1、南开大学文件材料归档范围和保管期限表（征求意见稿）南开大学档案馆拟制2014年 4月目录学校办公室 .4组织部、党校 .7宣传部、新闻中心 .8统战部 .9纪委、监察室 .10学生工作部、学生工作办公室 .11武装部 .13研究生工作部 .14教代会、工会 .16团委 .17保密办公室 .18机关党委、后勤党委、直属单位党委、校办企业党委 .19研究生院 .20人事处(医疗保险办公室) .23教务处 .26战略发展部 .28科学技术处（专利和知识产权管理办公室） .29社会科学研究管理处 .31国际学术交流处（含港澳台事务办公室） 、孔子学院工作办公室 .32财务处 .34审计处 .36保卫处
2、 .37实验室设备处 .38招投标管理办公室 .39离退休人员管理处 .40发展委员会办公室、校友会办公室 .41校产管理办公室（包括资产经营有限责任公司） .42信息化建设与管理办公室 .43后勤管理办公室 .44基建规划处 .45房产管理处 .50院、系、所中心等教学单位 .51体育教学部 .53远程教育学院 .54继续教育学院 .55跨文化交流研究院 .56现代应用技术研究院 .57图书馆 .58档案工作办公室、档案馆 .59出版社 .60学报编辑部 .61教师发展中心 .62科技成果转化中心 .63博物馆 .64迎水道校区 .65动力供应与维修中心 .67膳食服务中心 .68校医院 .
3、69附小 .70幼儿园 .71学校办公室序号 归档范围 保管期限一、上级来文、校发文件及各类来往公函1上级颁发的有关高校各项行政工作、党委工作的指示、决定、命令、条例、规定、办法、通报、重要通知等（1）针对本校工作的（入党政档案类）（2）对学校工作有指导与参照性的（入资料类）永久长期2 上级重要的电传（需复印后归档）、函件及重要的电话记录 长期3学校发布的决定、条例、规定、规章制度、管理办法、通知、通报、通告、批转文、布告等（1）重要的方针政策（2）需要长期贯彻执行或有长期参查价值的永久长期4 学校各类委员会、领导小组成员名单 永久5 学校各机构设置、调整、更改名称的通知、决定 永久6 学校干
4、部任免的通知 永久7 学校年度工作要点及工作总结 永久8 有关各类职称任职资格的通知 永久9 学校与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书、意向书等 永久1 以学校办公室名义与校外有关单位联系工作中重要的来往信件 长期11 以校长名义给国内外单位或个人来往的重要函件 长期二、各种会议1 党、国家、市领导人来校视察的讲话记录、纪要、声像等材料 永久2 校长办公会议、党委全委会、党委常委会会议记录、纪要、决议 永久3 学校领导班子民主生活会材料 长期4 全校性工作会议、座谈会及其它教学、科研等专题工作会议的记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久5 全校性和重大、重要党务会议文件材料 永久6 校
5、领导在学校重要会议、重大活动上的讲话、报告、典型发言等材料 永久7 校领导外出参加上级组织召开的高校工作会议的材料（包括代表学校在会上的发言、会议重要文件） 永久三、工作计划、总结、报告、请示与批复、简报、统计1 学校向上级的请示、报告、汇报材料及请示的批复 永久2 学校教育事业规划、计划方案、报告和上级批复及各项管理工作中的重要材料 永久3 学校综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料（声像材料入声像类） 永久4 全校性工作的调研材料和经验总结材料 长期5 校领导和上级领导调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久6 南开大学年鉴、文件汇编等 永久7 学校工作简报、信息动态、督查专报、校务
6、公报、近日要情等 长期8 学校历史沿革、概况介绍及校史材料等 永久9 全校性各种年度（学年）报表及综合统计资料分析汇编等材料 永久10 学校办公室工作计划、总结、请示、批复及规章制度 永久四、印章管理1 启用或废止印章的文件及印模 永久2 作废停止使用的印章（实物印章入实物档案） 永久五、信访工作1 学校需要长期贯彻执行的上级有关信访工作的文件 长期2 学校有关信访工作计划、总结、信访统计资料 永久3 以信访办公室名义与校外有关单位来往的重要函件 长期4 信访办公室编的信访动态等 长期5涉及重大方针政策性的并经领导同志亲自处理或有领导同志重要批示群众来信、来访记录及处理结果 长期6 重要的、具
7、有建设性的建议或意见，并为学校采纳的来信或来访记录 长期7 其它有归档利用价值的文件材料 长期六、法律事务工作1上级有关依法治校工作的文件（1） 针对本校的文件材料（2） 作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料永久长期2 法律事务室工作的规章制度 永久3 法律事务室工作计划、总结、报告、请示、批复 永久4 学校与校外有关单位签订的重要合同、协议书、协定、意向书等 永久5 与学校有关的重要法律纠纷案件立案、结案材料 永久6 其它有归档利用价值的文件材料 长期七、校庆活动1 校庆活动计划、请示、议程、会议记录、邀请名单、请柬等有关文件材料 长期2 校庆活动大会发言材料、活动计划及安排、总结 永久3
