1、第一章公文 第一节公文概述 1）什么是公文。 公文：是国家机关及 其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。 含义理解： 1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。 2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。 3.公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。 4.公文是办理公务的重要工具之一。 2）。公文的产生与发展 原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书； 秦汉：“书”、“奏”。辛亥革命以后：公文程式 3）文书、文件和公文 文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务 文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。 文件：广义上说：它同文书一样，
2、既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。 公文：是指各机 关 单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。 在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。 第二节公文的特点与作用 1）公文的特点： 1.公文有法定 的作者 2.公 文有法定的权威 3.公文特定的效用 4.公文有规范 的 体式 5.公文有规定的处理程序。 法定 的作者 是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使
3、法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。 行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。 公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。 公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。 2）公文的作用：公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种 工具。表现在： 1.领导与指导作用 2.行为规范作用 3.传递 信息 作用 4.公务联系作用 5.凭据记载作用 第三节公文的分类与名称 （一）公文的分类： 1）按 公文的来源划 分：对外文件“收来文件“内部文件 1.对外文件：简称发文。是指本机关
4、（或部门）拟制的向外单位发出的文件。 2.收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。 3.内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。 2） 按 行文关系 划分 ：上行文“下行文“平行文 行文关系：指发文机关同收文机关间的公文 往来关系。 1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（请示、报告） 2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（指示、决定、通知、批复） 3.平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。（
5、函） 3）。 按公文的 秘密程度 和阅读范围划分 ：秘密文件（秘密“机密“绝密）“普通文件“公布文件 1.秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。 2.普通文件：是指相对秘密 文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。 3.公布文件：是指向人民群众和国内外公开发布的文件。 4） 按 发文机关性质 划分 ：法规文件“行政文件“党的文件 1.法规文件：是指由中央和 地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章 。（包括： A.法律文件 B.法令文件C.行政法规与规章文件。） 2.行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。 3.党的文件
6、：是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。 5） 按 公文内容性质 与作用划分 ：指挥性公文“规范性公文“报请性公文“知照性公文“记录性 公文 1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。（命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知） 2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体 依据法律行政法规及组织章程 制定的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范。（条例、规定、办法、细则、章程、规则） 3.报请性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性，请求性公文。（报告、请示）。 4.知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或
7、遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。（公 报、公告、知照性通知、通报、函）。 5.记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。（会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志）。 （二）公文的名称： 文种：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。 A.1993年 11 月 21 日国务院办公厅国家行政机关公文处理办法 12类 13 种 1.命令（令） 2.议案 3.决定 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报告 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要 B.1996年 5 月
8、 3 日中共中 央办公厅中国共产党机关公文处理条例 14 种 1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函 14.会议纪要 第二章公文写作 第一节公文写作概述 公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。 （包括：起草初稿，讨论修改、形成送审 稿 ） 1）公文写作是代机关立言 起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿 的具体过程。 讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。 公文起草的组织形式： 1.由 一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文
9、。 2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。 3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。 2）发挥公文效用，把好公文质量关 公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。 1.在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。 A.政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。 B.针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。 C.科学 性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时 正确地 提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。 2.在文字的表达方面，应该结构严谨、语言精当、行
10、文规范。 A.结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要求 ：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。 B.语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。 C.行文规范：是指公文的文种、格式等都由国家统一规定。文种选用要正确，格式要符合要求，文字要规范， 书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。 公文效用：是指公文对机 关公务活动所起的作用。 所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。 3）机关领导要亲自动手撰写重要公文 第二节公文写作的特点和要求 1）公文写作的特点： 1.被动写作，遵
11、命 性强 2.对象明确，针对性强 3.集思广益，群体性强 4.决策之作，政策性强 5.急 迫之作，时限性强 6.讲究格式，规范性强 2）公文写作的基本要求： 1.要保证公文内容在政治上的正确性 2.要实事求 是，在业务上符合客观规律 3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑 4.公文起草要符合统一规定的体 式和程序 5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料 （体式：公文文体、结构、附加标记和 文面 格式。） （程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出） （尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水 和其他质量低劣的墨水 。） 第三节公文写
12、作步骤与方法 1.）明确发文主旨（公文的主题和发文目的） 1.公文的中心内容是什么？ 2.根据公文内容，准备采用何种公文名称 3.要明确公文发送范围和阅读对象 4.明确发文的具体要求 2）收集有关材料 1.收集、阅读和研究有关的文件材料 2.深入下去，收集有关的实际材料 （要求：真实、典型、适用、时效） 3）拟出写作提纲 先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思 4）认真起草正文（导语、主体、结束语） 1.把握公文主题，选好用好材料 2.观点正确、情况属实 3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见 4.文字表述要简练，交代问题要清楚 5）反复检查修改 1.关于主题的修改：看主题思想是否鲜
13、明 、论述是否集中、挖掘是否深刻。 2.关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。 3.关于材料的修改 4.关于结构有修改 5.关于语言的修改 （公 文稿纸格式：单面 16K， 260X184mm） 第四节公文写作人员的修养 1）公文写作人员加强修养的重要性 公文写作一项政治性和政策性很强的工作，公文写作的好坏，不仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。 2）公文写作人员应具有的修养 1.政治素质好： a.明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。 b.严守纪律，严守 遵守 保密制度。 2.有一 定 的政策理论水平 公文写作是执行政策、依靠政
