1、61中交佛山投资发展有限公司档案管理办法（试行）1.总则1.1 目的为加强中交佛山投资发展有限公司（以下简称“公司” ）档案管理，实现档案工作的标准化和规范化，确保档案的完整与安全，有效利用档案，根据中华人民共和国档案法和相关规定，结合公司实际，制定本办法。 1.2 术语（1）档案指公司、部门及个人在公司的筹备、建设、生产、经营、管理等活动中形成的、具有保存价值的、以文字、图表、声像(录音、录像、照片等)、荣誉实物、证件等形式和载体表现的历史记录，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、电子档案、实物档案等类别。（2）归档文件是公司在各种活动中形成的、处理完毕的、具有保存价值的文件，是档案
2、的前身。（3）案卷指一组经过鉴定、分类形成的文件组合体，是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。（4）立卷是将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照其在形成过程中的联系组成案卷，又称组卷。组卷是一个过程。（5）卷内文件目录(式样见附件 1)是登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。（6）卷内备考表（式样见附件 2）是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。（7）档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。（8）案卷目录（式样见附件 3）是登录案卷题名、档号、保管期限及其它特征，并按案卷号次序排列的档案目录。1.3 管理原则（
3、1）文件生命周期管理。公司各部门须从文件的形成、流转、归档及档案整理、保管、利用、处置等各个环节对文件进行全过程管理，实现文件与档案一体化管理。（2）统一领导与分级管理。公司战略规划部作为公司档案职能部门，统62一领导公司档案工作，下设档案室，具体负责档案工作，配备专职档案人员，负责公司级别各类文件材料的收集、整理、归档、统计、利用及鉴定销毁工作；各部门为二级档案管理部门，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档工作。（3）维护档案完整与安全。各级档案管理部门及工作人员须保证档案数量齐全、内容完整、保管安全；保持档案之间的有机联系，禁止人为割裂分散，零乱堆砌；采取科
4、学措施对各类档案进行妥善保管，使其免遭损坏，延长档案寿命；加强档案保密工作，严防档案失密、泄密及丢失，严守档案涉密事项。（4）便于档案的有效利用。档案工作须不断优化管理流程，强化服务意识，提升利用效率，为公司项目建设、经营、管理和持续发展提供高效服务。（5）坚持档案工作“三纳入”制度。公司须加强档案工作，将档案工作纳入公司整体规划、年度工作计划，纳入公司领导工作的议事日程，纳入工作人员的岗位职责。1.4 适用范围本制度适用于公司及各部门。2.组织与职责2.1 管理体系公司在战略规划部下设档案室，集中统一管理公司的文书档案、科技档案、会计档案等。档案室设置档案专职人员，主管档案工作。2.2 档案
5、室的职责：（1）贯彻执行国家及上级部门颁发的档案管理制度，拟订公司档案管理办法及各项规章制度。（2）做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。（3）对各部门的档案工作进行业务指导、监督和检查。（4）办理档案的借阅手续，开展档案利用工作。（5）引进和采用先进技术和手段，推行现代化档案管理手段。（6）参加基本建设工程项目竣工验收和设备开箱等文件材料验收。（7）严格遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。（8）按照相关规定，向上级档案部门移交档案。2.3 各部门的主要职责63（1）严格执行各项档案规章制度，加强档案规范化管理。（2）
6、本部门文件材料或专项工作档案、资料的收集、整理、保管、归档工作。（3）按规定向档案室移交本部门所形成的档案。2.4 人员管理（1）档案人员需满足的条件专职档案管理人员须遵纪守法、忠于职守、具有强烈的责任感、主动性和保密意识，且须具有档案管理专业知识背景或取得相关档案管理资格认证。（2）档案人员的主要职责有a)认真贯彻执行相关法律、法规、方针、政策。b)熟悉公司档案的各项规章制度，了解公司归档范围，熟悉档案工作流程并熟练应用档案信息系统，做好档案库房管理工作。c)对各部门专、兼职档案员进行业务指导。d)做好各类档案的收集、整理、鉴定等基础业务工作，保证档案案卷质量。e)熟悉档案库藏，积极开发利用