8、 党和国家领导人、著名人士题词、贺信、贺电 永久4 重要来宾签名册 长期5 校友贺信、贺电、签名册等 长期6 各种学术报告会、接待活动材料及照片（入声像类）(附文字说明) 长期7 校庆活动出版的图书、画册、纪念册 永久8 学校制作及校友、外单位赠送的礼品、纪念品（入实物类） 永久八、其它1 纪念与悼念活动的相关材料 永久2 学校视觉形象识别系统和学校标识等无形资产管理相关文件 永久3 选举人民代表工作的计划、总结、选举结果、简报等有关材料 永久4 学校收、发文登记本、校发文件编号簿 长期5 荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章、奖杯等（入实物类） 永久6 其它有归档利用价值的文件材料
9、长期组织部、党校序号 归 档 范 围 保管期限1上级关于组织工作的文件材料（1） 针对本校的文件材料（2） 作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料永久长期2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、请示、批复以及重要统计报表 永久3 本校组织工作的规章制度、管理办法 永久4 学校党代会的会议材料 永久5 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久6 中层后备干部及非处级系、所、中心主任任免、调动的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，并附任免呈报表） 永久7 中层及以上干部名册 永久8 全校党员名册、发展新党员及预备党员转正的名册 永久9 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员
10、退党的文件材料 长期10 党员组织关系转入、转出介绍信存根 长期11 各基层党委、党总支、支部改选报告、审批材料及各基层党委、党总支、支部委员名册 长期12 党员干部教育培训材料 长期13 学校中层党政领导班子及干部考核、考察与管理的材料 永久14 党建专题工作有关的重要材料 长期15 组织部专题调研、经验交流、党费收支情况材料 长期16 落实政策的有关材料 长期17 重要的群众来信（对党员、干部的意见）的处理材料 长期18 获市级及以上奖励材料包括奖证、奖状、奖牌、奖章、奖杯等（集体归原件入实物类，个人归影印件） 永久19 党校工作计划、总结、报告及培训工作材料 长期20 其它有归档利用价值
11、的文件材料 长期21 重大活动、事件、重要会议等声像材料 永久宣传部、新闻中心序号 归档范围 保管期限1 上级有关宣传工作的文件 长期2 本校宣传工作计划、总结、决定、报告、通知、请示、批复、情况汇报 永久3 宣传工作规章制度、管理办法 永久4 重要政治理论学习的决定、通知、计划、总结 长期5 学校师生员工政治思想动态及在国内外重大事件中思想动态的调研分析材料 长期6 宣传工作简报简讯 长期7 学校精神文明建设、校园文化建设重要材料 长期8 校内出版物、宣传品审批、管理材料 长期9 宣传教育工作获市级及以上奖励材料包括奖证、奖状、奖牌、奖章、奖杯等（集体归原件入实物类，个人归影印件） 永久10
12、 南开大学报及合订本（入出版类） 永久11 党和国家、部委、省委省政府领导来校视察、访问文字材料、照片及视频（入声像类） 永久12 知名人士来校活动的文字材料、照片及视频（入声像类） 永久13 全校性重大活动（包括名人纪念活动）、重要会议、重要事件的新闻稿、照片及视频（入声像类） 永久14 校外媒体反映本校重要工作、重大活动的剪报、图表、照片及视频（入声像类） 永久15 其它有归档利用价值的文件材料 长期校史工作1 学校有关史料工作的规章制度、珍贵史料目录、捐赠人名册及重要的函件 永久2 征集到的具有保存和利用价值的文字、书画、声像、实物等材料 永久3 校史研究成果 永久4 校史研究室年度工作
13、计划、总结、重要的请示与批复 永久5 有关校史工作的会议记录、纪要 长期统战部序号 归 档 范 围 保管期限1 上级有关统战工作的文件 长期2 本校统战工作计划、总结、报告、决定、请示、批复、统计报表 永久3 统战部工作的规章制度 永久4 统战工作情况及理论政策的调查研究、典型材料 长期5 校各级人大代表、政协委员和担任上级民主党派组织领导人员名单（册）及审批材料 永久6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 永久7 各民主党派组织建设的重要文件材料 长期8 台、港、澳和侨务工作的有关材料 长期9 统战工作重大活动、重要会议材料 长期10 宗教、少数民族和党外知识分子工作的主要材料 长期11
14、党外代表人物的培养、选拔、推荐、安排等材料 长期12 统战工作工作简报、汇报材料 长期13 其它有归档利用价值的文件材料 长期14 重大活动、事件、重要会议等声像材料 永久纪委、监察室序号 归 档 范 围 保管期限1 上级有关纪检、监察工作的文件 长期2 学校纪检委在上级纪检工作会议上的重要发言、交流材料、会议重要材料 长期3 学校关于纪检监察工作向上级的请示及批复 永久4 纪委、监察室工作规章制度 永久5 纪检、监察工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表 永久6 学校纪委会全体会议记录、纪要 永久7 党员处分、复查材料及其相关调查材料 永久8 校违纪案件的调查材料、批复、处理报告 长期9 关于党风廉政建设、反腐倡廉专项工作的文件材料 长期10 纪委、监察工作先进材料 长期11 纪检监察工作简报 长期12 重要举报材料及相应的调研材料 长期13 重要的群众来信来访及处理意见 长期14 学校特邀监察员、基层党组织纪检员名单及基层纪检工作情况报告 长期15 其它有归档利用价值的文件材料 长期16 重大活动、事件、重要会议等声像材料 永久