14、策、理解政策、表达政策的过程。 3.熟悉业务和机关工作情况 4.有较宽的知识面 5.有较好的文字功底 3）公文写作人员加强修养的途径 1.与时俱进 ，勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新 2.博览群书，增长知识 勤于、勇于、善于向书本学习 3.深入实践，勤学苦练 勤学苦练、锲而不舍、持之以恒 第三章公文的体式与搞本 第一节公文的体式 1）公文体式概述 公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。（作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便） 2）公文的文体 是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公 文的表
15、达方式和语体特征。 应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。 （ 1）公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。（叙述、议论、说明） 1.叙述：是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙） 2.说明：是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。 （定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明） 3.议论：就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出 看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证） A
16、.论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。（统帅：要证明什么？） B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。（基础：用什么证明） C.是运用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明） （ 2）公文的语言特点：准确、简明、庄重、得体。 准确：是公文语言的主要特征和基本要求。 简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。 庄重：指公文用语必须讲究庄 严、郑重。 得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。 得体的基本要求：
17、一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。 第二节公文的构成要素与书面格式 （ 1）公文的构成要素（ 21 项） 1.指定项目：公文管理标识（包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等 11 项（必填） 2.选择项目：签发人、 题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等 10 项（选填） （ 2）公文的书面格式：指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写样式。 （一）文头部份： 1.公文格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等
18、级 4.紧急程度 5.收文处理标记 6.发文机关版头 7.发文字号 8.签发人姓名（ 8 部份） 1.公文格式代码。又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标志符号。 位置：位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。 2.印制顺序号。又称公文份号，是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。主要针对秘密文件使用。 位置：位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成，前面冠以“ NO.”符号。数字不足规定数时，前面用“”（零）补齐。 3.秘密等级。简称密级，是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。 标注方法：在密级与时限中间加“”。如“秘密六个月”、“
19、绝密长期”。 位置：位于文件首页公文版头左上角，公文份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。 保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。 绝密：是最 重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。 机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。 秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。 4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限，是对公文送达和办理的时间限度。程度分：特急、急件。紧急电报分：特提、特急、加急、平急。 位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并并用时，位于其下，上下对齐。加戳记注明。 时限送达
20、的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。 5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文 编号、收文时间、档号（全宗号、目录号、安卷号）等项目。 位置：位于文件首页发文机关版头右上方空白处，由收文机关加盖收文处理章标识。 6.发文机关版头。简称“文头”。是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。 位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。 党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。 7.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度（加六角括号）和发文顺号组成。 作用：一是统计发文的数量，便于公
21、文的管理，二是在查 找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。 编排发文字号要力求准确、稳固、系统。 位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第 X 号”。 8.签发人姓名。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。 位置：发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。 （二）行文部份：（ 1.公文标题 2.题注 3.主送机关 4.正文 5.无正文说明 6.附件说明 7.发文机关署名 8.成文日期 9.机 关印章与领导人签署 10.注释或特殊要求说明
22、） 10部份。 1.公文标题。是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成。 写法： A.省略发文机关名称。 B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。 2.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。 位置：位于公文标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。 3.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。 位置：位于正文之上公文标题左下 方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。 三种情况： A.上级领导机关对下级发出的公文，其属下的下级机关单位都负有贯彻执行公
23、文的责任。 B.下级机关务上级领导机关发出的请示或报告等上行公文，不管请示或报告的内容事项如何重要，都只有一个具体的主送机关。 C.直接向社会公众发布的公文，如公告等主送机关可以省略。 4.正文。是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。 正文结构分：导语、正文主体、结束语三部份。 导语部份写作有：依据式、目的式、原因式三种。 正文主体的写作要求：略。 P73 5.无正文说明。指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款、印章与成文日期）与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。 注意两点： A.只限于文件的正文与文件的生效标识（发文
24、机关落款、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而出现正文与生效分离的状况时。 B.“（此页无正文）”的标识位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。 6.附件说明。是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。（形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。） 位置：位于正文或无正文说明的左下方 ，公文生效标识之上，注明附件材料名称及件数。 7.发文机关署名。又称落款，是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的机关名称，亦即公文的法定作者。 位置：应在正文、无正文说明或附件之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。 注意要点： A 发文机关的名称必须用全称或规范
25、化简称。 B.联合发文的机关名称都要写上，般以主办单位为先，然后依次排列。 8.成文日期。指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全） 注意事项： A.一般情况下，以领导人签发日期为准。 B.经会议讨论 通过的公文，以会议通过的 日期为准，并加括号写在公文标题的正下方。 C.法规、规章类文件以批准日期为准。 D.两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。 E.一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。 9.机关印章与领导人签署。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。领导人签署指发文机
26、关领导人在公文的落款处，本人职务名后面签字或盖章。 印章位置：在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。 注意要点： A.除会议纪要和印制有特定 版头的普发性公文外，应当加盖印章 B.联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。 C.联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。 生效标志：发文机关的署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标志”。 10.注释或特殊要求说明。用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读（传达）范围、使用方法等。 阅读（传达）范围：是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。 位置：在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。 注意情况： A.发给各省、自治区、直辖市党委、各大军区党委。只供各受文单位的党委常委（党组成员）以上干部阅读。 B.发至省、军级。省军级党员干部，以及中央或中央组织部批准