7、档案信息资源。f)严格遵守档案保密制度、借阅制度，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄密。（3）档案管理人员须保持稳定。档案管理人员离职、转岗时，公司须提前 1 个月指定接管人员，安排不少于 1 周时间进行工作交接，包括档案信息系统应用、档案工作业务培训，重点做好各类档案的清点、核对。待工作交接完毕，双方当事人签字确认后，方可办理相关手续。3.档案收集与归档3.1 收集范围（1）公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的不同形式的文件材料均须归档。（2）任何部门、个人不得以任何借口、任何形式私自保留公司文件材料。归档范围主要为：公司内部形成的各类文件材料，公司项目、设备等带来的文件材料，所属
8、部门须向公司提交的文件材料，具体范围按照文件材料归档范围和保管期限表与不归档文件材料范围执行。3.2 归档时间64（1）党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类文件材料按年度归档，本年度形成的文件材料于次年 3 月 30 日之前完成归档。（2）项目建设类、科研开发类文件材料于工程验收或科研成果鉴定后 3个月内归档；设备仪器类文件材料在设备开箱或安装调试后归档，电子档案同档案实体一并移交。（3）会计凭证、会计帐簿、财务会计报告等在会计年度终了后，由财务部门整理，在财务部门保管一年后，于第二年 6 月 30 日前向公司档案室移交。（4）人事档案随时建立随时归档，归档后的人事档案每半年整理一次
9、。（5）实物档案须在工作结束后 15 个工作日内归档，申报材料、过程材料须一并移交。（6）声像档案随时办理随时归档，科技类声像档案（含电子档案）随项目、科研、设备档案一并归档。（7）下列文件材料须随时归档：a)公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；b)公司产权变动过程中形成的文件材料；c)领导和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料；d)其他临时活动中形成的文件材料。3.3 归档要求（1）归档文件材料须真实、准确、完整、系统。（2）归档文件材料须按本规定要求分类整理，文件材料密级、保管期限须标注清晰。（3）归档的文件材料须为原件或正本。（4）归档时须把同一内容
10、、不同载体形式的材料一起归档，如纸质文件、照片、录音带、录像带、软件光盘等。（5）非纸质文件材料须可读，并与其文字说明一并归档。（6）外文材料须与译文一并归档。（7）两个或两个以上部门联合发文，原件须由主办单位归档。（8）线条、字迹、图像清晰，禁止使用纯蓝、红色墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸书写，传真件须复印后方可归档，纸张合格，格式统一。65（9）其它各类档案归档要求按其类别的档案实施细则执行。3.4 归档移交时须填写一式两份的文件材料移交清册（附件 4），交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。签字后的文件材料移交清册由档案室和移交人员各留一份。4.档案整理4.1 档案整
11、理工作包括：档案分类、划分档案保管期限、档案立卷、档案案卷编号与排列、编制案卷目录等环节。具体要求参照中交佛山投资发展有限公司文书档案实施细则、中交佛山投资发展有限公司科技档案实施细则等各类档案实施细则执行。4.2 公司各类及不同载体形式的档案均采用统一的档案分类，为保证分类的一致性，各部门须严格按照中交佛山投资发展有限公司档案分类编号规则执行，不得私自改动。4.3 除会计档案外，企业档案保管期限分为永久和定期，其中定期一般分为 30 年、10 年；会计档案保管期限为永久和定期，其中定期分为 25 年、15年、10 年、5 年和 3 年。文书档案的保管期限自案卷所属年度算起；科技档案自归档后下
12、一年度算起（如项目分批归档，按最后一批归档时间计算）；会计档案自会计年度终了后的第一天算起。4.4 不同密级、不同保管期限的文件材料均须分别立卷，不可混淆在同一案卷。5.档案保管5.1 档案库房是公司的档案保管中心，档案办公室、阅览室和库房须按相关要求实行三分开，并满足档案保管的条件和要求。5.2 各类档案均须按规定向档案室移交，集中保管，任何人不得私自留存档案。5.3 须根据档案的类别、数量及未来发展规模，设置适用的档案库房，配备专业档案保管设备，加强档案库房日常管理，具体要求按照中交佛山投资发展有限公司档案库房管理规定执行。5.4 档案室须加强档案风险防范，建立档案应急预案，确定应对突发事
