1、1苏州大学会议费管理暂行办法（征求意见稿）第一章 总则第一条 为进一步加强和规范我校会 议费管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议费开支，根据江苏省政府印发关于加快推进产业科技创新中心和创新型省份建设若干政策措施的通知（苏政发 2016107 号）、 江苏省教育厅贯彻落实省政府关于加快推进产业科技创新中心和创新型省份建设若干政策措施的实施细则（苏教科20167 号）等文件要求，结合我校实际情况，制定本办法。第二条 本办法适用于学校及各学院（部）、部 门、直属单位（以下简称各二级单位）举办、承办或联合举办的各类国内会议。第二章 会议管理与审批第三条 会议实行分类管理，根据会 议内
2、容和性质分为两类：业务类会议和管理类会议。（一）业务类会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术论坛、研讨会、咨询会、论证会、结题与验收会、评审会、答辩会等。2（二）管理类会议是指除学术会议之外的其他会议，包括学校和各单位召开的工作研讨会、工作布置会议、传达类会议、总结表彰会、座谈会等。第四条 各二级单位应加强会议管理， 坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制管理类会议会期、规模，各类管理类会议会期一般不得超过 2 天（包含会议报到和离开时间），会议代表控制在 200 人以内，工作人员控制在会议代表的 10%以内；业务类会议按照会议内容合理确定会议会期、规模，并
3、合理控制工作人员数量，注重会议质量，提高会议效率。第五条 学校实行会 议审批制度，各 类会议审批程序如下：（一）各学院（部）、科研机构根据学科发展、教学、科研等工作的实际需要举办或承办的业务类会议由各二级单位负责人审批。（二）各学院（部）、科研机构召开的管理类会议报分工联系校领导审批。（三）机关部门、直属单位召开的各类管理性会议报分管校领导审批。第六条 各二级单位应在会议召开前二周内 编制会议预算，填写苏州大学会议审批及会议经费预算表，列明会议的名称、主要内容、举办会议时间、地点及场所、参会人员范3围及人数、工作人员数，受托承办会议或联合举办会议的，还应提供委托单位相关文件。会议预算按会议审批
4、程序审批后报财务处审核。第七条 各二级单 位召开会议应当改 进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。第八条 管理类会 议必须安排在学校内部的会 议室、礼堂、饭店等场所召开。业务类会议应优先安排在学校内部的会议室、礼堂、饭店等场所，确需安排在校外召开的，原则上应优先安排到政府定点饭店或费用标准低于所在地区定点饭店的其他场所。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区等地方举办会议。第九条 严格控制到 苏州市城区以外 举办各类会议。与苏州市城区以外学校、单位（如协同中心、项目首席单位、子课题单位等）联合举办会议的需提供项目任务书或合同等相关材料。其他因特
5、殊事由确需在苏州市城区以外举办会议的，提交相关说明材料经经费管理部门审核后提交分管校领导或学院（部）分工联系校领导批准。第十条 会议发生的费用应遵守学校招投 标管理和合同管理的相关规定和要求。第三章 会议费开支范围、标准和报销管理4第十一条 会议费综 合定额标准见下表，各 项费用之间可以调剂使用。 单位：元/ 人 天 会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合计业务类会议 400 150 100 650管理类会议 340 130 80 550（一）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；（二）不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能
6、调剂使用。第十二条 会议费综合定额标准开支范 围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租赁费、交通费、资料印刷费、办公文具、医药费等。其中交通费是指用于会议代表接送站、往返驻地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定原则上回工作单位报销。第十三条 管理类会议严格执行会议费综 合定额标准和开支范围，在综合定额内据实结算，超支部分不予报销。确因工作需要，邀请校外专家发生的讲课费及城市间交通费在其他相关科目中列支。第十四条 对于业务类 会议，下列费 用纳入会议费开支5范围，但可不计入会议费综合定额标准：（一）会议邀请学者、专
