1、寿险业务档案管理标准（征求意见稿）1范围1.1 本标准规定了寿险业务档案文件归档、整理、保管、利用和过期销毁的要求和方法。1.2 本标准适用于寿险公司业务档案的管理与利用。2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中的引用而构成为本标准的条文。在标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准最新版本的可能性。DAT 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 22-2000 归档文件整理规则GBT 188942002 电子文件归档与管理规范3术语和定义2本标准采用下列定义3.1 寿险业务档案：投保人在投保过程中和寿险公司在承保、合同保全、理赔及
2、客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的，具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料。3.2 承保：投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程。3.3 保全：寿险公司为了维持人身保险合同的持续有效，根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务的总称。3.4 理赔：寿险公司按照合同约定，承担保险责任、履行保险金给付义务的过程。3.5 纸质档案：指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读的各种纸质（包括纸、塑、胶等）文件档案。3.6 件：是归档业务档案的整理单位。一般以一份业务申请及其相关的业务处理资料为一件。3.7 电子档案：指在数字设备及环境中生成，以数码
3、形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案。3.8 逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和 位3置 而 实 现 的 将 电 子 文 件 的 管 理 权 限 向 档 案 部 门 移 交 的 过 程 。3.9 物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.10 真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。3.11 完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。3.12 有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、
4、载体的完好性和兼容性等。4总则4.1 业 务 档 案 是 寿 险 公 司 承 担 经 济 责 任 、 履 行 经 济 义 务 的 法 律依 据 ,同 时 又 是 公 司 进 行 业 务 活 动 与 管 理 的 重 要 依 据 和 凭 证 。寿险公司对本公司在业务工作中形成的各种文件材料要做好归档、分类、整理、保管、定期鉴定及销毁工作,必 须 保 证 业 务 档 案 的安全、完整和准确。4.2 寿险公司工作人员，在工作中形成的各类业务档案，都必须按规定进行整理，并移交公司业务档案管理部门统一管理，任何4部门和个人不得据为己有。4.3 寿险业务档案可采取纸质档案和电子档案保管形式，归档业务档案同时
5、存在相应的纸质及其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上应保持一致。4.4 各寿险公司的业务档案，应当逐步以电子档案进行辅助管理利用。4.5 业务档案的分类4.5.1 从档案保存形式划分，寿险业务档案一般包括纸质档案和电子档案。4.5.2 从档案业务来源划分，寿险业务档案一般包括个险档案、团险档案。4.5.3 从业务环节划分，寿险业务档案一般包括承保资料档案、保全资料档案、理赔资料档案和其他类别业务档案。4.6 寿险公司对自身的业务档案可以采取自行管理或委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。4.6.1 采取自行管理方式的，可以根据各公司档案管理的需要,选择集中管理或分散管理的
6、方式。4.6.2 采取委托档案馆管理方式的，可以委托中央和县级以上地5方各级档案馆，但要保证受托管理业务档案的单位具有档案管理的资质，并能够为业务档案的接收、整理、保管和利用提供便利的服务。4.6.3 寿险公司也可以对自行管理一定年限后的业务档案采取委托档案馆管理的方式。4.7 寿险公司要逐步提高档案管理的电子化水平，依托信息技术对业务档案进行科学、规范的管理。 4.8 寿险公司日常要注意掌握档案利用情况，总结利用经验和效果，提高档案管理水平。4.9 档案管理工作应当列入寿险公司的发展规划和年度计划。档案设备和所需经费，应当列入寿险公司的年度预算。5管理机构和管理岗位职责5.1 为保证寿险业务
7、档案管理工作正常运作，各寿险公司应设立专门档案管理机构和岗位，配备责任心强、有敬业精神，熟悉寿险业务和档案工作的专职管理人员。5.2 各寿险公司必须建立健全业务档案的保密制度、归档制度、交接制度、库房管理制度、查（借）阅制度、鉴定销毁制度、统计制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。65.3 档案管理机构和岗位的相关职责5.3.1 按照国家有关法律、法规和公司有关规定制定符合本公司档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。5.3.2 日常完成各类业务资料按有关规定归档和保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。5.3.3 遵守保密制
8、度，严格执行档案查、借阅有关制度。严禁私自将业务档案外借。5.3.4 定期清理业务档案，对于达到销毁期限的业务档案应按销毁制度定期鉴定销毁，对达到移交期限的业务档案应按移交制度定期移交。5.3.5 积极开展档案的利用工作，为各项保险业务和管理工作服务。5.4 业务档案工作考核5.4.1 寿险公司应建立和完善业务档案管理工作检查和考核制度。5.4.2 对于业务档案管理工作中，做出显著成绩的部门和个人，应给予表彰和奖励。5.4.3 对在业务档案管理工作中，违反本规定和国家有关档案法7规的行为，造成业务档案损毁、丢失、泄密的，应当给予当事人和主要负责人行政处分及经济处罚。情节严重、构成犯罪的，应移交
9、司法机关追究刑事责任。6归档范围6.1 投保人在投保过程中和寿险公司在承保、合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务档案。6.2 为保证业务档案的完整性，按照业务档案产生的业务环节，划定各类业务档案的归档范围。不论采取何种载体形式，在业务过程中产生的属于归档范围的业务资料，都应该进行归档保管。6.3 承保业务档案归档范围6.3.1 核保申报表6.3.2 投保单6.3.3 保险单副本6.3.4 被保险人清单6.3.5 业务员报告书6.3.6 首期收费凭证86.3.7 体检报告6.3.8 各类问卷6.3.9 生存调查表或生存调查报告6.3.10 保险公司保存的各类通知书、建议书
10、及确认书6.3.11 授权书类资料：如自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件6.3.12 权益保障书6.3.13 客户身份类资料，如投保人身份证复印件、被保人身份证复印件6.3.14 其他资料6.4 保全业务档案归档范围6.4.1 申请书类资料，如：保险合同变更申请书、解除合同申请书、生存保险金/利差/红利领取申请书、恢复合同效力申请书、保险关系转移申请书、借款申请书、保险合同补/换发申请书等。6.4.2 保险合同6.4.3 收费凭证96.4.4 客户身份类资料，如：投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等6.4.5 授
11、权书类资料，如：自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件6.4.6 问卷类资料，如：补充告知问卷等6.4.7 确认书类资料，如：投保单补充更正确认书、减额缴清确认书等6.4.8 联系单类资料，如：保险关系转移联系单等6.4.9 通知书类资料，如：保险关系转移通知书等6.4.10 回执类资料，如：附加险续保通知书回执等6.4.11 清单类资料，如：增/减人数清单等6.4.12 证明类资料，如：单位证明等6.4.13 领款凭证6.4.14 其它材料6.5 理赔业务档案归档范围6.5.1 理赔申请书106.5.2 理赔协议书6.5.3 理赔委托书6.5.4 理赔案件调查笔录6.5.5 理赔计算书/理算报告6.5.6 理赔案件调查报告6.5.7 领款人身份及金额确认书6.5.8 保险合同原件6.5.9 理赔案件抄单6.5.10 资料交接凭证6.5.11 各种证据材料及证明类文书6.5.12 业务批单6.5.13 客户身份类资料，如投保人身份证复印件、被保人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等6.5.14 其他材料