13、件的方法和程序，确保档案安全。5.5 磁性载体须远离磁场，发现问题须及时采取措施进行修复。5.6 声像档案须每隔四年复制一次。665.7 底图存放须有专柜，以平放为宜。5.8 秘密级、机密级档案须存放在加锁档案柜中保管；绝密级档案须存放在密码保险柜中，指定专人保管。5.9 档案人员须熟悉档案库房情况，每年对库藏档案进行检查核对，做到帐物相符。如发现有误，须立即更正。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。6.档案统计6.1 档案室每年年初须对上一年度各类档案管理基本情况进行统计，包括档案库藏量统计、档案提供利用及其效果统计工作，填写档案年度统计报表（附件 5） 。6.2 各种统计材料及有关数
14、字均须有情况分析， 按照上级要求，按时上报相关报表，并留底存档，以备查考。7.档案信息资源开发与利用7.1 档案室须结合公司经营和发展的需要，开发档案信息资源，为各项工作服务。7.2 须对档案信息进行专题汇编，形成领导重要讲话、规章制度、专题文件、企业荣誉及重要活动图片汇编等。7.3 对档案信息进行深度分析、开发，形成企业大事记、组织沿革等。7.4 档案管理人员须认真遵守借阅程序，严格执行保密制度。7.5 档案管理人员须编制各类档案信息检索目录，提供检索工具，提高档案检索效率与利用水平。7.6 利用者须严格执行档案借阅程序，具体参照中交佛山投资发展有限公司档案借阅管理规定执行。7.7 员工调动
15、、离职时，须及时向档案管理部门归还所借档案。8.档案鉴定与销毁8.1 对保管期已满且确无保管、利用价值的档案，须由档案管理部门组织鉴定小组确认是否需要销毁，鉴定小组一般由档案部门、各相关部门领导及各专业技术人员组成。8.2 经鉴定小组评审确无保存价值的档案，由档案管理部门编制中交佛山投资发展有限公司档案销毁清册 （附件 6） ，鉴定小组成员逐一签字确认后进行销毁，并将档案销毁清册归档；经鉴定，对尚有保存价值的档案，重新确67定保管期限，并编制保管期限表，鉴定小组成员逐一签字。8.3 档案销毁时须有销毁人和监销人。8.4 档案销毁后，要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。8.5 档案室
16、须严肃、谨慎地按照本规定确定的流程和审批权限销毁档案，任何人不得随意销毁任何形式的档案材料。9.奖惩9.1 档案室对各部门档案管理情况进行不定期检查，对严格执行公司档案管理制度、档案工作开展较好的部门和个人进行表彰，并给予受表彰人员一定的奖励。9.2 对有下列行为的部门或个人，视情节轻重给予处分:（1）档案管理不符合要求，管理混乱。（2）不按规定归档或者不按时移交档案，致使档案资料损坏、档案流失。（3）涂改、伪造、丢失、故意隐藏档案。（4）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失。（5）借阅档案超过归还期限，未按时归还档案。（6）借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案。（7）泄露
17、档案秘密，给公司造成损失。（8）对故意毁损档案者。10.附则10.1 本办法由中交佛山投资发展有限公司战略规划部负责解释、修订。10.2 本办法自颁发之日起实施。68中交佛山投资发展有限公司档案归档范围与保管期限表序号 归档范围 保管期限1 本企业设立、变更、解散过程文件材料1.1 本企业筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立本企业的相关文件材料 永久1.2 本企业设立登记相关证照、证照变更登记文件材料 永久1.3 本企业章程送审稿、批准稿及正式文本 永久1.4企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料永久2 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等
18、方面的文件材料2.1 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更文件材料，发起人协议 永久2.2 董 事 会 、 监 事 会 、 股 东 代 表 大 会 会 议 形 成 的 文 件 材 料2.2.1会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单永久2.2.2 讨论未通过的文件材料 10 年2.3 董 事 、 监 事 、 股 东 履 职 和 维 护 权 益 过 程 形 成 的 文 件 材 料2.3.1 重要的 永久2.3.2 一般的 30 年3 本企业资本登记、资本变动、融资文件材料3.1 国有资产管理部门对本企业国有资本金核算、确认、划转
