1、 第九章 办公室日常工作及接待第一节 办公室日常工作第二节 办公室的机要保密第三节 办公室接待工作第一节 办公室日常工作 一、办公室概述 （一）办公室的含义 主要有以下几种含义： （ 1）泛指一切办公场所。 它是管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所。 （ 2）专指特殊办公场所。 它是某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所，如校长办公室、厂长办公室、护士办公室；也可以指某种独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室、招生考试办公室等。 （ 3）特指秘书机构。 它是党政机关、企事业单位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办公厅，如中共中央办公厅、北京市人民政府办公厅；在中级机关或基层单位称
2、为办公室，如 学院办公室、 公司办公室等。 本章所论述的办公室是第三种。（二）办公室工作的特点秘书人员在办公室的职责，概括起来主要有两点：一是政务服务；二是事务管理。 因此，办公室工做呈现出服务性、繁杂性、分散性、灵活性、专业性的特点。 服务性 由办公室工作特征而体现出来的。秘书人员即为领导服务，又为职能部 门和人民群众服务。繁杂性 秘书人员承担所有事务性工作，工作繁杂、琐碎，要做到事无巨细，就 要有 耐心、有较强的服务意识。分散性 工作内容分散，有政务服务，有事务管理；有脑力，有体力；服务形式不一。服务手段各异。灵活性 虽然有些工作已程式化，但是工作的弹性和可塑性也很强。需要秘书人 员随机应
3、变和机动灵活。 专业性 秘书人员要有较高的专业知识和专业技能。（三）办公室的作用 1、指挥作用2、枢纽作用3、窗口作用31 2 办公室是单位主管人员进行决策和指挥的场所，犹如人的大脑，因其要做协调和服务的作用。营造良好的办公环境和创造良好的办公条件。为领导顺利决策和指挥奠定基础。一切信息在这里汇总、整理；一切指令在这里发出；日常事务在这里处理。因此，办公室工作的质量和效率，关系到单位的效率。它是对外交往的必经之地，是与社会、媒体打交道的场所，又是对外联络、展示形象的窗口。由办公室人员的基本素质可以看到单位的整体形象。因此，对单位发展至关重要。二、办公室的日常工作（一） 值班工作1、值班工作组织
4、形式办公室值班工作的组织形式，依据其工作性质和规模大小有所不同：(1)专职性值班(2)轮流性值班(3)领导电话值班2、值班工作内容(1)通信联络(2)公务接待和咨询(3)处理紧急问题和突发事件(4)承办领导临时交办的工作3、值班工作制度值班室是展示机关形象的窗口，是对外联系、传递信息的枢纽，值班人员的精神状态，一言一行都关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，制定值班制度，对值班人员提出相应要求。(1)岗位责任制度(2)值班记录制度(3)交接班制度(4)请示报告制度(5)安全保密制度4、值班室的建设值班室的建设包括软件建设和硬件建设两方面的内容。一方面是建立一支高素质
5、的值班队伍，建立严格的工作制度，提高值班人员的业务水平；另一方面是搞好值班室的设备、资料建设。(二 )印信管理印信管理就是对印章和介绍信的管理。印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志以及行使职权的凭证。1、印章的使用和管理(1)印章的作用： 标志作用；法律作用；辨伪作用(2)印章的种类： 按质料分，印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。按性质分，印章有单位印章、部门印章、领导人印章 (含签名章 )和业务专用章，如密封章、收发文章、财务专用章、资料专用章以及一些业务人员的工作用章等。(3)印章的启用。 印章的刻制必须经本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到
6、指定的刻字单位刻制。(4)印章的保管和使用。2、介绍信的使用和管理介绍信是机关、团体、企事业单位介绍向有关单位介绍被派遣人的情况与任务的专用信件。它具有介绍和证明两种作用。(1)介绍信的形式常见介绍信有两种形式：一种是带存根的普通介绍信，它用铅字印成，有两联，一联填写后供外出公干人员使用，另一联当作存根保存，并有骑线的编号和盖章。另一种是根据需要临时书写的介绍信，纸张一般用带有单位名称的信笺，落款处加盖机关公章。(2)介绍信的种类。根据用途分为三类：第一类，行政介绍信。当机关工作人员调动工作时，需出具这类介绍信，介绍被调动人员的姓名、职务、级别、被调往何单位、任何职务。第二类，组织介绍信。这是
7、机关工作人员调动工作时，接转组织关系的书信。第三类，专用介绍信。这是外出联系接洽工作或办理有关事物的书信。(3)介绍信的管理像印章一样，介绍信也有秘书人员负责管理、填写和撰写。(三 )办公室活动安排1、拟订工作计划秘书人员是领导活动的辅助者，所以，秘书人员对领导的会议、出差、约会、访问等活动都应该进行计划、推行、变更和调整。2、安排约会秘书人员还要负责为领导安排约会，做好预约事宜。3、巧妙挡驾挡驾就是谢绝来访的宾客。第二节 办公室的机要保密一、机要保密的含义机要是指机密重要的工作、文件、部门或人员。个人、机关或国家出于某种需要，把不能让外界知悉是秘密事项限定在一定时空范围，称为保密。二、机要保密的内容(一 )秘密的范围1、国家秘密的范围根据 中华人民共和国保守国家秘密法 规定，关系到国家安全和利益的秘密事项就是所谓国家秘密的范围。包括以下内容：(1)国家事务的重大决策中秘密事项(2)国防建设和武装力量活动中秘密事项(3)外交和外事活动(4)国民经济和社会发展中的秘密事项(5)科学技术中的秘密事项(6)维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中秘密事项(7)其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。
