见下页。6纸质党政档案的部门立卷与归档流程图各立卷单位档案员、文秘书按党政档案 归档范围随时收集各 单位文件材料文件材料形成后按照预先编制的类目分类积累按文件材料的自然形成规律，保持其有机 联系和便于利用 查考的原则立卷（按年度、问题、保管期限等分 类立卷）检查调整卷内文件并排序按顺序编
13、排页号、打印卷内文件目 录、填写卷内 备考表拆除文件内金属物，装订填写移交目录清单（交接双方各执一份）归 档更正综合档案室检查立卷是否合格检查收集积累工作是否合格积累立卷归档否否是是7四、党政类档案归档范围和保管期限表 1党群类DQ11 党务综合序号 类 目 名 称 保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料 （1）上级机关颁发的针对我校党委并要执行的文件 永久（2）普发性法规文件 长期2 本校党委会、常委会、党委扩大会、书记碰头会、 总支书记会、党政联席会会议记录、纪要、决议 永久本校党代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决 议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、
14、大会主席 团、秘 书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果上级批复等永久（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映 记录、小 组会议记录等长期3（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票 短期4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、 总结（包括经验总结） 永久5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通 报和通知 永久6 以党委名义召开的工作会议材料 永久7 党委和上级党委调研、检查、巡 视学校工作形成的文件材料 永久8 党委负责人在校内的重要讲话和参加上级召开的会议发言稿 永久89 党委工作简报 永久10 党委大事记 永久11 党群系统启用印章
15、的文件和印模 永久12 党群系统重要统计材料 永久13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、 报告、请示及批复 长期14 党委保密、秘书工作的有关文件 长期15 重要的群众来信、来访及处理材料 长期16 党委与有关机关联系协商工作的来往文件 长期17 党和国家领导人、上级机关视察、 检查我校形成的题词、 讲话、声像等重要文件材料 永久DQ12 纪委 序号 类目名称 保管期限1 上级机关颁发的文件 （1）针对我校纪委工作需要执行的重要文件材料 永久（2）普发性法规文件 长期2 纪委会、纪委扩大会会议记录、 纪要 长期3 纪委工作的文件材料和工作条例、规章制度等 长期4 纪委工作计划、总结
16、、报告、通报等 长期5 纪委工作基本情况及年度统计报表 永久6 党员、干部受处分的报告、批复、决定、本人检查及调查材料 长期7 党员、干部申诉及复查结论材料 长期9学校有关违纪案件的调查处理材料重大案件 永久8一般案件 长期人民来信来访、投诉、举报违纪行为及调查处理的材料 有省级以上领导人重要批示和处理结果的 永久9有上级机关或学校领导人重要批示和处理结果的 长期DQ13 组织 序号 类目名称 保管期限1 上级针对我校组织工作的指示、决定、通知、简报及普发性法规文件材料等 长期2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、 调查材料等 长期3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久4
17、副处级以上干部名册 永久5 各总支支部委员名册、支部改选报告、 审批材料 长期6 组织工作重要会议记录、纪要 长期7 年度统计报表 永久8 工作大事记 永久9 副处级以上干部任免、调动和离、退休 报告、决定、批复 永久10 党员名册、发展新党员、预备党员转正名单 长期11 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党 员退党的报告和党委的审批意见 长期12 党组织关系介绍信及存根 长期1013 党员情况调查报告 长期14 党费收支使用及上缴情况表 短期15 表彰和奖励先进党支部、模范共产党员的文件材料 长期16 党校工作计划、总结、规章制度 长期17 党校各类培训班教学计划、学员名册、 结业情况 长期18 其它需要归档的材料DQ14 宣传 序号 类目名称 保管期限1 上级针对我校宣传工作的指导性文件和普发性法规文件 长期2 宣传重要工作会议记录、纪要 永久3 宣传工作计划、决定、报告、通告和 总结 长期4 年度统计报表 永久5 工作大事记 永久6 反映本校重大活动的剪报及图表 长期7 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期8 评选、表彰先进集体、先进个人的文件材料 长期9 本校重要活动的照片、录音带、 录像带 永久DQ15 统战 序号 类目名称 保管期限1 上级针对我校统战工作的指导性文件和普发性法规文件 长期2 统战重要工作会议记录、纪要 永久