19、、变更的文件材料 永久3.2 其他非国有组织或机构资本对本企业投资、投入核算登记、确认文件材料 永久3.3 本 企 业 证 券 和 股 票 发 行 、 增 资 扩 股 、 股 权 变 更 等 文 件 材 料3.3.1 上市辅导和准备阶段形成的文件材料3.3.1.1评估报告、审计报告、承销商出具的核查意见，股票发行上市辅导汇总报告、发行人律师意见书，律师工作报告、股东大会决议、董事会通过的资金运用方案决议、固定资产投资项目建议书、招股说明书及发行公告（含财务报告、盈利预测报告）永久3.3.1.2 与中介机构签订的上市辅导协议、尽职调查材料 30 年3.3.2 发行申请书、证监会核准文件材料、审核
20、过程中提出的审核反馈意见 永久693.3.3股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股票发行定价分析报告、路演推介文件材料永久3.3.4 上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函 永久3.3.5 股票首次发行过程中形成的其他文件材料3.3.5.1 重要事项 永久3.3.5.2 一般事项 30 年3.3.6 股票增发、配股文件材料 永久3.3.7 增资扩股文件材料 永久3.3.8 股权转让文件材料 永久3.3.9 债权融资文件材料 永久3.4 本企业股东、股权登记文件材料 永久3.5 本企业融资工作中形成的其他文件材料3.5.1 重要事项 永久3.5.2 一般事项 30 年4 本企业资
21、产管理文件材料4.1 资产权属证明文件材料4.1.1本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料，自然资源的所有权、使用权、收益权等申请、批准、登记的文件材料永久4.1.2本企业拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料永久4.1.3 本企业特许经营权证文件材料，本企业资质认证、商誉评估、信用评级等文件材料 永久4.1.4 本企业其他固定资产和无形资产权属文件材料 永久4.1.5 本企业境外资产与产权权属文件材料4.1.5.1 重要的 永久4.1.5.2 一般的
22、 30 年4.2本企业资产与产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、清算、评估、处置、注销等资产变动文件材料，因产权变动所致职工身份变化的材料永久4.3 本企业其他债权、债务登记文件材料4.3.1 重要的 永久 4.3.2 一般的 30 年4.4 境内、外投资文件材料4.4.1投资企业董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理文件材料永久704.4.2本企业在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料4.4.2.1 重要的 永久4.4.2.2 一般的 30 年5 本企业总经理办公会、党政联席会会议文件材料5.1通知、议
23、程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料，参加人员名单永久5.2 讨论未通过的文件材料 10 年6 本企业召开的工作会议、专题会议的文件材料6.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像6.1.1 重要的 永久6.1.2 一般的 30 年6.2 代表发言、经验交流文件材料、简报 10 年7 本企业承办的大型展览会、博览会、论坛、学术会议、国际性会议的文件材料7.1请示、批复、申办和筹办组委会组建文件材料、主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计
24、、简报、新闻报道永久7.2 代表发言、经验交流 30 年7.3 委员会、分会会议和学术会议的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 30 年8有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料8.1 重要的 永久8.2 一般的 30 年9本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示9.1 重要事项 永久9.2 一般事项、无批复重要事项 30 年9.3 无批复的一般事项 10 年10 本企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料10.1 涉及本企业经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料 永久10.2 与本企业经营管理等工作有关的一般性文件材料 10 年11 本企业与金融机构、中介机构及其他组织和个人来往文件材料11.1 本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文
