1、 第六章 秘书工作的组织及管理第一节 秘书工作系统的组织第二节 秘书工作的运行和管理 第一节 秘书工作系统的组织 一、秘书工作机构 秘书工作机构是指在组织内部设立的专门承担秘书工作职能的所有机构的统称。它是领导工作不可缺少的组成部分，是科学管理机关工作，保证各方面工作正常运转并实现领导职能的组织保证。 （一）秘书机构的设置 由于机关的管理职能和级别层次不同，秘书机构的名称和设置情况也有所区别。 中央和省、部级领导机关一般设置办公厅。 中下层的领导机关（地、县级机关），多数不设办公厅，而设办公室。 （二）秘书机构设置要求秘书机构是实现机关管理职能的重要条件，是实施科学管理的组织保障。 具体说来，
2、应该符合下述要求：、因事设岗，讲究精简设置机构必须考虑工作需要和便于高速运转。首先，从领导工作实际需要和机关的具体情况出发，就是因事设岗，而不是因人设岗。 其次，要简化层次，特别是减少不必要的中间层次，避免机构重叠、人浮于事、效率低下的现象。2、合理分工、职责明确设置机构要体现有利于统一的领导，又要体现机构本身应有的职能权限。 3、注重高效，精干务实，强兵为主追求高效运转，是秘书工作的职责决定的。 综上所述，秘书机构的设置要求，实际上包括对秘书机构和人员素质、数量、职能、效率四个不同角度的要求。只要当这些因素都处于服务、高效运转的基本要求。二、秘书人员秘书人员，包括被冠以 “ 秘书 ” 职务和
3、无此职务而从事秘书性工作的人员。他们是秘书工作系统中最具主动性和最活泼的因素，对秘书工作的正常运行起着决定性作用。（一）秘书人员的分类、从职业等级划分，劳动和社会保障部 2003年修订的 国家秘书职业标准 ，将秘书职业从低到高划分为四个等级：五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。秘书等级不同，其工作内容、能力要求以及应掌握的相关知识分别有不同的规定。2、从工作性质和职责划分，有党务秘书、行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书、文字秘书、法律秘书、医学秘书、科研秘书、新闻秘书、外事秘书、教学秘书等。秘 书 学第十三讲主讲教师：娄淑华 学时： 32 3、从秘书的来源和服务对象
4、划分，有公务秘书和私人秘书。 4、从秘书所任职务划分，有秘书长、办公厅主任、秘书局长、秘书处长、秘书科长、办公室主任、办事员、文书等。秘书长有中央、省、市级机关的秘书长之分；办公厅主任也有中央、省（部）级之分；办公室也有市（局）、县级机关的办公室主任之分。 5、驻外使馆的秘书人员分为一等秘书、二等秘书、三等秘书。一等秘书：使馆中职位仅次于参赞的外交官，派遣国外交部派出。一等秘书掌握机要文件，从事外交活动，协助使馆大使参与外交事务活动，享有外交特权和豁免。可以被介绍给驻在在国外交部长，通常也被介绍给驻在国的国家元首；二等秘书：使馆中职位词语参赞的外交官；三等秘书：使馆中职位在随员之上的外交官。
5、（二）秘书人员的配置这是秘书工作正常运行的基本条件。1、智能结构比例要合理2、专业结构比例要合理3、年龄结构比例要合理（三）配置秘书实行的原则、适应性原则 2、职能性原则3、类型性原则三、秘书机构责任人的配置符合以下条件：（一）符合领导干部的 “四化 ”要求党中央提出了培养和选拔领导干部，必须实行 “四化 ”要求，即领导干部必须符合 “革命化、年轻化、知识化、专业化 ”的原则。（二）应当与秘书机构层次相适应在省、部级以上领导机关，秘书机构负责人的配备分为两种情况。一种是设办公厅主任和副主任，领导办公厅的工作；另一种是设办公厅秘书长和副秘书长领导办公厅工作。在中、下层领导机关，秘书机构负责人的配置均与秘书机构层次和名称相适应。（三）机关领导成员兼任秘书机构的主要领导为了加强对秘书工作的领导，确保领导意图和科学决策能够得到贯彻执行，在一些高层领导机关，秘书机构的主要领导人，大都由直接领导机关的某位领导人兼任。第二节 秘书工作的运行和管理 一、秘书工作的组织形式与工作方式（一）秘书工作的组织形式集中形式与分工形式两种类型。1、集中形式即秘书工作的各项内容全部集中到办公室来进行。2、分工形式即将秘书工作的内容按照工作环节和工作性质划分为若干部分，分别交给有关部门运作完成。秘 书 学第十四讲主讲教师：娄淑华 学时： 32
