1、江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 1 页快速上手教程系列用 myEXCEL.net（网络 Excel 平台）实现费用报销管理系统注意：本教程不详细描述具体操作步骤，所描述的内容只是为了说明问题，详细操作步骤请参考系统操作手册 ，学习时还可以结合与该文档一起提供的样例数据库，以便取得更好的效果。另外，样例数据库中的用户除了“admin”和 “user0”以外，口令都为“aaa” 。引言当今社会信息万变，信息管理系统已经成为了现代企业必不可少的管理工具。市场上各种各样的管理软件淋漓满目，但真正能适合自己、能适应管理与业务不断变化的
2、需求，并且成本低廉、学习容易、易于推广，这样的管理软件并不多。在这里笔者向你推荐myEXCEL.net，她以 Excel 为操作界面，上手容易，培训难度大为降低，各种表格模板、工作流程都是客户自己根据自身企业的特点自己设计，并且可以随需而变。更为重要的是，以上种种工作完全不用专业 IT 程序员的参与，而是完全由企业的管理者从管理的角度来进行设计的。下面我们就看看如何用 myEXCEL.net 来实现一个企业费用管理系统，期间需要花费的时间不多，该系统包含了费用的计划审批、费用的报销、各种费用数据的查询、费用的统计分析、图形分析等功能。业务规则1、 费用的计划与审批每月月末，各个部门的文员手工填
3、写各自部门的下月费用计划申请，并由部门经理签字，最后交由财务主管审批，审批通过后，就成为了下月部门费用报销的控制指标了。2、 费用报销报销人员填写报销单，先由部门经理签字，最后交给会计审核，如果超过了费用控制指标，还需有财务主管审批，如果审批不通过，那么就拒绝该次费用报销。3、 费用统计每月月底，各部门的行政人员统计各自部门的费用流水账；财务人员汇总各江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 2 页个部门的费用并上报财务主管和各部门经理。系统建设目标1、 统一数据入口，避免数据重复录入，提高效率系统的原始数据就是部门月度费用计划申请表
4、和费用报销单 ，在手工情况下，这些数据往往在各个环节重复录入，导致工作效率低下，并容易造成数据不一致的情况。2、 严格审批流程例如，会计人员发现报销的费用已经超出预算后，就必须经财务主管审批等。3、 费用统计自动化，及时准确，以便加强费用控制系统应可以根据费用报销单自动完成各种数据汇总工作。4、 数据查看方面，权限控制合理可以方便查询自己权限范围内的各种数据。功能设计1、 部门月度费用计划申请表 、 费用报销单本系统的原始数据入口，各汇总表的数据来源，并通过流程驱动强制进行审批流程，以加强费用控制力度。2、 部门费用报销台账 、 部门各类费用年度支出表 、 各部门各类费用月度汇总表 、各部门年
5、度费用汇总表通过使用表间取数公式从费用报销单中获取各种数据，生成相关费用汇总表。3、结合 Excel 的图表功能，进行直观的图形分析。4、通过设置权限使得相关人员只能查看权限范围内的数据。5、模板设计、填报和数据查看权限模板 设计 填报 查看部门月度费用计划申请表 各部门文员 各部门文员和经理，并且只能查看自己部门的数据费用报销单 部门各人 个人只能查看自己的报销单，部门经理可以查看本部门的所有报销单部门费用报销台账部门各类费用年度支出表系统设计人员各部门经理 各部门经理，并且只能查看江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 3 页自
6、己部门的数据各部门各类费用月度汇总表各部门年度费用汇总表财务部经理 总经理和财务部经理6、组织机构部门 系统使用人员 角色总经办 叶总经理 yez 总经理张经理 zhjl 财务部经理小丁,xd 会计财务部小红,xh 出纳周经理（行政）zhoujl 行政部经理行政部李丽 ll 文员李经理(采购) ljl 采购部经理张三 zhs李四 lis采购员采购部王五 ww 文员王经理(生产) wjl 生产部经理曾工 zg王工 wg张工 zhg车间主任生产部小玲 xl 文员林经理 linjl 销售部经理国强 gq富强 fq业务员销售部陈美 cm 文员赵经理（仓库）zjl 仓管部经理仓管部赵强,zhq 仓管员信
7、息部 华强 hq 系统管理及设计实现一、 建立组织机构、角色、人员1、 用 admin 登录，并进入 系统管理控制台，建立顶级机构信息江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 4 页2、建立部门3、建立角色（岗位） ，如下图所示：江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 5 页4、建立用户，并指定相应的角色，如下图所示：江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 6 页二、建立数据规范1、建立数据规范“费用种类”假设“
8、费用种类”包括差旅费、电话费、办公费、交通费和接待费 5 种，因为在填写费用报销单时需要输入“费用种类” ，要求输入的必须是前面 5 种费用之一，如果输入的时候出现不正确或者不规范的情况，例如“办公费”写成了“办公用品费” ，虽然我们理解的意义是一样的，但对计算机来说是不一样的，最终会导致费用汇总是出现错误。为了防止这种情况的发生，我们可以把“费用种类”设置为数据规范，并绑定数据项目“费用种类” ，这样用户就只能通过选择进行输入了，这样做不但规范了“费用种类”的输入，而且还提高了数据输入的速度。除了自定义的数据规范以外，系统还提供了一些预定义的数据规范，例如“当前登录用户名称”等，要善加利用，
9、可以显著提高输入的方便性。江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 7 页2、建立自动编号数据规范“费用计划单号”和“报销单号” ，以便系统自动给部门月度费用计划申请表和费用报销单自动编号江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 8 页江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 9 页三、建立报表（单据）模板1、建立部门月度费用计划申请表设置“填报权限”江门市蓬江区冠日软件技术有限责任公司 http:/www.myEXCEL 0750-3081698第 10 页设置“数据查看权限”