7、家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，以及会议期间发生的食宿费；（二）会议向邀请参会学者、专家发放的咨询费、讲课费等；（三）会议工作人员的劳务费；（四）会议志愿者的伙食补助费；（五）会议发生的文献出版费、翻译费、代办费、设备租赁、茶歇等费用。第十五条 专家学者咨询费、讲课费，工作人 员劳务费，志愿者伙食补助费的发放标准，国家有规定的按国家规定标准发放，国家没有标准的根据学校规定标准发放，发放时实名转账至所得人银行卡。第十六条 对全部使用 财政性资金举办 的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费；使用多渠道资金举办的会议，按照成本补偿的原则，可以适度收取会议费，但应在会
8、议通知中明示。收取的会议费必须使用财务处提供的合法票据，款项及时解交学校银行账户，实行收支两条线管理，不得坐收坐支。对于收取会议费的会议，或者获得专项资助的会议，原则上优先使用收取的会议费和专项资助经费。第十七条 各二 级单位应严格会议 代办，对规模较大6（一般参会人员不低于 300 人）会议可委托专业会展公司或其他社会机构代办，但应履行政府采购程序。第十八条 会议举办者可以在会议开始前根据 实际需要和相关协议、合同的规定，在预算额度内办理部分款项的借款预付手续，借款时应提供会议通知、会议费支出预算表、借款单。会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校，不得滞留在学校之外单位。第十九条 因联
9、办或协办会议而需外 拨会议费的，凭协议或主办方书面函，经经费主管部门审批后执行。第二十条 会议费的支付应当严格按照国 库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡等方式结算，禁止以现金方式结算。第二十一条 会议举办单位应在会议结 束后一个月内及时编制苏州大学会议经费决算表，办理会议费的报销和领用票据的核销手续。会议发生的所有支出按“一会一报” 原则一次性集中报销，不得分次拆零报销。第二十二条 会议费报销时应当提供下列材料：（一）会议通知单（包含会议议程）；（二）实际参会人员签到表、会议工作人员和志愿者名单等；（三）会议费预决算审批表；7（四）会议费报销单及相关原始明细单据（
10、需票据开具单位盖章）等；（五）会议合同（协议）；（六）其他材料等。第二十三条 会议举办者应严格按规 定开支会议费，对超预算、超范围、超标准开支的费用不予报销。第四章 监督检查和责任追究第二十四条 会议举办 者是会议费使用的直接 责任人，对会议经费收支的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任；会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理办法，依法、依规据实报销会议费。第二十五条 各二 级单位应加强本单 位会议管理，建立健全本单位会议审批制度，对本单位所举办会议涉及的经济事项承担管理和监督责任，督促办会人员合理、合规使用和报销会议费。第二十六条 严禁各单位借会议名义组织 会餐或安排宴请；
11、严禁预存、套取会议费设立“小金库 ”；严禁在会议费中列支公务接待费。第二十七条 各二级单位应严格执行会 议费开支范围及标准，力求简朴、节约，降低会议成本，严格执行国家相关规定。会议用餐以自助餐为主，严禁提供香烟和酒水；会议期间8不得组织旅游以及安排与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品和礼品；不得额外配发洗漱用品；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用。第二十八条 各二 级单位应当将非涉密会 议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在内部进行公示。第二十九条 学校纪委、监察、审计、 财务、经费管理部门等要严格会
12、议经费管理，加强对会议费支出的检查与监督，主要内容包括：（一）会议举办是否按规定履行审批手续；（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；（三）会议费报销手续是否符合规定；（四）会议会期、规模是否符合规定；（五）会议举办场所是否符合规定；（六）会议费管理和使用的其他情况。对发现问题的单位，由学校纪检、监察、审计、财务等部门责令改正，追回违规资金，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，按学校相关规定处理。第三十条 会议举办 人员违反本办法 规定，有下列行为之一的，依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的，移送司法机关处理：（一）预存、套取会议费设立“小金库” 的；9（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；（四）违规报销与会议无关费用的；（五）其他违反本办法规定的。第五章 附则第三十一条 本办法由财务处负责解释。第三十二条 本办 法自 2017 年 1 月 1 日起执行， 苏州大学会议管理办法（试行）（苏大财201610 号）同时废止。
